Файл: Реферат таймменеджмент Студент Курс, группа 20 г. Оценка, 20 г.docx
Добавлен: 05.12.2023
Просмотров: 29
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования Московской области
«Университет «Дубна»
(государственный университет «Дубна»)
Институт системного анализа и управления
Кафедра цифровой экономики и управления
РЕФЕРАТ
Тайм-менеджмент
Студент
Курс, группа
Руководитель:
«__» ____ 20 г.
Оценка:______________
, 20 г.
Содержание
Введение 3
1.Тайм-менеджмент система управления временем 4
1.1 Элементы тайм-менеджмента 4
1.2 Причины дефицита времени 4
2 Основные методы тайм-менеджмента 6
2.1 Анализ использования временного ресурса и планирование времени 6
2.2 Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени 9
Заключение 13
Список использованных источников 14
-
Введение
- Привычная истина "время - деньги" сейчас начинает менять свое значение. По словам одного из самых известных аналитиков и практиков брендинга Марка Гобба, существует мнение, что "время ценнее денег". С ним трудно не согласиться. По мнению многих ведущих экспертов, время - это особый ресурс. Этот факт подтверждают многие известные эксперты, которые говорят о том, что время - это особый ресурс, который занимает в организации такое же место, как основные средства, рабочая сила и сырье, но у него есть особый, специфический признак: он необратим.
Большинство современных менеджеров работают на пределе возможностей, без нормирования рабочих дней, но зачастую невозможно выполнить все запланированные задачи к установленным срокам. Растет чувство беспомощности перед лавиной проблем, которые срочно требуют вашего вмешательства, ощущение, что нехватка времени подобна нехватке воздуха, из-за которой проблемы просто захлестывают человека.
Все это приводит к состоянию стресса, который еще больше усугубляет ситуацию. Большинство современных менеджеров работают на пределе возможностей, без нормирования рабочих дней, но зачастую невозможно выполнить все запланированные задачи к установленным срокам.
1. Тайм-менеджмент система управления временем
1.1. Элементы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые при совместном использовании могут значительно сократить время, необходимое для выполнения различных производственных процессов. Эти элементы включают анализ использования рабочего времени, постановку целей, которых менеджеры хотят достичь с помощью управления временем, планирование рабочего времени и разработку методов борьбы с причинами неэффективного использования временных ресурсов. Однако, несмотря на эту довольно стройную систему тайм-менеджмента, не стоит принимать ее за аксиому, ведь каждый человек - единственный, кто может решить проблему управления временем наилучшим образом, и поэтому наиболее эффективным является персональный тайм-менеджмент, который индивидуален в каждом конкретном случае. Однако в целом можно применять описанные выше элементы управления временем.
Анализ - это процесс выявления неэффективного использования рабочего времени, его причин и основных причин, оказывающих наиболее негативное влияние на использование времени.
Постановка целей - это необходимый этап тайм-менеджмента, в ходе которого нужно ответить на вопрос, зачем конкретному человеку или конкретной компании нужен тайм-менеджмент. Постановка целей помогает определить, какие методы управления временем следует использовать, а какие нет.
Планирование времени - это процесс, в ходе которого составляется список задач, которые должны быть выполнены в определенный срок. Планирование рабочего времени имеет ряд особенностей.
Подход к устранению причин потери времени разрабатывается исходя из того, что первоначальный анализ выявил эти причины и что их необходимо устранить. Существуют различные типичные подходы к устранению типичных причин, но следует помнить, что ситуация может отличатся от случая к случаю. В каждом случае необходим индивидуальный подход к каждой из из причин.
Тайм-менеджмент представляет собой целостную структуру и должен применяться, не исключая ни один из ее элементов. Использование тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию.
1.2 Причины дефицита времени
Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.
К первой группе относятся те факторы, которые вызваны управленческой некомпетентностью. К ним относятся внештатная работа, плохой обмен информацией внутри организации, отсутствие четкого распределения важности работы, задачи, которые легко могут быть выполнены подчиненными, и отсутствие мотивации к работе. Менеджер может определить эти факторы и попытаться каким-либо образом устранить их.
Рассмотрим эти факторы:
1) Отсутствие планирования в работе. Это не только результат образа жизни самого руководителя, но и общего образа жизни организации. Свободная работа приводит к постоянным прерываниям на различные "уточнения", которые необходимы для дальнейшей работы отделов, подразделений и отдельных работников.
Плохая коммуникация внутри организации. При обмене информацией любой человек может быть уверен, что получатель полностью поймет и оценит ее смысл, но это не всегда так. У каждого человека есть свои когнитивные рамки, которые могут искажать получаемую информацию. Не все современные менеджеры решили эту проблему для себя и своих сотрудников и внедрили в своих компаниях единую систему получения и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между отделами происходит в форме испорченных телефонных звонков, часто в ходе неформального общения. Другим примером отсутствия стандартов предоставления информации является отсутствие единообразия при объяснении местонахождения организации клиенту по телефону - "каждый объясняет в меру своих возможностей".
Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это часто приводит к тому, что руководители в первую очередь делают то, что не является действительно важным, а после тратят много времени на решение действительно важных вопросов.
