Файл: принципы эффективного контроля деятельности предприятия (Сущность и назначение контроля).pdf

Возрастающая сложность организаций, занимающихся бизнесом, вследствие роста их размеров и масштабов производства является третьей важной причиной необходимости управленческого контроля. Когда организация маленькая, то ее менеджеры близки ко всем осуществляемым видам деятельности. Но, по мере возрастания производства, менеджеры, ответственные за выполнение всех задач организации, не могут больше персонально наблюдать за каждым видом деятельности и меняющимися условиями или собственноручно решать, какие изменения необходимы. Они нуждаются в формальной системе контроля.

Предварительный контроль. Некоторые наиболее важные виды контроля могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Предварительный контроль (также называемый направляющим контролем) - это такой подход к контролю, который использует ресурсы в системе организационной деятельности как средства контролирования выполнения организационных целей.

На операционном уровне предварительный контроль обычно означает контроль посредством внимательного отбора ресурсов или путем направления развития политики и производственных процедур так, чтобы препятствовать возможным проблемам.

На стратегическом уровне предварительный контроль вводится для того, чтобы нацелить менеджеров на значимые изменения в окружении, которые могут повлиять на осуществление долгосрочных организационных целей.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенной политики, процедур, правил и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично если писать чёткие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки до подчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам

---

Материальные ресурсы. Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путём выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям.

Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию управления. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он даёт уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут.

Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.

Текущий контроль (просеивающим контролем) - подход к контролю, который основан на его применении в процессе выполнения работы. По мере продвижения продукции эти периодические точки контроля обеспечивают правильный режим в производственном процессе.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратный контроль (также называемый контролем после действия) - это такой подход к контролю, который сосредоточен на результатах деятельности организации после завершения производственного процесса.

Обратный контроль на операционном уровне играет три основные роли. Первое, он обеспечивает операционных менеджеров информацией, необходимой, чтобы оценить эффективность организационной деятельности, за которую они ответственны. Второе, обратный контроль часто используется как база для оценки и вознаграждения служащих. И третья роль обратного контроля состоит в том, чтобы настроить менеджеров, ответственных за обеспечение или проведение производственного процесса, на то, чтобы они наладили свою деятельность должным образом.

---

Таким образом, многие организации осуществляют все три типа контроля: предварительный, текущий и обратный. Эффективный контроль обеспечивает основу для наблюдения по осуществлению стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры могли определить, насколько хорошо выполняется план и где необходимо сделать изменения или применить регулирующие меры.

1.3. ПРИНЦИПЫ ЭФФЕКТИВНОГО КОНТРОЛЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Контроль признается одной из наиболее важных сфер жизни любого предприятия, способного повысить ее эффективность. Данная функция позволяет не только выявить, но и предупреждать отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование предприятия, а также достижение поставленных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства. В процессе контроля есть три этапа: установление стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Для начала руководство высшего звена устанавливает масштаб допустимых отклонений – количество стандартов и нормативов, в рамках которых отклонение от них не должно вызывать тревоги со стороны менеджеров. Определение масштаба допустимых отклонений – вопрос кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно, и требует много времени.

Только значительные отклонения от установленных стандартов должны привести к корректирующим мерам. К таким действиям относят: изменения внутренних переменных системы, модификация стандартов или невмешательство в работу системы. Для этого необходимо проводить корректировочные действий, например, выявить реальные условия, которые привели к отклонениям. Стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандартов, указывая причины. Смысл корректировки состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться высокой эффективности контроля в организации.

---

Эффективность - основное требование, предъявляемое к системе контроля. Эффективным контролем можно назвать то, что подходит под следующие критерии:

- стратегическая направленность: контроль должен отражать и поддерживать главные приоритеты организации;

- ориентация на конечный результат: конечной целью контроля является достижение результатов работы организаций, а не выявление ошибок и отклонений;

- соответствие поставленным целям: контроль должен соответствовать конкретному виду деятельности предприятия и быть адаптированным к нему.

- своевременность: верный выбор временного интервала контроля, соответствующим контролируемому процессу;

- гибкость: адаптированность к внешним изменениям;

- простота: система контроля должна быть простой и легкой для восприятия;

- объективность;

- экономичность: затраты на контроль не должны превышать эффективность.

Исходя из анализа прочитанной литературы, можно выделить следующие принципы эффективного контроля. Критерием эффективности контроля служит соблюдение принципов контроля организации:

1. Принцип ответственности.

2. Принцип сбалансированности (сбалансированность означает, что субъекту нельзя предписывать контрольные функции, не обеспеченные средствами для их выполнения).

3. Принцип подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации.

4. Принцип своевременного сообщения об отклонениях.

5. Принцип ущемления интересов (необходимо создавать специальные условия, при которых любые отклонения ставят какого-либо работника или подразделение организации в невыгодное положение и побуждают их к урегулированию проблем).

6. Принцип интеграции (при решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников функциональных различных направлений).

7. Принцип заинтересованности администрации.

8. Принцип компетентности, добросовестности и честности субъектов внутреннего контроля.

9. Принцип соответствия (степень сложности системы внутреннего контроля должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы).

10. Принцип постоянства (адекватное постоянное функционирование системы внутреннего контроля позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений).

11. Принцип приемлемости методологии внутреннего контроля (означает целесообразное распределение контрольных функций, целесообразность программ внутреннего контроля, а также применяемых методов).

---

12. Принцип непрерывности развития и совершенствования (со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают).

13. Принцип приоритетности (абсолютный контроль над обычными незначительными операциями не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных задач).

14. Принцип комплексности (нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов).

15. Принцип оптимальной централизации (динамичность, устойчивость, непрерывность функционирования системы обусловливаются единством и оптимальным уровнем централизации организационной структуры организации).

16. Принцип единичной ответственности (во избежание безответственности недопустимо закрепление отдельной функции за двумя или несколькими центрами ответственности).

17. Принцип функциональных потенциальных имитаций (временное выбытие отдельных субъектов внутреннего контроля не должно прерывать контрольных процессов).

18. Принцип регламента (эффективность функционирования системы внутреннего контроля прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации).

19. Принцип разделения обязанностей.

20. Принцип взаимодействия и координации. Важным аспектом функционирования системы внутреннего контроля является выполнение принципов данной системы, соблюдение которых повысит доверие к ней как внешних пользователей и ревизоров, так и внутренних пользователей данными контроля.

Выделим несколько наиболее существенных принципов контроля предприятия, соблюдение которых обеспечивает его эффективность.

1. Контроль должен быть регулярным.

2. Прозрачность контроля. Подчиненный должен точно знать параметры контроля, т.е. что именно подлежит проверке, за что нужно отчитаться.

3. Единоначалие в области контроля. Важно, чтобы один параметр работы контролировал только один руководитель.

4. Четкость постановки задачи облегчает контроль. Более того, чем детальнее стандартизирована и регламентирована деятельность, тем проще осуществлять контроль.

5. Тщательный контроль. То, что подлежит более пристальному и детальному контролю, подчиненными воспринимается как более важное, и соответственно они уделяют выполнению данных заданий больше внимания.

6. Документальное сопровождение контроля. Контроль лучше осуществлять по письменным отчетам.

Следовательно, контроль осуществляется, прежде всего, не ради выявления проблем как таковых, сколь бы интересными они сами по себе ни были, а для их успешного разрешения и достижения конкретных результатов. В то же время, чтобы сформулировать адекватные решения, необходимо точно знать степень отклонения основных параметров от запланированных показателей, его причины и возможные последствия.

---