Файл: Литература по теме Тема Оформление управленческой документации.pdf

Негосударственное образовательное частное учреждение
высшего образования
Московский финансово-промышленный университет
«Синергия»
Кафедра Информационного менеджмента и информацинно-
коммуникационных технологий
Алексеева Т.В.
Интернет-курс
по дисциплине
«Документационное обеспечение
управления»
Москва
2019

2
Содержание
Аннотация ............................................................................................................................ 4
Тема 1. Система документационного обеспечения управления ..................................... 4
Вопрос 1. Понятие документа, документационного обеспечения управления. ........ 5
Вопрос 2. Классификация документов. ......................................................................... 7
Вопрос 3. Свойства документов. .................................................................................... 8
Вопрос 4. Функции документов в управлении. ............................................................ 9
Вопрос 5. Системы документации. ................................................................................ 9
Вопрос 6. Стандартизация и унификация документов. ............................................. 10
Вопрос 7. Нормативные акты и инструктивные материалы. .................................... 11
Вопросы для самопроверки: ......................................................................................... 12
Литература по теме: ....................................................................................................... 13
Тема 2. Оформление управленческой документации .................................................... 13
Вопрос 1. Оформление документов. ............................................................................ 14
Вопрос 2. Реквизиты документов: постоянные и переменные. ................................ 15
Вопрос 3. Правила оформления реквизитов. .............................................................. 17
Вопрос 4. Схема расположения реквизитов в документе. ......................................... 18
Вопрос 5. Виды бланков организации и их реквизиты. ............................................. 20
Вопрос 6. Электронный документ. .............................................................................. 22
Вопросы для самопроверки: ......................................................................................... 24
Литература по теме: ....................................................................................................... 24
Тема 3. Принципы организации документооборота ...................................................... 24
Вопрос 1. Документооборот и его характеристики. ................................................... 25
Вопрос 2. Виды и состав документопотоков. ............................................................. 26
Вопрос 3. Организация документооборота на предприятии. .................................... 27
Вопрос 4. Процедуры обработки входящих, исходящих и внутренних документов.29
Вопросы для самопроверки: ......................................................................................... 33
Литература по теме: ....................................................................................................... 33
Тема 4. Технология работы с документами .................................................................... 33
Вопрос 1. Технология работы с документами. ........................................................... 34
Вопрос 2. Прием и первичная обработка документов. .............................................. 34
Вопрос 3. Регистрация документов. ............................................................................ 35
Вопрос 4. Исполнение и контроль за исполнением документов. ............................. 40
Вопрос 5. Систематизация и текущее хранение документов. ................................... 42
Вопросы для самопроверки: ......................................................................................... 44
Литература по теме: ....................................................................................................... 44
Тема 5. Автоматизация документооборота ..................................................................... 45
Вопрос 1. Автоматизация создания документов. ....................................................... 45
Вопрос 2. Формы и шаблоны документов. ................................................................. 46
Вопрос 3. Автоматизация ввода и рассылки документов. ......................................... 48
Вопрос 4. Организация массового ввода бумажных документов. ............................ 49
Вопрос 5. Организация рассылки документов с использованием информационных технологий. ..................................................................................................................... 52
Вопросы для самопроверки: ......................................................................................... 53
Литература по теме: ....................................................................................................... 53

3
Тема 6. Подходы к внедрению систем электронного документооборота .................... 54
Вопрос 1. Структурирование документационного обеспечения (процессный подход). ........................................................................................................................... 55
Вопрос 2. Очередность внедрения системы электронного документооборота. ...... 56
Вопрос 3. Выбор системы электронного документооборота. ................................... 58
Вопрос 4. Бизнес-требования. ...................................................................................... 59
Вопрос 5. Требования к программному обеспечению. Требования к ресурсам системы. .......................................................................................................................... 62
Вопросы для самопроверки: ......................................................................................... 64
Литература по теме: ....................................................................................................... 64
Тема 7. Этапы развития и классы систем электронного документооборота ............... 64
Вопрос 1. Этапы автоматизации документооборота. ................................................. 65
Вопрос 2. Категории систем управления документооборотом. ................................ 67
Вопрос 3. Системы коллективной работы «groupware». ........................................... 67
Вопрос 4. Системы автоматизации управления документооборотом. ..................... 68
Вопрос 5. Системы автоматизации деловых процессов. ........................................... 69
Вопрос 6. Интегрированные системы управления документооборотом. ................ 69
Вопросы для самопроверки: ......................................................................................... 70
Литература по теме: ....................................................................................................... 70
Тема 8. Обзор современных систем автоматизации офисной деятельности ............... 70
Вопрос 1. Обзор систем автоматизации офисной деятельности............................... 71
Вопросы для самопроверки: ......................................................................................... 84
Литература по теме: ....................................................................................................... 84

