Файл: Институт информационных технологий и автоматизации.docx

Организационная структура ЦД «Нефтяник» отвечает возложенным на сотрудников кинотеатра задачам, а также в полной мере отражает принципы единоначалия в принятии управленческих решений. Сотрудники ЦД «Нефтяник» в рамках должностных обязанностей выполняют все работы и взаимодействуют на уровне сотрудников и подразделений в процессе организации работы центра, творческих коллективов, клубов, кружков, а также при проведении мероприятий.

В процессе организации работы ЦД «Нефтяник» по оказанию муниципальных услуг для населения, а также для оказания коммерческих услуг согласовываются тарифы и разрабатываются методические программы и планы. Каждый план на мероприятие разрабатывается методическим отделом и производится расчет затрат экономистом.

Для обеспечения деятельности ЦД «Нефтяник» используются современные программные средства и вычислительная техника, которая используется, как в работе администрации ЦД «Нефтяник», так и у творческих коллективов.

Техническая архитектура на предприятия состоит из 2 серверов, принтеров, факса и компьютеров на рабочих местах сотрудников.

Все имеющееся оборудование функционирует в единой локальной вычислительной сети ЦД «Нефтяник». Все оборудование находится на балансе ЦД «Нефтяник» [9].

Технические характеристики оборудования, используемого на предприятии, показаны в таблице 1.1.2.

Таблица 1.1.2 - Технические характеристики оборудования

Наименование оборудования	Характеристики	Цель применения
Компьютер сотрудника	iCeleron 2ГГц, RAM 256Мб, HDD 40Гб	Ведение документации, создание отчетов. В бухгалтерии – работа с программами учета финансов
Коммутатор	D-Link DES-1016D/E, 16-port N-Way Switch 10/ 100Mbps	обеспечивает взаимодействие сегментов одной локальной сети либо группы локальных сетей
Принтер и сканер	HP LaserJet 3052, Epson EPL-N2750, HP LaserJet 8150	Печать/копирование документации
Сервер данных	iPentium Xeon(TM) IV 3.2ГГц, RAM 3.12Гб	обслуживает БД, создает резервные копии, обслуживает запросы пользователей
Прокси-сервер	iPentium IV 3.2ГГц, RAM 1Гб	управляет входящим и исходящим трафиком
Факс	Panasonic KX-FC 228	Передача изображений и документации

---

Каналы связи выполнены между отделами и концентраторами с помощью витой пары со скоростью 1 Гбит. Техническая архитектура представлена на рисунке 1.1.3.



Рисунок 1.1.3 – Техническая структура ЛВС
Помимо технических средств в кинотеатре сотрудники используют программное обеспечение для работы и выполнения непосредственных обязанностей.

В настоящее время в кинотеатре используются следующие программные продукты:

• 
  операционная система Windows 8.1;
  
• 
  пакет MS Office 2010;
  
• 
  антивирус Kaspersky Endpoint Security 10;
  
• 
  Mozilla Firefox;
  
• 
  Adobe Acrobat 6.0 Professional;
  
• 
  справочная система Консультант Плюс.
  

В качестве автоматизированных систем используются:

«1С: Предприятие 8.3» предназначена для автоматизации ведения: бухгалтерии, налогового, управленческого учета.

Данный набор программного обеспечения позволяет сотрудникам организации выполнять должностные обязанности и осуществлять деятельность по взаимодействию между подразделениями, документированию и коммуникаций между подразделениями, подготовка отчетности для передачи внешним структурам.

В процессе обработки информации назначается исполнитель из профильного подразделения, который может передавать документ для ознакомления и дополнения другим сотрудникам [10].

В таблице 1.1.4 приведены объёмные характеристики документов в организации.

Таблица 1.1.4 - Объемные характеристики потоков информации

Документ	Количество документов в месяц	Годовой объем документов
Акты выполненных работ	13	156
Счета	15	180
Оформление заказа мероприятия	15	180
Заказы	48	576
Обращения клиентов	47	564
Входящая корреспонденция.	26	312
Исходящая корреспонденция	15	180
Отчёт	1	12
Договор на аренду	30	360

---

При организации мероприятий, празднований или для чествования памятных дат привлекаются различные объединения или творческие коллективы, с которыми в случае возмездного оказания услуг производятся заключения договоров и выплаты в соответствии с договором.

Ключевой фигурой при организации и проведении мероприятий в ЦД «Нефтяник» является заместитель директора по культурно-досуговой деятельности и методист. В обязанности методиста входит выполнение следующих задач:

• 
  разрабатывает планы проведения мероприятий, определяет конкретных исполнителей в случае тематических мероприятий или творческих;
  
• 
  определяет количество, и оценивает стоимость выполняемых работ, затраты на участие творческих коллективов в мероприятиях, затраты на использование ресурсов центра, необходимых для осуществления конкретного проекта;
  
• 
  производит поиск исполнителей для реализации мероприятия, заключает с ними договоры;
  
• 
  ведет историю работ по каждому проекту [13, 18].
  

