Файл: Руководство. Стили руководства (Понятие и сущность организации труда руководителей).pdf
Добавлен: 28.03.2023
Просмотров: 109
Скачиваний: 2
На эффективность работы не только всего бюджетного учреждения, но и его структурных подразделений оказывает влияние эффективность повседневной работы руководителя. В свою очередь эффективность, деятельности руководителя обеспечивает рациональная организация труда.
К организации трудовой деятельности руководителя бюджетного учреждения относятся проектирование и внедрение рациональных систем и методов исполнения возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств, и предполагает определенный уровень регламентации труда в отношении содержания и времени. Это является гарантом обеспечения необходимого порядка и организованности в процессе исполнении руководителем должностных обязанностей, принятия и реализации управленческих решений[20].
Под регламентацией труда понимается установление и соблюдение определенных правил, нормативов и инструкций, которые основаны на объективных закономерностях. От того, насколько эффективно используются методы и организация труда руководителя бюджетного учреждения, во многом зависит успех всей деятельности, связанной с совершенствованием управления. В случае недостаточного внимания в отношении изучения и применения научных принципов организации труда, они заменяются эмпирически найденными, когда удачные приемы могут соседствовать с неэффективными методами. В бюджетном учреждении очень трудно наладить эффективную работу, если руководителем и его подчиненными не используются современные приемы и методы работы. Устаревшие технологии труда и низко эффективный индивидуальный рабочий стиль способны превратить любой коллектив в слабое звено системы управления.
В общем круге вопросов, связанных с организацией труда руководителя бюджетного учреждения, особое место принадлежит вопросам планирования и распределения его рабочего времени. Процесс планирования трудовой деятельности руководителя представляет собой разработку плана работы на определенный период или же посредством формирования плана выполнения определенных видов работ и мероприятий. Типовые составляющие труда руководителя, которые учитываются в процессе установления распорядка работы, представлены на рисунке 3.
Постановка целей
- определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели
Планирование работы
- подготовка к реализации
поставленной цели, рациональное распределение
рабочего времени, поиск путей
сокращения сроков исполнения решаемых задач
Установление приоритетности задач
- мероприятия, намеченные к исполнению
Осуществление
контрольных функций
- анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей
Информация и коммуникации
- организация и проведение совещаний, рациональное ведение
корреспонденции, управление потоком посетителей
Рис. 3. Типовые составляющие труда руководителя
Работники, деятельность которых связана с умственным трудом, как правило, не придают вопросам рациональной организации своего рабочего места нужного значения. Однако, как показала практика, от того, как организовано и оснащено рабочее место, во многом зависит эффективность трудовой деятельности руководителя в независимости от характера и условий его деятельности. К задачам относительно совершенствования рабочего места относятся оснащение рабочего места всем необходимым оборудованием в соответствии с характером работы, рациональное расположение оснащения, формирование комфортных условий работы, предотвращение вредного воздействия неблагоприятных факторов внешней среды[21].
Считается, что от 40 до 65 процентов рабочего времени руководители бюджетных учреждений затрачивают на выполнение функций, исполнение которых могли бы осуществлять специалисты более низкой квалификации. Большое количество времени тратится на поиск нужной информации, данных и документов. Трудовая деятельность руководителей бюджетных учреждений требует совершенствования, в первую очередь, в вопросах автоматизации рутинных операций с помощью применения в их повседневной деятельности средств вычислительной и организационной техники. Автоматизация выполняемых руководителем бюджетного учреждения функций может способствовать экономии от 15 процентов рабочего времени. Проведение комплексной автоматизации труда руководителей бюджетных учреждений должно осуществляться на основе внедрения современных информационных технологий. Это способно обеспечить увеличение степени автоматизации информационных процессов, протекающих в бюджетном учреждении.
Система организации труда руководителей бюджетных учреждений связана с выполнением следующих элементов:
- организацией трудовой деятельности в коллективе (разделением трудовой деятельности, регламентацией трудовой деятельности по содержанию, регламентацией трудовой деятельности по времени), выбором систем и методов работы;
- специфическими проблемами организации личного труда (планированием и распределением рабочего времени, управлением потоками посетителей, индивидуальным рабочим стилем, рациональным ведением корреспонденции и т.д.);
- организацией использования средств вычислительной и организационной техники;
- мероприятиями по охране труда, обеспечивающими безопасные условия не только для самого исполнителя, но и для окружающих людей;
- мероприятиями, связанными с укреплением трудовой дисциплины и устранением потерь рабочего времени;созданием материальной и моральной заинтересованности по улучшению не только индивидуальных, но и коллективных результатов трудовой деятельности;
- повышением квалификации и культурно-технического уровня работников;
- регламентированием труда и отдыха;
- производственной эстетикой, устройством, оснащением рабочих мест и правильным их обслуживание.
Реализация перечисленных элементов системы организации труда в бюджетных учреждениях, которые также являются общими для любого коллектива и в разных социально-экономических условиях, осуществляется по-разному. Однако их успешная реализация во многом основана на умении руководителей и специалистов правильной организации своего труда[22].
В 2017 году специалистами сообщество HR-менеджеров были проведены социологические исследования относительно проблем рационализации труда руководителей. Выборочный опрос охватил около
380 руководителей бюджетных учреждений. Помимо этого, были использованы данные интервью с руководителями, которые не были включены в наблюдение, протоколов совещаний и иные документы.
