ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 10.01.2024
Просмотров: 129
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000.
В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.
Приведем примеры для наиболее распространенных случаев.
Слова при географических названиях: город — г., село— с., поселок— п., поселок городского типа— пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква "г." не ставится. Буква "г." также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово "город" (Новгород, Волгоград и др.).
Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее — и т. д., и тому подобное — и т. п., и другие — и др.
Можно использовать сокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.
9 Виды организационно-распорядительных документов
· Постановление
· Распоряжение
· Приказ
· Протокол
· Инструкция, поручения и др.
10.Формуляр- образец для организационно – распорядительных документов. Бланк документа.
Для официальных и служебных документов комплекс реквизитов определяет Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003.
Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственных этим документам.
ОСТом установлены следующие реквизиты документов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 -идентификатор электронной копии документа.
Бланк документа- стандартный лист бумаги на котором воспроизводится постоянная информация документов и отводится место для переменной информации. Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.
В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения.
Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связейорганизации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.
Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.
22) Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получе-ния документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций К таким операциям можно отнести: согласование документа; регистрацию; исполнение; контроль исполнения; формирование дел; подготовку и передачу дел в архив.
Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации.
Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.
Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.
Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и в некоторых случаях — исходящие.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции.
Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на пред-
приятии и содержит образцы правильно оформленных документов, правила работы с ними, ответственность должностных лиц за конкретные виды работ с документами.
23) Описание документационного оформление в процессе приёмки, хранения и отгрузки ТМЦ - В зависимости от выполняемой роли в деятельности компании склад может быть структурным подразделением, обеспечивающим обслуживание товаров в торговой или производственной компании, или предоставлять услуги клиентам по ответственному хранению товаров (коммерческий склад) в рамках отдельной логистической компании. Независимо от выполняемой роли любой склад выполняет следующие основные функции: прием, хранение, обработку и отгрузку товаров; учет движения товаров; обеспечение сохранности товаров. Приемка начинается с тщательного наружного осмотра груза. При поступлении груза в неисправном вагоне или контейнере либо с нарушенной пломбой необходимо провести сплошную проверку количества и качества товаров и составить коммерческий акт, который является основой для предъявления претензий поставщикам или транспортным органам
Непосредственной приемке товаров предшествует разгрузка, проводимая с соблюдением установленных правил погрузочно-разгрузочных paбот. Распаковка товаров преследует двойную цель: упорядочение складирования товаров и сокращение времени выполнения заказов потребителей.
Доставляемые в зону приемки товары принимаются по количеству и по качеству. Приемка товаров по количеству - это установление точного количества поступившего товара и его соответствия данным сопроводительных документов, предусматривающее выполнение следующих операций:
отбор тарных мест для вскрытия;
вскрытия тары;
подсчет количества единиц (взвешивание товаров);
сверка с сопроводительными документами
Приемка товаров по количеству осуществляется, как правило, путем сплошного подсчета единиц, меры и массы товара в данной партии (за исключением товаров в фабричной упаковке), однако допускается и выборочная проверка количества товаров. При проведении приемки товаров по количеству проверяется соответствие фактического наличия товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или расчетных) документах. К ним относятся: упаковочные листы, накладные, счета - фактуры и счета.
Приемка товаров по качеству - это определение достоинства товаров (т.е. их качества, комплектности) и маркировки. Приемка товаров по качеству предусматривает выполнение следующих операций: перемещение товаров к рабочему месту товароведов - бракеров; вскрытие тары; непосредственная проверка качества и его соответствия условиям договора. Как правило, проводится сплошная проверка качества и комплектности товаров. Однако допускается и выборочная проверка, если это предусмотрено условиями договора
В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонений по качеству, комплектности, маркировке товаров от установленных в договоре и указанных в сопроводительных документах приемка товаров приостанавливается. Составляется акт, который является юридическим основанием для выставления претензий поставщику. При этом в сопроводительном документе делается отметка об актировании Хранение товаров на складе - одна из важнейших операций технологическою процесса на складе, заключающаяся в обеспечении условий для сохранности потребительских свойств товаров. Процесс хранения начинается после приемки и перемещения товаров на склад. Запасы товаров, хранящихся на складах, призваны обеспечить непрерывность и ритмичность их движения в сферу потребления [27, c.116].
Однако хранение и содержание товаров на складах требует значительных финансовых затрат. В связи с тем, что денежные средства, вложенные в товары, высвобождаются только при условии их продажи и при расчете с покупателем, время хранения товара на складе должно быть сокращено до минимума.
Целесообразность пребывания товаров на складах определяется потребительским спросом на них, а количество - конъюнктурой рынка и возможностями поставщиков обеспечить их ритмичную доставку.
Хранение товаров на складе предполагает выполнение следующих операций:
организация складского пространства;
размещение товаров;
создание необходимых условий хранения и охраны товаров;
организация учета товаров;
движение и
перемещение товаров;
обеспечение возможности использования подъемно-транспортного оборудования
Принятые по количеству и качеству товары укладывают в тapy, пакетируют и перемещают в зону хранения. Для обеспечения сохранности товаров важное значение имеет разработка рациональной схемы размещения товаров, которая предусматривает закрепление за товарами различных групп, подгрупп и наименований постоянных мест хранения и индексацию (кодирование). Первоначально в АС должен быть создан документ «Возврат товаров поставщику», который предназначен для оформления возврата поступивших ранее позиций номенклатуры.