Закупки в проекте, обычно, являются сферой деятельности материально- технического снабжения и осуществляются сотрудниками соответствующего структурного подразделения компании. При этом сотрудники структурного подразделения постоянной (родительской) организации включаются в команду проекта. Члены команды проекта, отвечающие за материально-техническое обеспечение, совместно с руководителем проекта вырабатывают стратегию закупок, определяют потенциальных поставщиков. Они также запрашивают ценовые котировки, устанавливают запрашиваемые цены для проведения тендера, выбирают поставщика, проводят переговоры для заключения долгосрочных соглашений с известными поставщиками, оптимизируют оборотные средства и расходы на формирование запасов с учетом установленных норм, используя, где это возможно, метод работы «с колес».

Деятельность поставщиков товаров и услуг и компаний, участвующих в проекте, должна быть официально оформлена документом — контрактом или договором, в котором четко определены обязательства каждой из сторон, включая обязательства поставщика по обеспечению требований компании-получателя, а также условия и порядок осуществления проверки количества и качества поставляемых товаров и услуг.

Контракт — это юридическое соглашение между двумя или более сторонами, обязывающее их выполнять работы или поставлять товары и услуги согласно оговоренным условиям.

Контракт должен быть заключен в форме документа, подписанного участвующими сторонами. Обычно в контракт входят пункты о штрафной неустойке за несоблюдение условий договора. В больших проектах назначаются генеральные подрядчики по контрактам — генеральные контракторы, которые заключают субподрядные договора с другими поставщиками. Ответственность за соблюдение условий поставок субподрядчиками возлагается на генерального подрядчика по контрактам — генерального контрактора.

Целью составления и заключения контракта является обеспечение возможности контроля соблюдения оформленных и закрепленных контрактом требований, а после подписания контракта — обеспечение управления закупками и поставками в период всего жизненного цикла проекта. Обычно составлением контракта с соблюдением формальных требований с учетом интересов различных сторон, вовлеченных в проект, а также судебными исками при отказе от уплаты или долгами поставщиков занимаются специалисты юридического отдела компании. В зону их профессиональной ответственности также входят внутренние соглашения, т.е. соглашения между структурными подразделениями внутри компании на поставку товаров или услуг.

---

Руководитель проекта или менеджер по управлению контрактами в проекте должен глубоко и детально знать условия контракта и уметь анализировать проектные ситуации. При возникновении проблем руководитель проекта должен найти их решение путем проведения переговоров со всеми сторонами, участвующими в контракте. Например, если клиент или подрядчик не выполнил свои обязательства, необходимо определить, следует ли требовать выплаты штрафных неустоек, учитывая при этом такие обстоятельства, как сложившиеся отношения с клиентом или подрядчиком и опыт работы с каждым из них. Также учитывается, является ли вторая сторона долгосрочным стратегическим партнёром или контракт с этой компанией или физическим лицом носит одноразовый характер.

Управление закупками и контрактами имеет итеративный характер, осуществляется в течение всего жизненного цикла проекта и тесно связано с другими процессами управления проектами.

Процесс управления закупками и контрактами в проекте включает следующие стадии:

1. 
   Инициация (концепция) управления закупками и контрактами в проекте
   

• 
  Построение дерева ресурсов на основе структурной декомпозиции работ проекта;
  
• 
  Формирование предварительных спецификаций требуемых товаров и услуг;
  
• 
  Проведение маркетинга рынка товаров и услуг;
  
• 
  Определение возможных источников приобретения ресурсов;
  
• 
  Определение ограничений:
  

По технологии и качеству;

По условиям финансирования;

По условиям хранения и складирования;

- Другие;

• 
  Разработка стратегии управления контрактами:
  

Учет стратегии компании;

Определение критериев выбора;

Анализ альтернатив;

• 
  Определение требований к контрактам и системе управления поставками и закупками;
  
• 
  Разработка и утверждение концепции управления закупками и контрактами в проекте.
  

2. 
   Планирование работ по подготовке и исполнению контрактов
   

• 
  Уточнение потребности проекта в товарах и услугах:
  

Работы и услуги;

Поставки и закупки.

• 
  Проведение дополнительных маркетинговых исследований для определения возможных поставщиков и исполнителей:
  

---

Внутренние;

Внешние.

• 
  Определение финансовых, технологических и других ограничений;
  
• 
  Выбор способа закупок (конкурсы и торги, ценовые котировки, закупки у рейтинговых поставщиков, закупки у традиционных партнеров, аукционы, биржи, электронные торги);
  

® Выбор типов контрактов:

По условиям оплаты;

По условиям распределения рисков.

• 
  Определение перечня контрактов в проекте;
  
• 
  Разработка плана работ по проведению конкурсов;
  
• 
  Формирование графика заключения контрактов;
  
• 
  Формирование графика поставок;
  
• 
  Разработка системы отчетности и порядка внесения изменений;
  
• 
  Разработка и утверждение плана управления закупками и контрактами в проекте.
  

3. 
   Организация подготовки и контроль выполнения контрактов
   

• 
  Распределение функциональных обязанностей и ответственности в соответствии с планом управления закупками и контрактами;
  
• 
  Подготовка и проведение конкурса:
  

Разработка тендерной документации и прием заявок; Обеспечение работы конкурсного жюри; Подведение итогов и закрытие;

• 
  Заключение контрактов:
  

Работа с победителями; Работа по отвергнутым предложениям.

