Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом».pdf

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день с постоянным развитием все новых отраслей, а также, с развитием экономики, особо важным для компаний является обладание в своей сфере определенным конкурентным преимуществом. В данных условиях способность компании обращать информацию и знания в нематериальный актив является одним из условий ее успешного функционирования на рынке. Все чаще ряд преимуществ получают те компании, которые используют информационные технологии в своей работе и управлением бизнес-процессами предприятия.

Эффективность функционирования предприятия зависит от множества факторов, таких как: квалификация сотрудников, ресурсообеспеченность, исправность оборудования и многих других. Но не стоит забывать, что существенное влияние на деятельность компании может оказывать организация работы информационных потоков. В случае неэффективной системы документооборота компания может проигрывать своим конкурентам из-за недостаточной оперативности принятия решений, руководство не сможет прогнозировать и планировать деятельность подразделений и отделов, могут быть сорваны сроки по заказам и поставкам.

В данной работе будет рассматриваться процесс автоматизации документооборота НИТИ им. А. П. Александрова.

Цель работы – спроектировать автоматизированную систему для управления документооборотом.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

• дать характеристику предметной области;
• выбрать задачи для автоматизации;
• выбрать информационное и программное обеспечение;
• описать бизнес-процессы;
• построить информационную модель;
• описать входную, справочную и результатную информацию;
• построить дерево функций;
• разработать базу данных;
• описать программные модули;
• привести контрольный пример реализации проекта.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Научно-исследовательский технологический институт им. А. П. Александрова (НИТИ), созданный изначально как Государственная испытательная станция, в текущее время является единственным научно-технологическим центром комплексных испытаний корабельных ЯЭУ, доведения их на стендах-прототипах до требуемого уровня надежности и безопасности. Особенностью института является всеобъемлющей охват концевых технологий создания корабельных ЯЭУ, концентрирующих в себе результаты работы многих научных и конструкторских коллективов.

НИТИ им. А. П. Александрова имеет обширные связи со многими российскими и зарубежными научными и конструкторскими организациями и готов к расширению сотрудничества в создании перспективных объектов ядерной энергетики.

К основной деятельности Института относится комплексная отработка и испытания новых конструкторских, технологических и технических решений перспективных судовых ЯЭУ, АЭС и других объектов атомной энергетики (ОАЭ), их частей и систем. 

Осуществление указанной деятельности реализуется по следующим научно-техническим направлениям:

• эксплуатация и проведение комплексных испытаний стендовых ЯЭУ;
• выработка решений и рекомендаций по созданию новых ЯЭУ, модернизации ЯЭУ и установок-прототипов по результатам их испытаний;
• комплексное расчетно-экспериментальное обоснование безопасности АЭС;
• проектирование, создание и эксплуатация автоматизированных систем научных исследований (АСНИ) ЯЭУ, обеспечивающих сбор, анализ и хранение экспериментальной информации;
• проектирование и создание автоматизированных систем управления технологическими процессами и информационной поддержки, расчетно-моделирующих комплексов и тренажерных систем для подготовки персонала и исследования эксплуатационных и аварийных режимов установок ядерной энергетики и других производств;
• расчетно-экспериментальные исследования по нейтронной физике, теплофизике, нестационарным и аварийным процессам;
• проведение научных, опытно-конструкторских и экспериментальных исследований по химии и радиохимии, водно-химическим и газовым режимам технологических сред, дозиметрии и радиационной защите, дезактивации оборудования ЯЭУ и других объектов атомной энергетики;
• проектирование и создание программно-технических средств химического, радиационного, радиохимического контроля технологических сред, газоаэрозольных выбросов и водных сбросов ОАЭ;
• проектирование и разработка гибких химических и радиохимических технологий, воднохимического и газового режимов проектируемых, действующих и реконструируемых АЭС и других объектов атомной энергетики, создание и использование технологий обращения с радиоактивными отходами;
• конструирование измерительных преобразователей (первичных и промежуточных) и приборов теплоэнергетических, механических и электрических параметров для систем контроля, управления и диагностирования ОАЭ, а также технических средств и методов метрологического обеспечения испытаний, аттестации, калибровки, поверки и наладки измерительных каналов систем ОАЭ;
• разработка методов, технологии и средств проведения диагностики и контроля ТВЭЛ, других элементов активных зон, их хранения и перегрузки;
• отработка навыков управления персоналом объектов ядерной энергетики на стендах-прототипах, тренажерах и моделирующих комплексах.

Структура института включает в себя:

• дирекцию НИТИ;
• комплекс экспериментальных энергетических реакторов;
• научно-промышленный центр атомной энергетики;
• отделение динамических исследований;
• отдел нейтронно-физических исследований;
• отдел теплофизических исследований;
• отдел химико-технологических и материаловедческих исследований;
• отдел экспериментальных исследований методов и средств измерений;
• отделы ядерной и радиационной безопасности;
• отдел Главного конструктора СКУ АЭС;
• конструкторский отдел.

