В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации; применяемой в области работы с документами терминологии.

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формы документов. Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД). ЕСКК представляет собой систему, включающую: общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также нормативные и методические документы, регламентирующие разработку, ведение и применение общероссийских классификаторов.

Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения и применения общероссийских классификаторов в социально-экономической области устанавливается Правительством Российской Федерации.

УСД состоит из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Требования к УСД изложены в стандартах серии "Унифицированные системы документации". В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), установлены требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. В комплексе стандартов "Информационная технология" регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использования электронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).

Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД. Разделы ОКУД ведутся с различной оперативностью и полнотой. Формы документов, указанные в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных форм документов.

---

Подготовка нормативных актов, регламентирующих оформление документов в организации, осуществляется в соответствии с действующим законодательством, на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок, с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства. Порядок подготовки и оформления управленческой документации в организации может закрепляться в таких нормативных актах, как: "Инструкция по делопроизводству", "Регламент", "Правила оформления документов", "Табель унифицированных форм документов", "Альбом бланков", "Альбом унифицированных форм документов". В зависимости от состава и содержания этих нормативных актов и распределения положений по делопроизводству между ними, в организации может быть принят весь комплекс перечисленных нормативных актов или отдельные из них. Количество, наименования и последовательность разделов, степень детализации, характер примеров, состав приложений определяются их разработчиками.

4. 
   Особенности ведения делопроизводства в правоохранительных органах.
   

К правоохранительным органам можно отнести, прежде всего, суды (Конституционный Суд РФ и все прочие суды), органы юстиции, прокуратуру,
а также органы, которые призваны выявлять и расследовать различные правонарушения.

К органам, уполномоченным выявлять, пресекать, расследовать различные правонарушения, относятся следующие: следственный комитет, органы внутренних дел, а равно государственные учреждения, которые вправе вести дознание
по уголовным делам (милиция, пожарная охрана, командиры воинских частей, должностные лица таможенной службы, капитаны кораблей, находящихся
в дальнем плавании, начальники зимовок и некоторые другие). Оперативно-розыскную деятельность осуществляют, например, органы контрразведки
и внешней разведки, оперативные подразделения Федеральной службы охраны РФ, должностные лица органов ФСБ России.

Делопроизводство в правоохранительных органах имеет немаловажное значение и, с целью совершенствования работы с документами, издаются ведомственные приказы об утверждении Инструкции по делопроизводству.

Инструкции определяют порядок работы с несекретными документами
и с документами различных степеней секретности.

Общее руководство делопроизводством осуществляется начальником (руководителем) организации.

---

Ответственность за организацию делопроизводства и контроль его ведения
в организациях возлагается на одного из заместителей руководителя.

Должностные лица, отвечающие за руководство, организацию делопроизводства и контроль ведения, обязаны: знать фактическое состояние делопроизводства; определять порядок работы с документами; обеспечивать необходимые условия для правильной организации и ведения делопроизводства; организовывать проведение занятий с личным составом по изучению требований Инструкций; принимать меры по совершенствованию делопроизводства, внедрению автоматизированных технологий обработки документов и служебной переписки; обеспечивать готовность документов к спасению при пожарах, стихийных бедствиях и других чрезвычайных ситуациях; обеспечивать правильное использование действительных и условных наименований воинских частей (организаций) при подготовке и отправке документов; организовывать ежегодную проверку наличия документов и изданий; организовывать отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, а также не нужных для практической работы и не имеющих исторической или научной ценности; обеспечивать своевременную сдачу в архив дел постоянного и временного хранения. Не допускать уничтожения документов, подлежащих сдаче на хранение в архив.

Ведение делопроизводства в правоохранительных органах (организациях) осуществляется секретными или несекретными частями (отделами, отделениями), или иными участками делопроизводства, а там, где они не предусмотрены штатом – должностными лицами, назначенными приказом соответствующего руководителя (начальника).

