Образовательная автономная некоммерческая организация

высшего образования
«МОСКОВСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ»

Факультет «Строительства и техносферной безопасности»

Направление подготовки: 27.03.04 Управление в технических системах

ОТЧЁТ ПО ПРАКТИКЕ

обучающегося группы ____________ _______________________

шифр и № группы фамилия, имя, отчество обучающегося


Место прохождения практики:

Образовательная автономная некоммерческая организация высшего образования «Московский открытый институт»

(полное наименование организации)
Срок прохождения практики: с «___» _______ 20__ г.

по «__» ________ 20__ г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Вид практики: Производственная практика.

Тип практики: Практика, направленная на приобретение профессиональных навыков и профессионального опыта.

Место прохождения практики: Филиал ФКУ «Налог-Сервис», ФНС России в Чукотском АО, 689000 г. Анадырь.

Целью практики для приобретения профессиональных навыков и опыта профессиональной деятельности является формирование у студентов профессиональных навыков и опыта профессиональной деятельности в сфере управления.

Задачи практики:

1. 
   Предложить мероприятия по разработке систем автоматизированного документооборота организации.
   
2. 
   Разработать и установить требования к типам и характеристикам данных, необходимых для функционирования АСУП.
   
3. 
   Спроектировать информационную модель данных АСУП, осуществить стандартизацию документооборота и характеристик информации.
   
4. 
   Разработать мероприятия по формированию требований к структуре, содержанию и оформлению эксплуатационной документации.
   
5. 
   Отработать навыки проверки технической и эксплуатационной документации АСУП.
   
6. 
   Осуществить контроль результатов опытной эксплуатации АСУП.
   

---

1. МЕРОПРИЯТИЯ ПО РАЗРАБОТКЕ СИСТЕМ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ

Автоматизация документооборота является аспектом делопроизводства, итогом увеличения объёма форменной документации, сопровождающей каждую деятельность организации. Автоматизированная система или система электронного документооборота (СЭД) содействует административный процесс и позволяет автоматизировать обработку документов. Его целью являются не только электронные и бумажные документы, но и деловые проекты, отражённые в их движении.

Автоматизация электронного документооборота организации преследует следующие цели:

1. 
   Сводить к минимуму повседневные операции и сократить объем ручной работы;
   
2. 
   Сформировать единый массив электронных документов и создать удобную систему поиска;
   
3. 
   Сократить и полностью отказаться от бумажных носителей информации;
   
4. 
   Разработка алгоритмов доставки документов по техпроцессам, сопровождение административных процедур;
   
5. 
   Оперативный обмен внутренними документами между сотрудниками и подразделениями;
   
6. 
   Ускорить формирование инструкций и приказов и контролировать их выполнение;
   
7. 
   Планировать распределение рабочего времени сотрудников и контролировать деятельность сотрудников;
   
8. 
   Разработка технологий передачи служебной документации через внешние системы;
   
9. 
   Объедините сценарии рабочего процесса в единый алгоритм.
   

По сравнению с традиционными офисными методами система электронного документооборота имеет множество неоспоримых преимуществ:

1. 
   Повышение производительности благодаря быстрому доступу к документам любой категории;
   
2. 
   Обновление информации;
   
3. 
   Снизить влияние «человеческого фактора»;
   
4. 
   Сократить материальные затраты, связанные с созданием и хранением файлов;
   
5. 
   Создать условия для эффективного взаимодействия между секторами;
   
6. 
   Возможность коллективной обработки официальных документов;
   
7. 
   Уменьшить потребность в персонале;
   
8. 
   Снизить риск потери или искажения информации автоматизировать отчётность;
   
9. 
   Интеграция систем с офисными программами.
   

При этом за счёт внедрения СЭД компания получает не только материальную, но и огромную нематериальную выгоду. Как показывает практика, автоматизация может помочь улучшить понимание официальных документов, укрепить дисциплину и повысить корпоративную осведомлённость сотрудников.

