Файл: Литература по теме Тема Оформление управленческой документации.pdf

11
Все правила по документационному обеспечению управления
включены в основные положения государственного стандарта
ГСДОУ.
Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и, в конечном итоге, совершенствование работы аппарата управления.
Составными компонентами ГСДОУ являются следующие:
 Единые правила составления и оформления документов по РФ.
 Рациональные принципы документооборота.
 Единые правила создания учетно-справочной системы.
 Формы и методы контроля исполнения документов.
 Правила составления номенклатуры дел.
 Принципы формирования дел.
 Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию.
Основные нормативные документы имеют ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности. Так, например, в приложениях к
ГСДОУ содержится
«Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ)». В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.
Вопрос 7. Нормативные акты и инструктивные материалы.
Общее делопроизводство в России регламентируют следующие нормативные акты и инструктивные материалы:
1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.:
«Стандарты», 1991.
2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
(последняя редакция от 18.12.2018 –- ФЗ № 472).
3. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (взамен ФЗ от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ)» (с изменениями от 1 июля 2011 г., 10 июля 2012 г., 5 апреля, 2 июля 2013 г., 12 марта, 28 июня 2014 г., 30 декабря 2015 г., 23 июня 2016 г.).

12 4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно- распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт вводится взамен ГОСТ Р 6.30-2003. Введен в действие с 1.07. 2018 г.
5. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477) (с дополнениями от 7 сентября 2011 г., 26 апреля
2016 г.).
6. ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007. «Информация и документация.
Управление документами. Общие требования».
7. ГОСТ ISO 216:2007 Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы. Ряды А и В и указание машинного направления (Взамен: ISO 216:1975, последняя редакция от
2016 г.).
8. ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Введен с 01.01.1964 г. (дата последнего изменения
10.04.2018).
9. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден приказом Росстандарта от
17.10.2013 № 1185-ст взамен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введен в действие с 1 марта
2014 г.).
10. Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (принят ГД ФС РФ 23.11.1994) (ред. от
03.07.2016).
Вопросы для самопроверки:
1. Что такое документ?
2. Что такое делопроизводство?
3. Какова основная функция документа?
4. Как можно классифицировать документы?
5. Что может выступать носителем документа?
6. Что такое система документации?
7. Чем занимается стандартизация и унификация?
8. Назовите основные нормативные документы в области делопроизводства.
9. Перечислите свойства документов.
10. Перечислите функции документов.

13
Литература по теме:
1. http://classifikators.ru/okud
– Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
2. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия,
2014. – 220 с. – (серия «Непрерывное образование»).
3. ГОСТ Р 7.0.97-2016
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно- распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
. Стандарт вводится взамен ГОСТ Р 6.30-2003. Введен в действие с 1.07. 2018 г.
4. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: учебник / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачёв, О.А. Мухаметшина. – М.:
Юнити-Дана, 2015. – 391 с. – режим доступа http://biblioclub.ru
5. Янковая В.Ф. Вид и разновидность документа. Классификация управленческих документов / Справочник секретаря и офис-менеджера, март 2011.

14
Основные понятия:
 Документ.
 Реквизит документа.
 Постоянный реквизит.
 Переменный реквизит.
 Бланк документа.
 Электронный документ.
 Электронная цифровая подпись.
 Шаблон документа.
Вопрос 1. Оформление документов.
Документ выступает носителем информации. В Федеральном законе закреплено следующее определение документа.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.
Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно- распорядительная документация.
Требования к оформлению документов». Его требования являются рекомендательными и распространяются на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Большинство из этих документов являются официальными.
Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию занимают служебные
(управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

15
Управленческие документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
 регламентации деятельности (уставы, положения, правила, инструкции…);
 распорядительной деятельности (приказы, решения постановления, …);
 накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады...);
 передачи информации (письма, телеграммы, факсы...).
Для управленческой деятельности важна юридическая сила документа.
Юридическая сила документа – это свойство официального
документа, сообщаемая ему действующим законодательством,
компетенцией издавшего его органа и установленным порядком
оформления.
Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. К числу наиболее юридически
значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и
регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы
согласования и утверждения.
Вопрос 2. Реквизиты документов: постоянные и переменные.
Реквизит
документа
–
это
обязательный
элемент
официального документа.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов.
Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа.
Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами.
Постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом.
Переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает систему реквизитов – элементов оформления официального документа (табл. 1).

16
Таблица 1.
Перечень реквизитов документов
Наименование реквизита
Код
реквизита
Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской
Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)
01
Эмблема
02
Товарный знак (знак обслуживания)
03
Код формы документа
04
Наименование организации - автора документа
05
Наименование структурного подразделения - автора документа
06
Наименование должности лица - автора документа
07
Справочные данные об организации
08
Наименование вида документа
09
Дата документа
10 регистрационный номер документа
11
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
12
Место составления (издания) документа
13
Гриф ограничения доступа к документу
14
Адресат
15
Гриф утверждения документа
16
Заголовок к тексту
17
Текст документа
18
Отметка о приложении
19
Гриф согласования документа
20
Виза
21
Подпись
22
Отметка об электронной подписи
23
Печать
24
Отметка об исполнителе
25
Отметка о заверении копии
26
Отметка о поступлении документа
27
Резолюция
28
Отметка о контроле
29
Отметка о направлении документа в дело
30
Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов. Обязательными реквизитами документа являются название организации, составившей документ, название документа (исключение составляют письма), заголовок текста, дата, индекс, текст, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

17
Вопрос 3. Правила оформления реквизитов.
Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Наименование организации составителя документа должно полностью соответствовать официальному названию организации.
Указывается полное и сокращенное название организации. Если имеется вышестоящая организация, то над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, в процессе их подготовки и должно соответствовать их содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т.д.).
Заголовок к тексту должен отвечать на вопрос «о чем?». В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об»).
Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5
(справки) создаются без заголовка.
Дата обеспечивает юридическую силу документа. Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа.
Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя арабскими цифрами, год
– четырьмя
(ДД.ММ.ГГГГ). Если цифра одна, то перед ней обязательно ставится 0.
Или словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г.
Регистрационный номер документа это его цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Для внутренних документов – это обычно порядковый номер с начала года, в учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года.
Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с межстрочным интервалом 1-1,5 строки.
Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 от левого края.
Подпись – обязательный реквизит, который состоит из указания должности (полной или сокращенной), непосредственно росписи и ее расшифровки. Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи выравнивается по правому краю. Инициалы печатаются без пробела.

18
Вопрос 4. Схема расположения реквизитов в документе.
Размещаются реквизиты в документе в соответствии с ГОСТ Р
7.0.97-2016. Схема расположения реквизитов углового бланка приведена на рис. 1.
Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате A4
углового бланка
Каждый документ можно разделить на три основные части:
 заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);