На верхнем уровне модели рассматриваемая система представляется в виде одного процесса, например, «Деятельность ЦД «Нефтяник» по учету мероприятий.

Контекстная диаграмма позволят определить входящие документы и информацию, выходные документы или результатную информацию, а также управляющие механизмы и нормативные документы, регулирующие данную деятельность.

Процесс «Учесть мероприятие ЦД «Нефтяник»» имеет входящую информацию:

• 
  данные мероприятия;
  
• 
  исполнители на мероприятие;
  
• 
  заказы на тематическое мероприятие;
  
• 
  использование технических средств.
  

Выходными документами являются:

• 
  договор на мероприятие;
  
• 
  ведомость продаж услуг на мероприятие;
  
• 
  заказ мероприятия;
  
• 
  список задействованных исполнителей;
  
• 
  список мероприятий.
  

Управляющие механизмы:

• 
  директор;
  
• 
  методист;
  
• 
  пакет MS Office 2010;
  
• 
  заместитель директора по культурно-досуговой деятельности.
  

Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места организации в деятельности методиста в ЦД «Нефтяник» при работе с организацией мероприятий.

Признаком неэффективной деятельности являются дублирующийся работы, неэффективный документооборот.

---

Основными недостатками в работе являются:

• 
  работа с бумажными бланками первичных учетных документов в организации, на основании которых формируется итоговый финансовый отчет;
  
• 
  низкая оперативность обмена документами между сотрудниками и отделами;
  
• 
  дублирование работ по обработке отчетов и планов работы по мероприятиям.
  

Существует проблема автоматизации деятельности методиста ЦД «Нефтяник» при работе с формированием расписания мероприятий, формирования списка участников и исполнителей. Сейчас большая часть деятельности производится в ручном режиме с помощью текстового и табличного редактора. Для автоматизации данной деятельности необходимо выполнить проектирование и разработку информационной системы, поскольку аналогов систем для культурно-досуговых центров и клубов нет в наличии.

Разработка и документальное сопровождение методиста ЦД «Нефтяник» должно выполнять следующие операции:

• 
  автоматизацию регистрации, учета и контроля входящих, исходящих, внутренних документов предприятия при работе с обращениями клиентов для пользования услугами ЦД «Нефтяник», к таким документам относятся договор на поставку услуг, предварительная смета, квитанция за группу или кружок;
  
• 
  хранение документов, группировку и разбиение их по категориям или дате создания;
  
• 
  поиск документов по реквизитам, дате создания, периоду работы, назначению или содержанию;
  
• 
  формирование отчетности по движению документов, вывод реестров договоров, квитанций, оплат за мероприятия и т.п.;
  
• 
  управление правами доступа к ресурсам системы и документам [6].
  

---

1.2 Анализ существующего программного обеспечения автоматизации организаций

Для автоматизации центров досуга на данный момент не существует специализированных программных решений, однако, в связи с тем, что разработка ориентирована на привлечение клиентов, рассмотрим программные решения направленные на работу с клиентами [10].

Для автоматизации процесса учета клиентов, работы с ними построено большое количество систем, которые называются системы CRM (Customer Relationship Management). Управление взаимоотношениями с клиентами или программное обеспечение CRM – это система, которая позволяет компаниям создавать прочные связи с клиентами и управлять всей соответствующей информацией и данными клиентов. CRM включает в себя инструменты и программы для сбора, обработки и анализа данных, поступающих из разных каналов взаимодействия, таких как посещение веб-сайтов, телефонные звонки, электронные письма, социальные медиа и тому подобное [16]. Программное обеспечение CRM организует и пытается понять все эти неоднородные данные, чтобы получить полезную информацию, которая может отражать возможности продажи, а также использоваться для создания последовательности продаж, а также осуществлять продажу и маркетинговые кампании.

Предприятия всех размеров и типов могут воспользоваться многими преимуществами программного обеспечения CRM [1]. Системы CRM, доступные на рынке, предоставляют мощные функциональные возможности и функции, среди них следует отметить следующие:

1. Увеличение продаж;

2. Повышение эффективности и производительности;

3. Поддерживают принятие решения;

4. Усиливают защиту данных [17].

HubSpot CRM – это бесспорный лидер в области CRM систем, доступный как отдельный продукт, так и вместе с другими продуктами HubSpot. Этот простой инструмент содержит все необходимые функции, которые пользователи ожидают от CRM. Кроме того, HubSpot CRM является бесплатным, и недавно стал сертифицированным и рекомендованным партнером Google. Благодаря настраиваемому интерфейсу, HubSpot CRM подходит для всех отраслей промышленности, а также отвечает потребностям как небольших, так и больших команд по продажам.

---