Файл: Лабораторная работа 1 Знакомство с Access. Создание таблиц.pdf

6. В диалоговом окне Добавление таблиц выберите таблицу Клиенты и щелкните на кнопке Добавить, а затем - на кнопке Закрыть.
7. Чтобы перенести нужные поля в бланк запроса, необходимо по ним дважды щелкнуть левой кнопкой мыши (рис. 4).
Рис. 4. Создание запроса в режиме Конструктора
8. Чтобы отсортировать записи в поле Название компании в алфавитном порядке, необходимо в раскрывающемся списке строки Сортировка выбрать пункт по возрастанию.
9. Сохраните запрос с именем «Адреса клиентов».
10. Самостоятельно создайте запрос «Дни рождения», в котором можно будет просмотреть дни рождения сотрудников.
11. Допустим, мы хотим узнать, у кого из сотрудников день рождения в текущем месяце, например в апреле. Для этого откройте запрос в режиме Кон­
структора.
17

12. В строке Условие отбора для поля «Дата рождения» введите значе­
ние *.04.*. В данной записи * означают, что дата и год рождения могут быть любыми, а месяц 4-м (т. е. апрель). После этого окно запроса должно выглядеть так, как оно представлено на рис. 5.
Рис. 5. Создание запроса
13. Закройте Конструктор и просмотрите полученный результат. Если в запросе Дни рождения нет ни одной записи, значит, в таблице Сотрудники нет ни одного человека, родившегося в апреле. Добавьте в таблицу Сотрудники не­
сколько человек, родившихся в апреле, и посмотрите, как изменится запрос. За­
просы автоматически обновляются при каждом открытии.
14. Если нам нужно узнать, кто из сотрудников родился в мае, то придет­
ся создать новый запрос или изменить условие в существующем запросе Дни
рождения. Данная процедура является неудобной и занимает много времени.
Если приходится часто выполнять запрос, но каждый раз с новыми значениями условий используют запрос с параметром. При запуске такого запроса на экран
18

выводится диалоговое окно для ввода значения в качестве условия отбора. Что­
бы создать запрос с параметром, пользователю необходимо ввести текст сооб­
щения в строке Условие отбора бланка запроса (рис. 6).
Рис. 6. Создание запроса с параметром
15.
Запись Ыкв[Введите дату] означает, что при открытии запроса поя­
вится диалоговое окно (рис. 7) с текстом «Введите дату» и полем для ввода условия отбора. Если ввести условие *.04.*, то в запросе появится список со­
трудников, родившихся в апреле. Запустите запрос еще раз и введите значение
*.05.*, посмотрите, как изменился запрос.
Рис. 7. Окно для ввода условия отбора
19

16. Измените запрос «Телефоны» так, чтобы при его запуске выводилось диалоговое окно с сообщением «Введите фамилию». Поскольку в запросе нуж­
но вывести конкретную фамилию, в условии отбора слово Like писать не надо.
17. Измените запрос «Телефоны» так, чтобы при его запуске запрашива­
лись не только фамилия, но и имя сотрудника.
18. Самостоятельно создайте запрос «Выполненные заказы», содержащий следующие сведения: фамилия и имя сотрудника, название компании, с кото­
рой он работает, отметка о выполнении и сумма заказа. Данные запроса возь­
мите из нескольких таблиц.
19. В условии отбора для логического поля Отметка о выполнении вве­
дите Да, чтобы в запросе отображались только выполненные заказы.
20. Сделайте так, чтобы столбец Отметка о выполнении не выводился на экран.
21. Создайте запрос Сумма заказа, в котором будут отображаться заказы на сумму более 50 000 руб.
22. Измените запрос, чтобы сумма заказа была от 20 000 до 50 000 руб.
Для данных запросов в условии отбора можно использовать операторы сравне­
ния >, <, =, >=, <=, < > и логические операторы And, Or, Not и др.
23. Иногда в запросах требуется произвести некоторые вычисления, на­
пример посчитать подоходный налог 13 % для каждой сделки. Для этого от­
кройте запрос Сумма заказа в режиме Конструктора.
24. В пустом столбце бланка запроса щелкните правой кнопкой мыши на ячейке Поле и в появившемся контекстном меню выберите команду Постро­
ить. Перед вами появится окно Построитель выражений (рис. 8), который состоит из трех областей: поля выражения, кнопок операторов и элементов выражения. Сверху располагается поле выражения, в котором оно и создается.
Вводимые в это поле элементы выбираются в двух других областях окна По­
строителя.
20

