Файл: Методические указания по организации самостоятельной работы студентов Для подготовки к лабораторной работе необходимо повторить следующий теоретический материал таблица, поле, запись, ячейка, ключ, типы данных в ms access, целостность данных.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 12.12.2023
Просмотров: 53
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Параметры объединения и установить тип объединения всех записей из таблицы Комнаты и только тех записей из таблицы Студенты, в которых связанные поля совпадают.
Необходимо добавить вычисляемое поле, которое будет показывать, сколько в комнате осталось свободных мест. В пустом столбце в режиме конструктора с помощь построителя выражений следует ввести выражение: Свободных: [Количество] - Count ( [Пол] ). Так как в данном выражении используется групповая операция нахождения количества записей (Count), то необходимо применить операцию группировки к полям, значения которых не меняются в пределах группы. Для этого необходимо выполнить команду Вид/Групповые операции и установить в строке Групповая операция для поля Свободных значение Выражение, а для остальных полей — Группировка (рис. 1.6).
1.3.7 Создания перекрестных запросов
Необходимо с помощью мастера создать перекрестный запрос (или кросс-таблицу), на основе запроса Информация о студентах (рис. 1.7). Мастер перекрестных запросов можно запустить, нажав кнопку Создать на закладке Запросы, и выбрав команду Перекрестный запрос в открывшемся окне Новый запрос.
При создании других перекрестных запросов следует учесть, что перекрестный запрос создается только на базе или одной таблицы, или на базе запроса. Поэтому, если необходимо создать перекрестный запрос, содержащий поля из нескольких таблиц, следует сначала создать вспомогательный запрос, который будет содержать все необходимые поля, а потом использовать этот запрос для создания перекрестного запроса.
1.3.8 Использование инструмента Автоформа
Для создания с помощью инструмента Автоформа формы для ввода данных в таблицу Студенты следует выбрать закладку Формы в окне БД, нажать кнопку Создать. В появившемся диалоговом окне Новая Форма (рис. 1.8) выбрать Автоформа: в столбец, раскрыть выпадающий список, расположенный снизу диалогового окна, выбрать таблицу, с которой будет связанная текущая форма, то есть Студенты, и нажать кнопку Ok. Появится форма, готовая для ввода данных (рис. 1.9). Необходимо сохранить эту форму под именем Поселение в общежитие.
1.3.9 Использования средств Мастера форм
Необходимо создать форму Распределение студентов по комнатам, отображающую связанные данные таблиц Студенты и Комнаты (рис. 1.10). В окне БД следует выбрать закладку Формы, нажать кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новая Форма (рис. 1.8). Надо выбрать пункт Мастер форм и нажать кнопку Ok. В выпадающем списке Таблицы/Запросы выбрать таблицу, Студенты. В следующем окне нажать кнопку >>, для того чтобы переместить все поля в таблице в список Выбранные поля. Так же добавить все поля из таблицы Комнаты.
Нажать кнопку Далее для продолжения работы. В следующем окне установить параметры так, как показано на рисунке 1.11. и нажать кнопку Далее. Далее в запросе вида формы выбрать Табличный, в запросе стиля оформления формы – Стандартный, в следующем диалоговом окне дать имя форме Распределение студентов по комнатам и нажать кнопку Готово. Появится готовая форма (рис. 1.10).Удобство использования главных и подчиненных форм состоит как в том, что отображается связанная информация (в данном случае отображаются студенты, живущие в комнате текущей записи), так и в том, что при заполнении подчиненной таблицы ключ связи из главной таблицы подставляется автоматически (№ Комнаты в таблице Студенты автоматически подставляется из поля № Комнаты текущей записи таблицы Комнаты).
1.3.10 Создания формы «c нуля»
Для того, чтобы создать в конструкторе форму для ввода данных в таблицу Льготы, необходимо в окне БД нажать закладку Формы, нажать кнопку Создать, в окне Новая Форма выделить Конструктор. В выпадающем списке в нижней части диалогового окна надо выделить таблицу или запрос, с которым будет связана текущая форма, то есть Льготы. В дальнейшем не будет возможности это сделать. В режиме
Конструктор нельзя создать форму, в которой содержатся поля с нескольких таблиц. Нажать кнопку Ok. Появится экран конструктора форм. Теперь можно приступить к разработке формы (рис. 1.12).
