Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.

Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.

Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании, если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.

3. 
   Оформление результатов: протокол (формуляр, реквизиты, порядок оформления); выписка из протокола.
   

Протокол оформляет работник, которому выдано соответствующее поручение.

Протоколы внутриорганизационных совещаний по вопросам управленческой деятельности, проводимых руководителями, чаще всего ведут закрепленные за ними секретари. То же касается совещаний с работниками сторонних организаций по вопросам, представляющим взаимный интерес.

Однако если тема узкая и требуется наличие специальных знаний предмета обсуждения, секретарем может быть выбрано другое должностное лицо – как правило, это младшие специалисты профильных отделов и служб.

Протоколирование заседаний коллегиальных органов осуществляют их секретари – работники структурных подразделений, за которыми соответствующая обязанность закреплена нормативными или распорядительными документами: например, архивист становится секретарем экспертной комиссии, инженер технической службы – секретарем технического совета и т.п.

---

Работник, составляющий протокол, обеспечивает не только запись хода совещания и оформление протокола, но и, как правило, дальнейшую работу с ним – регистрацию, рассылку, контроль исполнения, хранение.

Рекомендуем ориентироваться на:

- Примерную инструкцию по делопроизводству[1] и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству[2] – в части требований к порядку оформления протоколов и их жизненному циклу;

- ГОСТ Р 7.0.97-2016[3] – в части правил оформления реквизитов.

Установленные в указанных документах правила оформления и обращения с протоколами считаются образцовыми и общепринятыми, а потому их особенно важно соблюдать в межорганизационных отношениях. В части работы с внутренними протоколами допускается уточнение тех или иных правил (например, структуры текста) в локальных нормативных актах, но общие принципы оформления все равно соблюдаются.

Задание:

Оформить протокол (полный) и выписку из протокола заседания коллегиального органа в соответствии с законодательными и нормативно- методическими требованиями, предъявляемыми к данному виду документа

Протокол

совещания в режиме видеоконференцсвязи

по вопросу организации оказания государственных услуг
в социальной сфере

г. Красногорск 03 ноября 2022 года

Присутствовали:

Сачко Галина Евгеньевна – заместитель директора департамента – начальник отдела методологии развития информационных систем Департамента цифровой трансформации ГКУ Московской области «Финансово-аналитический центр»;

Лебедева Анастасия Леонидовна – начальник отдела оптимизации процессов госуправления в социальной сфере ГКУ Московской области «ЦОГУ»;

Головчак Дмитрий Александрович – главный инспектор отдела автоматизации Министерства социального развития Московской области;

Дворникова Надежда Сергеевна – заместитель начальника управления занятости Министерства социального развития Московской области;

Гордеев Сергей Владиславович – начальник управления информационных ресурсов Министерства социального развития Московской области;

Белов Михаил Михайлович - начальник службы проектирования и разработки информационных систем обеспечения функций и полномочий органов местного самоуправления ГБУ «ЦРЦТ».

---

Вопросы на повестке:

1. 
   Количество поданных заявок, количество заключенных договоров, количество выданных сертификатов.
   

Решили: подано 982 заявки, рассмотрено 716 положительно, подано 422 заявки на заключение договоров.

Организации для заключения договора с потребителем необходима скан-копия паспорта потребителя, но не все граждане согласны ее предоставить. На 03.11.2022 есть 21 заявка с полным пакетом (включая скан-копию паспорта) документов для заключения договора. Минсоц прорабатывает вопрос с образовательными учреждениями об использовании паспортных данных потребителей из поданных заявок на обучение. 03.11.2022 к 17 часам Минсоц даст актуальную информацию.

Ответственный – Минсоц.

Срок решения: 09.11.2022 г.

2. 
   Дата начала обучения по группам (программам).
   

Решили: 07.11.2022 начало обучения по программам на 110 часов обучения.

Ответственный – Минсоц.

Срок решения: 06.11.2022 г.

3. 
   Контроль на дату подачи заявления в зависимости от программы обучения.
   

Решили: контроль на дату подачи заявления в зависимости от программы обучения включат до 07.11.2022.

Ответственный – Мингос.

Срок решения: 06.11.2022 г.

4. 
   Комплектование резерва обучаемых с учетом длительности программ обучения.
   

Решили: резерв сформирован.

Ответственный – Минсоц.

Срок решения: 09.11.2022 г.

---

Смотрите также файлы

• Выделите цветом правильный вариант ответа в тестовых заданиях. В заданиях с кратким ответом внесите правильный ответ и выделите его цветом.docx

• Анализ музыки Spotify.docx

• Отчет по лабораторной работе 1 на тему.docx

• Работодатель обязан доказать отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда вина работника в причинении ущерба.docx

• Аудирование 1ый тур, 18 апреля.docx