Организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции);

- Положение об организационной структуре - является организационно-техническим документом, определяющим и устанавливающим административную систему организации;

- Положение об оплате труда - представляет собой один из локальных актов, который утверждается руководителем организации. Основная цель данного акта - описать применяемые в данной организации механизмы оплаты труда;

- Положение о едином порядке оформления приема и увольнения сотрудников. Настоящее Положение определяет внутренний порядок оформления приема на работу и увольнения с организации;

- Должностные инструкции - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных;

- Положения о структурных подразделениях – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений;

В АО «Тандер» функции службы ДОУ возложены на специально уполномоченное должностное лицо – специалиста ОУП. Таким образом, он решает три комплекса задач:

а) обеспечение документирования управленческой деятельности;

б) организация работы с документами в учреждении;

в) совершенствование форм и методов работы с документами.В должностной и численный состав службы ДОУ в АО «Тандер» входит два человека. Специалист ОУП в соответствии с должностной инструкцией и возложенными задачами осуществляет следующие функции:

- разработку, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

- организацию своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

- регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

- разработка и проектирование бланков документов;

---

- разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

Как и в большинстве организаций в АО «Тандер» можно выделить 3 документопотока:

. Входящий - документы, поступающие в АО «Тандер» (документы вышестоящих органов власти, Администрации города Новокузнецка и т.д.; документы от Головной организации); документы не соподчиненных организаций; обращения граждан).

Исходящий - документы, созданные в УДОиВ и направляемые за пределы АО «Тандер».

Внутренний - документы, создаваемые и используемые в АО «Тандер».

Благодаря специально разработанным маршрутам движения документов, можно определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в организацию приведены в приложении.

Задача отдела управления персоналом заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Но несмотря на это в организации документооборота АО «Тандер» существуют некоторые проблемы. В основном это потеря документов, затрудненный поиск документов, несвоевременное исполнение документов.

2.3 Уровень автоматизации ДОУ объекта
Основной технологический инструмент работы с документами в организации - компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет. Компьютерная сеть УДОиВ имеет один центральный компьютер (сервер), к которому подключено 15 периферийных компьютеров, что обеспечивает высокую скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении какого-либо кабеля вся сеть продолжает работать).

Обеспечение информационной безопасности компьютерных сетей возложено на системного администратора.

Характеристика сервера: тип процессора - 2-ядерный процессор, частота - 2 гГц, объем оперативной памяти – 4 Гб, системное программное обеспечение - WindowsServer 2008.

---

Характеристика типового клиента: частота процессора - 1 гГЦ, объем оперативной памяти - 1 Гб.

На персональных компьютерах сотрудников установлена операционная система «WindowsXP», и содержится стандартный набор прикладных офисных программ MSOffice (MSWord, MSExcel, MSAccess, MSPowerPoint), InternetExplorer, OutlookExpress, Win RAR, Win ZIP.

Безопасность обеспечивается рядом мероприятий, проводящихся в двух направлениях:

- обеспечение целостности данных;

- защита информации от несанкционированного доступа.

Основные мероприятия, которые проводятся для защиты целостности данных:

- резервное копирование наиболее ценной информации;

- обеспечение доступа к данным в режиме только для чтения;

- защита данных (файлов и папок) от удаления.

Для защиты информации персональных компьютеров сотрудников АО «Тандер» используют:

1. 
   Антивирусные программы, такие как ESET NOD32, которые постоянно обновляются.
   
2. 
   Идентификация субъектов и объектов. Каждому пользователю определен личный пароль при входе в систему компьютера.
   

Таким образом, была дана характеристика АО «Тандер». Это коммерческая организация с большим объемом документооборота, где функции по организации делопроизводства осуществляет отдел управления персоналом.

Вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов).

Существует автоматизация отдельных операций с документами: хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов в вышестоящие, подведомственные и сторонние организации по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.

Вывод

Для того, чтобы решить проблему автоматизации УДОиВ, необходимо внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы. Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.

