Файл: Контрольная работа по учебному курсу Делопроизводство и документоведение в юридической деятельности Вариант 1 Студент.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 09.01.2024
Просмотров: 52
Скачиваний: 4
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
М
ИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИфедеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Тольяттинский государственный университет»
40.04.01 Юриспруденция
Правовое обеспечение государственного управления и местного самоуправления
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по учебному курсу «Делопроизводство и документоведение в юридической деятельности»
Вариант 1
| Студент | Лебедева Анастасия Леонидовна (И.О. Фамилия) | |
| Группа | ЮРмд-2206а (И.О. Фамилия) | |
| Преподаватель | (И.О. Фамилия) | |
Тольятти 2023
Задания для выполнения контрольной работы по дисциплине
Вариант 1
Тема. Основные виды документационного обеспечения управления
и делопроизводства.
Теоретическое задание:
-
Понятие документов, обеспечивающих делопроизводство и их классификация.
Терминология, используемая при работе с документами, закреплена в законах и других нормативных актах и содержит ряд понятий в области создания документов.
Под информацией в них понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе рассматриваются как синонимы. Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).
Документ создается в результате документирования – записи информации
на различных носителях по установленным правилам (носитель – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде). Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных
по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивается значение документа
в управлении. Выделяются «счетные документы», «исторические документы».
Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности.
Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина.
К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства
в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных
и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает
это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.
Например, так выглядит эволюция представляемого документоведением понятия «документ»:
-
документ – материальный объект; -
документ – носитель информации; -
документ – документированная информация.
Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки
в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.
Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях.
Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо
от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию,
не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.
Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета (Рисунок 1.1)
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.
-
Порядок составления и утверждения документов, регламентирующих подготовку, переподготовку кадров государственного управления и правоохраны по делопроизводству.
Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.
Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148х210мм). Для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148х210 мм), А6 (105х148 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмоизвещение, письмо-приглашение, письмоподтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).
Для органов государственного управления в Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий даны уже более четкие размеры полей документа: формат А4 (210x297 мм) используется для протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А4 и формат А5 (148x210 мм). Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий. Разработку бланков начинают, как правило, с определения перечня реквизитов бланка, что делается отдельно по каждому из видов бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида.
На общем бланке могут оформляться такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы - положения, инструкции и др.
Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении требований к оформлению реквизитов. Допускается изготовление специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов, что целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается более 200 в год.
При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом «точно» 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Например: СОГЛАСОВАНО одинарный Председатель Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РФ одинарный Подпись Инициалы Фамилия Одинарный Дата полуторный СОГЛАСОВАНО одинарный Министр финансов РФ одинарный Подпись Инициалы Фамилия одинарный Дата полуторный Название вида документа печатают прописными буквами. При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет «формуляр» этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов, называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец». При составлении управленческого документа используется 30 реквизитов. 01 – Государственный Герб РФ, воспроизводится на следующих бланках: Президента РФ, Палат Федерального собрания, Правительства РФ, ВС РФ, КС РФ, ВАС РФ, Прокуратуры, ЦБ РФ, Уполномоченного по правам человека в РФ, счетной палаты РФ, Межведомственной комиссии по защите государственной тайны, дипломатических и консульских представительств РФ за границей, центральных и иных органов исполнительной и государственной власти РФ. 02 – Герб субъекта РФ на бланках органов исполнительной и представительной власти РФ. 03 – Фирменный знак. Его использование предусмотрено частью 4 ГК РФ. 04 – ОКПО. Это электронный элемент идентификации документа. 05 – ОГРН. Его проставляют в соответствии с документами, выданными в налоговой службе. 06 – ИНН/КПП. 07 – ОКУД. Выставляется только в том случае, если документ включён в данную форму. Помогает обеспечить ускоренную передачу документа по каналам электронной связи. В ОКУД представлены названия и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы. 08 – наименование организации, должно соответствовать закрепленному названию в учредительных документах организации, 09 – справочные данные об организации, 10 – наименование вида документа, 11 – дата документа, обязательна для проставления, возможно написание в цифровой или словесно-цифровой форме, 12 – Регистрационный номер документа, даётся документу при его регистрации 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа, используется только в ответах на запрос, 14 – место составления или издания документа, 15 – адресат, указывают в именительном падеже, 16 – гриф утверждения документа, документ утверждает должностное лицо либо специально изданный документ, утверждаемый документ должен иметь дату и подпись, 17 – резолюция, это задания по исполнению документа, сроки исполнения и конкретные исполнители, 18 – заголовок к тексту, составляется автором документа, 19 - отметка о контроле, о сроках исполнения документа, которые бывают двух видов: типовой и индивидуальный, 20 – текст документа, 21 –
отметка о наличии приложений, 22 – подпись: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи, 23 – гриф согласования документа, выражает согласие другой организации с содержанием документа, состоит из слова «согласовано», 24 – визы согласования документа, 25 – оттиск печати, ставится на актах, договорах, доверенностях, гарантийных письмах, поручениях, сметах, доверенностях, уставах и др., 26 – отметка о заверении копии, 27 – отметка об исполнителе, ставится в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, 28 – отметка об исполнении документа, 29 – отметка о поступлении документа в организацию, может проставляться от руки или форме штампа, 30 – идентификатор электронной копии документа, это данные, требующиеся для поиска документа. Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически. Документ можно условно разделить на три части: 1. заголовочная часть документа – содержит реквизиты 1–20; 2. содержательная часть документа – содержит реквизиты 21, 22; 3. оформляющая часть документа – содержит реквизиты 23 – 30.
-
Основные источники финансирования, обеспечивающие разработку документов.
Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить определенное представление об уровне работы с документами, способах документирования, о делопроизводственной культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют все же те документы, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и т.д., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это, прежде всего, законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания. Источники являются необходимой базой для проведения теоретических исследований, для совершенствования практики документационного обеспечения управления и определения основных тенденций развития документационных процессов.
Поскольку документоведение вырастало из практических потребностей работы с документами, постольку важную роль в его развитии, особенно на первых порах, играли традиции и обычаи. Затем, по мере осмысления и обобщения, эти обычаи и традиции стали закрепляться в различных законах, нормативных актах. Соответственно и источники, позволяющие проследить, прежде всего, историю становления документоведения, можно разделить на две большие группы: