Файл: 1. теоретические основы подготовки номенклатуры дел предприятия 11.docx
Добавлен: 09.12.2023
Просмотров: 63
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 9
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОДГОТОВКИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ПРЕДПРИЯТИЯ 11
1.1 Понятие, виды и назначение номенклатуры дел 11
1.2 Этапы разработки оформления номенклатуры дел 15
2. АНАЛИЗ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ПЕРМСКОГО НАЦИОНАЛЬНОГО ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОГО ПОЛИТЕХНИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА И РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ 22
2.1 Анализ организационной структуры, документооборота и номенклатуры дел Пермского национального исследовательского политехнического университете 22
Адрес ПНИПУ: 614990, Пермский край, г. Пермь, Комсомольский проспект, д. 29 22
Телефон/факс: +7 (342) 219-80-67, +7 (342) 212-39-27 22
Е-mail: rector@pstu.ru. 22
Номенклатура дел ПНИПУ оформляется на общем бланке организации. Она в обязательном порядке проходит процедуру согласования. Номенклатура визируется руководителем архива и должна быть одобрена экспертной комиссией организации. Номенклатура дел – многостраничный документ. Первый лист оформляется на общем бланке или чистом листе формата А-4. 23
Реквизиты номенклатуры дел: 23
1. Наименование организации. 23
2. Наименование вида документа. 23
3. Дата. 23
4. Индекс. 23
5. Место составления. 23
6. Гриф утверждения. 23
7. Заголовок к тексту на 2018 год. 23
8. Текст. 23
9. Отметка о согласовании виза согласования. 23
Номенклатура дел организации подписывается руководителем отдела документационного обеспечения Управления документацией и в обязательном порядке утверждается ректором университета. 24
Номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем подразделения после ее согласования с архивом университета. 24
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Названиями ее разделов являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой ПНИПУ. 24
Основным документом, отражающим методику разработки номенклатуры дел, являются Основные правила работы архивов организации. Основные правила устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют ее форму, правила заполнения граф, составления и систематизации заголовков дел и т.д. 24
Основными принципами построения номенклатуры дел являются: единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета документов. 24
Для организации хранения и обеспечения сохранности документов архив ПНИПУ создает документальный фонд университета. Сводная номенклатура дел как раз и отражает весь документальный фонд организации. В архиве ПНИПУ сводная номенклатура дел создается на основании Примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. 24
Сводная номенклатура дел в архиве ПНИПУ составляется заведующим архивом на основе номенклатур дел структурных подразделений. 25
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Названиями ее разделов являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой ПНИПУ. 25
Номенклатура дел имеет строго унифицированную форму и пять обязательных граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения, примечание. 25
1. В графе 1 проставляются индексы каждого дела. 25
Каждому делу, заголовок от которого включен в номенклатуру дел, присваивается свой индекс. Индексы имеют особое значение для практического использования номенклатуры. 25
Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. 25
Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. 25
Например: 02-01-03 означает, что 02 – это Управление документацией, 01 – это Отдел документационного обеспечения, а 03 будет обозначать порядковый номер дела в номенклатуре этого структурного подразделения. Группы цифр отделяются с помощью тире. 25
2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, в обобщенной форме отражающие основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «переписка по кадрам» и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований. 25
Заголовки дела располагаются в определенной последовательности. Она основывается на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций. Стабильность расположения заголовков обеспечивает быстрый поиск заголовков дел. 26
Далее располагаются заголовки дел с распорядительной документацией самой организации (приказы, распоряжения и т.п.). Затем следуют заголовки дел, содержащих плановые и отчётные документы, переписку и другую документацию. 26
Внутри перечисленных категорий документации заголовки также систематизируют с учетом их важности. 26
Заголовок дела должен четко отражать и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов всего комплекса. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. 26
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, не связанные последовательностью ведения делопроизводства, употребляется термин «документы», а после него в скобках указываются основные виды документов дела, например: документы (книги учета поступления и выбытия документов, паспорт архива, реестры описей) архивного учета. 26
В заголовках дел с перепиской отмечают корреспондента и краткое содержание документов, например: переписка с Рособразованием, МОиПО Свердловской области по вопросам приема в университет. 26
3. В графу 3 номенклатуры дел заполняется количество единиц хранения. 26
Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел. Дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов). 26
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по сроки хранения документов на основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения, по типовой или примерной номенклатуре дел или по согласованию Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Федерального архивного агентства. Отметка экспертно-проверочной комиссии в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно- хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. Например: 5 лет ЭПК ст. 254. 27
Примечание экспертов экспертно-проверочной комиссии в отдельных статьях перечня документов со сроками хранения означает, что среди этих бумаг могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное или социально-культурное значение или историческое значение. 27
Специалисты экспертизы вместе с службой делопроизводства и заведующим архивом контролируют формирование дел в процессе производства и качество подготовки документов для передачи на хранение. Они также оказывают методическую и практические помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатуры дел (описи), актов и т.п. 27
Часть функции ЭПК заключается в рассмотрении, утверждении и согласовании с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатуры документов организации, описи дел постоянного хранения или длительного хранение (свыше 10 лет), а также актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. 27
Как ПНИПУ является источником комплектования государственного архива, университет должен представить описи дел документов постоянного хранения и по личному составу (годовые разделы) на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения. На утверждение в установленном порядке, а по личному составу – на согласование. Перед отправкой документов в государственный архив номенклатура дел должна быть согласована с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения. 27
4. В графе 5 проставляются отметки о заведении дела, переходящем деле и выделении дел к уничтожению. О лицах ответственных по формированию документов или передаче их в другую организацию 28
Так, в случае появления дел на следующий год у фирмы возникает дело, формирование которого продлевается на следующий год, то в графе «Примечание» пишут «переходящее». Выбрав время для формирования дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером 28
На основании перечня документов организации при наличии в перечне дел, который определяет срок хранения дела. В графе «Примечания», комментарии (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются») переносятся в графу No 5 номенклатуры дел организации без изменений 28
Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале и вводится в действие с первого дня следующего года. Если в организации не была изменена структура или реорганизация, в ходе которой перераспределялись функции и направление деятельности между структурными подразделениями, если не появились в практики работы новые документы и формы, то ежегодно номенклатура дел только уточняется, оформляется заново и после утверждения руководителем организации вводится в действие. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел должна быть разработана заново. 28
В номенклатуре должны быть учтены все документы, которые организация получает от иных организаций и лиц или создает в процессе своей деятельности. Номенклатура включает не только управленческие документы, но и все регистрационные формы - картотеки или журналы учета. 28
Сводная номенклатура дел печатается не менее чем в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в раздел службы документационного обеспечения управления; второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра; третий применяется в работе архива организации для осуществления контроля за формированием дел в делопроизводстве организации, учета дел и так далее; четвертый остается в архивном учреждении, с которым номенклатура дел была согласована (это для организаций источников-комплектования). Первый (титульный) лист номенклатуры печатается на бланке организации. 29
При завершении текущего года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Факт наличия заведенных за год дел в архиве организации. При этом, сводная номенклатура дел организации пересматриваются не реже чем раз в 5 лет. С каждым годом она уточняется и утверждается руководителем организации 29
Если в течение производственного года структура обеспечивает ведение номенклатур дел, то структурные подразделения обеспечивают их ведение. В частности при необходимости включают новые дела с действующей номенклатурой дел и используют резервный индексы в конце каждой категории 29
После окончания годового периода номенклатура дел структурного подразделения обязательно закрывается итоговой записью, в которой указываются количество и категория фактически заведенных за год документов. В службу делопроизводства передан экземпляр итоговой записи, подписанный лицом, ответственным за ведение дел в структурном подразделении. 29
Процесс согласования номенклатуры дел с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет и осуществляется обязательно при коренном изменении структуры, направлений деятельности и функций организации, когда необходимо разработать новую номенклатуру дел. 29
Для оформления документов в государственных органах и муниципальных учреждениях необходимо иметь четыре экземпляра. 30