Поля, которые можно добавлять к форме, должны появиться в области данных. Если на экране не отображается Список полей, следует вывести его, нажав кнопку Список полей (
) или команду меню Вид/Список полей.
Чтобы прибавить к форме любое поле, необходимо перетянуть его с списка полей. При создании формы Льготы нужно добавить на форму все поля одноименной таблицы.
1.3.11 Создания полей со списками в форме
Для облегчения ввода данных в форму можно использовать такие элементы управления, как поля со списками, которые позволяют выбрать значение из загружаемых полей или запросов, либо ввести новое значение. В базе данных Общежитие удобно использовать поля со списками для ввода данных в поле Код льготы формы Поселение в общежитие чтобы не запоминать все время, какой категории льготников соответствует какой код. Для создания такого поля со списком следует открыть форму Поселение в общежитие в режиме конструктора, вывести список полей производной таблицы. После этого удалить из формы поле Код льготы. Потом, на панели элементов нажать пиктограмму поля со списком и перетянуть поле Код льготы из списка полей в форму. Появится первое диалоговое окно Создание полей со списком, в котором следует выделить пункт Поле со списком использует значение из таблицы или запроса, и нажать кнопку Далее. В следующем диалоговом окне надо выделить таблицу Льготы и нажать Далее. В следующем диалоговом окне перенести поля Код льготы и Тип льготы из списка Доступные поля в список Выбранные поля и нажать кнопку Далее. Убрать отметку Скрыть ключевой столбец, задать ширину столбцов, и нажать кнопку Далее. В следующем диалоговом окне следует выделить пункт Сохранить в поле, из выпадающего списка выбрать поле Код льготы и нажать кнопку Далее. В поле ввода задать подпись
Код льготы и нажать кнопку Готово.
Аналогично создайте поле со списком Пол в форме Поселение в общежитие. При этом рекомендуется из запроса в свойстве Источник срок убрать ключевой столбец, и убрать наличие повторяющихся значений поля введением конструкции DISTINCT в оператор SELECT.
Если возникают проблемы со сформированным списком, необходимо сделать некоторые коррективы. Для конечного доведения списка в его свойствах надо настроить поля Источник срок и Присоединенный столбец. Для того, чтобы открыть свойства необходимо в конструкторе щелкнуть левой клавишей мыши, когда ее курсор находится на элементе Поле со списком, в контекстном меню выбрать команду Свойства. Следует убедиться, что номер присоединенного столбца совпадает с сохраняемым номером поля в запросе, который используется как Источник срок для списка.
С помощью полей со списком можно облегчить некоторые функции взаимодействия пользователя с базой данных. Например, в данной форме удобно было бы выбирать номер комнаты, подходящей по некоторым критериям: нелогично селить вместе студентов разного пола; нельзя поселить студента в комнату, в которой нет свободных мест. Таким образом, список предлагаемых комнат должен быть сформирован с помощью запроса. Подобный запрос в данной базе данных есть — Характеристика комнат, необходимо только его доработать, связав с формой Поселение в общежитие. Для этого необходимо открыть запрос в режиме конструктора и в строке Условие отбора в столбце Пол сформировать выражение [Forms]![Поселение в общежитие]![Пол] Or Is Null, а в строке Условие отбора в столбце Свободных сформировать выражение > 0. Далее необходимо открыть форму в режиме конструктора, убрать поле № комнаты, щелкнуть на панели инструментов на элементе Поле со списком, и затем щелкнуть на форме. Запустится мастер создания полей со списком. Необходимо настроить поле со списком, выбрав в качестве источника данных запрос Характеристика комнат, выбрав все поля из данного запроса, настроив их ширину, и сохранив значение поля запроса № комнаты в поле формы № комнаты. Если сейчас посмотреть, как работает данное поле со списком, можно увидеть, что один раз оно срабатывает правильно, а потом список не обновляется. Для постоянного обновления списка необходимо открыть свойства поля со списком, открыть закладку
События, создать процедуру обработки события Вход, в которую написать оператор <Имя поля со списком> .Requery.
