Файл: Договора и их виды, как одна из форм организации коммерческой деятельности по работе с контрагентами на примере ООО «28 мая».pdf

Обязательно в договоре поставки ООО «28 мая» предусмотрено ответственность поставщика за несоблюдение следующих условий:

• недопоставка и недоставка товара;
• нарушение ассортимента товаров;
• поставка некачественного товара;
• поставка некомплектного товара.

Также в договорах отражены обязательства ООО «28 мая» перед поставщиком:

• ответственность за приемку товара;
• за соблюдения расчетной дисциплины.

Учет исполнения договоров поставки осуществляется заместителем директора. На основании сопроводительных документов, фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиком договоров. Полученная информация о ходе выполнения договора поставки позволяет организации принять своевременные меры воздействия на поставщика.

Для успешного выполнения контроля над поставками в ООО «28 мая» разработан ряд процедур, предусматривающих:

- порядок и форму доведения условий договора до всех подразделений;

- проведение анализа содержания договора;

- планирование с учетом принятых договорных обязательств;

- проведение анализа документов, содержащих данные о выполнении условий договоров;

- порядок выявления соответствующих нарушений условий договоров и применение экономических, организационных, правовых мер.

В ООО «28 мая» при составлении договоров используется типовая форма. В ходе ее анализа выявлены следующие недостатки:

- в договоре не указаны периоды поставки товара (разовая, партиями, по графику), а также отсутствует обязательный пункт о том, что досрочная поставка может быть произведена только с согласия покупателя;

- в договоре не определен момент перехода права собственности на товар;

- целесообразно включить в договор пункт о том, что если поставщик пропустил оговоренный срок поставки, а просроченная поставка не интересует покупателя, покупатель вправе, уведомив поставщика, отказаться от принятия товаров, поставка которых просрочена;

- если транспортные расходы включены в стоимость товара, покупателю необходимо позаботиться о том, чтобы в договоре поставки было указано, каким транспортом производится поставка, иначе, поставщик сам сделает выбор, что может привести к неоправданным затратам;

- в договоре поставки должны быть указаны требования к таре и упаковке, в которой производится поставка продукции, и к их возврату, а также их стоимость многооборотной тары и упаковки.

Необходимо отметить, что в связи «торговая организация – поставщик» основная ответственность за контроль лежит на поставщике, а для торговой организации остается лишь функция контроля различных параметров передаваемых ей товаров.

Нарушения условий поставок касаются, в основном, сроков и их объемов.

2.3.Рекомендации по совершенствованию договорной работы ООО «28 мая»

Система договорной работы ООО «28 мая» должна максимально предотвращать риски экономических потерь. Видится, что она должна включать как минимум следующие блоки:

1. Выработка процедур ведения договорной работы;

2. Разработка стандартов подготовки документов;

3. Сбор информации о контрагентах;

4. Юридическая проработка договоров;

5. Учет технических аспектов оформления договоров;

6. Автоматизация договорной работы.

1. Выработка процедур:

Договорная работа - это процесс, состоящий из множества отдельных операций. Невозможно эффективно им управлять, если неизвестно, из каких операций он состоит, какова их последовательность, кто и в какие сроки ответственен за выполнение каждой операции.

Поэтому основой эффективной договорной работы является так называемая «карта» операций, которая и описывает все вышеуказанные элементы. Надлежащая проработка этого блока устраняет риски отсутствия ответственного лица, дублирования ответственности, нарушения сроков выполнения стандартных операций, пропуска важных, но не очевидных на первый взгляд действий.

2. Разработка стандартов документов.

При частом повторе операций нужно стандартизировать процесс подготовки важных документов.

В рамках договорной работы к числу таковых относятся: письма контрагентам (в том числе претензии); формы запросов информации, анкет, актов приема-передачи документов; списки документов и информации, которые необходимо запросить у контрагента; формы заявлений в государственные органы и т. п. Проработка данного блока системы договорных отношений исключает необходимость повторно готовить типовые документы, а также позволяет четко знать, от кого, кому и какую значимую информацию нужно получать и передавать в рамках поддержания договорных отношений.

3. Сбор информации.

Рекомендации по созданию системы оценки поставщиков предложены ниже.

4. Юридическая проработка договоров.

Недостаточное внимание к юридическому содержанию договора влечет за собой множество негативных последствий, например, невозможность взыскать оплату за поставленный товар, выполненные работы или оказанные услуги.

Оформляя договор, необходимо исходить из допущения, что в рамках спора с контрагентом он, возможно, будет рассмотрен в суде  - последнем рубеже защиты прав и интересов. Категорически не рекомендуется использовать «типовые» формы договоров, скачанные из Интернета или справочных правовых систем, поскольку они не только не помогут в случае появления разногласий с контрагентом, но и с большой долей вероятности навредят. Важные для предприятия сделки в обязательном порядке должны оформляться юристом - это заложит прочный фундамент договорных отношений. Стоит помнить, что качественная работа предполагает учет не только «буквы закона», но и актуальной судебной практики, о которой опытные юристы хорошо осведомлены.

5. Оформление договоров.