Один из первых экземпляров находится на хранении в службе делопроизводства. 30
В государственный архив, с ЭК которого согласовывалась номенклатура дел, передаётся второй экземпляр. 30
А третий экземпляр находится в архиве организации, у лица, отвечающего за архивное хранение. 30
На данный момент четвертый является рабочим экземпляром, который служба делопроизводства направляет в структурные подразделения для отправки выписок соответствующих разделов как обязательного плана формирования дел следующего года. 30
Сводный перечень дел утверждается руководителем организации (гриф утверждения руководителем в федеральных органах исполнительной власти) и регистрируется на общем потоке документов, связанных с управлением или управлением. 30
2.2 Рекомендации по совершенствованию оформления номенклатуры дел ПНИПУ 30
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 34
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 35
ВВЕДЕНИЕ
В наше время классификация документов является одной из наиболее важной и до сих пор нерешенной проблемой. Появляются новые виды документов, увеличивается объем электронного документооборота, вопросы упорядочения работы с документами, а в основном их систематизация и классификация, выступают на первый план. Одним из эффективных способов систематизации и классификации крупных документальных фондов, образующихся в процессе деятельности организаций, является создание номенклатуры дел.
Актуальность темы исследования обуславливается важностью обеспечения для любой организации упорядоченного хранения, использования и обеспечения сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, они являются и носителем ценной информации, т.е. информации о всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями, их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключает затраты труда и времени на повторную подготовку однотипных документов.
Упорядоченное хранение, обеспечивающее оперативный поиск документов, требует их четкой классификации.
Объект данной работы: номенклатура дел образовательной организации.
Предмет работы: разработка номенклатуры дел Российского государственного профессионально – педагогического университета.
Целью данного исследования является анализ порядка составления и назначения номенклатуры дел, на примере Пермского национального исследовательского политехнического университета.
Для ее достижения необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть понятие, виды и назначение номенклатуры дел;
- охарактеризовать этапы разработки оформления номенклатуры дел;
- провести анализ организационной структуры, документооборота и номенклатуры дел Пермского национального исследовательского политехнического университете;
- предложить рекомендации по совершенствованию оформления номенклатуры дел ПНИПУ.
При написании курсовой работы был использован общенаучный диалектический метод познания и его разновидности: метод логического анализа, сравнительно-правовой.
Структура исследования. Курсовая работа состоит из введения, двух глав подразделенных на параграфы, заключения и списка использованных источников.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОДГОТОВКИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ПРЕДПРИЯТИЯ
1.1 Понятие, виды и назначение номенклатуры дел
В настоящее время ФЗ «Об архивном деле в РФ»1 обязывает коммерческие организации сохранять документы, образующиеся в процессе их деятельности в соответствии с установленными сроками хранения. Если компания ликвидируется, то ей следует передать на государственное (муниципальное) хранение документы, срок хранения которых еще не истек. Они должны быть сформированы и оформлены в надлежащем виде. Вследствие этого, перед коммерческими организациями возникает необходимость создания архива. Он не может функционировать без локального нормативного акта компании – номенклатуры дел.
Итак, «номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения». За разработку данного локального нормативного акта несет ответственность служба документационного обеспечения управления (ДОУ) (должностное лицо, ответственное за ДОУ) предприятия, которая создает сводную номенклатуру дел. Она включает в себя номенклатуры дел каждого структурного подразделения. Номенклатура дел конкретного структурного подразделения составляется его сотрудником, отвечающим за делопроизводство в отделе, или делопроизводителем, если в организации централизованная системе ДОУ. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом компании, положениями структурных подразделений, штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлый год (если она имеется), описями дел постоянного и временного хранения, а также по личному составу (если такие имеются). При определении сроков хранения необходимо использовать «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Вопросы, связанные с номенклатурой дел организации, поднимаются в нормативных документах и в литературе постоянно. В основном, они касаются традиционных аспектов, как то: определение номенклатуры дел, ее функции и оформление. Тем не менее две группы вопросов пока что не получили нормативной регламентации и оставлены на усмотрение практиков делопроизводства:
1) развитие номенклатуры дел в связи с активным включением в документальный фонд организаций электронных документов;
2) ведение номенклатуры дел.
Первая группа вопросов остается нерешенной в связи с консервативностью сферы делопроизводства и сравнительно недавней активизацией включения в документационное обеспечение управления электронных ресурсов2.
Вопросы второй группы стоят давно, но регламентируются в нормативных документах редко и поверхностно. Рассмотрим их подробнее.
Номенклатура дел по своим основным функциям выступает как:
1) поисковый справочник по документам организации;
2) учетный документ, отражающий состав документов и количество дел документального фонда организации.
Характерным свойством номенклатуры дел можно назвать то, что она отражает изменяющийся объект (документальный фонд организации), сведения об изменениях которого вносятся в таблицу номенклатуры. Последнее особенно важно. Именно оно делает номенклатуру дел основой для составления описей. Это свойство реализуется в процессе функционирования номенклатуры дел посредством ее ведения.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организации различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная, индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Типовые номенклатуры имеют обязательный характер.
Типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для организации всей системы3. Такая номенклатура обязательна для использования всех лиц, работающих с документацией. Для того чтобы создать ее, необходима основа, к которой и будет добавляться остальная часть. Таким документом выступает примерная номенклатура дел.
Если предприятие принимает для себя типовой вид номенклатуры, то в ней достаточно обозначить базовые разделы и подразделы3.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов в дела в определённой категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов.
Примерная форма может использоваться каждым отделом для создания своей, которой будет удобно пользоваться в конкретном отделе. Чаще всего используется усредненный, общий пример документа, который будет удобно подогнать под работу конкретной организации, и ее отделов. Поэтому, собрав нужную информацию, сотрудник, занимающийся созданием номенклатуры, изучает ее, а потом создает примерный образец, который может использоваться всеми отделами.
Индивидуальная номенклатура – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Индивидуальную номенклатуру дел должна иметь каждая организация.
Обычно к индивидуальному типу номенклатуры предприятие приходит с годами, когда выработана определенная структура. Индивидуальный вариант устраивает именно конкретную организацию и применяется только в ней. В процессе работы она может постоянно меняться в зависимости от деятельности предприятия и издаваемых на нем бумаг.
Так же различают сводную номенклатуру дел организации. В сводную номенклатуру входят все документы организации, а также она состоит из всех номенклатур структурных подразделений.
Сводная номенклатура дел организации составляется службой делопроизводства по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Наличие номенклатуры дел в организации и ее структурных подразделениях не зависит от того, существует ли в этой организации типовая или примерная номенклатура4.
Номенклатура дел является обязательным для составления документом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях, документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы.
В составлении номенклатуры дел также участвует экспертная комиссия организации, состоящая из руководителей структурных подразделений. Они контролируют процесс создания номенклатуры дел, принимают решения по спорным вопросам. Например, в том случае, если в типовом перечне документов с указанием сроков хранения отсутствует необходимый вид документа, именно комиссия определяет срок хранения. Также она может изменять сроки хранения документации, но они должны быть не менее установленных в типовом перечне5.
Структура номенклатуры дел основывается на штатном расписании, так как разделы и подразделы соответствуют названиям структурных подразделений. Также их номера по данному локальному нормативному акту входят в состав индекса дел. Номенклатура дел оформляется в соответствии с унифицированной формой, которая закреплена в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» 2015 г. Она представляет собой таблицу, столбцы которой имеют следующие названия: индекс дела, заголовки дел, количество дел, сроки хранения дел и примечание.