Файл: Курсовая работа по дисциплине Экономика организаций (предприятий) на тему Оценка эффективности использования рабочего времени.docx
Добавлен: 12.12.2023
Просмотров: 417
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1. Теоретические аспекты эффективности использования рабочего времени персонала организации
1.1Сущность и значение планирования рабочего времени персонала
1.2. Основные методы изучения затрат рабочего времени
1.3. Основные показатели эффективности использования рабочего времени
2.1 Анализ эффективности использования рабочего времени одниֹм рабочим
, сложность контроля за перемещением большого количества людей, трудности координации, связанные с работой отдела.
Рисунок 1 — Планирование рабочего времени менеджера [4]
Затраченное время (особенно если оно не было отмечено на этапе планирования) должно быть зафиксировано, и обязательно должно быть указано, что и как было использовано. Это способствует тому, что имея полное представление о затратах своего рабочего времени, руководитель сможет в дальнейшем эффективнее организовать свое планирование; с целью разработки плана качества задачи будут разделены на краткие, средние и долгосрочный.
В качестве основных принципов планирования следует позиционировать регулярность, согласованность и последовательность. Необходимо следовать одному из важных принципов организации мероприятий — реальности цели: брать на себя как можно больше ответственности [15].
В основе рационального расходования рабочего времени менеджера лежит его долгосрочное планирование. Это многолетняя система, с учетом которой создаются годовые и квартальные планы. Последнее может быть согласовано с годом, разбитым на месяцы. Ежедневные и недельные планы точно им соответствуют и наиболее точно отражают использование рабочего времени менеджера. Планирование рабочей деятельности на ежедневной основе является важным шагом для менеджеров по координации и планированию рабочей деятельности, и его необходимо постоянно контролировать и корректировать в зависимости от ситуации.
Принцип Парето
Уилфред Парето (1848-1923) сформулировал принцип, согласно которому в определенной группе объективная значимость малой части будет намного выше ее относительного веса в этой группе. Парето использовал формулу 80/20 в своей модели и начал применять ее повсеместно.
- С 20% проданных товаров вы получаете 80% прибыли.
- Остальные 80% товара принесут только 20% прибыли.
- 20% ошибок приводят к 80% потерь.
- 80% других ошибок вызывают 20% потерь.
Сторонники схемы рабочего времени не обходят этот принцип. Если спроецировать это на работу менеджера, то результат будет таким: нужно потратить всего 20% своего рабочего времени, чтобы достичь 80% результата. В остальное время приносит только 20% от общего результата.
На языке трудового процесса это означает легкую и приятную работу, требующую минимум усилий, но часы достаточно продолжительные и не должны быть в приоритете. Важность каждой задачи должна быть учтена до предела при начале деятельности. Программа работы должна быть в первую очередь решающим вопросом.
Для полноценной реализации принципа Парето в плане грамотного планирования и учета рабочего времени необходимо проанализировать процентный вклад всех задач в общий результат и распределить их по АВС-категориям.
ABC-планирование
ABC-анализ основан на опыте, показывающем, что пропорции дел более высокой и меньшей важности, как правило, примерно одинаковы. Буквы A, B и C используются для классификации важности задач, связанных с достижением целей, по трем категориям. Этот принцип нравится многим руководителям.
Также можно использовать этот анализ, чтобы спланировать, как вы проводите свое рабочее время. Главное помнить, что распределять свое рабочее время нужно по важности задач, а не их трудоемкости и веса в общем плане деятельности.
ABC-анализ исходит из опыта, основанного на трех столпах.
Задачи категории А (самые важные) составляют 15% от общего числа задач менеджера. Несмотря на их относительно небольшой вес в плане, они внесли вклад в достижение цели на 65 %.
Задачи категории B (важные) составляют около 20% от общего числа задач, их важность также оценивается в 20%.
Задачи категории С (наименее важные): на их долю приходится около 65 % от общего числа, но их важность ничтожно мала — всего 15 % относительного веса.
Поэтому при планировании рабочего времени АВС-анализ ориентируется на начальное выполнение задач категории А, так как они приносят наибольшую долю конечной эффективности трудовой деятельности. Затем встает вопрос о группе Б, чей вклад в конечный результат нельзя игнорировать. Наконец, вы уже можете решить, что делать с оставшимися задачами категории C: вносить свой вклад в рабочее время или делегированные программы.
