Файл: Методические указания по организации самостоятельной работы студентов Для подготовки к лабораторной работе необходимо повторить следующий теоретический материал таблица, поле, запись, ячейка, ключ, типы данных в ms access, целостность данных.doc

1 ОЗНАКОМЛЕНИЕ СО СРЕДОЙ MS ACCESS

1.1 Цель работыНаучиться работать в среде MS Access, создавать таблицы и редактировать их. Научиться создавать запросы разных видов. создавать формы и создавать отчеты, применять группировку данных в отчете, использовать макросы для организации интерфейса с пользователями.1.2 Методические указания по организации самостоятельной работы студентовДля подготовки к лабораторной работе необходимо повторить следующий теоретический материал: таблица, поле, запись, ячейка, ключ, типы данных в MS Access, целостность данных; запросы; сортировка в запросе; вычислительные поля в запросе; язык SQL, форма, элементы управления в формах; отчеты, групповые операции в отчетах; макросы.1.3 Порядок выполнения работы и методические указания по ее выполнениюВ процессе выполнения данной лабораторной работы необходимо создать БД студенческого общежития. При этом должны реализовываться следующие функции:

• 
  выдача необходимой информации в виде запросов;
  
• 
  автоматизированное поселение студента в общежитие (выбор номера комнаты из числа подходящих по некоторым критериям);
  
• 
  формирование пропусков и квитанций для студентов (с использованием отчетов);
  
• 
  удобный просмотр текущего расселения студентов по комнатам.
  

1.3.1 Создания новой базы данныхПрограмма MS Access похожа на другие Windows-программы. Главное окно MS Access содержит меню, панели инструментов, строку состояния, рабочую область.Сразу после того, как запущен MS Access и на экране все еще находится диалоговое окно, следует выбрать Новая база данных. Если диалогового окна уже нет, тогда следует выполнить команду Файл/Создать или нажать кнопку Создать ( ) на панели инструментов. Появится диалоговое окно Создание файла. При двойном щелчке на команде Новая база данных появится диалоговое окно Файл новой базы данных.В поле Имя файла следует ввести название новой БД, (например, Общежитие) и нажать кнопку Создать. MS Access создаст новую БД. На экране появится окно новой, пустой БД.1.3.2 Создания таблиц в режиме конструктораНадо создать таблицу

---

Студенты (см. рис. 1.1).

Рисунок 1.1 - Таблица Студенты

Для создания таблицы в окне БД следует перейти на закладку Таблицы, затем дважды щелкнуть на команде Создание таблицы в режиме коструктора.В конструкторе таблиц в первой пустой строке в столбце Имя поля следует ввести Код студента. Для перехода к столбцу Тип данных следует нажать клавишу Tab. В столбце Тип данных с помощью выпадающего меню следует выбрать тип поля - Счетчик. В нижней половине окна есть секция свойств поля, которая отображает свойства избранного типа поля. В столбце Описание приводится описание поля. Вводить его не обязательно, таблица создается и без него.Следует создать другие поля данной таблицы, повторяя предыдущие действия.В каждой таблице должно быть поле с уникальным значением для каждой записи. Чтобы назначить ключевое поле, следует, выделив поле, которое будет использоваться в качестве ключевого, нажать кнопку Ключ ( ) в панели инструментов. Слева от имени поля появится символ ключа. Для сохранения таблицы следует нажать кнопку Сохранить ( ) в панели инструментов, дать имя таблице, и нажать кнопку Ok.Аналогично следует построить таблицы, показанные на рис. 1.2. В поле Скидка следует установить формат поля Процентный и размер поля Одинарное с плавающей точкой. Чтобы в поле Дата заселения в таблице Студенты по умолчанию ставить текущую системную дату, в поле Значение по умолчанию следует ввести «Date()» - функцию, которая возвращает текущую системную дату.

Рисунок 1.2 - Таблицы БД Общежитие

1.3.3 Связи между таблицамиЕсли, находясь в окне БД, нажать кнопку Схема данных ( ) на панели инструментов, то откроется окно Схема данных (рис. 1.3). Если схема данных ни разу не сохранялась, то также появится диалоговое окно Добавление таблиц

---

. Следует выбрать таблицу Студенты и нажать кнопку Добавить. Также добавить на схему другие таблицы. После этого нажать Закрыть. В окне Схема данных каждая таблица появится в своем окне.

Рисунок 1.3 - Связи между таблицами

Для установления связи между таблицей Студенты и Комнаты следует выбрать поле № Комнаты в таблице Студенты, и, держа нажатой кнопку мыши, перетянуть курсор из этого поля (он примет вид маленького прямоугольника) на поле № Комнаты в таблице Комнаты. Появится диалоговое окно Связи. В данном окне следует выбрать параметры Обеспечение целостности, Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных записей и нажать кнопку Создать. Будет создана связь, которая отобразится в виде линию между двумя полями в окне Схема данных.Аналогично устанавливаются другие связи (рис. 1.3).Для изменения связей необходимо дважды щелкнуть по линии между двумя таблицами и внести изменения.Для удаления связи необходимо щелкнуть по линии между двумя таблицами, нажать клавишу Delete, ответить Да для подтверждения удаления, и связь исчезнет.1.3.4 Введение данных в таблицуДля ввода данных в таблицу следует открыть ее в режиме таблицы, щелкнуть первую пустую ячейку, ввести данные и перейти к следующей ячейке. Переход между ячейками осуществляется при нажатии клавиши Tab. Если, находясь в последнем поле записи нажать Tab, то, в случае правильного ввода данных, осуществится переход к первому полю следующей записи, при этом введенная строка будет автоматически сохранена в базе данных. Чтобы отказаться от введения данных надо нажать клавишу Esc, не оставляя текущей записи. При вводе данных поля типа Счетчик нужно пропускать, не вводя в них ничего, они будут автоматически заполнены.Необходимо заполнить все таблицы базы данных информацией по 5-6 записей в каждой таблице.1.3.5 Создание простого запроса с помощью мастера. Необходимо создать запрос, отображающий информацию о студентах. Для начала работы с запросами следует выбрать закладку Запросы в окне БД. Для создания простого запроса с помощью мастера следует выбрать пункт Создание запроса с помощью мастера, появится диалоговое окно Создание простых запросов (рис. 1.4).

---

Следует выбрать таблицу Студенты в выпадающем списке Таблицы/ Запросы, в списке Доступные поля выбрать поле ФИО и нажать кнопку «>». Это поле переместится в список Выбранные поля. Также следует добавить поля Группа, №Комнаты. Далее следует в списке Таблицы/ Запросы выбрать таблицу Комнаты, в списке Доступные поля выбрать поле Стоимость и нажать кнопку «>». Из таблицы Льготы добавить поля Тип льготы, Скидка. После того как все поля будут добавлены, следует нажать кнопку Далее, в появившемся окне указать тип отчета Подробный, в следующем окне в поле ввода текста задать имя запроса Информация о студентах и нажать кнопку Готово для отображения результатов запроса.

Рисунок 1.4 – Окно мастера простых запросов

В данном запросе необходимо ввести вычисляемое поле Оплата, в котором будет отображаться сумма оплаты за проживание в комнате студентом с учетом льготной скидки. Для этого необходимо перейти в режим конструктора (кнопка ), в первом пустом столбце ввести следующее выражение: Оплата: [Стоимость] - [Стоимость] * [Скидка]. Данное выражение также может быть построено с использованием инструмента Построитель выражений (кнопка на панели инструментов ). Далее следует запустить запрос на выполнение, перейдя в режим таблицы с помощью кнопки .Чтобы в получившемся запросе отобразить фамилии студентов в алфавитном порядке, необходимо в режиме конструктора в строке Сортировка в поле ФИО в выпадающем списке выбрать значение По возрастанию. Чтобы отменить сортировку по полю, следует выполнить эти же действия, но выбрать значение Отсутствует.С помощью условий отбора можете выбрать нужные записи, которые будут появляться в результатах запроса. Например, чтобы в данном запросе выводить информацию только о студентах, имеющих льготы, следует в режиме конструктора запроса в строке Условие отбора в столбце Скидка ввести выражение > 0. Дополнительное условие можно ввести в строке

---

Или.1.3.6 Создание нового запроса в режиме конструктораНеобходимо создать запрос, отображающий информацию о комнатах. На закладке Запросы в окне БД следует выбрать пункт Создание запроса в режиме конструктора, появится диалоговое окно Добавление таблиц (рис. 1.5), в котором перечислены все таблицы БД.

Рисунок 1.5 - Диалоговое окно Добавление таблиц

В данном окне надо щелкнуть на таблице Комнаты, а потом на кнопке Добавить, потом щелкнуть на таблице Студенты, и опять на кнопке Добавить и нажать кнопку Закрыть. Откроется окно запроса в режиме конструктора (рис. 1.6).

Рисунок 1.6 - Окно «Режим конструктора»

При создании запроса «с нуля» первое, что надо сделать, это добавить к запросу необходимые поля, которые находятся в производном источнике данных (таблице или запросе). Можно также использовать эту процедуру для добавления дополнительных полей в запрос.Существует два способа добавления поля к запросу.Первый способ. Щелкнуть на строке Имя таблицы в первом пустом столбце, раскрыть список и выбрать в нем таблицу Комнаты. Щелкнуть на строке Поле в этом же столбце. Раскрыть список и выбрать в нем поле № комнаты (рис. 1.6).Второй способ. В окне таблицы Студенты, которое находится в верхней части окна конструктора запроса (рис. 1.6) выделить поле Пол, щелкнув по нему курсором мыши, захватить это поле и перетянуть его в строку Имя поля первого пустого столбца (захватить и перетянуть — курсор мыши поместить на подмеченное поле, нажать левую клавишу и не отпуская ее, переместить курсор мыши в место назначения, где и отпустить левую клавишу). В этом столбце заполненными окажутся поля Имя поля и Таблица.Для того чтобы поле отображалось на экране, следует установить контрольную пометку в строке Вывод на экран для соответствующего поля.Далее следует добавить в запрос поле Количество.Запрос следует сохранить под именем Характеристика комнат. При просмотре данного запроса можно увидеть, что информация в нем отображается о комнатах, в которых поселен хоть один человек, но было бы интересно видеть информацию и о свободных комнатах. Для этого необходимо изменить вид связи между таблицами в окне конструктора запроса. Следует щелкнуть на связи, нажать правую кнопку мыши, выбрать в контекстном меню команду

---