Добавлен: 07.12.2023
Просмотров: 137
Скачиваний: 8
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Предусмотрено несколько этапов обработки документов:
-
Сбор, приём, передача входящих данных; -
Ввод, обработка данных; -
Вывод полученных документов, передача на контроль и хранение.
Документы, поступающие в отдел, поступают из всех структурных подразделений организации: генерального директора, руководителя отдела, бухгалтерии, отдела кадров. Делопроизводитель анализирует их в соответствии с номенклатурой дел, согласовывает с начальником отдела и начинает вводить в информационную систему.
Пополняющая подсистема дополняет информацию ручным вводом с клавиатуры. Результаты ввода записываются на жёсткий диск базы данных. Ввод документов осуществляется через специальные формы ввода данных. После добавления файла делопроизводитель может просмотреть весь список файлов, включая ранее добавленные, и найти интересующие его записи. Если необходимо скорректировать информацию о файле, делопроизводитель может самостоятельно изменить, добавить или удалить записи с помощью специальной формы ввода данных, используя кнопки, после чего обновить список файлов. Одновременно эти данные отображаются на экране компьютера.
Затем все данные о документах передаются в основную базу данных, где хранится вся информация о создании и изменении записей о документах.
Подсистема запросов и отчётов использует данные, введённые в базу данных. Для поиска документов делопроизводства отдела были выбраны критерии поиска: по дате создания, по сотруднику, по отделу, по периоду времени.
Выполнение запроса можно увидеть в таблице на мониторе компьютера или в отчёте. Отчёт формируется на основе запроса, введённого на клавиатуре. Результаты отчёта отображаются на мониторе компьютера или могут быть распечатаны. Основная цель отчёта - предоставить информацию, чтобы её можно было распечатать на бумаге и включить в папку бумажных документов.
Построив диаграмму функциональной структуры системы, можно изобразить выполнение команд в различных подсистемах в процессе обработки информации.
Таблицы в системе управления базой данных являются удобным средством навигации по записям базы данных. Они также используются для того, чтобы пользователь не работал с таблицами напрямую, что значительно снижает возможность совершения ошибок. Таблицы могут использоваться и для других, более сложных операций.
Для проектирования форм среда MS ACCESS включает два инструмента: Дизайнер форм и Мастер форм. Более простой и быстрый способ создания форм - это использование Мастера форм. С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы или более сложные формы на основе нескольких таблиц и подчинённых форм запроса. Гораздо проще и быстрее создавать формы с помощью мастера, а затем дорабатывать их в режиме конструктора.
Шаблон конструктора позволяет изменять источник данных формы, количество отображаемых полей, внешний вид формы и элементов управления, добавлять или удалять элементы управления, а также настраивать их свойства.
Пользователь начинает работу с самой важной формой в системе автоматизации. Она содержит следующие элементы управления: метки, кнопки, гиперссылки, позволяющие быстро найти нужную информацию.
Форма содержит следующий набор функциональных вкладок: «Номенклатура дел», «Отчёты и запросы», «Справочная информация», кнопки «О программе» и «Выход».
Вкладка «Номенклатура дел» содержит таблицу с набором кнопок, содержащих информацию о каждом деле в номенклатуре отдела. При нажатии на эти кнопки открывается форма с описанием выбранного дела, содержащая подчинённую форму со списком документов со следующими полями: название, дата создания, ФИО сотрудника организации. Ввод данных организуется путём установки курсора в нужное место и ввода необходимой информации с клавиатуры. Чтобы удалить запись, выделите её мышью и удалите с помощью клавиш Delete или Backspace. После редактирования данных их можно обновить с помощью кнопки. На форме есть кнопка для выхода из формы и перехода обратно на вкладки.
На вкладке «Запросы и отчёты» представлена форма с кнопками для составления запросов на основе критериев поиска и примерами правильного ввода информации, кнопки для составления отчётов и кнопка печати.
Вкладка «Справочная информация» содержит информацию о сотрудниках организации: ФИО, должность. На вкладке имеются шаблоны для создания приказов, протоколов, распоряжений и их последующего сохранения в информационной системе. Данные шаблоны создаются с помощью гиперссылок на файлы в формате «.doc».
Вкладка «О программе» представляет собой форму, содержащую название разработанной программы, а также информацию о разработчике.
Запросы используются для быстрого получения актуальной для пользователя информации. Запрос - это поиск данных из различных записей, содержащихся во всех таблицах. Результатом запроса является таблица, содержащая только необходимую информацию.
