Добавлен: 04.12.2023
Просмотров: 38
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
1.2 Учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам
В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.
Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:
• цель командировки;
• кто направляется в командировку;
• место командировки;
• срок командировки;
• какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;
• условия командировке за пределами России;
• порядок оформления командировки;
• порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.
Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.
В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:
• покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
• осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
• подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
• участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
• другими аналогичными нуждами.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.
Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:
• для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;
• наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;
• командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;
• фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;
• днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;
• перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;
• организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;
На основании приказа руководителя бухгалтерия рассчитывает сумму и выдает аванс на командировочные расходы. Счет 71 — активно-пассивный, сальдовый, расчетный. При этом на сумму денежных средств, выданных под отчет, делается запись: Д-т 71 К-т 50.
Для целей налогообложения размер отдельных видов командировочных расходов принимается в пределах установленных законодательством норм.
Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются Министерством финансов России (по заграничным командировкам по согласованию с Министерством иностранных дел России).
В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:
• по найму жилого помещения;
• по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;
• по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
• по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
• по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);
• по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации);
• по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.
Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение.
По возвращении из командировки работник обязан в течение 3-х дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.
После утверждении отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете используемых сумм.
Порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения имеет следующие особенности:
• Сумма превышения суточных, выплаченная командированному работнику, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.
Установлены следующие нормы суточных, не облагаемые НДФЛ: для командировок по России — 700 руб. в день, для поездок за границу — 2500 руб. в день. Суточные при налогообложении прибыли учитываются в полном объеме в размере, установленном локальным нормативным актом организации.
• Сумма расходов работника по оплате услуг по найму помещения при отнесении на затраты подлежит уменьшению на сумму НДС, приходящуюся на них, при наличии счета-фактуры.
• Расходы по найму жилого помещения принимаются для целей налогообложения прибыли предприятия без ограничений в полном объеме, по фактическим расходам, подтвержденным документами.
Пример 3.
ООО «Полет» 1 февраля направило Семенова С.В. в командировку на 14 дней. Цель командировки — заключение договора о поставке сырья. ООО «Полет» установило, что суточные для командировок по России составляют 750 рублей в день. Перед командировкой Семенов получил из кассы 17 500 руб., в том числе суточные 10 500 руб. (14 дн. х 750 руб.). После возвращения из командировки Семенов С. В. представил авансовый отчет, автобусные билеты на проезд туда и обратно стоимостью 300 руб., счет гостиницы и счет-фактуру на сумму 5600 руб. В бухгалтерском учете ООО «Полет» будут сделаны проводки: Д-т 71 К-т 50 — 17 500 руб. — выдан аванс на командировочные расходы;
Д-т 26 К-т 71 — 10 500 руб. — в расходы включены суточные; Д-т 26 К-т 71 — 300 руб. — в расходы включены затраты на проезд;
Д-т 26 К-т 71 — 4746 руб. (5600 - 5600x18% : 118%) — в расходы включены затраты на проживание без НДС;
Д-т 19 К-т 71 — 854 руб. — учтен НДС по проживанию согласно счету-фактуре;
Д-т 68 К-т 19 — 854 руб. — принят к вычету НДС.
Из денег, выданных под отчет, работник не израсходовал: 17 500 руб. - 5600 руб. - 10 500 руб. - 300 руб. = 1100 руб. Д-т 50 К-т 71 — 1100 руб. — возвращена в кассу неиспользованная сумма аванса.
С суточных, превышающих 700 руб. в день, необходимо удержать налог на доходы физических лиц:
Д-т 70 К-т 68 — 91 руб., т. е. (10 500 - 9800) х 13% — удержан налог на доходы со сверхнормативных суточных.
Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на хозяйственно-операционные расходы, на представительские нужды.
-
Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционными расходами
Под хозяйственно-операционными понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг. При этом необходимо учитывать, что:
• наличные денежные средства выдаются работникам в размере 10-дневной потребности и на срок не более 15 рабочих дней;
• платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными между юридическими лицами, — 10 000 руб.;
• лимит устанавливается на один платеж, под которым понимается платеж по одному документу или платеж в день по нескольким документам;
• при покупке у физического лица сделка оформляется договором купли-продажи, который содержит данные физического лица — продавца товара;
• при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, местожительство продавца, наименование продуктов и т.д.
Нарушение указанного правила может привести к уплате организацией штрафа в двукратном размере суммы произведенного платежа. При этом в бухгалтерском учете делаются записи:
Д-тсч.71, К-тсч.
50- выданы денежные средства под отчет;
Д-т сч. 10, 19, 20, 26 и др., К-т сч. 71 - оприходованы ценности или списаны расходы согласно утвержденному отчету и предъявленным приходным документам;
Д-тсч. 41, К-тсч. 71 — оприходованы ценности, купленные в торговых розничных организациях (Примечание: согласно главе 21 НК РФ суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций, освобожденных от уплаты НДС, к зачету у покупателей не принимаются и расчетным путем не выделяются);
Д-тсч. 50, К-тсч 71 — возвращен неиспользованный аванс;
Д-тсч. 71, К-тсч. 50 — выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.
Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечивать правильность и своевременность расчетов, поэтому он ведется по каждой выданной под отчет сумме и каждому подотчетному лицу в журнале-ордере № 7, который имеет линейно-позиционную форму построения, позволяет вести синтетический и аналитический учет по каждому подотчетному лицу.
Отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ предприятия должны выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Приказом (распоряжением) руководителя компании должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет. В приказе должны быть также установлены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, а также определен порядок представления авансовых отчетов подотчетными лицами. Кроме того, в приказе можно установить и предельные суммы выдачи наличных денег под отчет. Как показывает практика, большинство компаний порядок расчетов с подотчетными лицами закрепляют в своей учетной политике.
Перечисленных в приказе сотрудников, получающих наличные денежные средства под отчет, обязательно нужно ознакомить с утвержденным в компании порядком выдачи и возврата подотчетных сумм.
Заметим, если в компании не определен срок выдачи подотчетных сумм каким-либо распорядительным документом, тогда, по мнению налоговых органов, период, на который выданы наличные деньги под отчет, не установлен, а значит, и расчеты по этим суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.