Файл: Информация и информационные системы. Основные понятия и классификации.docx

Тема 1. ИНФОРМАЦИЯ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И КЛАССИФИКАЦИИ 

 1.1 Информация как ресурс 

Информационные ресурсы или ресурсы знаний сегодня являются важнейшим составным элементом постиндустриального развития общества. 

Информационный ресурс – специфический фактор современного производства.

Информационный ресурс – это информация, созданная, обнаруженная, зарегистрированная и обновляемая.

Информация, став информационным ресурсом, приобретает присущие только этому понятию свойства, сохраняя свои собственные. Информационные ресурсы общества, если их понимать как знания, отчуждены от тех людей, которые их накапливали, обобщали, анализировали, создавали. Эти знания материализовались в виде документов, баз данных, баз знаний, алгоритмов, компьютерных программ, а также произведений искусства, литературы, науки. 

В настоящее время отсутствует методология количественной и качественной оценки информационных ресурсов, а также прогнозирования потребностей общества в них. Это снижает эффективность информации, накапливаемой в виде информационных ресурсов, и влияет на продолжительность переходного периода от индустриального к информационному обществу. Также остается открытым вопрос о том, какой объем трудовых ресурсов должен быть задействован в сфере производства и распространения информационных ресурсов в информационном обществе. 

Информационные ресурсы страны, региона, организации должны рассматриваться как стратегические ресурсы, аналогичные по значимости запасам сырья, энергии, ископаемых и прочим ресурсам.

Для эффективной работы с информационными ресурсами необходимы информационные системы.

1.2 Информационная система 

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

---

1.3 Процессы, обеспечивающие  работу информационной системы

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы (Рисунок 1), состоящей из блоков:

• 
  ввод информации из внешних или внутренних источников;
  
• 
  обработка входной информации и представление ее в удобном виде;
  
• 
  вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;
  
• 
  обратная связь – это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.
  

1.4 Основные свойства информационных систем

Информационная система определяется следующими свойствами:

• 
  любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;
  
• 
  информационная система является динамичной и развивающейся;
  
• 
  при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;
  
• 
  выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;
  
• 
  информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.
  

В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать:

• 
  структурированность решаемых управленческих задач;
  
• 
  уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;
  
• 
  принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;
  
• 
  вид используемой информационной технологии.
  

Технология работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания специалистам некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

---

Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на решение следующих задач:

1. 
   Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме – эффективный бизнес; на государственном предприятии – решение социальных и экономических задач.
   
2. 
   Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.
   
3. 
   Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации.
   

Построение информационной системы можно сравнить с постройкой дома. Кирпичи, гвозди, цемент и прочие материалы, сложенные вместе, не дают дома. Нужны проект, землеустройство, строительство и др., чтобы появился дом.

Аналогично, для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности компьютерной технологии. Информационная система является частью организации, а ключевые элементы любой организации – структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.

Существует взаимозависимость между стратегией, правилами, процедурами организации и аппаратной, программной, телекоммуникационной частями информационной системы. Поэтому очень важно на этапе внедрения и проектирования информационных систем активное участие менеджеров, определяющих круг предполагаемых для решения проблем, задач и функций в своей предметной области.

1.5 Структура информационной системы

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема – это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Функциональная подсистема экономической информационной системы представляет собой совокупность задач, объединенных общей информационной базой, с помощью которой автоматизируется выполнение функций управления в конкретных подразделениях предприятия. Принято выделять типовые функциональные подсистемы для каждого вида экономических систем. Например, для информационных систем предприятия выделяют следующие подсистемы:

---

• 
  перспективного развития или прогнозирования;
  
• 
  текущего планирования;
  
• 
  оперативного управления производством;
  
• 
  управления финансами;
  
• 
  бухгалтерского учета;
  
• 
  материально-технического снабжения;
  
• 
  маркетинга и др.
  

Обеспечивающие подсистемы включают в свой состав документацию проектных решений, разработанных проектировщиками для предприятий-заказчиков с целью реализации каждой функциональной подсистемы в следующем составе:

• 
  экономическое обеспечение (ЭО), включающее состав экономических показателей, рассчитываемых в каждой задаче, и методы их расчета;
  
• 
  математическое обеспечения (МО);
  
• 
  программное обеспечение (ПО);
  
• 
  информационное обеспечение (ИО);  технического обеспечения (ТО).
  

Кроме того, в состав ИС включают подсистемы, имеющие общесистемное назначение:

• 
  организационное обеспечение (ОО), определяющее организационную структуру ИС (например, отдел программирования, отдел администрирования баз данных и сетевых ресурсов, отдел эксплуатации вычислительной техники и др.);
  
• 
  правовое обеспечение (ПрО), состоящее из правовых инструкций для работников предприятия в условиях автоматизации выполняемых ими функций.
  

Организационно функциональные подсистемы (модули) ИС состоят из некоторого числа автоматизированных рабочих мест (АРМ). 

АРМ – это совокупность методических, программных, информационных и технических средств, предназначенных для автоматизации функций управления и задач, решаемых на определенном рабочем месте конкретным пользователем. Структура АРМ включает в свой состав: комплекс задач, решаемых в рамках какой-либо функциональной подсистемы (бухгалтерские, финансовые, плановые, маркетинговые, учета кадров, юридические и др), объединенных общей информационной базой, и обеспечивающую часть (программное, информационное, техническое, лингвистическое и технологическое обеспечение) (рис. 3). Специалисты выполняют либо служебные, либо основные функции. К первым относятся проверка контроля и доступа, настройка системы на параметры технических и информационных средств и архивация данных. Ко вторым – ввод исходных данных, их обработка и выдача результатов, ведение справочников базы данных и получение ответов на запросы.

Содержание АРМ зависит от специфики алгоритмов решаемых задач, используемых программных, информационных и технических средств, т. е. от типов используемых информационных технологий.

---

1.6 Характеристика информационного обеспечения

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. Она включает внемашинное ИО (документы, классификаторы) и внутримашинное ИО (электронные макеты ввода-вывода документов, базы данных, электронные архивы).

Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методологии построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

• 
  к унифицированным системам документации;
  
• 
  к унифицированным формам документов различных уровней управления;
  
• 
  к составу и структуре реквизитов и показателей;
  
• 
  к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.
  

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

• 
  чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;
  
• 
  одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;
  
• 
  работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;
  
• 
  имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.
  

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника – от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

---