Файл: Управление закупками и размещение заказов на предприятии пао Заволжский моторный завод.docx

Поскольку отдел закупок - это последний отдел, рассматривающий спецификацию товара, прежде чем она будет отправлена поставщику, необходимость в окончательной проверке очевидна. Такая проверка будет невозможна, если персонал отдела закупок незнаком с требуемым продуктом или услугой. Любые вопросы относительно точности описания приобретаемого продукта должны быть адресованы снова покупателю или команде по поиску источников снабжения; они не должны решаться в одностороннем порядке отделом снабжения.

Термины, используемые при описании нужных предметов или услуг должны быть едиными. Наиболее эффективным способом обеспечения такого единства является наличие в отделе снабжения списка постоянно закупаемых предметов. Такие списки могут быть представлены в виде каталогов, которые могут храниться как на карточках, так и в электронном виде. Они также способствуют ведению правильного бухучета и процедуре хранения на складе.

В форму заявки на закупку должна быть включена следующая информация:

1) дата;

2) идентификационный номер;

3) отдел, подавший заявку;

4) номер счета;

5) полное описание требуемого сырья и его количества;

6) дата поставки;

7) особые инструкции по отгрузке;

8) подпись уполномоченного лица, подавшего заявку.

Необходимы, по крайней мере, два экземпляра заявки: оригинал, который отсылается в отдел снабжения, и копия, которая останется в отделе, представившем заявку. Все заявки необходимо тщательно проверить, прежде чем предприни­мать какие-либо действия.

2. 
   Определение и анализ возможных источников снабжения.
   

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск квалифицированных источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи.

Среди основных сведений, хранящихся в электронном виде или в кни­гах учета, в эффективном отделе снабжения должна быть следующая ин­формация:

1. 
   Действующие контракты, в соответствии с которыми размещаются заказы.
   
2. 
   Товарная классификация закупленных изделий.
   
3. 
   Учет поставщиков.
   

2. 
   Определение цены и условий.
   

Анализ и выбор поставщика ведут к размещению заказа. Несмотря на то, анализ предложений и выбор поставщика являются вопросом субъек­тивной оценки, это, тем не менее, логичные шаги в процессе осуществле­

---

ния закупок. Ряд компаний применяет простую форму оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не суще­ствует. Многие заказы на закупку размещаются в результате тендера, напри­мер, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров.

2. 
   Подготовка и размещение заказа на закупку.
   

Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение с по­ставщиком на продажу товара или поставка товара на основании общего заказа. Неиспользование соответствующей формы может обернуться серь­езными юридическими осложнениями. Более того, сделка может быть не учтена должным образом. Поэтому, даже если заказ осуществляется по телефону, он должен быть продублирован в письменной форме. В экстренных случаях целесообразнее отправить машину за товаром до обычной проце­дуры подачи заявок и оформления заказа на закупку. Но ни при каких обстоятельствах - кроме закупок за небольшие наличные деньги - сырье не должно закупаться без какого-либо письменного (или электронного) за­каза.

Формы заказа на закупку отличаются в компа­нии в значительной степени. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, назва­ния и адреса поставщика, количества и описания заказанных товаров, тре­буемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий оплаты и условий заказа.

2. 
   Контроль выполнения заказа и/или экспедирование.
   

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и/или ускорять выполнение заказа. Функция контроля выполнения заказа - это стандартная функция, конт­ролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по сро­кам доставки. При возникновении проблем - например, с количеством и качеством - покупателю необходимо знать об этом как можно скорее, с тем чтобы предпринять соответствующие меры.

2. 
   Получение и проверка товаров.
   

Оприходование сырья - важный этап. Многие компании со временем объединили в одном отделе все функции по получению сырья и товаров, за исключением крупных компаний с многочисленными филиалами. Функция

---

получения сырья настолько тесно связана с функцией закупок, что во многих компаниях отдел по получению сырья прямо или косвенно подчинен отделу закупок. Функцией контроля полученного сырья можно пренебречь также при осуществлении закупок малой стоимости.

2. 
   Обработка счета и оплата.
   

Счет на оплату налагает обязательства на покупателя и требует аккурат­ного обращения. Обычно счет выписывается в двух экземплярах. Часто на счетах присутствует номер заказа, стоимость изделия и общая сумма к оп­лате по каждому виду изделия.

1.3. Виды закупок.

Анализ расходов поставщика не является единственной основой для определения цены приобретения. Существует 7 общих типов закупок:

1. Сырье. Эта группа товаров включает так называемые "подвижные товары", такие как медь, пшеница, нефть-сырец и, кроме них- сталь, цемент и т.д. Для таких товаров цена в любой конкретный момент, возможно, менее важна, чем тенденция ее динамики.

2. Особые товары. Эта группа состоит из товаров и сырья, которые нужны для конкретного производства, и потому на них осуществля­ется особый заказ.

3. Стандартные товары. Эта группа включает в себя болты и гайки, многочисленные формы стали, трубы, цены на которые относитель­но стабильны и определяются на основе "прайс-листа со скидкой" и имеются у большого количества поставщиков.

4. Малоценные предметы. Эта группа состоит из товаров относительно
небольшой стоимости, и дополнительные усилия по проверке цены
до осуществления покупки неоправданны. В этот тип входят товары, приобретаемые для содержания и ремонта.

5. 
   Основные товары. Эти товары относятся к группе основных акти­вов (основных средств) предприятия, и их стоимость вычитается по мере начисления износа, а не сразу после покупки.
   