---

3. Проектная часть
3.1 Критерии выбора систем автоматизации ДОУ
Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный оценочный критерий, связанный с приоритетными направлениями совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ). Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии, а в ближайшей перспективе - корпоративной системы автоматизации документооборота, может рассматриваться как формальный показатель, позволяющий судить о качестве и оперативности работы.

Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов. Сейчас на рынке представлены программные продукты, которые предусматривают возможность не только выполнять традиционные функции регистрации, контроля исполнения и поиска документов, но и обеспечивать различные функции управления документооборотом, и использовать элементы электронного документооборота. В отличие от систем, внедрявшихся в 80-е годы прошлого века, которые были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле исполнения документов), современные средства позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия.

В настоящее время фирмы-разработчики предлагают не только заказные разработки, но и «коробочные» варианты, т. е. тиражируемые разработки, учитывающие типовые потребности в автоматизации документооборота. Соответственно выбор программного продукта для автоматизации документооборота становится насущной задачей для многих организаций различных отраслей деятельности.

Для автоматизации делопроизводственных процессов в УДОиВ необходимо сформировать основные требования, предъявляемые к системе, с учетом специфики учреждения, и выявить из существующих систем ту, которая будет удовлетворять следующим требованиям.

Прежде всего, автоматизированная система управления документооборотом (АСУД) должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль исполнения, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

---

Итак, корпоративная система автоматизации документооборота для УДО и В должна удовлетворять следующим функциональным и системно-техническим требованиям.

А. Функциональные требования

Ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой.

1. 
   Делопроизводство
   

• 
  Создание документов (использование шаблонов)
  
• 
  Регистрация документов
  
• 
  Контроль исполнения документов
  
• 
  Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки)
  
• 
  Ведение номенклатуры дел
  
• 
  Подготовка статистических данных о документообороте
  
• 
  Автоматический ввод информации с бумажных носителей
  

2. Организация электронного архива

• 
  Архивирование документов
  
• 
  Полнофункциональный поиск
  
• 
  Безопасность хранения документов
  
• 
  Организация доступа к документам архива
  

3. Обеспечение задач электронного документооборота

• 
  Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП)
  
• 
  Работа с электронными файлами
  
• 
  Средства криптозащиты
  
• 
  Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи
  

4. Управление документооборотом

• 
  Управление потоками документов внутри организации
  
• 
  Передача документов на исполнение
  
• 
  Контроль движения (передачи) документов
  
• 
  Контроль действий пользователей
  
• 
  Маршрутизация документов
  
• 
  Согласование документов
  
• 
  Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов
  

5. Управление деловыми процессами

• 
  Совместная работа над документами в режиме реального времени
  
• 
  Работа с удаленными офисами и подразделениями
  
• 
  Построение отчетности по любым реквизитам и в любых разрезах
  
• 
  Получение уведомлений от системы электронного документооборота
  
• 
  Работа со справочниками
  

Б. Системно-технические требования

Системно-технические требования должны учитывать соответствие оцениваемых продуктов используемой системно-технической платформе.

1. Программная реализация

• 
  Технология клиент-сервер
  
• 
  Технология интернет
  
• 
  Поддержка стандартов открытых систем
  
• 
  Наличие средств разработки приложений
  
• 
  Наличие средств сканирования документов
  
• 
  Удобный интерфейс
  

---

Смотрите также файлы

• Практическое задание 3, Модуль Технологии коррекции, развития и формирования при речевых нарушениях слушатель Дудорова Олеся Александровна Преподаватель Лебедева Надежда Николаевна.docx

• Ортопедия (сложное протезирование) этиология, патогенез и классификация деформаций зубных рядов. Методы обследования.pdf

• Российский государственный социальный университет Факультет Информационные системы и технологии в экономической сфере итоговое практическое задание по дисциплине.docx

• Доклад на тему понятие об эмоциях и чувствах 2023 Студент Ильчиняк К. В 62%.pptx

• Практическое задание по дисциплине Безопасность жизнедеятельности.docx