Аналогично создаются другие элементы управления.
1.3.12 Создания отчета с помощью мастера отчетов
Для создания отчета на основе таблиц Студенты и Льготы необходимо:
- нажать закладку Отчеты в окне БД;
- выбрать команду Создание отчета с помощью мастера. Запустится мастер отчетов;
- в окне Создание отчетов раскрыть выпадающий список Таблицы/Запросы и выделите в нем таблицу Студенты (рис. 1.13), перенести из списка Доступные поля в список Выбранные поля поля Код студента, ФИО, Группа, № комнаты, Дата заселения. Выбрать в списке Таблицы/Запросы таблицу Льготы, перенести из списка Доступные поля в список Выбранные поля поле Тип льготы и нажать кнопку Далее;
- в следующем окне выбрать тип представления данных по студентам;
- в следующем окне для группирования записей данные не вводить, и нажать кнопку Далее.
Далее надо указать способ сортировки, для чего раскрыть выпадающий список и выделить в нем поле ФИО. Потом выбрать сортировку по возрастанию.
В следующем диалоговом окне следует выбрать вид макета В столбец в секции Макет. Выбрать ориентацию отчета - Книжная или Альбомная и нажать кнопку Далее.
В следующем диалоговом окне мастера отчетов из списка стилей отчета выбрать стиль отчета. Далее задать имя отчета – Пропуск и нажать кнопку Готово. Отчет откроется в режиме предварительного просмотра. Открыть отчет в режиме конструктора и изменить его так, чтобы данные по студенту отображались в виде, показанном на рисунке 1.14 (Подпись Код студента изменить на Пропуск в студенческое общежитие №, поля Тип льготы на Примечания, увеличить шрифты).
1.3.13 Создание отчета с группировкой данных
Во время создания отчетов, кроме возможностей, которые предоставляются мастером отчетов, есть возможность самостоятельно редактировать отчеты в режиме конструктора. Можно создать отчет с группами в мастере, и затем добавить итоговые надписи для некоторых групп записей. Например, необходимо создать отчет
Необходимо добавить вычисляемое поле, которое будет показывать, сколько в комнате осталось свободных мест. В пустом столбце в режиме конструктора с помощь построителя выражений следует ввести выражение: Свободных: [Количество] - Count ( [Пол] ). Так как в данном выражении используется групповая операция нахождения количества записей (Count), то необходимо применить операцию группировки к полям, значения которых не меняются в пределах группы. Для этого необходимо выполнить команду Вид/Групповые операции и установить в строке Групповая операция для поля Свободных значение Выражение, а для остальных полей — Группировка (рис. 1.6).
1.3.7 Создания перекрестных запросов
Необходимо с помощью мастера создать перекрестный запрос (или кросс-таблицу), на основе запроса Информация о студентах (рис. 1.7). Мастер перекрестных запросов можно запустить, нажав кнопку Создать на закладке Запросы, и выбрав команду Перекрестный запрос в открывшемся окне Новый запрос.
При создании других перекрестных запросов следует учесть, что перекрестный запрос создается только на базе или одной таблицы, или на базе запроса. Поэтому, если необходимо создать перекрестный запрос, содержащий поля из нескольких таблиц, следует сначала создать вспомогательный запрос, который будет содержать все необходимые поля, а потом использовать этот запрос для создания перекрестного запроса.
Рисунок 1.7 - Образец схемы результата перекрестного запроса
1.3.8 Использование инструмента Автоформа
Для создания с помощью инструмента Автоформа формы для ввода данных в таблицу Студенты следует выбрать закладку Формы в окне БД, нажать кнопку Создать. В появившемся диалоговом окне Новая Форма (рис. 1.8) выбрать Автоформа: в столбец, раскрыть выпадающий список, расположенный снизу диалогового окна, выбрать таблицу, с которой будет связанная текущая форма, то есть Студенты, и нажать кнопку Ok. Появится форма, готовая для ввода данных (рис. 1.9). Необходимо сохранить эту форму под именем Поселение в общежитие.