• 
  Организация системы контроля, учета и отчетности:
  

Контроль заключения контрактов; Контроль выполнения поставок; Финансовый контроль.

• 
  Учет выполнения работ по контракту;
  
• 
  Формирование отчетов по заключению и выполнению контрактов.
  

4. 
   Анализ и регулирование исполнения контрактов
   

• 
  Анализ состояния и прогноз ситуации:
  

Выявление и анализ возможных отклонений от графика заключения контрактов или графика поставок;

Определение негативных факторов, влияющих на выполнение графика заключения контрактов или графика поставок;

Прогнозирование ситуации и определение потенциальных опасностей; Определение необходимых корректирующих воздействий;

• 
  Работа с запросами на изменения:
  

Прогнозирование хода выполнения графика заключения контрактов или графика поставок с учетом корректирующих воздействий;

Формирование запроса на внесение изменений; Разрешение споров и разногласий, согласование запросов на изменения;

• 
  Получение разрешений на оплату и внесение изменений;
  

---

Корректировка контрактов с учетом изменений (доп. соглашения); Утверждение модифицированного графика заключения контрактов или графика поставок;

Доведение информации до поставщиков и участников проекта; Документирование внесенных в контракты изменений.

5. 
   Закрытие работ по управлению контрактами и поставками
   

• 
  Разрешение претензий и конфликтов;
  
• 
  Заключительный анализ и оценка эффективности обеспечения проекта ресурсами;
  
• 
  Заключительный отчет по управлению контрактами в проекте;
  
• 
  Формирование архива контрактной документации;
  
• 
  Документирование усвоенных уроков.
  

Возможные шаги процесса

1. 
   Выявите и определите сферы проекта, нуждающиеся в поставках товаров или услуг.
   
2. 
   Проведите тендер.
   
3. 
   Выберите поставщиков.
   
4. 
   Администрируйте контракты.
   
5. 
   Исполняйте условия контрактов.
   
6. 
   Управляйте изменениями.
   
7. 
   Подтвердите, что контракт исполнен.
   
8. 
   Закройте контракт.
   
9. 
   Задокументируйте усвоенные уроки и применяйте их в будущих проектах.
   

Темы для изучения

• 
  Тендерные процедуры
  
• 
  Процедура приемки и испытания
  
• 
  Управление изменениями
  
• 
  Управление претензиями
  
• 
  Обзор выполнения контракта
  
• 
  Контрактные условия, включая неустойки за невыполнение обязательств
  
• 
  Анализ производства/продажи
  

® Штрафы

• 
  Порядок и правила выполнения закупок
  
• 
  Стратегическое партнерство
  
• 
  Соглашение на поставки
  

Критерии оценки компетентности по сертификационным уровням

---

Уровень А. Кандидат успешно руководил управлением закупками и контрактами в важных программах и/или портфелях проектов компании или её структурного подразделения.

Уровень В. Кандидат успешно управлял закупками и контрактами в сложном проекте.

Уровень С. Кандидат успешно управлял закупками и контрактами в проекте ограниченной сложности.

Уровень D. Кандидат обладает знаниями по управлению закупками и контрактами в проекте и сможет применить их на практике.

Основные связи

7. Критерии успешности проекта, 10. Окружение проекта и деловая активность организации, И. Заинтересованные стороны проекта, 13. Команды проекта, 14. Организационная структура проекта, 18. Уверенность и убедительность, 22. Ориентированность на результат, 25. Переговоры, 27. Надежность, 29. Этика, 30. Разрешение проблем, 33. Правовое обеспечение проектной деятельности, 35. Проектно­ориентированное управление, 37. Инициация проекта, 39. Организация и контроль выполнения проекта, 41. Закрытие проекта, 42. Управление предметной областью проекта, 45. Управление качеством в проекте, 50. Управление изменениями в проекте, 51. Управление безопасностью в проекте.

50. 
    Управление изменениями в проекте
    

Ключевое определение

Управление изменениями в проекте — раздел управления проектами, включающий в себя задачи и процедуры для оптимальной интеграции изменений в проект осуществляемых на протяжении его жизненного цикла.

Свод знаний

Управление изменениями в проекте тесно связано со всеми процессами и функциональными областями в проекте. В ходе реализации проект может подвергаться различным изменениям: может изменяться предметная область, ее конфигурация, требования заказчика, технические спецификации, время, стоимость, качество, риски, контракты и поставки, человеческие ресурсы, коммуникации, а также процессы управления проектом на всех стадиях и фазах его жизненного цикла.

Часто в проект необходимо вносить изменения вследствие непредвиденных обстоятельств. Может возникнуть необходимость изменить технические требования к проекту или условия контракта, заключенного с подрядчиками или клиентами. Мониторинг изменений должен вестись на основании сводного плана проекта, согласно процедурам, изложенным в плане управления изменениями.

---

Смотрите также файлы

• воый файл.rtf

• Основные сражения Великой Отечественной Войны. Оборонительное сражение летаначало осени 1941.docx

• Методические указания для проведения практического занятия по физике.doc

• Негосударственное образовательное частное учреждение высшего образования московский финансовопромышленный университет синергия.docx

• Жалпы орта білім беру дегейіні 11 сыныптарына арналан Жаанды зыреттіліктер курсыны лгілік оу бадарламасы.docx