6. 
   Услуги. Эта категория закупок довольно широка и включает многие
   виды услуг, как, например, реклама, аудиторские услуги, архитек­турный дизайн, юридические услуги, услуги по страхованию, тури­стические услуги, услуги по фотокопированию, обеспечению безо­пасности и вывозу отходов.
   
7. 
   Товары для перепродажи. Эта категория подразделяется на две груп­пы: комплектующие изделия, которые ранее изготовлялись на
   предприятии, а теперь заказываются у внешнего источника.
   

---

Глава 2. Организация закупочной деятельности на ОАО «Заволжский моторный завод»

2.1. Характеристика системы закупок на ОАО «ЗМЗ».

ОАО «ЗМЗ» производит двигатели внутреннего сгорания, различные комплектующие (вкладыши, форсунки и пр.), активно сотрудничает с иностранными фирмами, которые в основном являются поставщиками комплектующих изделий для производства двигателей. Потребителями в основном являются отечественные автомобильные компании, но в настоящие время заключаются договора на покупку продукции ОАО «ЗМЗ» иностранными компаниями.

В цепочке продвижения продукта на рынок «Заволжский моторный завод» выступает одновременно в двух ролях – потребителя и поставщика. С одной стороны, предприятие обязано выполнять требования своих основных потребителей – автозаводов, с другой – аналогичные требования предъявлять своим поставщикам.

Ключевой бизнес «ЗМЗ» - производство двигателей внутреннего сгорания для автомобилей и автобусов Горьковского, Ульяновского и Павловского автозаводов и запасных частей к ним для вторичного рынка. Поэтому основные разработки предприятия ориентированы в первую очередь на удовлетворение запросов основных бизнес-партнеров и на формирование спроса потенциальных потребителей, в том числе зарубежных. .

Материалы, заготовки, детали и комплектующие изделия становятся частью выпускаемых двигателей, за качество которых перед потребителем несет ответственность ОАО «ЗМЗ». Для технической поддержки процесса производства двигателей осуществляются закупки инженерного оборудования и запасных частей оборудования.

Сложившийся за последние годы объем закупок составляет порядка 30 тыс.т Это на 7 тыс.т меньше, чем в советский период вследствие изменения модельного ряда выпускаемых двигателей – в советское время основную долю в объеме производства занимали 8-цилиндровые двигатели для грузовых автомобилей ГАЗ и автобусов ПАЗ, в настоящее время – новое семейство впрысковых 4- цилиндровых двигателей ЗМЗ-406. Номенклатура используемого и соответственно закупаемого металла широка: алюминий, алюминиевые сплавы, алюминиевый прокат, олово, никель, медный прокат, сталь, калиброванный прокат, поковки, литые заготовки из чугуна и многое другое.

Структура поставщиков определена номенклатурой: алюминий и алюминиевые сплавы поставляет СУАЛ-холдинг, черные металлы – ММК, Северсталь, Ижсталь, Златоустовский и Омутнинский заводы, а также производители комплектующих изделий и литых заготовок из чугуна.

---

ОАО «ЗМЗ» работает напрямую с производителями. Там, где небольшие объемы (для ремонтных нужд) сотрудничают с дилерами компаний-поставщиков.

Закупку продукции в промышленных объемах осуществляют только на основании договора поставки.

Формирование бюджета закупок.

Для формирования бюджета закупок продукции на планируемый месяц до 20 числа предшествующего месяца начальники отделов направляют специалистам финансово-бюджетного управления следующие данные:

• 
  ожидаемые остатки продукции на начало планируемого месяца;
  
• 
  ожидаемые кредиторские и дебиторские задолженности поставщиков;
  
• 
  о закупках на планируемый месяц.
  

Порядок формирования бюджета закупок определен в действующих приказах и распоряжениях. Ответственными за формирование бюджета закупок являются начальники УСП, УМС, УВК, УМТС, УИЗ.

2.2. Выбор и оценка поставщика на ОАО «ЗМЗ» при осуществлении процесса закупок.

Требования к поставщику.

1. Квалификация поставщика.

2. Планирование качества у поставщика.

Для планирования тары и упаковки применяются следующие важные критерии:

- рациональная стоимость;

- защита от загрязнения и повреждения изделий;

- простая и эргономичная обработка;

- маркировка, стойкая к воздействиям внешней стороны;

- максимальная удобочитаемость маркировки;

- соблюдение экологических требований к эксплуатации и утилизации;

- быстрота обслуживания;

- устойчивость и вместимость изделий;

- удобство хранения.

Выбор поставщика.

Особенностью отношений ОАО «ЗМЗ» с поставщиком является то, что предприятие покупает не товар, а процесс, на который и направляются требования соответствия, обеспечения качества и др. Это касается и оценки при выборе поставщика, т.е. оценивается процесс производства продукции, а не готового продукта. Тем самым, это направление деятельности, будучи одним из новых в мировой индустрии, является очень эффективным.
ЗМЗ не объявляет тендеры, а проводит аудиты действующего или потенциального поставщика. При получении устраивающих результатов оценки заключается рамочный договор на год, и уже комиссия по закупкам ежемесячно определяет объем закупок в рамках годового контракта. Оплата происходит на условиях отсрочки платежа на 20-30 дней.

Глава 3. Современные проблемы в закупочной деятельности предприятия, возможные пути их решения.

---