Рисунок 1.8 - Диалоговое окно «Новая Форма»
1.3.9 Использования средств Мастера форм
Необходимо создать форму Распределение студентов по комнатам, отображающую связанные данные таблиц Студенты и Комнаты (рис. 1.10). В окне БД следует выбрать закладку Формы, нажать кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новая Форма (рис. 1.8). Надо выбрать пункт Мастер форм и нажать кнопку Ok. В выпадающем списке Таблицы/Запросы выбрать таблицу, Студенты. В следующем окне нажать кнопку >>, для того чтобы переместить все поля в таблице в список Выбранные поля. Так же добавить все поля из таблицы Комнаты.
Рисунок 1.9 - Форма Поселение в общежитие
Нажать кнопку Далее для продолжения работы. В следующем окне установить параметры так, как показано на рисунке 1.11. и нажать кнопку Далее. Далее в запросе вида формы выбрать Табличный, в запросе стиля оформления формы – Стандартный, в следующем диалоговом окне дать имя форме Распределение студентов по комнатам и нажать кнопку Готово. Появится готовая форма (рис. 1.10).Удобство использования главных и подчиненных форм состоит как в том, что отображается связанная информация (в данном случае отображаются студенты, живущие в комнате текущей записи), так и в том, что при заполнении подчиненной таблицы ключ связи из главной таблицы подставляется автоматически (№ Комнаты в таблице Студенты автоматически подставляется из поля № Комнаты текущей записи таблицы Комнаты).
Рисунок 1.10- Форма Распределение студентов по комнатам
Рисунок 1.11– Создание главной и подчиненной форм
1.3.10 Создания формы «c нуля»
Для того, чтобы создать в конструкторе форму для ввода данных в таблицу Льготы, необходимо в окне БД нажать закладку Формы, нажать кнопку Создать, в окне Новая Форма выделить Конструктор. В выпадающем списке в нижней части диалогового окна надо выделить таблицу или запрос, с которым будет связана текущая форма, то есть Льготы. В дальнейшем не будет возможности это сделать. В режиме
Конструктор нельзя создать форму, в которой содержатся поля с нескольких таблиц. Нажать кнопку Ok. Появится экран конструктора форм. Теперь можно приступить к разработке формы (рис. 1.12).
Поля, которые можно добавлять к форме, должны появиться в области данных. Если на экране не отображается Список полей, следует вывести его, нажав кнопку Список полей (
) или команду меню Вид/Список полей. Чтобы прибавить к форме любое поле, необходимо перетянуть его с списка полей. При создании формы Льготы нужно добавить на форму все поля одноименной таблицы.
Рисунок 1.12 - Окно конструктора форм
1.3.11 Создания полей со списками в форме
Для облегчения ввода данных в форму можно использовать такие элементы управления, как поля со списками, которые позволяют выбрать значение из загружаемых полей или запросов, либо ввести новое значение. В базе данных Общежитие удобно использовать поля со списками для ввода данных в поле Код льготы формы Поселение в общежитие чтобы не запоминать все время, какой категории льготников соответствует какой код. Для создания такого поля со списком следует открыть форму Поселение в общежитие в режиме конструктора, вывести список полей производной таблицы. После этого удалить из формы поле Код льготы. Потом, на панели элементов нажать пиктограмму поля со списком и перетянуть поле Код льготы из списка полей в форму. Появится первое диалоговое окно Создание полей со списком, в котором следует выделить пункт Поле со списком использует значение из таблицы или запроса, и нажать кнопку Далее. В следующем диалоговом окне надо выделить таблицу Льготы и нажать Далее. В следующем диалоговом окне перенести поля Код льготы и Тип льготы из списка Доступные поля в список Выбранные поля и нажать кнопку Далее. Убрать отметку Скрыть ключевой столбец, задать ширину столбцов, и нажать кнопку Далее. В следующем диалоговом окне следует выделить пункт Сохранить в поле, из выпадающего списка выбрать поле Код льготы и нажать кнопку Далее. В поле ввода задать подпись
Код льготы и нажать кнопку Готово.
Аналогично создайте поле со списком Пол в форме Поселение в общежитие. При этом рекомендуется из запроса в свойстве Источник срок убрать ключевой столбец, и убрать наличие повторяющихся значений поля введением конструкции DISTINCT в оператор SELECT.