---

Системы управления документами — это, по сути, программное обеспечение, которое позволяет сотрудникам работать с электронными документами (создавать, изменять, искать) и взаимодействовать друг с другом (передавать документы, отправлять уведомления, размещать задачи). Классификация СЭД стала возможной благодаря современным технологиям, используемым в автоматизированном процессе. Обычно выделяют следующие виды систем:

1. Клиент-сервер (основная модель регулирования размещена на отведённом сервере, пользователи коммуницирует с СЭД через специальные интерфейсы, клиентская часть);

2. Работа на основе базы данных (интегрирована с SQL, Oracle и др., информация хранится в базе данных и обрабатывается отдельным модулем);

3. На основе веб-технологий (удалённый доступ к серверу без особых клиентских приложений, позволяющий использовать веб-браузер в качестве пользовательского интерфейса);

4. «Облачные» системы (с использованием серверов хостинг-провайдера).

Среди современных технологий, обеспечивающих эффективное функционирование СЭД, можно выделить:

1. 
   Хранение электронных документов;
   
2. 
   Потоковое сканирование;
   
3. 
   Оптическое распознавание текста;
   
4. 
   Штрих-код;
   
5. 
   Цифровая подпись;
   

6. Полнотекстовый и атрибутивный поиск.

Внедрение автоматизированной системы документооборота происходит в несколько этапов. Любая компания может выполнить некоторые из них самостоятельно. Обычно технические вопросы оставляют на усмотрение интегратора - поставщика СЭД.

Этапы реализации:

1. 
   Определить основные процедуры и процессы;
   
2. 
   Определение технологических требований;
   
3. 
   Формирование критериев отбора;
   
4. 
   Выбрать интегратора;
   
5. 
   Осуществлять управление проектами;
   
6. 
   Документирование.
   

В процессе продвижения СЭД имеет несколько характеристик, отличающих его от других продвижений систем автоматизации:

1. 
   Создание хранилища документов предприятия, разработка его логической структуры и определение терминов политики безопасности;
   
2. 
   Описание процедуры доступа к данным и регламент операционных процедур;
   
3. 
   Основной сложностью для организации для закрепления результатов путём соблюдения условий договора является выбор интегратора СЭД.
   

На рынке существует множество компаний, предлагающих программное обеспечение такого типа, и выбрать его бывает непросто. При выборе программного обеспечения необходимо обратить внимание на его основные характеристики: соответствует ли оно функциональным целям компании, просто ли оно в использовании, является ли оно открытым и адаптируемым.

---

Постепенно реализовать автоматизацию электронного документооборота. Перед внедрением системы необходимо уточнить её назначение. Кроме того, обязательным условием эффективной работы является непрерывный мониторинг результатов внедрения.

Показателями эффективности при выборе подходящей фазы СЭД и её анализе в процессе эксплуатации могут быть:

1. 
   «зрелость» СЭД (количество ошибок в работе из-за недостаточной разработки программного обеспечения или отсутствия обновлений);
   
2. 
   Соответствовать отраслевым стандартам;
   
3. 
   Соответствующие основные требования организации и критическим факторам успеха;
   
4. 
   Уровень тех поддержки при утверждении и эксплуатации
   
5. 
   Масштабируемость (возможность расширении рабочей нагрузки и количества пользователей);
   
6. 
   Наличие пользовательской документации, возможность изменения системных настроек;
   
7. 
   Степень безопасности и засекреченности данных;
   
8. 
   Уровень отказоустойчивости;
   
9. 
   Стоимость обладания (приобретение лицензий, управление, техническая поддержка, модернизация, оборудование и т.д.).
   

Автоматизация документооборота требует временных и финансовых затрат. Их объём зависит от числа автоматизируемых процессов делопроизводства и их основного состояния. Важными критериями являются ресурсы и организационные возможности компании.