Принципы планирования рабочего времени Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра (приоритеты) получила широкое признание как инструмент планирования личного и рабочего времени.
Он состоит из четырех полей (квадрантов), каждое из которых соответствует определенной категории задач. Категории основаны на двух принципах: важности и срочности. Их взаимосвязь лучше всего представлена на рисунке 2 ниже.
Рисунок 2 — Принцип Эйзенхауэра в планировании рабочего времени[6]
Квадранты заполняются только в том случае, если введенный случай соответствует полю. Чтобы полностью понять, как работает эта матрица, вам необходимо определить задачи, соответствующие каждому квадранту. Стоит помнить, что эта матрица действительна только для задач на целый день или других краткосрочных задач.
Квадрант 1: Важное и срочное
Сердце Матрицы Эйзенхауэра — это именно первый квадрант, потому что он наполнен главным секретом — он пуст. Это покажет, что человек обладает навыками эффективного планирования рабочего времени для достижения целей.
Наличие случаев, претендующих на принадлежность к первому квадранту, показывает, что такие люди постоянно практичны в жизни и работе. Поэтому человек привык не делить свои дела и обязанности, а откладывать на последний момент все, что можно сделать. И когда крайний срок подходит к концу, он приступает к работе.
Конечно, если все хорошо продумано, то лучше предотвратить возможные ситуации. Ведь есть известный принцип, что всегда сложнее устранить последствия, чем предвидеть все возможные неприятности. Если такие дела могут быть исполнены другими, они передаются.
Квадрант 2: Важно и не срочно
Планируя свое рабочее время, Эйзенхауэр определил задачи во втором квадранте как наиболее важные задачи. Если исполнитель последовательно и своевременно выполняет задачи, помещенные в этот квадрант, то он
имеет возможность тратить столько времени, сколько необходимо. Его не будет беспокоить суета, спешка и всевозможные негативные последствия. Это очень похоже на запись к врачу: так же, как профилактический осмотр глаз может предотвратить более серьезные проблемы со зрением, обработка отчета в нужное время может избежать срочной обработки в ночное время [11].
Рабочее время планируется и рассчитывается в рамках второго квадранта для достижения личных целей работника.
Пока над рабочими не висит дамоклов меч в виде срочности выполнения работ, что позволяет сосредоточиться на качестве работ, не следует забывать, что есть сроки и их нужно контролировать на предмет невыполнения. Задачи из второго квадранта автоматически переносятся в первый квадрант. Такой исход чреват последствиями для планирования личного времени.
Квадрант 3: Срочно и не важно
Тип дела, который соответствует третьему квадранту, из-за своей срочности не позволяет сосредоточиться на более важных вещах. Эти случаи легко спутать с случаями из первого квадранта. Однако стоит провести черту между срочным и важным, так как эти понятия не являются синонимами. Есть простой способ определить это: нужно спросить себя, приближает ли та или иная задача вас к достижению поставленной цели. Обычно случаи из третьего квадранта получают отрицательный ответ.
В основном в этот квадрант вносятся семейные вопросы: химчистка в конце сезона, помощь соседям в экстренной ситуации, несущественные встречи и переговоры. Другой пример - ремонт компьютеров, но здесь нужно быть особенно внимательным: если устройство нужно для работы, то его ремонт становится важнейшей задачей (т. эта проблема находится в третьем квадранте.
Дела в этом квадранте не только не согласуются с планированием рабочего времени, но даже отвлекают от основной цели и отнимают драгоценное время. Лучше их игнорировать, если это возможно. Как вы определяете, насколько важна для вас задача? очень просто. Вы должны задать себе этот вопрос: «Что случилось бы, если бы я этого не сделал?»
Квадрант 4: Ни важно, ни срочно
В эту категорию входят вещи, не связанные с работой в нашей повседневной жизни: социальные сети, форумы, серфинг в Интернете, компьютерные игры, просмотр сериалов. Да, такие занятия, безусловно, приятны, но не обязательны.
Вообще говоря, эта деятельность значительно снижает продуктивность рабочего дня, и Эйзенхауэр называл такие случаи «личными пожирателями времени».
Взять, например, сериал длительностью в 200 часов — пересчитайте, и вы потеряете целую неделю времени, которое можно было бы использовать для большего прироста.
Поэтому необходимо определить своих личных обедающих и постараться держать их под строгим контролем, планируя не только рабочее, но и личное время.