Даже само фактическое оформление договора как документа тоже имеет ряд аспектов, недостаточное внимание к которым может повлечь негативные последствия. Например, в многостраничном договоре можно заменить листы с невыгодными условиями и выдать этот экземпляр за подлинный и единственно верный. Договор может быть «подписан по факсу», нередки и ситуации, когда контрагент использовал факсимиле подписи руководителя и впоследствии оспорил документ. Надлежащее внимание к техническим деталям оформления договора позволяет предотвратить подделку как договора в целом, так и отдельных его частей, а также избежать споров о его действительности. В связи с этим, совершенно необходимо, чтобы ответственные за оформление договора сотрудники предприятия знали все существенные аспекты этого блока договорной работы и умели выявлять и предотвращать недобросовестные действия контрагентов по «доработке» документа.

6. Автоматизация договорной работы.

С целью автоматизации договорной работы предлагается ООО «28 мая» приобрести и внедрить универсальный программный продукт «Респект: Учет договоров» для организации системы договорной работы на предприятии. Программа автоматизирует учет договоров, и позволяет интегрировать ведение договоров в планово-финансовый контур предприятия.

Рассмотрим основные возможности, которые предоставляет программа для ведения договорной работы на предприятии.

1. Согласование договоров.

Ответственный за согласование договоров, формирует в программе лист согласования и передает его в соответствующие подразделения для согласования. Затем информация о согласовании регистрируется в карточке договора.

Печатная форма листа согласования может быть произвольной.

2. Подготовка договоров.

На стадии подготовки договоров, программа позволяет зафиксировать всю необходимую информацию о контрагенте, с которым будет заключен договор. А так же отразить в карточке договора информацию о преддоговорных соглашениях с возможными контрагентами.

При работе с большим количеством типовых договоров, есть возможность один раз настроить систему договорной работы и в дальнейшем значительно упростить процедуры подписания договоров, за счет формирования пакета типовых бланков документов

Из карточки проекта договора можно формировать предварительные документы: коммерческие предложения, рамочные соглашения, соглашения о намерениях и т.д.

Журнал договоров, позволяет организовать систему плановой работы в рамках договорной кампании, при большом количестве потенциальных контрагентов.

3. Формирование бланков договоров.

Гибкий механизм формирования бланков документов позволяет без лишних усилий формировать бланки документов используя обычные текстовые редакторы Microsoft Word или OpenOffice Writer.

При этом есть возможность задать группы бланков документов, в зависимости от типов заключаемых договоров.

4. Ведение журнала договоров.

Система позволяет вести реестр договоров в удобной для пользователя форме, а так же формировать необходимые в работе выборки договоров.

Журнал договоров в полной мере может заменить все остальные реестры договоров на предприятии. Удобный механизм отбора данных позволит формировать все необходимые реестры из одного места, при этом будут доступны все необходимые данные по договорам.

Помимо электронного варианта журнала, в программе есть возможность сформировать печатную форму реестра договоров.

5. Планирование исполнения по договорам.

Программа «Респект: Учет договоров» обладает эффективным механизмом планирования. Планирование производится в разрезе платежей и исполнению по договорам.

Есть возможность сформировать готовые выборки для соответствующих служб предприятия. План - график платежей для бухгалтерии, осуществления своевременных платежей по договорам покупки. План - график исполнения для снабжения для выполнения своевременных работ и поставок по договорам продажи.

6. Анализ результатов договорной работы.

Система формирования отчетных данных, позволят при анализе работы получать выборку по произвольным реквизитам, указанным в карточке договора. Гибкость системы формирования отчетов позволяет сделать предопределенные настройки для быстрого доступа к необходимым данным.

При необходимости отчеты могут быть сохранены в формате Excel для последующего анализа и оформления.

Помимо линейной оценки договорной работы с помощью системы отчетов. В программе есть возможность задавать систему взаимосвязи между договорами (один ко многим), что позволяет решать следующие задачи:

• установление связи между договорами;
• взаимосвязь между линейными продажами и договором с поставщиком;

При формировании отчетов можно делать группировку и отбор только по связанным договорам.

Кроме формирования бланков документов, система позволяет сохранять все сопутствующие документы в карточке договора. Тем самым значительно облегчается поиск смежных с договором документов различными службами предприятия.

Внутри карточки договора в виде файлов могут быть сохранены, например:

• отсканированные оригиналы договоров;
• схемы и спецификации;
• табличные документы;
• документы произвольного содержания.

Интеграция в учетную систему позволяет объединить плановые данные модуля «Респект: Учет договоров» и фактические данные отраженные в 1С:Бухгалтерии. Программа позволяет объединить данные по платежам со счетов бухгалтерского учета и данные о плановых платежах из календарного плана карточки договора. Аналогично для плана исполнения и данных по документам реализации и поступления товаров и услуг.

Гибкая система отчетов позволяет отразить в одном отчете «ведомость план-факт» получить различные виды группировок при сопоставлении плановых и фактических данных, а так же выбрать данные по произвольному отбору. Система позволяет контролировать не только отклонения действий контрагента, но и отклонения от графиков договора внутренних служб предприятия.

С целью оптимизации договорной работы предлагается также следующая система оценки поставщиков ООО «28 мая» (табл. 6).

По результатам работы за определенный период анализируется работа поставщиков, проставляются баллы по выбранным критериям, и составляется таблица сравнительных характеристик поставщиков по всем категориям товаров. По результатам рейтинга поставщиков определяется направление работы с поставщиком. Максимальное количество баллов 85.