25. В левом списке откройте папку Запросы и выделите запрос Сумма за­
каза. В среднем списке выделите поле Сумма и нажмите кнопку Вставить.
Идентификатор этого поля появится в поле выражения Построителя.
26. Щелкните на кнопке * и введите 0,13 (см. рис. 8). Таким образом, мы посчитаем подоходный налог 13 %.
Рис. 8. Построитель выражений
27. Нажмите кнопку ОК, после чего в ячейке свойства Поле появится зна­
чение «Выражение1: [Сумма]*0,13».
28. Замените Выражение 1 на Налог и закройте Конструктор.
29. Откройте запрос и посмотрите, что у вас получилось.
30. Используя Построитель выражений, добавьте в запрос Сумма заказа поле Прибыль, в котором будет вычисляться доход от заказа (т. е. сумма минус налог).
31. Создайте запрос Менеджеры, с помощью которого в таблице Со­
трудники найдите всех менеджеров фирмы.
32. Покажите работу преподавателю.
21

Контрольные вопросы
1. Для чего предназначены запросы?
2. Какие виды запросов вы знаете?
3. С помощью чего можно создавать запросы?
4. Для чего используют запрос с параметром?
5. Как можно сделать вычисления в запросах?
6. Что означает запись в условии запроса « =50»?
7. Можно ли создавать запросы на основе нескольких таблиц?
22

Лабораторная работа № 4
Использование форм в базе данных
Формы - это объекты базы данных, предназначенные для просмотра дан­
ных из таблиц и запросов, для ввода данных в базу, корректирования сущест­
вующих данных и выполнения заданных действий. Форма может содержать графики, рисунки и другие внедренные объекты.
Можно вносить данные в таблицы и без помощи каких-либо форм. Но существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу:
15) при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных);
16) разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хра­
нящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;
17) вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в ок­
не формы отображается, как правило, одна запись таблицы;
18) в большинстве случаев информация для баз данных берется из бу­
мажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т. д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшает­
ся количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.
Создавать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов с по­
мощью Мастера, используя средство автоформы, «вручную» в режиме Конст­
руктора, сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора. Рассмотрим некоторые из перечисленных способов.
1. Выполните команду: вкладка ленты Создание ^ панель инструментов
Формы ^ Другие формы ^ Мастер форм.
2. В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы (запросы) и по­
ля, которые будут помещены в форму. Щелкните по кнопке Далее.
23

3. В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид фор­
мы, стиль, задайте имя формы. Щелкните по кнопке Готово.
4. С помощью Мастера создайте формы Сотрудники, Клиенты, Заказы,
Менеджеры.
5. Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктора. Этот режим предназначен для создания и редактирования форм.
6. Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и цвет текста.
7. В заголовок формы добавьте текст Сотрудники фирмы.
8. В примечание формы добавьте объект Кнопка (вкладка ленты Конст­
руктор ^ панель инструментов Элементы управления).
9. После того как вы «нарисуете» кнопку указателем, на экране появится диалоговое окно Создание кнопок (рис. 9).
Рис. 9. Создание кнопок на форме
10. В категории Работа с формой выберите действие Закрытие формы и нажмите кнопку Далее.
11. Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке.
12. В последнем диалоговом окне Мастера кнопок задайте имя кнопки и нажмите Готово.
24

13. Мастер кнопок написал для данной кнопки процедуру на языке Mi­
crosoft Visual Basic. Просмотреть процедуру обработки события можно с по­
мощью команды Обработка событий контекстного меню кнопки.
14. Самостоятельно создайте кнопки Выход из приложения, Поиск записи,
Удаление записи.
15. Иногда на форме требуется разместить несколько страниц, содержа­
щих данные из различных источников, справочную или вспомогательную ин­
формацию. Для этой цели можно использовать набор вкладок.
16. Создайте пустую форму.
17. Для добавления к форме набора вкладок щелкните по кнопке Вкладка на панели инструментов Элементы управления. Сначала добавятся только две вкладки с формальными именами Вкладка 1 и Вкладка 2.
18. Добавьте еще одну вкладку.
19. Переименуйте ярлычки вкладок так, чтобы на них отображались на­
звания данных, которые будут в них располагаться: Сотрудники, Менеджеры,
Помощь.
20. Перейдите на вкладку Сотрудники и перетащите на нее мышкой из базы данных форму Сотрудники.
21. Аналогичным образом поместите форму Менеджеры на вкладку Ме­
неджеры.
22. На вкладку Помощь поместите некоторые советы по работе с базой данных.
23. Данную форму сохраните с именем Сотрудники фирмы.
24. В Microsoft Access можно создавать кнопочные формы. Они содержат только кнопки и предназначены для выбора основных действий в базе данных.
Для создания кнопочной формы необходимо на вкладке ленты Работа с база­
ми данных выбрать команду Диспетчер кнопочных форм.
25. Если кнопочной формы в базе данных нет, то будет выведен запрос на подтверждение ее создания. Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения.
25

26. Перед вами появится Диспетчер кнопочных форм, в котором щелкни­
те по кнопке Создать.
27. В диалоговом окне Создание (рис. 10) введите имя новой кнопочной формы и нажмите ОК.
Рис. 10. Задание имени кнопочной формы
28. Имя новой кнопочной формы добавится в список Страницы кнопоч­
ной формы окна Диспетчер кнопочных форм (рис. 11). Выделите имя новой кнопочной формы и щелкните по кнопке Изменить.
Рис. 11. Диспетчер кнопочных форм
29. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Изменение элемента кнопочной
формы (рис. 12).
Рис. 12. Создание кнопок на форме
26

30. В поле Текст введите текст подписи для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите команду из раскрывающегося списка в поле Команда.
В поле Форма выберите форму, для которой будет выполняться данная команда.
31. Аналогичным образом добавьте кнопки Клиенты, Заказы, Выход.
32. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите имя вашей кнопочной формы и щелкните по кнопке По умолчанию.
Рядом с названием кнопочной формы появится надпись «(по умолча­
нию)».
33. Чтобы закончить создание кнопочной формы, щелкните по кнопке За­
крыть.
34. В результате должна получиться форма, представленная на рис. 13.
Рис. 13. Главная кнопочная форма
35. Добавьте в форму какой-нибудь рисунок.
36. Для того чтобы главная кнопочная форма появлялась на экране при запуске приложения, необходимо в главном меню нажать на кнопку Парамет­
ры Access (рис. 14). Для текущей базы данных установите форму просмотра -
«кнопочная форма».
27

Рис. 14. Задание параметров Access
37. Покажите работу преподавателю.
Контрольные вопросы
1.
Для чего предназначены формы?
2.
Почему форма является незаменимым средством в БД?
3.
С помощью чего можно создавать формы?
4.
На основе чего можно создавать формы?
5.
Как создать кнопку на форме?
6.
Как можно разместить несколько таблиц и запросов на одной форме?
7.
Как создать главную кнопочную форму?
28

Лабораторная работа № 5
Создание отчетов
Отчеты предназначены для вывода информации на печать. Часто данные в них располагаются в табличной форме. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графи­
ческие элементы.
Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:
19) с помощью Мастера отчетов;
20) на основе таблиц или запросов;
21) в режиме Конструктора.
1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание ^ панель инструментов Отчеты ^ Мастер отчетов.
2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).
3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов (рис. 15) пере­
местите все доступные поля в область «выбранные поля».
Рис. 15. Мастер отчетов
29

4. С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения. В каче­
стве источника данных используйте таблицу Сотрудники.
5. Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните коман­
ду: вкладка ленты Создание ^ панель инструментов Отчеты ^ Наклейки.
6. В появившемся диалоговом окне (рис. 16) укажите размер наклейки, систему единиц, тип наклейки и нажмите кнопку Далее.
Рис. 16. Диалоговое окно Создание наклеек
7. На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет текста и начертание. Нажмите кнопку Далее.
8. Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например,
Название компании, Адрес, Телефон и Факс. Если на каждой наклейке требует­
ся вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.
9. При необходимости измените название отчета с наклейками и нажми­
те кнопку Готово.
10. Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запус­
тите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма
заказа.
30