Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом».pdf

Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении поступивших документов, передаче их руководителю, который, рассматривая документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей.

Обработка входящей документации состоит в занесении данных о документе в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче получателю, если его имя указано на документе. В противном случае документы передаются руководителю.

Рис. 1.4. Декомпозиция функции «Предварительное рассмотрение

документов»

Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении данных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее отправке.

Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации документа в реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте - отметке о получении документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а обработка исполненных документов заключается в их учете (Рис. 1.5).

Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке правильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем внесения отметки.

Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований резолюции и докладе (отчете) об исполнении документа.

Рис. 1.5. Декомпозиция функции «Обработка входящей корреспонденции»

Рис. 1.6. Декомпозиция функции «Обработка исходящей корреспонденции»

Рис. 1.7. Занесение документа в реестр

Рис. 1.8. Исполнение документов

Рис. 1.9. Обработка исполненных документов

К внутренним документам относятся приказы и распоряжения. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

На основе проведенного выше анализа предметной области и информационных потребностей пользователя, можно выделить следующие автоматизируемые функции:

• ведение «Реестра документов, требующих исполнения и ответа»;
• ведение журналов входящей и исходящей корреспонденции;
• создание контрольно-регистрационных карточек, с указанием необходимых атрибутов и краткого содержания документа;
• формирование отчета «Просроченные документы»;
• поиск документа по его реквизитам;
• вывод на печать «Учетно-контрольного реестра документов, требующих исполнения и ответа» и отчетов;
• вывод на печать журналов входящей и исходящей корреспонденции.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Схема документооборота вышеперечисленных документов приведена на рисунке 1.10.

В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия производятся специалистом без использования каких-либо средств автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную, что влечет за собой частое возникновение ошибок.

Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных выше составляющих процесса учета движения являются подготовка отчетов и поиск информации по конкретному документу для определения его местоположения. Это вызвано большим количеством поступающих и формирующихся документов, что в итоге значительно затрудняет поиск информации в них. Сравнение основных операций при учете документов без применения средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и стоимостным затратам приведено в таблице 1.1 и таблице 1.2.(с учетом средней заработной платы сотрудника 25000 в месяц).

Таблица 1.1

Временные и стоимостные затрат при существующем варианте

Рисунок 1.10. Схема документооборота

Таблица 1.2

Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте

Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом время на внесение записей и подготовку и поиск информации значительно снизится, снизится также и количество неверных записей.

Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения автоматизированной системы документооборота меняется само содержание работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и выполняемые операции.

При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452 минуты=7, 5 часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно, внедрение такой системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации расхода трудовых и стоимостных ресурсов.

Разрабатываемая система должна удовлетворять следующим требованиям:

• Иметь систему регистрации пользователей;
• Предоставлять пользователю полную информацию о документах;
• Иметь удобную и быструю систему учета движения документов;
• Возможность добавления, удаления и редактирования информации о документах.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) системы управления персоналом представляет собой информационную модель работы сотрудников предприятия.

Информационное обеспечение включает в себя: систему классификации и кодирования; систему унифицированной документации, используемой в ИО, информационную базу, т.е. информацию из всех информационных массивов.

К информационному обеспечению в рамках данного проекта относятся:

• база данных;
• экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ;
• экранные формы для вывода результирующей информации.

Выходная информация – трудовой договор, приказы о приеме на работу, об увольнении и т.д.

Все указанные элементы совокупно составляют информационное обеспечение проекта. Данные, внесенные в форму ввода первичных данных, попадают в базу данных, а затем данная информация может быть выведена (по запросу) в форму для вывода результирующей информации.

Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В системе потребуются следующие справочники:

• отделы;
• роли пользователей;
• пользователи;
• виды документов;
• номенклатура;
• папки.

Для ввода первичной информации понадобятся следующие формы:

• учет отделов;
• учет ролей;
• составление номенклатуры;
• учет пользователей;
• создание папки;
• регистрация документа.

В качестве входной информации используются следующие документы:

• трудовая книжка;
• штатное расписание;
• документ.

Результатной информацией для задачи автоматизации делопроизводства являются следующие документы:

• список сотрудников;
• список документов по категориям и типам;
• список контрагентов;
• список клиентов.

В системе мы используем три классификатора, которые были разработаны ранее и используются в корпоративной ИС:

• Клиенты;
• Сотрудники;
• Отделы.

Классификатор клиентов.

Данный классификатор был введён для идентификации клиентов.

1. система кодирования – порядковая

2. количество признаков классификации – 1

3. объекты кодирования: клиенты

4. структурная формула классификатора

Классификатор сотрудников

Данный классификатор вводится для идентификации сотрудников

1. система кодирования – порядковая

2. количество признаков классификации – 1

3. объекты кодирования: сотрудники

4. структурная формула классификатора

Классификатор отделов

Данный классификатор вводится для идентификации отделов

1.система кодирования – порядковая, 2. количество признаков классификации – 1, 3. объекты кодирования: отделы

4. структурная формула классификатора

В таблице 1.3 приведены кодируемые множества

Таблица 1.3

Кодируемые множества

В таблице 1.4 представлен классификатор «Сотрудники»

Таблица 1.4

Классификатор «Сотрудники»

В таблице 1.5 представлен классификатор «Отделы»

Таблица 1.5

Классификатор «Отделы»

В таблице 1.6 представлен классификатор «Клиенты»

Таблица 1.6

Классификатор «Клиенты»

На основании данных классификаторов производится взаимодействие между таблицами базы данных.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

В НИТИ на рабочих станциях пользователей системы установлена ОС линейки Microsoft Windows: Windows 7, WindowsXP. На серверах установлена MicrosoftWindows 2008 Server. На приобретаемый сервер с целью совместимости всех компонентов системы рекомендуется установить последнюю версию серверной операционной системы Microsoft Windows 2008 Server.

Далее выберем СУБД. Рассмотрим такие продукты, как MSSQLServer и MySQL.

1. MSSQLServer – очень распространенная, достаточно надежная, быстрая клиент-серверная СУБД. Часто используется для промышленных систем автоматизации. Версия MS SQL Server Express распространяется бесплатно, но имеет некоторые технические ограничения (максимальный размер базы не должен превышать 4 Гб, поддерживается только 1 процессор, адресуемая память составляет 1 Гб, и т.п.). Такие ограничения делают её непригодной для развертывания больших баз данных, но она вполне годится для ведения программных комплексов в масштабах небольшой компании.
2. MySQL – свободно распространяемая клиент-серверная СУБД, высокопроизводительная, обеспечивающая высокий уровень защиты данных. Доступ к серверу MySQL можно осуществить в интерактивном режиме с помощью различных интерфейсов, позволяющих вводить запросы и просматривать полученные результаты. Имеются программные интерфейсы для таких языков, как С, Perl, Java, PHP и Python.

При создании веб-ориентированных систем, основанных на динамических страницах, есть несколько альтернатив в выборе интерпретатора языка программирования: ASP, JSP, Perl, PHP, Ruby, Python. Все представленные варианты предоставляют возможности, необходимые для реализации приложения.

Однако, ASP – технология Microsoft, которая, прежде всего, ориентирована на взаимодействие с другими продуктами Microsoft, а, кроме того, является коммерческой технологией. Недостатки JSP, Ruby и Python – небольшая распространенность в России, и, как следствие, отсутствие квалифицированных специалистов на рынке труда. Perl уступает PHP по доле проектов и занимает область классических скриптовых языков ОС семейства Unix.