На делопроизводство возлагаются следующие основные функции:

- приём, учёт и регистрация поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных делопроизводством, количеству зарегистрированных документов, а также правильности их регистрации;

- передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику), а после получения соответствующей резолюции – исполнителю;

- учёт и регистрация входящих и исходящих документов, проверка правильности их оформления, а также их отправка;

- контроль прохождения документов и исполнения поручений по ним;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка сводок об исполненных и находящихся
на исполнении документах

---

;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у личного состава;

- контроль своевременной сдачи в дела исполненных документов: разработка номенклатуры дел, журналов и карточек;

- формирование, оформление, учёт, хранение и обеспечение сохранности дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка
и своевременная передача дел на хранение в Центральный архив;

- ознакомление должностных лиц организации с документами, поступившими из вышестоящих органов управления, иных правоохранительных органов
и организаций, согласно резолюциям (поручениям) руководителя (начальника);

- проведение инструктажа должностных лиц по вопросам организации работы с документами.

Должностные лица организации несут персональную ответственность
за соблюдение требований по работе с документами и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Должностные лица правоохранительных органов обязаны:

- знать и строго выполнять требования, установленные соответствующими ведомственными приказами;

- немедленно сообщать непосредственному начальнику об утрате
или недостаче документов, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся документы, личных печатей, а также
о фактах обнаружения излишних и неучтённых документов;

- перед убытием в отпуск, на лечение или в командировку (сроком более чем на 15 суток) передавать через делопроизводство, находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому должностному лицу по указанию непосредственного руководителя (начальника);

- при увольнении (откомандировании) или переводе к новому месту службы (работы) своевременно сдать все числящиеся документы в делопроизводство.

Должностным лицам, работающим с документами, запрещается:

-сообщать устно или письменно сведения о характере работ, проводимых
в организации, лицам, не имеющим по роду работы (службы) отношения к этим сведениям;

- обращаться с личными просьбами на бланках организации;

- провозить и передавать за пределы РФ документы, не подлежащие опубликованию в открытой печати;

- изготавливать блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки, не предусмотренные приказами.

Переписка по вопросам служебной деятельности в правоохранительных органах (организациях) осуществляется:

- с вышестоящими органами управления;

- непосредственно в организациях - в порядке подчиненности. Ведение переписки внутри подразделений организации запрещается;

---

- с органами и организациями, не подчиненными друг другу, с органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, предприятиями, организациями, гражданами, официальными представителями иностранных государств - в пределах своей компетенции.

Суть делопроизводства в правоохранительных органах заключается в том, чтобы обеспечить деятельность организации системой взаимосвязанной документации. Состав такой деятельности определяется порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объёмом и характером переписки
с вышестоящими органами военного управления и взаимосвязей организаций.

Практическое задание:

Описать:

1. 
   Процедуру проведения подготовительной работы по организации заседания (приглашения, подготовка помещения, подготовка материалов).
   

- составление плана совещания.

- определение тайминга. Оптимальное время совещания - от 30 минут до часа.

– рассылка приглашений (МСЭД, майл (рабочий, специальные сервисы для ВКС, собраний).

- разброска структуры собрания.

- подготовка документов, копии для всех работников, которым это может понадобится.

2. 
   Процесс ведения заседания (описать процедуру, роль председателя, роль секретаря).
   

Требования к документированию совещаний и заседаний.

В процессе документирования совещаний обычно образуется ряд документов. Перечислим основные из них, а также приведем их определения, руководствуясь Словарем видов и разновидностей управленческой документации.

1. Список участников – документ, содержащий упорядоченное перечисление участников (заседания).

2. Повестка дня – информационно-справочный документ, направляемый в адрес участников.

3. Протокол (заседания) – информационно-справочный документ, фиксирующий ход заседания и принятые решения.

Каждый секретарь должен знать правила организации и документирования совещаний. Все руководители с той или иной периодичностью либо проводят их, либо принимают в них участие. В профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления» секретарю руководителя предписывается трудовая функция «Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий», а помощнику руководителя – «Организация деловых контактов и протокольных мероприятий». Обе функции требуют как организационной подготовки, так и работы с информацией и документацией – до, в процессе и после совещания.

---

Смотрите также файлы

• Выделите цветом правильный вариант ответа в тестовых заданиях. В заданиях с кратким ответом внесите правильный ответ и выделите его цветом.docx

• Анализ музыки Spotify.docx

• Отчет по лабораторной работе 1 на тему.docx

• Работодатель обязан доказать отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда вина работника в причинении ущерба.docx

• Аудирование 1ый тур, 18 апреля.docx