При анализе организации личного труда руководителей был охвачен следующий круг проблем: организация рабочего места, условия трудовой деятельности и информационное обеспечение руководителей; рациональное использование рабочего времени; работоспособность и трудовая активность; деловые совещания. Результаты анализ показали, что для большинства руководителей бюджетных учреждений не хватает таких качеств, как управленческая культура, комплексность в организации труда. При низком уровне управленческой культуры урывочные сведения, взятые из научных книг, которые руководители иногда черпают, являются скорее украшением, а не сутью управленческой деятельности[23].
Например, на вопрос относительно планирования личной работы утвердительный ответ дали лишь 74 процента опрошенных руководителей бюджетных учреждений. При этом планирование работы на каждый день осуществляют 76 процентов респондентов, на неделю – 62 процента, на месяц – 35 процентов, на квартал – 20 процентов и на год - только 9 процентов руководителей. Таким образом, из 10 руководителей бюджетных учреждения 9 не планируют дела даже на год вперед. Отсутствие плана личной работы вызывает отодвигание текущих дел и перспективных вопросов на задний план: на них просто не остается времени.
Для составления плана личной работы необходим предварительный анализ положения дел, что уже само по себе способствует активизации работы руководителя, делая ее более целенаправленной. При составлении планов руководитель бюджетного учреждения продумывает каждый вид работы, осуществляет их группировку в зависимости от целей, содержания, объема и последовательности их выполнения, определяет продолжительность и сроки каждой операции.
Результаты исследований являются свидетельством серьезных недостатков в организации рабочего времени руководителей бюджетных учреждений. Наблюдается перегрузка текущей работой, недостаточное внимание перспективным вопросам. Так, непосредственное выполнение управленческой деятельности занимает у руководителей бюджетных учреждений 60 процентов рабочего времени, получение и передача производственной информации - 12 процентов, территориальные перемещения - 10 процентов. Достаточно высокие потери времени связаны с ожиданием работы из-за помех и неувязок – 14 процентов.
На вопрос относительно желания изменения организации своей работы в целях повышения ее эффективности 66 процентов руководителей бюджетных учреждений дали утвердительный ответ. Желание руководителей бюджетных учреждений изменить свой труд вполне понятно. Как показали проведенные исследования, причины задержки на рабочем месте связаны с участиями в совещаниях и планерках, завершением срочных дел, работой с документами, завершением квартальных и годовых отчетов, осуществлением контроля за выполненной работой и личными просьбами вышестоящих руководителей.
Наблюдения, проведенные специалистами сообщества HR-менеджеров показали, что большинство руководителей бюджетных учреждений не имеют серьезной и продуманной системы при использовании записной книжки. Ее отсутствие или неумелое пользование в конечном счете вызывает значительные потери рабочего и личного времени.
Большая часть руководителей бюджетных учреждений отметили нарастание интенсивности труда за последнее время. В среднем опрошенные руководители бюджетных учреждений ежедневно проводят на работе более 8 часов, а 24 процента опрошенных - более 10 часов. В связи с утратой работоспособности в течение года заболели 82 процента руководителей бюджетных учреждений. Продолжительность болезни составляла в среднем 14 дней, в том числе 69 процентов болели до 10 дней, 11 процентов – от 10 до 24 дней.
Что касается стрессовых ситуаций, то опрос показал следующие результаты. Наличие конфликтов с вышестоящим руководством отметили 59 процентов руководителей бюджетных учреждений (37 процентов проблем не испытывали). Конфликты непосредственно со своими коллегами возникают у 40 процентов руководителей бюджетных учреждений, а с подчиненными - у 56 процентов. 16 процентов руководителей отметили получение нервного стресса, 39 процентов - раздражение, 23 процента – волнение, и только 3, процента руководителей бюджетных учреждений ответили, что не испытывают никаких переживаний.[24]
На вопрос «есть ли у Вас резервы для повышения работоспособности?», 75 процентов руководителей бюджетных учреждений ответили утвердительно. Личными стимулами повышения работоспособности были названы те, которые связаны с материальным вознаграждением (41 процент); наличием авторитета в коллективе (15 процентов); хорошими условиями работы (12 процентов); моральным поощрением (10 процентов); продвижением по службе (9 процентов); престижем в обществе (4 процента); работой без возрастного ценза (3 процента). Личные стимулы для повышения работоспособности руководителей бюджетных учреждений.
Труд руководителя (управленческий труд) представляет собой особый вид общественного труда, ориентированного на обеспечение целенаправленной и скоординированной деятельности участников совместного труда, а также организации в целом. По своей сути этот труд можно рассматривать к как планомерную деятельность работников административно-управленческого персонала, связанную с реализацией управленческих функций в организации ради достижения ее основных целей. Проблема эффективности управленческой деятельности является составной частью экономики управления, которая включает рассмотрение управленческого потенциала; расходов на управление; характера управленческого труда; эффективности управления.
Из общего круга вопросов организации труда руководителя бюджетного учреждения особое значение имеют планирование и распределение рабочего времени руководителя. Планирование труда руководителя осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период времени либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий.