Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами» (Теоретические аспекты оценки эффективности коммерческой деятельности).pdf

На основе данных по бизнес-процессам верхнего уровня, рассмотрим детальнее несколько бизнес-процессов (Таблица 2).

Таблица 2

Детальные бизнес-процессы компании

Рассматривать все бизнес-процессы более детально не имеет смысла, так как при внедрение информационной системы, так или иначе, затрагиваются все бизнес-процессы. Более детально рассмотрим наиболее рентабельный подпроцесс – «Продажа автомобиля»

Были проведены наблюдения, после которых был составлен список действий подпроцесса «Продажа автомобиля» в состав которых входят следующие действия:

1. Учет заявки в системе

2. Проверка автомобиля в наличии

3.1 Автомобиль есть в наличии, не зарезервирован

3.2 Автомобиль есть в наличии, зарезервирован

3.3 Автомобиля нет в наличии

4. Осмотр и заключение договора купли-продажи автомобиля

5 Анализ приоритетов резервирования

6.1 Оформление заказа и резервирование авто

6.2 Не оформлять заказ

7.1 Можно отменить резервирование

7.2 Нельзя отменить резервирование

8. Оплата клиентом автомобиля

9. Продажа автомобиля и заключение акта приема-передачи автомобиля

9.1 Отказ от продажи, претензии к клиенту

Можно сделать вывод, что данный подпроцесс состоит из 9 основных действий. Если измерить длительность подпроцесса и за одно действие принять одну условную единицу времени(кроме «Осмотра и заключение договора купли-продажи» и «Продажа автомобиля и заключение акта приема-передачи автомобиля», так как на их выполнение затрачивается более долгий период времени, они будут затрачивать две условные единицы времени), то затраченное время на выполнение процесса будет примерно 11 условных единиц.

На предприятии существуют ряд проблем: с хранением данных и скоростью выполнение продажи автомобиля. По договору купли-продажи (приложение 6) продавец обязуется отдать автомобиль не позднее одного дня после оплаты. А сам процесс продажи авто может занимать до суток (при наличии автомобиля) и до нескольких месяцев при его отсутствии в филиале Тюмени.

При выборе ИС (информационной системы) были рассмотрены следующие приложения:

1. 1C «Альфа-авто»
2. SugarCRM
3. Sage ERP X3 
4. Галактика
5. Автосфера

Критерии выбора программы:

• Русская локализация
• Удобство и простота в пользовании
• Способность интеграции с другими системами
• Техническая поддержка производителей
• Русско-язычная документация

Из всего списка наиболее подходящими были 1С «Альфа-авто» и Автосфера, так как эти информационные системы изначально создавались именно для автосалонов. Но окончательным выбором стал 1С «Альфа-авто», из за простоты интеграции с 1С «Бухгалтерия» и 1С «Предприятие».

Программный комплекс «Альфа-Авто», разработанный на платформе «1С:Предприятие 8.2», обеспечивает комплексную поддержку всех бизнес-процессов в техцентрах и автосалонах. Продукт предназначен для автоматизации оперативной деятельности компаний сферы автобизнеса. Программа «Альфа-Авто» позволяет организовать работу склада, вести оптовую и розничную торговлю запасными частями, оказывать услуги по ремонту и обслуживанию автомобилей, оформлять заказы и продажи автомобилей, учитывать оплаты и отслеживать состояние взаиморасчетов с покупателями и поставщиками.

Пользователи программы имеют возможность быстро формировать необходимые документы. Руководство может оперативно получать и использовать данные о различных аспектах деятельности компании. Система предоставляет информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Благодаря архитектуре платформы «1С:Предприятие 8.2», документооборот «Альфа-Авто» прекрасно адаптируется под потребности реального предприятия. В программе реализовано разграничение прав доступа на уровне пользователей, форм ввода, отчетов, таблиц, записей. Это позволяет обеспечить надежную защиту коммерческой информации компании. [26]

То есть данный программный продукт, включает в себя управление автосалоном, автосервисом, продажей автозапчастей, более того построен он на платформе 1С «Предприятие» что для нас более рационально. Так как на примере автоматизации мы рассматриваем подпроцесс «Продажа автомобиля» то перечислим основные преимущества программного продукта в управлении автосалоном:

1) Хранение оригинального VIN-номера автомобиля. (Рис. 2.1)

2) Возможность учета пакетных и опционных автомобилей.

