Файл: принципы эффективного контроля деятельности предприятия (Сущность и назначение контроля).pdf

ВВЕДЕНИЕ

На деятельность организации оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности не всегда удается. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна к ним адаптироваться. С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации.

Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Выполнение менеджерами функции контроля начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и задач организации. Контроль является неотъемлемой частью процесса управления в любой организации.

Хорошо продуманные планы и организационные структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей из-за изменения законов, технологий, условий конкуренции и других факторов внешней среды. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный контроль и механизм своевременной оценки воздействия на них этих факторов перемен. Такой механизм может быть создан на основе контроля.

Актуальность нашего исследования соответствует общепринятому мнению, что без эффективной системы внутреннего контроля нет рациональной системы управления. На современном этапе развития рыночной экономики система внутреннего контроля является неотъемлемой частью системы управления многих предприятий, особенно публичных, акции которых котируются на биржах.

Теоретической основой исследования послужили научные труды и важнейшие положения отечественных и зарубежных специалистов, исследующих различные стороны управленческого контроля.

Целью исследования является изучить сущность и назначение управленческого контроля в МБДОУ Степной ДС «Солнышко» г. Оренбург.

Задачи исследования:

- рассмотреть теоретические основы управленческого контроля;

- проанализировать управленческий контроль в МБДОУ Степной ДС «Солнышко» г. Оренбург;

---

-рассмотреть принципы эффективного контроля в МБДОУ Степной ДС «Солнышко» г. Оренбург.

Объект исследования - МБДОУ Степной ДС «Солнышко» г. Оренбург.

Предмет исследования – управленческий учет.

В процессе работы применялись общенаучные методы: системный подход, наблюдение, аналогия, графический метод и метод экстраполяции. Совокупность используемых методов позволила обеспечить в конечном итоге достоверность и обоснованность выводов.

В качестве информационной базы исследования использованы материалы научных статей, законов, справочников, энциклопедий, интернет-ресурсы.

ГЛАВА 1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ

1.1. СУЩНОСТЬ И НАЗНАЧЕНИЕ КОНТРОЛЯ

На протяжении долгого времени понятие контроля ассоциируется с проверкой правильности составления документов, отчетов, договоров. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью бухгалтеров, финансовых работников, менеджеров и т.д.

В экономическом словаре контроль рассматривается как проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления, наблюдение с целью проверки проделанной работы.

В общем виде контроль представляет собой процесс сопоставления фактически достигнутых результатов с поставленными целями хозяйственной деятельности организации и действиями персонала по осуществлению целей.

Управленческий контроль является одним из главных факторов выработки политики и принятия решений, который обеспечивает соответствующее функционирование организации и достижение его намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Контроль устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины. Контроль называют также обратной связью. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. Цель контроля состоит не в том, чтобы «поймать», «уличить», «схватить», главное – оказать работникам помощь в осуществлении желательной линии поведения.

Контроль в организации решает следующие задачи:

---

1. Обнаружение во внешней либо внутренней среде организации факторы, которые могут оказать значительное влияние на ее функционирование и развитие и своевременно на них отреагировать, заранее обдуманными решениями.

2. Помогает вовремя обнаружить неизбежные в организации нарушения, ошибки и мгновенно принять необходимые меры для их устранения.

3. Результатом контроля служит основная оценка работы организации и персонала за определенный период, оценка эффективности и надежности системы управления предприятием.

Необходимость контроля в организации:

1. Устраняет неопределенность.

Одного тщательно разработанного плана и программы будет недостаточно, контроль обязательно нужен, чтобы корректировать деятельность фирмы и устранять неопределенность:

- корректировка закона организации;

- специализация и разделение труда;

- изменение или же внедрение новых технологий;

- социальные ценности;

- конкуренцию и ее условия;

- человеческие ресурсы.

2. Предупреждение возникновения кризисных ситуаций.

Возникшие в работе ошибки и проблемы соединяются в единое целое, если их вовремя не исправить. Благодаря контролю можно выявить и исправить ошибки до того, как они принесут некий ущерб достижению целей организации.

3. Поддержание успеха и сильных сторон организации.

Контроль выявляет не только ошибки, но и успех. А так же помогает выявить направления деятельности, которые наиболее эффективны для предприятия.

Рассмотрим полную схему контроля деятельности в организации (рис.1.).

Рисунок 1 - общая блок-схема алгоритма управленческого контроля.

Можно сделать вывод, что начальным этапом процесса контроля является планирование, при наличии установленных норм, стандартов и требований, предъявляемых к результатам работы организации, можно говорить об объективном контроле деятельности.

