Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами» (Теоретические аспекты оценки эффективности коммерческой деятельности).pdf

Генеральный директор

Директор по продажам

Инспектор консультант по основной деятельности

Главный бухгалтер

Назначение операции

Продажа автомобиля и её документальное оформление

Ответственный за операцию

Директор по продажам

Участники операции

1. Директор по продажам
2. Начальник отдела продаж автомобилей
3. Старший менеджер
4. Менеджер
5. Покупатель(клиент)

Документы

1. Заявка на автомобиль

2. Зарегистрированная заявка в системе

3. Договор купли продажи автомобиля

4. Акт приема-передачи автомобиля

5. Инструкции пользователя

6. Кассовый чек

7. ПТС

8. Сервисная книжка

9. Страховой полис

10. Гарантийный талон

11. Заказ на поставку

Ключевые моменты

Договор купли-продажи — это договор, по которому одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определённую денежную сумму (цену). Договор купли-продажи создаёт у лиц, подписавших его, взаимные права и обязанности. Договор купли-продажи является двухсторонним, может быть исключительно консенсуальным. Продавец может не являться собственником товара.

Паспорт транспортного средства — документ, содержащий сведения об основных технических характеристиках транспортного средства, идентификационные данные основных агрегатов, сведения о собственнике, постановке на учёт и снятии с учёта.

В ПТС, как правило, указываются идентификационный номер (VIN), марка, модель, наименование и категория транспортного средства, год изготовления, модель и номер двигателя, номера шасси и кузова, цвет кузова, мощность и рабочий объём и тип двигателя, разрешённая максимальная масса, масса без нагрузки, а также сведения об изготовителе, страна вывоза и таможенные ограничения.[25]

Таблица 7

Действия подпроцесса «Продажа автомобиля»

Продолжение Таблицы 7

Далее рассмотрим подпроцесс «Продажа автомобиля», представленный графически в методологии IDEF3. (Рисунок 2.3)

IDEF3 является стандартом документирования технологических процессов, происходящих на предприятии, и предоставляет инструментарий для наглядного исследования и моделирования их сценариев.[22]

IDEF3 состоит из двух методов:

1) Process Flow Description (PFD) — Описание технологических процессов, с указанием того, что происходит на каждом этапе технологического процесса.

2) Object State Transition Description (OSTD) — Описание переходов состояний объектов, с указанием того, какие существуют промежуточные состояния у объектов в моделируемой системе.

Основу методологии IDEF3 составляет графический язык описания процессов. Модель в нотации IDEF3 может содержать два типа диаграмм:

• диаграмму Описания Последовательности Этапов Процесса (Process Flow Description Diagrams, PFDD)
• диаграмму Сети Трансформаций Состояния Объекта (Object State Transition Network, OSTN) [13,стр 48]

Рис. 2.3 Графическое представление подпроцесса «Продажа автомобиля физическим лицам» в методологии IDEF3

Диаграмма Ганта — один из наиболее популярных способов графического представления плана проекта и графика работ. Диаграмма представляет собой изображение задач в виде отрезков на шкале времени.

По сути, диаграмма Ганта состоит из полос, ориентированных вдоль оси времени. Каждая полоса на диаграмме представляет отдельную задачу в составе проекта (вид работы), её концы — моменты начала и завершения работы, её протяженность — длительность работы. Вертикальной осью диаграммы служит перечень задач. Кроме того, на диаграмме могут быть отмечены совокупные задачи, проценты завершения, указатели последовательности и зависимости работ, метки ключевых моментов (вехи), метка текущего момента времени «Cегодня» и др.[30]

Ключевым понятием диаграммы Ганта является «Веха» — метка значимого момента в ходе выполнения работ, общая граница двух или более задач. Вехи позволяют наглядно отобразить необходимость синхронизации, последовательности в выполнении различных работ. Вехи, как и другие границы на диаграмме, не являются календарными датами. Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта. Поэтому диаграмма Ганта не является, строго говоря, графиком работ. И это один из основных её недостатков. Кроме того, диаграмма Ганта не отображает значимости или ресурсоемкости работ, не отображает сущности работ (области действия). Для крупных проектов диаграмма Ганта становится чрезмерно тяжеловесной и теряет всякую наглядность.[21]

