Файл: Основные функции в системе менеджмента (Понятие основных функций менеджмента).pdf

Существует три основных вида контроля:

• Предварительный;
• Текущий;
• Заключительный.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях.

Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа:

1. Первый этап процесса контроля – это установка стандартов, конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.
2. На втором этапе - сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.
3. На третьем этапе - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Другими словами, контроль – это оценивание результатов труда в организации (сравнение их с запланированными значениями).

Таким образом, для обеспечения согласованности и результативности работников и процессов в организации, рассматривается следующая функция менеджмента – координация. Что же такое координация или руководство?

Координация

Координация – это оперативное обеспечение согласованности действий всех звеньев управления и поддержание устойчивого режима работы компании.

---

Целью является установление взаимодействия в различных подразделениях компании, специалистов, специалистов, а также устранение нарушений и отклонений от заданного режима работы.

Иногда специалисты утверждают, что координация «растворена» в четырех других функциях. Практическая координационная деятельность менеджера часто приобретает специфический характер, требуя много времени, специальных навыков, владения специальными инструментами страны. 

Современное производство невозможно без разделения труда, а это требует усиления руководителей деятельности, специалистов и отдельных звеньев системы менеджмента. 

При нарушении лишены информации о работе друг друга и представлено обособленно. Это приводит к уменьшению или отсутствию необходимого сотрудничества менеджеров.

Координация осуществляется с помощью деловых контактов между руководителями, согласования рабочих планов и графиков разных подразделений, внесение в них коррективов и согласования работы между исполнителями.

2. Специальные функции управления

Основные функции менеджмента дополняются множеством так называемых специальных функций менеджмента или управления. Это название условно, так как все специальные функции связаны с какой-либо из основных функций или являются их частью. Вот некоторые из таких специальных функций управления:

• Разработка и принятие управленческих решений;
• Стимулирование персонала;
• Создание команд и работа в них;
• Управление корпоративной культурой компании;
• Анализ рынка (отрасли, мнений клиентов и т. П.);
• Управление качеством продукции;
• Обработка данных (в том числе с использованием информационных технологий);
• Прогнозирование развития событий;
• Управление установлением внешних контактов (например, с партнерами, клиентами, организациях государственных органов);
• Управление проведением совещаний и деловых бесед; ведением документации и многое другое.

Специальные функции менеджмента часто связаны со спецификой деятельности конкретной компании и определяются по принадлежности управления деятельности организации в целом.

Например, в производственных компаниях определяются специальные функции менеджмента как управление организацией в целом, так управление конкретными стадиями производственного процесса. Например, к этапам производственного процесса относятся такие специальные функции, как:

---

• Управление подготовкой производства;
• Управление процессом производства;
• Управление обеспечением производства;
• Управление сбытом продукции.

Таким образом, специальные функции менеджмента, также как и основные, могут быть использованы в двух значениях - как объект управления и как управление процессом.

Далее разберем более подробно некоторые из специальных функций, как частей основных функции менеджмента.

Стимулирование

Для высокой эффективности процессов в организации, как считают сторонники теории человеческих отношений, одно из главных мест занимает стимулирование персонала. Стимулирование является одним из видов мотивации, а точнее, внешней мотивацией, и широко используется в управлении организационными процессами. Рассмотрим более подробно виды и роль функции стимулирования.

Поскольку, социально-психологические методы управления оказывают воздействие на сознание работников, социальные, эстетические и другие мотивы их поведения. Эти методы предназначены для социального стимулирования трудовой деятельности.^[7]

Функция стимулирования используется для морального и материального поощрения работников в зависимости от качества и количества затраченного труда.

Стимулирование – это функция, связанная с процессом активизации деятельности людей и трудовых коллективов, обеспечивает работников в повышении результатов своего труда^[8].

Кроме того, эта функция обеспечивает заинтересованность в достижении высокой эффективности работы всего предприятия. Предполагает создание условий, при которых в результате активной трудовой деятельности работник будет трудиться более эффективно и более производительно, выполнит больший объем работ, чем было оговорено заранее.

Следует отметить, что стимулирование труда создает условия для осознания работником, что он может трудиться более производительно, и возникновения желания, рождающего, в свою очередь, потребность, трудиться более производительно.

Таким образом, появления у работника мотивов к более эффективному труду и реализации этого мотива (мотивов) в процессе труда. Хотя стимулы и побуждают человека трудится, но их одних еще недостаточно для производительного труда.

Система стимулов и мотивов должна опираться на определенную базу - нормативный уровень трудовой деятельности. Сам факт вступления работника в трудовые отношения предполагает, что он за заранее оговоренные вознаграждения должен выполнять некоторый круг обязанностей. В этой ситуации для стимулирования нет еще места.

---

Сфера контролируемой деятельности и работают мотивы избегания, связанные со страхом наказания за невыполнение предъявленных требований. Таких наказаний, связанных с потерей материальных благ должно быть как минимум два: частичная выплата вознаграждения или разрыв трудовых отношений.

Работник должен знать, какие требования к нему предъявляются, какое вознаграждение он получит при их неукоснительном соблюдении, какие санкции последуют в случае их нарушения.

Дисциплина, как часть стимулирования, несет в себе элементы принуждения, ограничения свободы действий. Однако грань между контролированием и стимулированием условна и подвижна, так как работник с сильной мотивацией обладает самодисциплиной, привычкой добросовестно выполнять требования и относиться к ним как к собственным нормам поведения.

Система стимулирования вырастает как бы из административно-правовых методов управления, но не заменяет их, так как стимулирование труда эффективно в том случае, если органы управления умеют добиваться того уровня, за который платят.

Цель стимулирования - не только побудить человека работать вообще, а побудить его делать лучше (больше) того, что обусловлено трудовыми отношениями.

По виду потребностей, которые удовлетворяют стимулы, последние можно разделить на внутренние и внешние.

К первым относят чувства самоуважения, удовлетворения от достижения результатов, ощущения содержательности и значимости своего труда «роскошь человеческого общения», возникающего в процессе выполнения работы и другие. Их также можно назвать моральными стимулами.

Внешним вознаграждением является то, что предоставляется компанией взамен выполненной работы: заработная плата, премии, служебный рост, символы статуса и престижа, похвалы и признания, разнообразные льготы и поощрения. Их также можно назвать денежными и материально-социальными стимулами.

В организациях, как правило, разрабатывается система стимулирования труда, материальное-денежное или материально-социальное стимулирование.

Материальное-денежное стимулирование признается наиболее очевидным и наиболее используемый способом, которым организация может вознаградить сотрудников.

Материально-социальное стимулирования определяется в создании необходимых условий высокопроизводительного труда. К таким условиям относят: оптимальную организацию рабочего места, отсутствие отвлекающих шумов (особенно монотонных), достаточную освещенность, темп, режим труда и др.  возможность ухода от монотонного к более интересному, творческому, содержательному трудовому процессу.

---

Под монотонностью одни понимают объективную характеристику самого процесса труда, другие - только психическое состояние человека, являющееся следствием однообразия работы.  

Стимулирование свободным временем. В результате недостатка свободного времени многие работники трудятся с ощущением хронической усталости, испытывают постоянные нервно-эмоциональные перегрузки.

Улучшение отношений в коллективе. К внутренним условиям создания психологического микроклимата в коллективе, благотворно влияющего на состояние работающих, относят авторитет и особенности личности руководителя, стиль его руководства, совместимость членов коллектива по характерам, ценностным ориентациям, эмоциональным и другим свойствам, наличие влиятельных лидеров в неофициальных группах и отношение этих лидеров к производственным задачам, стоящим перед коллективом и т.п.

Продвижение по службе. Это один из наиболее действенных стимулов, так как, во-первых, при этом повышается оклад; во-вторых, расширяется круг полномочий и соответственно работник становится причастен к принятию важных решений; в-третьих, повышается степень ответственности, что заставляет человека работать эффективнее и не допускать промахи и ошибки; в-четвертых, повышает доступ к информации.

Морально-психологические стимулы. Эти стимулы ориентированы на мотивацию человека как личности, а не только механизма, призванного выполнять производственные функции. В отличие от вышеописанных стимулов моральные являются внутренними стимулами, то есть, напрямую ими нельзя воздействовать на человека.

Также, одной из важнейших функций современного менеджмента является анализ.

Анализ

Анализ позволяет получить информацию о структуре, проблемах и задачах. Следует отметить, что функция анализа необходима для каждой из основных функций менеджмента, для правильного управления и распределения ресурсами, как объектами управления, так и процессами.

С помощью анализа можно из общего представления об организации и деятельности организации можно получить те факты, которые необходимы непосредственно в рассматриваемом вопросе, например при планировании. 

Процедуру задач и потребностей компании, а также нахождения решений проблем называют бизнес-анализом (бизнес-анализ). 

Например, подробный и всесторонний анализ работы компании, как правило, включает в себя изучение таких проблем, как типовые особенности организационной структуры компании и ее соответствие ситуации; технологии производства; кадровый состав компании; функции департаментов и отделов; коммуникации; тип организационной культуры; финансовые показатели работы компании и другие.

---