Требования к контролю:

1. Стратегическая направленность;

2. Ориентация на результаты;

3. Соответствие делу;

4. Своевременность;

5. Гибкость;

6. Простота;

7. Экономичность.

Таким образом, контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.

---

1.2.ВИДЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ.

Управленческий контроль - это процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения организационных задач. В данном пункте исследование управленческого контроля начнем с изучения основ контроля. Изучим связь контроля с другими функциями в менеджменте, содержание и основную потребность в контроле. Будут рассмотрены три типа контроля, наиболее часто используемые менеджерами.

Контроль объединяет в одно целое все функции управления, что позволяет менеджерам организации поддерживать оптимальное положение дел, а также предугадывать и корректировать неверные шаги (рис.2). Контроль основывается на обратных связях.

Рисунок 2- Схема, отображающая взаимосвязь контроля с другими функциями менеджмента.

Планирование обычно является первой частью управленческого процесса. Этот процесс продолжается, по мере того как менеджер организует и руководит людьми и ресурсами, чтобы выполнить работу организации. Процесс затем проходит полный цикл, включая потребность в функции контроля, напрямую связанную с планированием, посредством чего менеджеры стремятся наблюдать за результатами, достигнутыми в ходе выполнения планов.

Организация- вторая функция управления, ее задача заключается в том, чтоб формировать структуру организации, а также обеспечивать ее всеми необходимыми ресурсами: персонал, оборудование, необходимые материалы и т.д. Взаимосвязь между контролем и функцией организации помогает решать такие проблемы, как централизация и децентрализация, а также способствует установлению субъекта и объекта контроля.

Мотивация – неотъемлемое условие результата контроля. Результат и степень достижения цели способствует удовлетворению сотрудников своим трудом и их стремлению повторить то поведение, которое породило это чувство. Поэтому эффективность мотивации сотрудников зависит от эффективности контроля. Взаимодействие контроля и мотиваций напрямую влияет на исполнительскую дисциплину в организации.

Управленческий контроль, в общем, осуществляется на двух организационных уровнях. Операционный контроль осуществляется на уровне операций, где менеджеры сталкиваются с использованием физических, финансовых, человеческих и информационных ресурсов для достижения организационных целей (рис.3).

---

Рисунок 3- Направленность управленческого контроля.

Контроль физических ресурсов включает закупки (достижение соответствующего качества, цены и времени поставки), инвентаризацию (соответствие уровней запасов по позициям), контроль над оборудованием (обеспечение необходимыми инструментами, машинами и так далее) и контроль над качеством (поддержание необходимого уровня качества продукции). Изменения в окружении, воздействующие на фирму. Стратегический контроль.

Контроль человеческих ресурсов включает правильный отбор, обучение, оценку и оплату труда людей в организации.

С помощью контроля информационных ресурсов пытаются обеспечить доступность достаточной, своевременной и точной информации для поддержания всех видов организационной деятельности.

Контроль финансовых ресурсов направлен на эффективное использование капитала, доступного компании.

На рисунке 3 финансовые и информационные ресурсы показаны во взаимосвязи с другими видами ресурсов, поскольку они имеют отношение ко всем другим ресурсам.

Другая направленность управленческого контроля — внешняя. Менеджеры, ответственные за стратегию организаций, обычно используют этот тип контроля. Вследствие уровня, занимаемого им в организации, этот контроль часто относят к стратегическому контролю. Высшие менеджеры собирают информацию о конкурентах, потребителях, поставщиках, технологии, правительстве и обществе, и стремятся наблюдать за явлениями, которые могут воздействовать на планы компании, чтобы своевременно отреагировать на них.

Существует несколько причин, обусловивших необходимость управленческого контроля. Наиболее основополагающей причиной является необходимость наблюдать за тем, чем люди заняты, чтобы быть уверенными, что они знают, что и как им следует делать. Маленькие ошибки не кажутся значительными, но их совокупный эффект через некоторое время может воздействовать на снижение потенциала организации. Наблюдение за результатами деятельности, является универсальной причиной, по которой менеджеры нуждаются в контроле.

Другая причина необходимости управленческого контроля - непрекращающиеся изменения, с которыми организации и их менеджеры сталкиваются. Динамичность внутреннего и внешнего окружений фирм усиливает важность связи между планированием и контролем. Менеджеры разрабатывают планы и цели, которые требуют времени для их достижения. И в течение этого времени могут произойти многие изменения, как в самой организации, так и в ее окружении. Некоторые из этих изменений могут потребовать корректировки планов фирмы и даже могут сделать некоторые цели фирмы несоответствующими. Хорошо организованный контроль помогает менеджерам предсказывать, наблюдать и приспосабливаться к изменяющимся условиям.

---