Численный состав работающих - 2174 человек, в том числе имеющих ученую степень доктора наук - 6 человек, кандидата наук - 61 человек. Средний возраст работающих - 45 лет, в том числе ученых (кандидаты и доктора наук) - 52 года, специалистов - 45 лет.

В деятельности рассматриваемого учреждения можно выделить несколько уровней бизнес-процессов:

• основные;
• обеспечивающие;
• бизнес-процессы управления.

Основные бизнес-процессы — это те, которые приносят учреждению прибыль. Это комплексная отработка и испытания новых конструкторских, технологических и технических решений перспективных судовых ЯЭУ, АЭС и других объектов атомной энергетики (ОАЭ), их частей и систем.

Обеспечивающие бизнес-процессы – этовспомогательные процессы, которые обеспечивают стабильную деятельность, но не приносят прибыль.

• Административно-хозяйственное обеспечение.
• Обеспечение безопасности.
• Юридическое обеспечение.
• ИТ-обеспечение и связь.
• Внутренний контроль.
• Бухгалтерский учет и отчетность.
• Другие (более 10).

Бизнес-процессы управления — вспомогательные процессы, с помощью которых осуществляется управление деятельностью общества и основными объектами:

• Стратегическое управление.
• Управление маркетингом.
• Управление рисками.
• Управление персоналом.
• Управление бизнес-процессами и развитием.
• Региональное управление.
• Другие (более 10).

К основным процессам также относят:

• Стратегическое управление
• Управление персоналом
• Управление маркетингом
• Управление финансами
• Управление бизнес-процессами
• Эмиссия ценных бумаг
• Продажа жилой недвижимости
• Реализация девелоперского проекта
• Возврат инвестиций
• ИТ-обеспечение и связь
• Административно-хозяйственное обеспечение
• Внутренний контроль и аудит
• Технический надзор
• Выполнение функций заказчика
• Юридическое обеспечение
• Обеспечение безопасности

Среди всего разнообразия процессов, происходящих в НИТИ, выбираем для автоматизации процесс документооборота как наиболее ответственный и в то же время автоматизированный не полностью.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Цель работы заключается в разработке системы автоматизации документооборота для НИТИ им. А. П. Александрова. В настоящее время этот процесс осуществляется на предприятии следующим образом.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка осуществляется специалистом 2 категории службы делопроизводства.

На полученном документе в правом нижнем углу лицевой стороны проставляется регистрационный штамп, содержащий учетный номер и дату поступления. Документы с грифом «лично» специалистом не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается его секретарю.

Заканчивается первичная обработка документов распределением их на регистрируемые и нерегистрируемые. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие рассмотрения руководством и остальных, которые направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя директора, рассматривается его секретарём. Он регистрирует её и передает на рассмотрение руководителю. Обычно секретарь наделяется дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов. Для этого составляется классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это делается для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями... Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит его на контроль и вносит данные в «Учетно-контрольный реестр документов, требующих исполнения и ответа».

Регистрация документов является важнейшим этапом работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. Для работы с массивом документов создается информационно-поисковая система по всем документам предприятия, которая используется для контроля за исполнением документов и справочно-аналитических задач.

В настоящее время деятельность специалиста службы делопроизводства связана с большим объемом обрабатываемой информации. На практике ежедневно приходится формировать несколько десятков документов. Это приводит к высокой загрузке работника и требует больших временных затрат на ручную обработку информации. Следовательно, в службе делопроизводства существует реальная потребность автоматизации деятельности сотрудника по обработке документации.

Таким образом, необходимость создания автоматизированной системы делопроизводства, объясняется:

• сокращением временных затрат на формирование первичных документов;
• сокращением временных затрат на обработку информации и подготовку выходных документов;
• облегчением труда специалистов службы делопроизводства;
• сокращением текущих материальных затрат, связанных с приобретением канцтоваров и других расходных материалов;
• снижением ошибок ввода, т.е. повышением качества и оперативности оформления документов.

Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации документов, требующих исполнения и ответа представлена на рисунках 1.1-1.9.

Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов, предварительное рассмотрение документов, занесение данных в реестр документов, исполнение документов и их обработке, обработкой внутренних документов.

Рисунок 1.1. Контекстный уровень диаграммы IDEF0

Рис. 1.2. Функциональная диаграмма обработки документов

Используются следующие активные объекты (механизмы)

• ответственный за делопроизводство (получатель);
• руководитель;
• исполнители.

Рис. 1.3. Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка поступивших документов»

Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального исследования документов, формировании вывода о необходимости его регистрации или отсутствии такого вывода, а также регистрации документа, которая заключается в занесении сведений документа в книгу учета и проставлении штампа на самом документе.