В диаграмме Ганта, для отображение подпроцесса «Продажа автомобиля», мы будем использовать условные единицы времени, шагом 1(один). В данном подпроцессе у нас получается 14 шагов. (Таблица 2.11). [13,с.56]

Таблица 8 – Данные, необходимые для построения Диаграммы Ганта подпроцесса «Продажа автомобиля»

Продолжение Таблицы 8

Рис. 2.4 Диаграмма Ганта подпроцесса «Продажа автомобиля»

Таким образом, благодаря 1С «Альфа-авто» мы видим, что большинство действий выполняются параллельно, за счет чего экономиться очень большое количество времени, так же благодаря такой информационной системе можно сократить количество старших менеджеров, путем распределения прав ответственности. С помощью ИС можно снизить объем работ начальника отдела продаж, делать отчеты по продажам для предоставления генеральному директору, и начальнику отдела продаж.

Эффект от проекта автоматизации нельзя оценивать только по соотношению затрат на автоматизацию и будущего сокращения издержек. Основной эффект от автоматизации - это качество управления, важнейшей целью реинжиниринга бизнес-процессов и их сопутствующей автоматизации - это повышение качества управления, а не минимизация расходов. И только далее, качество управления влияет на как минимизацию расходов, так и на прочие параметры, например, максимизацию доходов. В данном случае информационная система 1С «Альфа-авто» прямым воздействием влияет на качество управления. Каждый из выше стоящих начальником с помощью программы может посмотреть результаты работы всех сотрудников, запросить различные отчеты, и распределить права и обязанности в том или ином подразделении.

Таким образом, за счет минимизировании издержек можно сделать вывод о том, что благодаря внедрению 1С «Альфа-авто» повыситься эффективность коммерческий деятельности, за счет уменьшение издержек, за счет сокращения рабочей силы, тем самым минимизация затрат на заработную плату. На данном примере можно рассчитать экономический эффект от минимизации времени по диаграмме Ганта (затраты времени измеряются в условных единицах):

,где Т2 – время затрачиваемое на бизнес процесс изначально

Т1 – время затрачиваемое на бизнес процесс после внедрения ИС

Э= 11 : 7 х100= 157%

Таким образом, экономический эффект от минимизации только одного процесса составляет 157%, то есть время затраченное на выполнение процесса сократилось практически в два раза.

Для расчета дополнительной прибыли от автоматизации только одного подпроцесса можно сократить из штата двух старших менеджеров с средней заработной платой 25 000 рублей, то без прироста прибыли, затраты на внедрение 1с «Альфа-авто» в размере 102 000 рублей окупятся за 2 месяца, это говорит о том что проект является экономически эффективным и его внедрение целесообразно. Сам процесс информатизации не рассчитывает общую прибыль, с ним можно рассчитать только прирост прибыли, таким образом минимальный прирост прибыли через максимум 4 месяца будет 50 000 рублей. Что составляет 600 000 рублей в год.

Чистая прибыль за 2015 год у компании составила 9 239 000 рублей.
Экономический эффект от внедрения из учета только сокращения двух работников задействованных в одном процессе за год составит 600 000 рублей, эффект от скорости выполнения процесса 157% что безусловно влияет на лояльность и качество обслуживания клиентов. Таким образом минимальный эффект от внедрения будет равняться минимальному приросту к прибыли который составит 6,5% по отношении к 2015 году.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В первой главе работы рассмотрены теоретические аспекты оценки эффективности коммерческой деятельности. Во второй главе рассмотрено повышение эффективности коммерческой деятельности за счет информатизации процессов.

Были изучены основные бизнес-процессы компании, несколько бизнес- процессов разбиты на подпроцессы. Взят наиболее рентабельный подпроцесс «Продажа автомобиля», методом наблюдения было рассчитано примерное время, затрачиваемое на выполнения подпроцесса.

При разработке мероприятий по регламенту бизнес-процессов были выдвинуты ряд информационных систем, после анализа которых была выбрана ИС 1С «Альфа-авто». Далее с помощью методологии IDEF3 была зарисована схема подпроцесса, и отраженно время её выполнения в диаграмме Ганта.