4
Аннотация
Изучение дисциплины
«Документационное обеспечение управления» ориентировано на получение студентами знаний о современных технологиях организации документооборота на предприятии в соответствии с российскими и международными стандартам. В рамках курса изучаются новые современные технологии организации документооборота, технологии workflow, основанные на горизонтальной структуре управления и описании основных бизнес- процессов деятельности предприятия, возможности повышения эффективности работы предприятия за счет внедрения систем электронного документооборота, критерии выбора необходимой системы электронного документооборота для автоматизации деятельности предприятия.
Рассматриваются современные автоматизированные системы управления документооборотом, представленные на рынке программных продуктов.
Тема 1. Система документационного обеспечения управления
Вопросы темы:
1. Понятие документа, документационного обеспечения управления.
2. Классификация документов.
3. Свойства документов.
4. Функции документов в управлении.
5. Системы документации.
6. Стандартизация и унификация документов.
7. Нормативные акты и инструктивные материалы.
Цели:
1. Сформировать представление о системе документационного обеспечения управления.
Задачи:
1. Изучить свойства и функции документов.
2. Познакомиться с системами документации, со стандартизацией и унификацией документов.
3. Познакомиться с нормативными документами в области делопроизводства.

5
Основные понятия:
 Документ.
 Официальный документ.
 Система документации.
 Унифицированная система документации.
 ГСДОУ.
 ОКУД.
 Стандартизация.
 Унификация.
Вопрос 1. Понятие документа, документационного
обеспечения управления.
Для обработки, хранения и организации использования документной информации в системе управления выделяются специальные работники, профессионалы, чьей специализацией является информационная деятельность.
Коллективы этих работников объединяются в управленческие структуры (управленческий аппарат): учреждения, организации, управления, министерства, ведомства и т. д.
В литературе и мировой практике для обобщенного названия всех разновидностей управленческого аппарата применяется термин
«офис».
Офисы представляют собой системы деловых связей со сложными потоками информации. Традиционно считается, что главными функциями офиса является организация документооборота и работа канцелярии. Однако, в общем случае, офис вырабатывает не бумаги, и не траекторию их перемещения, но решения, имеющие ценность для клиента офиса.
Основой сегодняшней управленческой информации является
официальный документ, т.е. информация, зафиксированная на каком- либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим бюрократическим правилам: она может быть представлена в любой конфликтной ситуации в качестве доказательства. Это значит, информация имеет автора, готового нести за нее полную ответственность, она датирована, внесена в базу данных, т.е. может быть повторена, не имеет более поздних искажений.
Процесс создания и обработки современных управленческих документов основан на широком применении технических средств, соблюдении нормативно-методических условий и рациональных традиций офисных технологий предыдущих столетий.
Документ (от латинского documentum – «доказательство»,
«свидетельство») – это материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

6
История создания документов тесно связана с развитием письменности. Наскальные рисунки были первыми сообщениями, передававшими информацию от одного человека к другому. В разное время материальными носителями документа были клинописные таблички и папирус, берестяные грамоты и пергамент. Документ проделал большой путь в развитии, пока основным материалом его создания не стала бумага.
Сначала все документы писались от руки. Сотни писарей работали в государственных учреждениях, и качество документа определял в первую очередь их почерк. И лишь в конце ХIX века в дело создания документа пришла механизация. Появились пишущие машинки, но процесс создания документа продолжал оставаться достаточно трудоемким. Если возникала необходимость внесения в документ даже незначительных изменений, его приходилось перепечатывать. В настоящее время существуют различные электронные пишущие машинки с памятью, способные сохранять несколько страниц текста. Но настоящая революция в создании документов произошла с появлением компьютеров.
В русском языке термин «документ» появился благодаря Петру I, который одновременно ввел и соответствующий порядок работы с документами, который теперь получил название «делопроизводство».
Делопроизводство – процесс создания, обработки и хранения документа.
Основной объект делопроизводства – документ. Этот объект содержит в себе другие объекты: тексты, рисунки, таблицы, графики и т.п.
Основная функция документа – зафиксировать информацию так, чтобы в дальнейшем ее можно было обрабатывать, хранить, передавать и использовать.
Процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием.
Документационное обеспечение управления – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием.
Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