Если возникают проблемы со сформированным списком, необходимо сделать некоторые коррективы. Для конечного доведения списка в его свойствах надо настроить поля Источник срок и Присоединенный столбец. Для того, чтобы открыть свойства необходимо в конструкторе щелкнуть левой клавишей мыши, когда ее курсор находится на элементе Поле со списком, в контекстном меню выбрать команду Свойства. Следует убедиться, что номер присоединенного столбца совпадает с сохраняемым номером поля в запросе, который используется как Источник срок для списка.
С помощью полей со списком можно облегчить некоторые функции взаимодействия пользователя с базой данных. Например, в данной форме удобно было бы выбирать номер комнаты, подходящей по некоторым критериям: нелогично селить вместе студентов разного пола; нельзя поселить студента в комнату, в которой нет свободных мест. Таким образом, список предлагаемых комнат должен быть сформирован с помощью запроса. Подобный запрос в данной базе данных есть — Характеристика комнат, необходимо только его доработать, связав с формой Поселение в общежитие. Для этого необходимо открыть запрос в режиме конструктора и в строке Условие отбора в столбце Пол сформировать выражение [Forms]![Поселение в общежитие]![Пол] Or Is Null, а в строке Условие отбора в столбце Свободных сформировать выражение > 0. Далее необходимо открыть форму в режиме конструктора, убрать поле № комнаты, щелкнуть на панели инструментов на элементе Поле со списком, и затем щелкнуть на форме. Запустится мастер создания полей со списком. Необходимо настроить поле со списком, выбрав в качестве источника данных запрос Характеристика комнат, выбрав все поля из данного запроса, настроив их ширину, и сохранив значение поля запроса № комнаты в поле формы № комнаты. Если сейчас посмотреть, как работает данное поле со списком, можно увидеть, что один раз оно срабатывает правильно, а потом список не обновляется. Для постоянного обновления списка необходимо открыть свойства поля со списком, открыть закладку
События, создать процедуру обработки события Вход, в которую написать оператор <Имя поля со списком> .Requery.
Аналогично создаются другие элементы управления.
1.3.12 Создания отчета с помощью мастера отчетов
Для создания отчета на основе таблиц Студенты и Льготы необходимо:
- нажать закладку Отчеты в окне БД;
- выбрать команду Создание отчета с помощью мастера. Запустится мастер отчетов;
- в окне Создание отчетов раскрыть выпадающий список Таблицы/Запросы и выделите в нем таблицу Студенты (рис. 1.13), перенести из списка Доступные поля в список Выбранные поля поля Код студента, ФИО, Группа, № комнаты, Дата заселения. Выбрать в списке Таблицы/Запросы таблицу Льготы, перенести из списка Доступные поля в список Выбранные поля поле Тип льготы и нажать кнопку Далее;
- в следующем окне выбрать тип представления данных по студентам;
- в следующем окне для группирования записей данные не вводить, и нажать кнопку Далее.
Рисунок 1.13 - Окно Создание отчетов
Далее надо указать способ сортировки, для чего раскрыть выпадающий список и выделить в нем поле ФИО. Потом выбрать сортировку по возрастанию.
В следующем диалоговом окне следует выбрать вид макета В столбец в секции Макет. Выбрать ориентацию отчета - Книжная или Альбомная и нажать кнопку Далее.
В следующем диалоговом окне мастера отчетов из списка стилей отчета выбрать стиль отчета. Далее задать имя отчета – Пропуск и нажать кнопку Готово. Отчет откроется в режиме предварительного просмотра. Открыть отчет в режиме конструктора и изменить его так, чтобы данные по студенту отображались в виде, показанном на рисунке 1.14 (Подпись Код студента изменить на Пропуск в студенческое общежитие №, поля Тип льготы на Примечания, увеличить шрифты).
Рисунок 1.14- Вид отчета Пропуск
1.3.13 Создание отчета с группировкой данных
Во время создания отчетов, кроме возможностей, которые предоставляются мастером отчетов, есть возможность самостоятельно редактировать отчеты в режиме конструктора. Можно создать отчет с группами в мастере, и затем добавить итоговые надписи для некоторых групп записей. Например, необходимо создать отчет