Типичный процесс внедрения СЭД можно представить в таблице 1 в виде следующего алгоритма.
Таблица 1. Типовой процесс внедрения СЭД.

Подготовительный этап
1.	Формирование рабочих групп и назначение руководителей проектов
2.	Определить основные цели и задачи СЭД, установить сроки и рассчитать бюджет
3.	Анализ существующих делопроизводственных процессов
4.	Разработать техническое задание
Выбор АСУП
5.	Подписание договоров на поставку и внедрение с интеграторами
Внедрение
6.	Разработка новых правил ведения делопроизводства
7.	Разработка и заполнение справочника
8.	Предварительные испытания
9.	Обучение персонала
Опытная эксплуатация
10.	Издание приказов о вводе в эксплуатацию
11.	Утверждение программы эксплуатации
Анализ результатов
12	Сбор информации для последующего анализа
13.	Оценка СЭД по утверждённым стандартам эффективности
14	Пересмотр программного обеспечения (при необходимости)
15.	Улучшить правила работы
Приказ о вводе СЭД в постоянную эксплуатацию

---

В современной бизнес-среде автоматизация документооборота - это не только средство оптимизации, но и важная необходимость. Жёсткая конкуренция заставляет предпринимателей осваивать и внедрять новые технологии. Это позволяет им опережать конкурентов даже на этапе планирования и принятия стратегических решений. Информационные потоки иногда более ценны, чем материальные. Вот почему не стоит экономить на автоматизации: она приносит реальную, измеримую пользу и экономический эффект.

2. 
   РАЗРАБОТКА И УСТАНОВКА ТРЕБОВАНИЯ К ТИПАМ И ХАРАКТЕРИСТИКАМ ДАННЫХ, НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ АСУП
   

Основной функцией электронного документооборота является предоставление документов в электронном виде для бизнес-процессов.

Регулирование – это широкое научное понятие, которое мотивирует всю деятельность и поэтому имеет методологические характеристики.

В электронном документообороте информация в основном представлена ​​на каждом из его этапов (формирование, передача, приём и обработка электронных документов).

Появление доступных персональных компьютеров и рост глобального Интернета привели к резкому росту рынка СЭД. В настоящее время большинство организаций являются пользователями систем электронного документооборота.

Основные функции СЭД:

1. Общий организационный документооборот;

2. Работа в отделе кадров;

3. Работа регистрационного бюро;

4. Автоматизация деятельности органов управления университета;

5. Автоматизируйте работу с клиентами.

Основные требования, которым должна отвечать система электронного документооборота:

1. Надёжное хранилище файлов и удобный поиск;

2. Поддержка и выполнение делопроизводства;

3. Контролировать своевременное оформление и направление документов;

4. Подготовка аналитических отчётов;

5. Обеспечить информационную безопасность.

Внедрение таких систем в любой организации происходит в несколько этапов. Основная задача здесь — автоматизировать работу отделов, которые вынуждены иметь дело с большим количеством документов и требуют чёткого контроля над всеми материалами. Там наличие системы электронного документооборота даст максимально возможный эффект. Наиболее распространены отделы финансов и кадров.

Внедрение системы электронного документооборота следует начинать с уточнения того, чего организация намерена добиться, начав её использовать. Во-первых, организации необходимо разработать техническое задание, на основании которого необходимо приступить к внедрению такой системы. Часто организации начинают понимать, зачем нужна эта система EDMS,

---

Смотрите также файлы

• Поведение, основывающееся на психопатологических симптомах и синдромах проявлениях тех или иных психических расстройств и заболеваний.docx

• Психокоррекция психокоррекция психокоррекция психокоррекция психокоррекция психокоррекция психокоррекция психокоррекция психокоррекция психокоррекция психокоррекция .docx

• Влияние лазерного излучения на организм человека.docx

• Занятие 2 Студентка группа Преподаватель Пермь 2020 Задание 1.docx

• Oleum, i nмасло oleum Amygdalrumминдальное масло.doc