3) Учет дополнительного оборудования.

4) Оформление клиентских и складских заказов на автомобили с возможностью отслеживания их состояния.

5) При подборе автомобиля клиенту может учитываться информация об автомобилях, имеющихся на складах компании и ожидаемых в ближайших поставках.

Рис 2.1 Окно программы 1С «Альфа-авто»

6) Возможность переоформлять заказы, резервировать автомобили для клиентов.(Рис. 2.2)

7) Оформление заказов поставщику.

8) Печать бланков строгой отчетности.

9) Учет дополнительных расходов на автомобиль для анализа расходов по каждому автомобилю.

10) Прайс-лист на автомобили и печать предложения клиенту.

11) Поставки и продажи автомобилей.

12) Принятие автомобилей на ответственное хранение с возможностью их дальнейшего перевода в собственность или возврату поставщику.

13) Поступление автомобилей с признаком «новый» или «б/у».

14) Проверка на сервисные кампании при поступлении автомобилей.

15) Предпродажная подготовка и установка дополнительного оборудования на автомобиль.

16) Внутренние операции с автомобилями (перемещение, инвентаризация).

17) Анализ работы автосалона и складских остатков автомобилей.

Рис 2.2 Окно подпроцесса программы 1С «Альфа-вато»

В плане финансов учет взаиморасчетов ведется в разрезе сделок-документов, в приложении есть различные варианты оплаты (наличные и безналичные), корректировки задолженностей и взаимозачеты.

Существует возможность интеграции с системами «Клиент банка». Предусмотрены механизмы по контролю задолженности контрагентов в виде максимальной суммы кредита, срока оплаты задолженности и

отслеживание текущего состояния взаиморасчетов с контрагентами, возраста и динамики задолженности.

Имеется возможность задавать минимальный процент предоплаты по заказам клиентов. Возможно бюджетирование и планирование доходов и расходов. В данном приложении гибкая система администрирования за счет установки прав и настроек для пользователей.[26]

Предусмотрен экспорт данных в «1С:Бухгалтерию 8» для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, что для нас было одним из самых важных при выборе ИС(информационной системы).

Средняя цена программного продукта на рынке 12 000рублей, плюс лицензия на 25 пользователей 50 000 рублей и лицензия на учет рабочего времени автосалона 40 000 рублей. В штате предприятия есть необходимые специалисты для внедрения и помощь работников 1С осуществляется бесплатно. Таким образом общее количество затрат в среднем на внедрение составляют 102 000 рублей.

Таким образом, автоматизация бизнес процессов в наше время является один из самых современных способов повышение эффективности. В данном случае для автоматизации бизнес-процесса «Продажа автомобиля» была выбрана ИС 1С «Альфа-авто» с общей стоимостью затрат на внедрение 102 000 рублей.

2.2. Регламент информатизированного бизнес-процесса «Продажа автомобиля» и эффективность от ИС

В данном пункте, рассмотрим как информационная система влияет на повышение эффективности, автоматизируем бизнес процесс «Продажа автомобиля».

Рассмотрим подпроцесс «Продажа автомобиля и её документальное оформление» (табл. 3 – 5), где указаны входы/выходы исследуемых процессов.

Таблица 3

Перечень документов процесса

Все документы, используемые при выполнении процесса можно разделить на три категории: входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы – это те документы, которые поступают в отдел в ходе выполнения процесса. Внутренние документы – это те документы, которые используются внутри отдела, выполняющего процесс. А к исходящим документам относят те документы, которые в ходе выполнения процесса поступают во внешнюю среду. В разных подпроцессах могут участвовать как одни и те же документы, так и абсолютно разные документ. Один и тот же документ может быть в одном процессе внутренним в другом внешнем – это стоит учитывать при автоматизировании процессов. Перечень входящих, исходящих и внутренних документах процесса подбора розничного персонала представлены в таблицах [4, c. 328]

Таблица 4

Входящие документы компании при продажи автомобиля с поставщиком

Таблица 5

Исходящие документы компании при заключении договора с поставщиком

Таблица 6

Внутренние документы компании при заключении договора с поставщиком

Регламент подпроцесса «Продажа автомобиля»

Бизнес – процесс «Продажа автомобилей»

Подпроцесс «Продажа автомобиля и её документальное оформление»

Согласовано