Есть в этом квадранте и не очень приятные для многих рутины: например, мытье посуды, уборка, приготовление пищи. Здесь тоже стоит искать компромиссы с теми, кто живет с вами в одном доме, чтобы планировать равномерную нагрузку.
Рисунок 1 — Планирование рабочего времени менеджера [4]
Затраченное время (особенно если оно не было отмечено на этапе планирования) должно быть зафиксировано, и обязательно должно быть указано, что и как было использовано. Это способствует тому, что имея полное представление о затратах своего рабочего времени, руководитель сможет в дальнейшем эффективнее организовать свое планирование; с целью разработки плана качества задачи будут разделены на краткие, средние и долгосрочный.
В качестве основных принципов планирования следует позиционировать регулярность, согласованность и последовательность. Необходимо следовать одному из важных принципов организации мероприятий — реальности цели: брать на себя как можно больше ответственности [15].
В основе рационального расходования рабочего времени менеджера лежит его долгосрочное планирование. Это многолетняя система, с учетом которой создаются годовые и квартальные планы. Последнее может быть согласовано с годом, разбитым на месяцы. Ежедневные и недельные планы точно им соответствуют и наиболее точно отражают использование рабочего времени менеджера. Планирование рабочей деятельности на ежедневной основе является важным шагом для менеджеров по координации и планированию рабочей деятельности, и его необходимо постоянно контролировать и корректировать в зависимости от ситуации.
1.2. Основные методы изучения затрат рабочего времени
Принцип Парето
Уилфред Парето (1848-1923) сформулировал принцип, согласно которому в определенной группе объективная значимость малой части будет намного выше ее относительного веса в этой группе. Парето использовал формулу 80/20 в своей модели и начал применять ее повсеместно.
- С 20% проданных товаров вы получаете 80% прибыли.
- Остальные 80% товара принесут только 20% прибыли.
- 20% ошибок приводят к 80% потерь.
- 80% других ошибок вызывают 20% потерь.
Сторонники схемы рабочего времени не обходят этот принцип. Если спроецировать это на работу менеджера, то результат будет таким: нужно потратить всего 20% своего рабочего времени, чтобы достичь 80% результата. В остальное время приносит только 20% от общего результата.
На языке трудового процесса это означает легкую и приятную работу, требующую минимум усилий, но часы достаточно продолжительные и не должны быть в приоритете. Важность каждой задачи должна быть учтена до предела при начале деятельности. Программа работы должна быть в первую очередь решающим вопросом.
Для полноценной реализации принципа Парето в плане грамотного планирования и учета рабочего времени необходимо проанализировать процентный вклад всех задач в общий результат и распределить их по АВС-категориям.
ABC-планирование
ABC-анализ основан на опыте, показывающем, что пропорции дел более высокой и меньшей важности, как правило, примерно одинаковы. Буквы A, B и C используются для классификации важности задач, связанных с достижением целей, по трем категориям. Этот принцип нравится многим руководителям.
Также можно использовать этот анализ, чтобы спланировать, как вы проводите свое рабочее время. Главное помнить, что распределять свое рабочее время нужно по важности задач, а не их трудоемкости и веса в общем плане деятельности.
ABC-анализ исходит из опыта, основанного на трех столпах.
Задачи категории А (самые важные) составляют 15% от общего числа задач менеджера. Несмотря на их относительно небольшой вес в плане, они внесли вклад в достижение цели на 65 %.
Задачи категории B (важные) составляют около 20% от общего числа задач, их важность также оценивается в 20%.
Задачи категории С (наименее важные): на их долю приходится около 65 % от общего числа, но их важность ничтожно мала — всего 15 % относительного веса.
Поэтому при планировании рабочего времени АВС-анализ ориентируется на начальное выполнение задач категории А, так как они приносят наибольшую долю конечной эффективности трудовой деятельности. Затем встает вопрос о группе Б, чей вклад в конечный результат нельзя игнорировать. Наконец, вы уже можете решить, что делать с оставшимися задачами категории C: вносить свой вклад в рабочее время или делегированные программы.
Принципы планирования рабочего времени Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра (приоритеты) получила широкое признание как инструмент планирования личного и рабочего времени.
Он состоит из четырех полей (квадрантов), каждое из которых соответствует определенной категории задач. Категории основаны на двух принципах: важности и срочности. Их взаимосвязь лучше всего представлена на рисунке 2 ниже.