Запрос «Поиск документов по дате создания». Этот запрос используется в качестве основы для отчёта и является запросом с параметрами. В режиме конструктора для поля «Дата создания» устанавливается условие отбора «[Введите дату создания:]». При запуске этого запроса на выполнение появится запрос «Введите дату создания:» с мигающим курсором в поле, где была введена дата создания документа. После выполнения запроса на экране появится таблица документов, созданных на указанную дату.
Запросы на языке SQL (Structured Query Language) язык управления запросами SQL - это язык, позволяющий создавать и работать с реляционными базами данных, содержащимися внутри базы данных, управлять ими и вводить правила для обеспечения целостности реляционных данных, которые представляют собой совокупность связанной информации, хранящейся в таблицах.
Чтобы ввести схему SQL в Access, необходимо щёлкнуть правой кнопкой мыши в поле Query Builder и в появившемся окне выбрать пункт «Схема SQL». В появившемся окне введите SQL-запрос. Код SQL для этого запроса выглядит следующим образом.
SELECT документы. [КодОТД], Документы. [Название документа], Документы. [Название подразделения], Документы. [Дата создания], Документы. [Имя сотрудника] Документы ((Документы. [Дата создания]) = [Введите дату создания:]).
В качестве основы для отчёта используется запрос «Поиск документов по сотрудникам», который представляет собой запрос с параметрами.
Код SQL для этого запроса выглядит следующим образом: Документы. КодОтд, Документы. [Название документа], Документы. [ФИО сотрудника])).
Запрос «Поиск документов за период времени» используется в качестве основы для отчёта и представляет собой запрос с параметрами. Вы должны сначала ввести начальную дату, затем конечную дату, а затем отобразить таблицу с данными запроса.
Код SQL для этого запроса выглядит следующим образом: Документы. [КодОтд], Документы. [Название документа], Документы. [Название подразделения], Документы. [Дата создания]. Документы. [Имя сотрудника] Документы ((Документы. [Дата создания]) Между [Введите дату начала:] и [Введите дату окончания:]) BY Документы. [Имя документа], Документы. [Дата создания].
Все запросы с параметрами можно использовать как отдельные элементы (независимо от отчёта), но в этом случае информация, представленная в запросе, будет неполной и непонятной.
Отчёт - это текстовый файл, содержащий необходимое содержимое
, выбранное из базы данных. Основная цель отчёта - представить информацию из файла для последующей печати и включения в папку дела на бумажном носителе. Сформированный отчёт может быть распечатан из среды MS ACCESS или в дальнейшем отредактирован и распечатан из редактора после экспорта в текстовый редактор.
Разработанная база данных содержит 4 отчёта, основанных на запросах:
-
Отчёт по дате создания; -
Отчёт по отделам; -
Отчёт по сотрудникам; -
За определённый период времени.
Отчёт «По дате создания» предоставляет пользователю возможность получить данные для документов, созданных к указанной дате. Поскольку источником данных для отчёта является запрос с параметром «Поиск по дате создания», при запуске отчёта система запрашивает параметр запроса и при вводе даты выдаёт отчёт о документах по указанной дате создания.
Отчёт «По сотрудникам» - это отчёт, созданный на основе данных параметрического запроса «Поиск документов по сотрудникам». При запуске отчёта вы увидите окно с подсказкой. Введя фамилию, имя и отчество, пользователь получает полный доступ к странице отчёта, на которой отображаются данные о документах, относящихся к сотрудникам организации.
Отчёт «По отделам» - это отчёт, созданный на основе данных параметрического запроса «Поиск документов по отделам». При запуске отчёта вы увидите окно с подсказкой. Введя «Название отдела» пользователь получает полный доступ к странице отчёта, на которой отображаются данные о документах, относящихся к отделам организации.
Отчёт «За период времени» предоставляет информацию о документах, созданных за определённый период времени. Этот отчёт основан на запросе «За период времени». После ввода периода времени система отображает отчёт со списком файлов, созданных за это время. Использовать такой отчёт очень просто. Пользователь извлекает только интересующую его информацию, что удобно для дальнейшего восприятия и анализа.
6. ОСУЩЕСТВЛЯТЬ КОНТРОЛЬ РЕЗУЛЬТАТОВ ОПЫТНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ АСУП
Во время создания программы проводились испытания созданной системы. При создании системы управления проверялись запросы, взаимосвязь между таблицами и точностью отчётов.
После того, как система автоматизации разработана и введена в эксплуатацию, можно внедрять систему, но перед этим необходимо её протестировать. Одобренной разработанной системы проводилась на базе филиала «Налог-Сервис» ФКУ ФНС России по Чукотскому АО, 689000 Анадырь. Автоматизированная система размещена на сервере филиала ФКУ «Налог-Сервис».