Выполнение задач, которые мог бы выполнить подчиненный. Чаще всего руководитель не доверяет своим подчиненным выполнение таких заданий, поскольку считает, что они не справятся с работой так же хорошо, как и он, ставя под сомнение квалификацию подчиненных. В качестве примера можно привести обслуживание клиентов именно менеджером, а не делегирование обязанностей кому-то из сотрудников компании, или выполнение обязанностей канцелярии, которую можно было бы предоставить секретарю или отделу канцелярии
2) Слабая мотивация к работе. Плохая мотивация может привести к низкой производительности труда, в большей степени для подчиненных, чем для руководителей организации, но эта проблема может возникнуть и в компаниях, где низкая производительность труда приведет к дефициту времени.
Перейдем ко второй группе факторов, не зависящих от менеджеров. К ним относятся работа с корреспонденцией, большое количество рутинных задач, которые часто являются срочными и отнимают много времени, а также "похитители времени". Менеджеры не могут избавиться от этих факторов, они могут лишь минимизировать их влияние на потерю времени.
Рассмотрим эти факторы:
1) Работа с корреспонденцией. Исследования показывают, что менеджер тратит 20-30% своего времени на анализ корреспонденции, просматривая до 100 документов в день, из которых только 30 действительно нужны. Подсчитано, что в деловой переписке количество ненужной информации достигает 15-20%, а по всем каналам из внутренних источников информации достигает 30%, а из внешних источников — 40%.
Поток рутинной, часто срочной, отнимающей много времени работы высок. Примерами могут служить такие вещи, как оформление помещений, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, часто из-за некомпетентности подчиненных или их собственного нежелания брать на себя ответственность при обращении к руководителям с "просьбами о помощи".
2) "Похитители времени". "Похитители времени" - это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть делегированы подчиненным. Они отнимают много времени и отвлекают от того, что действительно важно. Существует множество различных типов "Похитителей времени".
- Телефонные звонки.
- Отвлекающие от основных дел коллеги или клиенты.
- Проблемы с компьютерным оборудованием.
- Изменение приоритетов в работе, навязанное коллегами.
- Отсутствие организационного планирования.
- Неумение слушать других.
- Плохая организационная структура.
- Исправление ошибок, которых можно было избежать.
- Нерешительность в деловых вопросах.
В третью группу входят факторы, напрямую зависящие от личности руководителя. Это постоянная спешка, постоянные перестройки дома и суетливость. Чтобы уменьшить влияние этих факторов на рабочее время, менеджер должен попытаться изменить их, иначе они помешают ему разумно использовать рабочее время. На мой взгляд, это самый серьезный набор факторов, потому что для того, чтобы эффективно управлять своим мнением, нужно сначала изменить себя, а потом пытаться изменить окружающую действительность, а изменить себя очень сложно, особенно тому, кто уже считает себя независимым, компетентным и зрелым во всех отношениях.
Рассмотрим эти факторы:
1) Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки у лидера нет времени сосредоточиться на выполнении поставленной задачи. Он или она идет по первому пришедшему в голову пути, вместо того чтобы подумать о других способах, которые могли бы быть более разумными для выполнения задачи.
2) Постоянно переделывать дом. Постоянное выполнение работы на дому создает порочный круг, когда у человека нет времени на выполнение работы и решение всех своих проблем, и в итоге он вынужден решать их дома в ущерб своему свободному времени, отдыху и личной жизни. У такого человека нет возможности жить полноценной жизнью и отдыхать, поэтому его трудоспособность снижается, что приводит к отсутствию работы и опять же к необходимости работать на дому.
Беспокойство. Беспокойство является результатом плохо организованного рабочего дня; оно также зависит от импульсивности и характера человека. Беспокойному человеку трудно выбрать, за какую задачу взяться, он часто "колеблется" между двумя одинаково срочными и требующими времени задачами; он не может выбрать, за какую из них взяться, и из-за этого теряет время.
2 Основные методы тайм-менеджмента
2.1 Анализ использования временного ресурса и планирование времени
Существует множество техник, известных под общим названием "тайм-менеджмент", для решения проблем, связанных с рациональным использованием времени. Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент - это такой строгий набор правил, следуя которым человек может максимально рационально организовать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных.
Одним из основоположников тайм-менеджмента был Фредерик Тейлор, основатель Школы научного менеджмента, который хронометрировал трудовую деятельность рабочих.
Можно также упомянуть знаменитого Генри Форда, который ввел сборочные линии на своих заводах, тем самым сократив время сборки автомобилей и время рабочих и сделав их деятельность более профессиональной.
Одним из ведущих специалистов в области тайм-менеджмента в России в настоящее время является Глеб Архангельский, который занимается научной разработкой этой проблемы. Давайте рассмотрим приемы классического тайм-менеджмента.
Для анализа проблем необходим достоверный учет рабочего времени. Самый эффективный способ учета времени - это ведение записей. Если для этой цели вы используете компьютер, можно воспользоваться таким программным обеспечением, как Visual TimeAnalyzer. Вы можете использовать его для экономии времени и получения графического представления своей работы.