Файл: Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Организация секретарского обслуживания Практическое занятие 2.rtf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 10.01.2024
Просмотров: 142
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"
-
Задание 1
| № п/п | Наименование вида оргтехники/канцтоваров | Количество/показатели |
| Мебель и оборудование | ||
| | Рабочий стол | 1 |
| | Стул подъемно-поворотный | 1 |
| | Шкаф с полками для документов | 1 |
| | Тумба для технических средств | 2-3 |
| | Стулья | 3 |
| | Металлический сейф | 1 |
| Технические средства (оргтехника) | ||
| | Персональный компьютер | 1 |
| | Телефон | 1 |
| | Телефакс | 1 |
| | Принтер | 1 |
| | Факс-модем | 1 |
| | Копировальный аппарат | 1 |
| | Шредер | 1 |
| | Сканер | 1 |
| Условия труда | ||
| | Общая площадь | Не менее 6 м2 |
| | Рабочее освещение | 300-500 люкс |
| | Температура в помещении | Зимой: 22-24 Летом: 22-25 |
| | Влажность в помещении | 40-60% |
| | Уровень шума | Не более 65 дБ |
| | Воздухообмен | нормальный |
| | Расстояние до экрана монитора (при работе) | 50-70 см |
Задание 2
Вместе с вами в приемной руководителя работает офис-менеджер. Раздается телефонный звонок, офис-менеджер берет трубку. Вы слышите разговор следующего содержания:Офис-менеджер: Алло! Я слушаю.Абонент: Куда я попала? С кем, простите, я говорю?Офис-менеджер: А кого вам нужно?Абонент: Это телефон 333-33-33?Офис-менеджер: Да.Абонент: Мне нужен главный бухгалтер.Офис-менеджер: Ее нет.Абонент: А где она?Офис-менеджер: Не знаю. А что вам нужно? Кто ее спрашивает?Абонент: Вас беспокоит главный экономист Банка. Мне нужно выяснить с главным бухгалтером важный вопрос, касающийся кредитов вашей фирмы.Офис-менеджер: Но ее нет, и я не знаю, как вам помочь. (Первой кладет трубку).Найдите ошибки, которые допустила офис-менеджер в разговоре с телефонным абонентом. Составьте новый диалог. Во-первых, при взятии трубки, необходимо было представиться и назвать организацию;Во-вторых, необходимо было попросить абонента представиться;В-третьих, нужно было попросить абонента оставить контактные данные и сказать, что главный экономист перезвонит сам.В-четвертых, необходимо вежливо отвечать на вопросы, сохраняя самообладание и терпение;В-пятых, разговор закончен неправильно, бросать трубку нельзя.Офис-менеджер: Добрый день! Маслова Анна Ивановна – офис-менеджер Фирмы «Вега».Абонент: Добрый день! Федорова Марина Ивановна - главный экономист Банка. Могу ли я переговорить с главным экономистом?Офис-менеджер: К сожалению, главный экономист, сейчас отсутствует.Абонент: Подскажите, пожалуйста, когда будет на месте?Офис-менеджер: К сожалению, я не знаю, но Вы можете оставить свои контактные данные, я их обязательно передам.Абонент: Спасибо.Офис-менеджер: Всего доброго! До свидания.Абонент: До свидания.Задание 3
Ваш руководитель постоянно теряет важные документы, которые вы приносите ему на подпись. Из-за этого происходят сбои в работе, руководитель обвиняет вас в этих проблемах и пропажах. Какой выход из ситуации вы видите? Предложите решение проблемы.
Нужно важные документы отдать под роспись. Отсканировать, все что передаете и что не требует подписи руководителя- отправлять на email, а оригиналы оставлять у себя. Завести журнал, в котором будете записывать наименование документа, дата входящая и дата передачи документа ФИО и подпись получившего. Если руководитель теряет документы - можно завести журнал и отмечать, когда он брал документ.
Задание 4
Вы секретарь. Ваш руководитель в 12.00 должен начать прием посетителей. На часах уже 12:05, но вашего руководителя нет на месте. В это время он по телефону сообщает вам, что будет на месте только через 15 мин. Посетитель, которому назначена встреча у руководителя компании, ждет уже 5 мин. Опишите ваши действия в данной ситуации. Стоит извиниться перед посетителем, сказать, что руководитель задерживается, будет через 15 минут, попросить подождать в удобном месте, предложить чай/кофе.Задание 5
Неожиданно на прием к вашему руководителю пришел очень важный, но не запланированный посетитель. Вы знаете, что Ваш начальник в данный момент занят беседой с другим человеком. Составьте диалог секретаря с посетителем и секретаря с руководителем. Посетитель: Добрый день! Могу я увидеть Сергея Петровича?Секретарь: Добрый день: Сергей Петрович, сейчас занят, но скоро освободиться. Не могли бы Вы немного подождать?Посетитель: Хорошо, спасибо.Секретарь: Присаживайтесь, пожалуйста. Могу я предложить Вам чашечку чая или кофе, пока Вы ждете?Посетитель: Чай, пожалуйста.Секретарь: Вот ваш чай. Пожалуйста, угощайтесь печеньем.Посетитель: Большое спасибо.Задание 6
Вы секретарь, вы подготовили приказ на предоставление отпуска сотруднику. Вам необходимо ознакомить сотрудника с приказом в течение рабочего дня. Для этого вы звоните сотруднику по внутреннему номеру телефона и приглашаете на ознакомление с приказом. Составьте телефонный диалог с сотрудником по данному вопросу. Сотрудник: Добрый день! Отдел делопроизводства – Семенова.Секретарь: Добрый день! Вас беспокоит секретарь руководителя – Ольга Юрьевна. Сегодня с 14.00 до 16.00 необходимо подойти в приемную и ознакомиться с приказом о предоставлении отпуска.Сотрудник: Спасибо. Подойду. Всего доброго.Секретарь: Всего хорошего.
Задание 7
В конце рабочего дня ваш руководитель улетает в командировку в соседний город. По дороге в аэропорт он Вам звонит и говорит, что попал в пробку по дороге в аэропорт и, скорее всего, не успеет на самолет. Какую помощь вы можете оказать руководителю в данной ситуации для решения проблемы? Опишите ваши действия в данной ситуации.Сначала позвонить в аэропорт, уточнить время вылета, возможность сдать билеты, приобрести их на следующий рейс и узнать время его отправления. Затем выяснить у руководителя, удобен ли ему следующий рейс, и если да, то заказать билеты на него, а те сдать.Пермь - 2022