Файл: Документ (лат documentum свидетельство, доказательство) это зафиксированная на материальном носителе информация. Бухгалтерским документом.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 07.12.2023
Просмотров: 43
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Документ (лат. documentum - свидетельство, доказательство) – это зафиксированная на материальном носителе информация.
Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение.
Первичный бухгалтерский документ – это документ, который составляется в момент совершения операции и является первым свидетельством хозяйственной операции.
Первичные бухгалтерские документы подразделяются на:
1. Расчетные - включают требования или поручения организаций на перечисление денежных средств в безналичном порядке за отпущенные товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги (платежные поручения, платежные требования-поручения, аккредитивы).
2. Денежные - показывают движение денежных средств (чеки, банковские выписки, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег).
3. Материальные - отражают наличие и движение средств и предметов труда (акты сдачи-приемки и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, счета-фактуры, накладные).
К оформлению и содержанию документов предъявляются особые требования. В России действуют единые государственные правила, определяющие порядок их составления, хранения, требования, которым они должны отвечать. Эти правила и требования установлены Законом о бухгалтерском учете и Положением о документах и записях в бухгалтерском учете:
1) документы должны содержать все необходимые показатели – обязательные реквизиты;
2) кроме обязательных реквизитов, документы могут содержать и другие, например, адреса и наименование сторон, участвующих в совершении операции;
3) документы, оформляющие денежные, материальные и расчетно-кредитные операции, должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия;
4) документы должны составляться своевременно, т. е. в момент совершения операции;
5) записи в документах делаются чернилами, шариковой ручкой или химическим карандашом, а также на пишущих машинах (ПЭВМ и других);
6) исправления в документах должны быть сделаны по правилам;
7) в денежных документах сумма указывается и цифрой, и прописью. В них не допускается вообще никаких исправлений, даже оговоренных и подписанных, – документ переписывается заново;
8) во всех документах текст, цифры и подписи должны быть разборчивыми;
9) документы, составленные с нарушением установленных правил и не отвечающие предъявляемым к ним требованиям, юридической силы не имеют;
10) в бухгалтерском учете все шире применяются средства механизации и автоматизации. Поэтому документы, заполняемые с помощью машин, должны отвечать требованиям механизированного их заполнения и дальнейшей обработки;
11) первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями, налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Изъятие документов оформляется актом (протоколом) изъятия;
12) особые требования предъявляются к документам на магнитных носителях (лентах). В таких документах необходимы следующие обязательные реквизиты: наименование и место нахождения организации – создателя документа на магнитном носителе, дата записи, код оператора и др.
Обязательные реквизиты должны присутствовать в каждом первичном документе. К ним относятся:
- наименование документа (формы);
-код формы - семизначный номер документа в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Как правило, он печатается в правом верхнем углу бланка;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
- наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления;
- личные подписи этих работников и их расшифровки.
. Проверка осуществляется следующими способами:
- формальная проверка;
- проверка по существу;
- арифметическая проверка;
- встречная проверка.
Формальная проверка - проверка правильности использования бланка первичного документа, унифицированной формы, и полноты заполнения реквизитов. При формальной проверке необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа: оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным.
Проверка по существу (по содержанию) устанавливает законность, правильность и целесообразность совершения хозяйственной операции.
Согласно правилам ведения бухгалтерского учета, первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку оприходования и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься.
Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты сумм итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.
Встречная проверка - это сопоставление одних документов с другими. Например, расчетно-платежная ведомость по заработной плате с табелями отработанного времени; отчет кассира за рабочий день с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами и так далее.
Проверенные первичные документы подлежат обработке, которая состоит их следующих этапов:
- таксировка;
- группировка;
- котировка;
- гашение.
Таксировка - проведение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в поступающих документах, так как некоторые поступающие в бухгалтерию документы имеют натуральные показатели. При таксировке документов указывают цены и сумму.
Таксировка - перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Если в документах указаны трудовые измерители (часы, рабочие дни), то количество умножают на стоимость единицы времени. Например, начисление заработной платы по табелям отработанного времени.
Группировка - это подбор документов по определенным признакам, Отражающим однородные по экономическому содержанию хозяйственные Операции (по кассе, расчетному счету и др.).
Контировка - указание в первичных и сводных документах номеров бухгалтерских счетов, на которых по дебету и кредиту должна быть отражена сумма хозяйственной операции. Для этих целей во многих первичных учетных документах отводится специальное место (в авансовом отчете, приходном и расходном кассовых ордерах, кассовой книге и др.). Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в его конце.
Контировка - это принятые в бухгалтерском учете обозначения дебетуемого и кредитуемого счетов и сумм на документах.
Гашение - отметка на документах об их использовании путем проставления штампа «получено», «оплачено» или «погашено».
Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений.
Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. По существу, они являются носителями данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов.Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
К регистрам бухгалтерского учета относятся:
- оборотные ведомости по учету товарно-материальных ценностей и основным
средствам;
- по учету нематериальных активов;
- материальные отчеты;
- сличительные ведомости по инвентаризации;
- сводные ведомости;
- журналы ордера и другие документы.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внёсшего исправления, с указанием даты исправления.
Документооборот – это путь движения документов через все стадии обработки, начиная с момента выписки документов и кончая сдачей их на хранение в архив.
Стадии, которые проходят документы, можно условно разделить на следующие этапы:
1) выписка документов;
2) проверка документов;
3) прием документов;
4) обработка документов;
5) отражение операций, оформленных документами на бухгалтерских счетах;
6) сдача на хранение и хранение документов.
На каждом предприятии (в организации, учреждении) к организации документооборота предъявляются определенные требования. К основным требованиям по организации документооборота относятся:
1) выбор рациональных форм, типов и видов необходимых документов;
2) проверка правильности документов при их составлении и после выписки со стороны бухгалтерии;
3) установление сроков сдачи документов в бухгалтерию всеми подразделениями предприятия, сроков их обработки в бухгалтерии, на ПЭВМ;
4) разработка маршрутов следования (движения) документов с указанием сроков следования по промежуточным пунктам маршрута и сроков прибытия каждого экземпляра документа в свой конечный пункт;
5) установление графиков (очередности) движения документов;
6) разработка схем документооборота;
7) ответственность отдельных оперативных и учетных работников за своевременное движение документов.
График документооборота — это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).
За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым работником бухгалтерии предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.
Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.
В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации, не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
Номенклатура дел подписывается составителем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура дел составляется как минимум в трёх экземплярах: один хранится в деле, второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами, третий передаётся в архив предприятия.
Номенклатура дел имеет строго установленную форму и пять обязательных граф
Номенклатура дел имеет строго установленную форму и пять обязательных граф (Приложение № 1).
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Приме-чание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Графы номенклатуры дел имеют свои правила заполнения.
Графа 1. Каждое дело, заголовок которого включен в номенклатуру, имеет свой индекс, который состоит из индекса структурного подразделения (это порядковый номер бухгалтерии в штатном расписании) и порядкового номера дела в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Графа 2. «Заголовок дела (тома, части)».
Порядок расположения заголовков дел внутри раздела номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Дела бухгалтерии обычно распределяются в следующей (примерной) последовательности:
- документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности;