Добавлен: 07.12.2023
Просмотров: 138
Скачиваний: 8
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
когда они сталкиваются с такими трудностями, как: отсутствие данных, информация не поступает должным образом, материалы поступают с опозданием, поступают неверные данные, слишком дорогая информация. Поэтому внедрение на предприятиях систем электронного документооборота будет способствовать развитию информационной работы. Сотрудникам, которые руководят отделами документооборота, известны все трудности, с которыми им приходится сталкиваться при перемещении документов. Руководству предприятия необходимо привлечь сотрудников этой службы и решить все трудности по определённым критериям.
Необходимо уточнить следующую информацию: зачем нужен электронный документооборот, каков экономический эффект от внедрения СЭД, какие документы можно обрабатывать. Ответив на все эти вопросы, руководство компании будет иметь наиболее подробную информацию о том, как должен быть реализован электронный документооборот.
Основной особенностью внедрения СЭД в организации с другими бизнес-процессами является необходимость изучения существующих рабочих процессов. Это актуально для российских компаний, потому что в зарубежных компаниях все файлы документации уже обработаны наиболее удобным для пользователя способом. Изучение документов необходимо, так как оно прояснит существующие варианты обработки документов. Вы узнаете обо всех способах и категориях документов, получите информацию об их конфиденциальности и сможете понять, какие отделы компании они обслуживают. При исследовании всех существующих способов передачи файлов и квалификации сотрудников необходимо провести комплексный аудит технической инфраструктуры компании. Важно провести как можно более подробную проверку, чтобы все этапы внедрения СЭД можно было выполнить правильно, не опасаясь столкнуться с какими-либо трудностями.
На этапе подготовки необходимо провести следующие процедуры:
1. Проанализируйте все бизнес-процессы, чтобы определить, какие решения для передачи файлов приняты на предприятии;
2. Определить организационную структуру, определить её сильные и слабые стороны и предложить методы оптимизации;
3. Именование всех файлов и составление всех необходимых категорий и инструкций по их использованию;
4. Обзор всех учётных систем и инфраструктуры
;
5. Проверить все функции, которыми должно обладать используемое заказчиком оборудование;
6. Определить целесообразность дополнительного функционала в системе (эту информацию необходимо получить с помощью представителя заказчика, т.к. новый функционал часто требует финансирования и не все компании готовы).
Предпроектный опрос, проведенный SED, касался использования услуг персоналом отдела SED. Они выступают советниками, экспертами, а при необходимости и фасилитаторами для решения сложных проблем (при возникновении разногласий между членами команды, участвующими в реализации). Они выступают советниками, экспертами, а при необходимости и фасилитаторами для решения сложных задач (при возникновении разногласий между членами команды, участвующими в реализации).
План внедрения СЭД требует участия группы управления записями. Именно они должны выступать в роли руководителей проекта. Они хорошо понимают объем работы по каждой службе и могут составить точный поэтапный график на основе материала. Они также могут сформировать рабочую группу, каждый член которой будет заниматься своим участком работы. Изучение организации, необходимой для внедрения СЭД, должно проводиться сверху вниз. При этом используется иерархическая структура бизнеса: сначала проводятся интервью с высшим руководством, затем с руководителями среднего звена, после чего анализируется движение всех документов на каждом рабочем месте.
Основная проблема при внедрении системы электронного документооборота связана с неправильным использованием системы. Нельзя внедрять систему в её нынешнем виде. Если вы это сделаете, вам часто придётся решать возникающие трудности, и вы будете отвлекать людей от работы, что приведёт только к раздражению.
Основная проблема при внедрении системы электронного документооборота связана с её неправильным использованием. Нельзя внедрять систему в её нынешнем виде. Если вы это сделаете, вам часто придётся решать вопросы, и вы будете отвлекать людей от работы, что будет только раздражать.
Хотя исследование существующих материалов можно проводить без участия сотрудников дошкольного учреждения, техническое задание требует их присутствия. Для обеспечения внедрения СЭД у организации есть определённые технические требования, начиная с функционального объёма и настройки системы. Система должна управляться простыми и понятными инструкциями, а её технические характеристики и общая надёжность должны гарантировать безопасность рабочего процесса. Многое в ТЗ зависит от объёма работ и необходимых функциональных требований. Специалист СЭД всегда должен иметь полный список требований.
Разработка СЭД также имеет свои особенности, они связаны с решением сложных задач. Сегодня простого электронного документооборота уже недостаточно для нужд организации. Клиентов уже не удовлетворяет классическая функциональность бизнес-приложений, им нужны инструменты для решения задач управления бизнесом. А управление - это скорее процессный подход, чем бухгалтерский.
В настоящее время наметилась тенденция функционального развития продуктов автоматизации ИТ:
Ниже перечислены некоторые из популярных функций, которые дополняют СЭД:
3. СПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ МОДЕЛИ ДАННЫХ АСУП, ОСУЩЕСТВИТЬ СТАНДАРТИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТООБАРОТА И ХАРАКТЕРИСТИК ИНФОРМАЦИИ
Для сформирования базы данных необходимо создать в домене логическую информационную модель. Модель будет определять базовую конфигурацию данных области документов и её логическую взаимосвязь. Эти конфигурации данных составляют основу часть разрабатываемой компьютерной модели. На практике используются иерархические, сетевые и реляционные модели данных.
Правила к компьютерной модели:
1. Достаточное представление (язык, используемый для представления компьютерных моделей, должен быть достаточно выразительным);
2. Не последовательности (не допускается двусмысленность при интерпретации модели);
3. Простота расширения (позволяет вводить новые данные);
4. Гибкий язык (язык должен подходить для ручного и автоматизированного проектирования);
5. Понятно для всех пользователей.
Моделирование в СЭД обычно осуществляется посредством развития моделей ER. Эти модели должны извлекать «сущности» из области документов и устанавливать отношения между ними. Сущности различаются не на показатели объекта, а на показатели отдела объекта. Этот объект имеет особое название в моделируемой системе. Поскольку сущность соответствует отделу подобных объектов, предполагается, что в системе существует несколько экземпляров сущности. Объект, соответствующий понятию сущности, имеет свой подбор свойств — определяющих характеристики, которые представляет данный отдел. В то же время этот набор свойств необходимо отличать от конкретного экземпляра сущности. Такие модели требуют графического представления.
На практике используется несколько обозначений моделей ER. ER-диаграммы позволяют графически представить все элементы информационной модели по простым, интуитивно понятным, но жёстко определённым требованиям записи. Мы будем использовать нотацию IDEF1 (более современная версия этой нотации, IDEF1X, используется в CASE-системах, таких как ERWin). Кроме того, мы будем использовать обозначения, принятые в методе информационного дизайна.
Отношения сущностей на ER-диаграмме изображаются линиями, связываемые эти сущности. Каждый объект может быть связан с любым объёмом других объектов в модели. Связь является связью между сущностями, характеризуемую количеством сущностей, участвующих в связи с каждой стороны.
Можно выделить три вида отношений:
*1 – «один к одному» - один экземпляр первой сущности соответствует одному экземпляру второй сущности;
*n – «один-ко-многим» - один экземпляр первой сущности соответствует нескольким экземплярам второй сущности;
n*m – «многие ко многим» - каждый экземпляр первой сущности может соответствовать множеству экземпляров второй сущности, и наоборот, каждый экземпляр второй сущности может соответствовать множеству экземпляров первой сущности.
Оба типа отношений могут быть обязательными, если каждый экземпляр сущности должен участвовать в отношениях, или необязательными, если не каждый экземпляр сущности должен участвовать в отношениях. Они могут быть обязательными с одной стороны и ведомственными с другой.
В конкретной предметной области можно выделить шесть сущностей:
Рисунок 1 представляет собой диаграмму ER, которая моделирует структуры данных и их отношения в системе управления документами организации. Отношения между ними - один ко многим. Эта взаимосвязь обусловлена тем, что каждый документ в списке задач организации включает в себя множество документов, которые распространяются на многих работников и служащих организации.
Рисунок 1. ER-диаграмма, моделирующую структуры данных и их взаимосвязи в системе управления документами организации
1. Сущность
"Организационные подразделения" имеет следующие особенности:
1) "НазПодр" (Наименование подразделения - ПК);
2) «Руководитель организации»;
3) «Номер телефона»;
4) «НомКаб» (номер кабинета).
Основным полем для этой сущности является "НазПодр" Начальный ключ (PK) — это атрибут, который можно использовать для особой маркировки таблицы.
2. Сущность «Сотрудники организации» имеет следующие особенности:
Внешний ключ (FK) - это атрибут, который существует в нескольких таблицах и является первичным ключом одной из этих таблиц.
3. Сущность «Документы» обладает следующими атрибутами:
4. Сущность «Штат кафедры» обладает следующими атрибутами:
Ключевым полем данной сущности является «НазДолж» (PK).
4. Сущность «Номенклатура дел» обладает следующими атрибутами:
4.1 КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ
Полное наименование организации: «Налог-Сервис» Федеральной Налоговой службы (г. Москва) в Чукотском Автономном Округе, Федерального Казённого учреждения, ФЛ.
Дата создания организации: 28.11.2002 г.
ОГРН: 1024000939643;
ИНН / КПП: 4025062831 / - ОКПО: 76997007.
Юридический адрес: 125373, г. Москва, Походный пр-т, д. 3, корпус 3.
Фактический адрес: 689000, Чукотский автономный округ, г Анадырь, ул. Энергетиков, 14.
Руководство генеральный директор: Филимошин Роман Владимирович,
ИНН: 772639657502.
Необходимо уточнить следующую информацию: зачем нужен электронный документооборот, каков экономический эффект от внедрения СЭД, какие документы можно обрабатывать. Ответив на все эти вопросы, руководство компании будет иметь наиболее подробную информацию о том, как должен быть реализован электронный документооборот.
Основной особенностью внедрения СЭД в организации с другими бизнес-процессами является необходимость изучения существующих рабочих процессов. Это актуально для российских компаний, потому что в зарубежных компаниях все файлы документации уже обработаны наиболее удобным для пользователя способом. Изучение документов необходимо, так как оно прояснит существующие варианты обработки документов. Вы узнаете обо всех способах и категориях документов, получите информацию об их конфиденциальности и сможете понять, какие отделы компании они обслуживают. При исследовании всех существующих способов передачи файлов и квалификации сотрудников необходимо провести комплексный аудит технической инфраструктуры компании. Важно провести как можно более подробную проверку, чтобы все этапы внедрения СЭД можно было выполнить правильно, не опасаясь столкнуться с какими-либо трудностями.
На этапе подготовки необходимо провести следующие процедуры:
1. Проанализируйте все бизнес-процессы, чтобы определить, какие решения для передачи файлов приняты на предприятии;
2. Определить организационную структуру, определить её сильные и слабые стороны и предложить методы оптимизации;
3. Именование всех файлов и составление всех необходимых категорий и инструкций по их использованию;
4. Обзор всех учётных систем и инфраструктуры
;
5. Проверить все функции, которыми должно обладать используемое заказчиком оборудование;
6. Определить целесообразность дополнительного функционала в системе (эту информацию необходимо получить с помощью представителя заказчика, т.к. новый функционал часто требует финансирования и не все компании готовы).
Предпроектный опрос, проведенный SED, касался использования услуг персоналом отдела SED. Они выступают советниками, экспертами, а при необходимости и фасилитаторами для решения сложных проблем (при возникновении разногласий между членами команды, участвующими в реализации). Они выступают советниками, экспертами, а при необходимости и фасилитаторами для решения сложных задач (при возникновении разногласий между членами команды, участвующими в реализации).
План внедрения СЭД требует участия группы управления записями. Именно они должны выступать в роли руководителей проекта. Они хорошо понимают объем работы по каждой службе и могут составить точный поэтапный график на основе материала. Они также могут сформировать рабочую группу, каждый член которой будет заниматься своим участком работы. Изучение организации, необходимой для внедрения СЭД, должно проводиться сверху вниз. При этом используется иерархическая структура бизнеса: сначала проводятся интервью с высшим руководством, затем с руководителями среднего звена, после чего анализируется движение всех документов на каждом рабочем месте.
Основная проблема при внедрении системы электронного документооборота связана с неправильным использованием системы. Нельзя внедрять систему в её нынешнем виде. Если вы это сделаете, вам часто придётся решать возникающие трудности, и вы будете отвлекать людей от работы, что приведёт только к раздражению.
Основная проблема при внедрении системы электронного документооборота связана с её неправильным использованием. Нельзя внедрять систему в её нынешнем виде. Если вы это сделаете, вам часто придётся решать вопросы, и вы будете отвлекать людей от работы, что будет только раздражать.
Хотя исследование существующих материалов можно проводить без участия сотрудников дошкольного учреждения, техническое задание требует их присутствия. Для обеспечения внедрения СЭД у организации есть определённые технические требования, начиная с функционального объёма и настройки системы. Система должна управляться простыми и понятными инструкциями, а её технические характеристики и общая надёжность должны гарантировать безопасность рабочего процесса. Многое в ТЗ зависит от объёма работ и необходимых функциональных требований. Специалист СЭД всегда должен иметь полный список требований.
Разработка СЭД также имеет свои особенности, они связаны с решением сложных задач. Сегодня простого электронного документооборота уже недостаточно для нужд организации. Клиентов уже не удовлетворяет классическая функциональность бизнес-приложений, им нужны инструменты для решения задач управления бизнесом. А управление - это скорее процессный подход, чем бухгалтерский.
В настоящее время наметилась тенденция функционального развития продуктов автоматизации ИТ:
-
Набирают популярность универсальные BPM-системы, которые могут автоматизировать совершенно разные сквозные процессы на предприятии; -
Классические СЭД, CRM и ERP-системы начинают приобретать функции управления процессами и перестают быть просто учётными системами; -
Функциональность одних систем начинает проникать в другие, и мы можем видеть CRM-системы с подсистемами управления документами или ERP-системы с подсистемами управления процессами.
Ниже перечислены некоторые из популярных функций, которые дополняют СЭД:
-
Автоматическое выставление счетов и создание квитанций; -
Автоматизация процесса сбора первичных бухгалтерских документов; -
Автоматизация процесса согласования с контрагентами; -
Автоматизация контроля исполнения договорных обязательств; -
Автоматизация контроля графиков платежей по договорам.
3. СПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ МОДЕЛИ ДАННЫХ АСУП, ОСУЩЕСТВИТЬ СТАНДАРТИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТООБАРОТА И ХАРАКТЕРИСТИК ИНФОРМАЦИИ
Для сформирования базы данных необходимо создать в домене логическую информационную модель. Модель будет определять базовую конфигурацию данных области документов и её логическую взаимосвязь. Эти конфигурации данных составляют основу часть разрабатываемой компьютерной модели. На практике используются иерархические, сетевые и реляционные модели данных.
Правила к компьютерной модели:
1. Достаточное представление (язык, используемый для представления компьютерных моделей, должен быть достаточно выразительным);
2. Не последовательности (не допускается двусмысленность при интерпретации модели);
3. Простота расширения (позволяет вводить новые данные);
4. Гибкий язык (язык должен подходить для ручного и автоматизированного проектирования);
5. Понятно для всех пользователей.
Моделирование в СЭД обычно осуществляется посредством развития моделей ER. Эти модели должны извлекать «сущности» из области документов и устанавливать отношения между ними. Сущности различаются не на показатели объекта, а на показатели отдела объекта. Этот объект имеет особое название в моделируемой системе. Поскольку сущность соответствует отделу подобных объектов, предполагается, что в системе существует несколько экземпляров сущности. Объект, соответствующий понятию сущности, имеет свой подбор свойств — определяющих характеристики, которые представляет данный отдел. В то же время этот набор свойств необходимо отличать от конкретного экземпляра сущности. Такие модели требуют графического представления.
На практике используется несколько обозначений моделей ER. ER-диаграммы позволяют графически представить все элементы информационной модели по простым, интуитивно понятным, но жёстко определённым требованиям записи. Мы будем использовать нотацию IDEF1 (более современная версия этой нотации, IDEF1X, используется в CASE-системах, таких как ERWin). Кроме того, мы будем использовать обозначения, принятые в методе информационного дизайна.
Отношения сущностей на ER-диаграмме изображаются линиями, связываемые эти сущности. Каждый объект может быть связан с любым объёмом других объектов в модели. Связь является связью между сущностями, характеризуемую количеством сущностей, участвующих в связи с каждой стороны.
Можно выделить три вида отношений:
*1 – «один к одному» - один экземпляр первой сущности соответствует одному экземпляру второй сущности;
*n – «один-ко-многим» - один экземпляр первой сущности соответствует нескольким экземплярам второй сущности;
n*m – «многие ко многим» - каждый экземпляр первой сущности может соответствовать множеству экземпляров второй сущности, и наоборот, каждый экземпляр второй сущности может соответствовать множеству экземпляров первой сущности.
Оба типа отношений могут быть обязательными, если каждый экземпляр сущности должен участвовать в отношениях, или необязательными, если не каждый экземпляр сущности должен участвовать в отношениях. Они могут быть обязательными с одной стороны и ведомственными с другой.
В конкретной предметной области можно выделить шесть сущностей:
-
Подразделения организации; -
Сотрудники организации; -
Документы; -
Номенклатура дел; -
Штат организации.
Рисунок 1 представляет собой диаграмму ER, которая моделирует структуры данных и их отношения в системе управления документами организации. Отношения между ними - один ко многим. Эта взаимосвязь обусловлена тем, что каждый документ в списке задач организации включает в себя множество документов, которые распространяются на многих работников и служащих организации.
Рисунок 1. ER-диаграмма, моделирующую структуры данных и их взаимосвязи в системе управления документами организации
1. Сущность
"Организационные подразделения" имеет следующие особенности:
1) "НазПодр" (Наименование подразделения - ПК);
2) «Руководитель организации»;
3) «Номер телефона»;
4) «НомКаб» (номер кабинета).
Основным полем для этой сущности является "НазПодр" Начальный ключ (PK) — это атрибут, который можно использовать для особой маркировки таблицы.
2. Сущность «Сотрудники организации» имеет следующие особенности:
-
«ТабНом» (Табельный номер - PK) - данное поле является ключевым; -
«ФИО» (Фамилия Имя Отчество); -
«НазДолж» (Название должности - FK1).
Внешний ключ (FK) - это атрибут, который существует в нескольких таблицах и является первичным ключом одной из этих таблиц.
3. Сущность «Документы» обладает следующими атрибутами:
-
«ID» (PK) - данное поле является ключевым; -
«КодОтд» (Код отдела); -
«Название отдела»; -
«НазПодр» (FK1); -
«Дата создания»; -
«ID группы» (FK2); -
«ТабНом» (FK3).
4. Сущность «Штат кафедры» обладает следующими атрибутами:
-
«НазДолж» (Название должности); -
«Объем нагрузки»; -
«ДолжИнст» (Должностные инструкции).
Ключевым полем данной сущности является «НазДолж» (PK).
4. Сущность «Номенклатура дел» обладает следующими атрибутами:
-
«КодОтд» (Код отдела, PK) - данное поле является ключевым; -
«Название отдела»; -
«Срок хранения, статья по перечню»; -
«Примечание».
-
РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЯ ПО ФОРМИРОВАНИЮ ТРЕБОВАНИЙ К СТРУКТУРЕ, СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ЭКСПЛУАТАЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.1 КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ
Полное наименование организации: «Налог-Сервис» Федеральной Налоговой службы (г. Москва) в Чукотском Автономном Округе, Федерального Казённого учреждения, ФЛ.
Дата создания организации: 28.11.2002 г.
ОГРН: 1024000939643;
ИНН / КПП: 4025062831 / - ОКПО: 76997007.
Юридический адрес: 125373, г. Москва, Походный пр-т, д. 3, корпус 3.
Фактический адрес: 689000, Чукотский автономный округ, г Анадырь, ул. Энергетиков, 14.
Руководство генеральный директор: Филимошин Роман Владимирович,
ИНН: 772639657502.