Рисунок 2 — Принцип Эйзенхауэра в планировании рабочего времени[6]
Квадранты заполняются только в том случае, если введенный случай соответствует полю. Чтобы полностью понять, как работает эта матрица, вам необходимо определить задачи, соответствующие каждому квадранту. Стоит помнить, что эта матрица действительна только для задач на целый день или других краткосрочных задач.
Квадрант 1: Важное и срочное
Сердце Матрицы Эйзенхауэра — это именно первый квадрант, потому что он наполнен главным секретом — он пуст. Это покажет, что человек обладает навыками эффективного планирования рабочего времени для достижения целей.
Наличие случаев, претендующих на принадлежность к первому квадранту, показывает, что такие люди постоянно практичны в жизни и работе. Поэтому человек привык не делить свои дела и обязанности, а откладывать на последний момент все, что можно сделать. И когда крайний срок подходит к концу, он приступает к работе.
Конечно, если все хорошо продумано, то лучше предотвратить возможные ситуации. Ведь есть известный принцип, что всегда сложнее устранить последствия, чем предвидеть все возможные неприятности. Если такие дела могут быть исполнены другими, они передаются.
Квадрант 2: Важно и не срочно
Планируя свое рабочее время, Эйзенхауэр определил задачи во втором квадранте как наиболее важные задачи. Если исполнитель последовательно и своевременно выполняет задачи, помещенные в этот квадрант, то он
имеет возможность тратить столько времени, сколько необходимо. Его не будет беспокоить суета, спешка и всевозможные негативные последствия. Это очень похоже на запись к врачу: так же, как профилактический осмотр глаз может предотвратить более серьезные проблемы со зрением, обработка отчета в нужное время может избежать срочной обработки в ночное время [11].
Рабочее время планируется и рассчитывается в рамках второго квадранта для достижения личных целей работника.
Пока над рабочими не висит дамоклов меч в виде срочности выполнения работ, что позволяет сосредоточиться на качестве работ, не следует забывать, что есть сроки и их нужно контролировать на предмет невыполнения. Задачи из второго квадранта автоматически переносятся в первый квадрант. Такой исход чреват последствиями для планирования личного времени.
Квадрант 3: Срочно и не важно
Тип дела, который соответствует третьему квадранту, из-за своей срочности не позволяет сосредоточиться на более важных вещах. Эти случаи легко спутать с случаями из первого квадранта. Однако стоит провести черту между срочным и важным, так как эти понятия не являются синонимами. Есть простой способ определить это: нужно спросить себя, приближает ли та или иная задача вас к достижению поставленной цели. Обычно случаи из третьего квадранта получают отрицательный ответ.
В основном в этот квадрант вносятся семейные вопросы: химчистка в конце сезона, помощь соседям в экстренной ситуации, несущественные встречи и переговоры. Другой пример - ремонт компьютеров, но здесь нужно быть особенно внимательным: если устройство нужно для работы, то его ремонт становится важнейшей задачей (т. эта проблема находится в третьем квадранте.
Дела в этом квадранте не только не согласуются с планированием рабочего времени, но даже отвлекают от основной цели и отнимают драгоценное время. Лучше их игнорировать, если это возможно. Как вы определяете, насколько важна для вас задача? очень просто. Вы должны задать себе этот вопрос: «Что случилось бы, если бы я этого не сделал?»
Квадрант 4: Ни важно, ни срочно
В эту категорию входят вещи, не связанные с работой в нашей повседневной жизни: социальные сети, форумы, серфинг в Интернете, компьютерные игры, просмотр сериалов. Да, такие занятия, безусловно, приятны, но не обязательны.
Вообще говоря, эта деятельность значительно снижает продуктивность рабочего дня, и Эйзенхауэр называл такие случаи «личными пожирателями времени».
Взять, например, сериал длительностью в 200 часов — пересчитайте, и вы потеряете целую неделю времени, которое можно было бы использовать для большего прироста.
Поэтому необходимо определить своих личных обедающих и постараться держать их под строгим контролем, планируя не только рабочее, но и личное время.
Есть в этом квадранте и не очень приятные для многих рутины: например, мытье посуды, уборка, приготовление пищи. Здесь тоже стоит искать компромиссы с теми, кто живет с вами в одном доме, чтобы планировать равномерную нагрузку.