7
Вопрос 2. Классификация документов.
Документы могут быть классифицированы по различным признакам. Рассмотрим несколько классификаций:
1. По типу носителей: а) бумажные документы, при создании которых знаки письма наносятся на бумажный носитель от руки, полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.); б) магнитные документы, при создании которых запись информации осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля. К магнитному документу относятся магнитные ленты, диски или дискеты для ЭВМ, видеодиски и т.п.; в) оптические документы, при создании которых запись информации на носитель осуществляется сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, оптический диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью и т.п.); г) электронные документы, при создании которых информация в цифровом виде наносится на электронный носитель (карты флеш- памяти, USB-накопители, смарт-карты, SSD-диски); д) кинофотодокументы, созданы на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма и т.п.).
2. По содержанию: а) первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные; б) вторичные (сводные) – документы, в которые собираются данные из нескольких первичных документов.
3. По сфере деятельности человека: а) личные документы – это документы, созданные физическим лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (автобиография, дневник, письмо, мемуары или иной записанный или воспроизведенный человеком документ, являющийся описанием его жизненного опыта); б) официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в определенном порядке.

8
Вопрос 3. Свойства документов.
Документ имеет две сущности – информационную и материальную, которые и определяют его свойства – информативные и эксплуатационные.
Информативные свойства документа – это его способность передавать информацию.
К ним относятся актуальность, достоверность, доступность, полнота информации.
Актуальность – данное свойство означает необходимую степень современности информации по отношению к решаемой проблеме
(соответствие времени решения проблемы) и ее своевременность
(насущность).
Достоверность – информация должна правдиво, без искажений, отражать состояние исследуемого объекта или процесса.
Доступность для восприятия информации пользователем означает, что информация должна быть понятна, иметь вид, приемлемый для того субъекта, которому она предназначена и представлена на удобном для него носителе.
Полнота – содержание информации должно обеспечивать как необходимые, так и достаточные условия для принятия решения.
Эксплуатационные
свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма. К ним относятся долговечность, прочность, способность противостоять различным воздействиям.
Долговечность – способность документа сохранять стабильными свой химический состав и физические свойства в течение многолетнего хранения.
Прочностью называют свойство документа сопротивляться разрушению под действием напряжений, вызванных внешними силами.
Способность противостоять различным воздействиям
– механическим, световым, электромагнитным, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды.

9
Вопрос 4. Функции документов в управлении.
Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют функции документов.
Функции документов делятся на общие и специальные.
Общие:
1. Информационная (фиксация, хранение и передача информации).
2. Коммуникативная (передача, обмен информацией).
3. Социально-культурная (документы, предающие культурные традиции и системы ценностей).
Специальные:
1. Правовая (документы – источники права, доказательства в юридической сфере).
2. Организационная (установка правовых отношений).
3. Управленческая (решение управленческих вопросов, принятие решений).
4. Обучающая (передача знаний между людьми и поколениями).
5. Мемориальная (передача исторических сведений).
Вопрос 5. Системы документации.
Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.
Система документации – это совокупность документов,
взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида,
сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Разные организации используют разные системы документации.
Но в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительную деятельность.
Государственный стандарт определяет
организационно-
распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

10
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, в связи с эти возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимости достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Но эффективность этого процесса находится в прямой зависимости от упорядоченности документации. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Вопрос 6. Стандартизация и унификация документов.
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».
Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению – это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов, услуг, значения их параметров и размеров.
В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации – министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов.
Общегосударственные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. В результате большой работы по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3500 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор
управленческой документации (ОКУД).
Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и обязаны знать основы законодательства.