Добавлен: 10.01.2024
Просмотров: 275
Скачиваний: 10
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
При определении организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов рекомендуется учитывать также:
-
особую роль организации (масштаб деятельности; новизну деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги – награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др., а также историческую преемственность приема ее документов в архив); -
место организации среди других организаций в зоне комплектования государственного, муниципального архива, в том числе, градообразующие организации и наиболее типичные для данной территории организации.
При отнесении негосударственных организаций к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов, наряду с указанными выше, принимается во внимание: преемственность профиля деятельности государственной организации-предшественника (при ее наличии); многопрофильность деятельности; состав учредителей; является ли она объединением организаций (корпорации, ассоциации и др.); постановка работы с документами; применение в организации четкого порядка снятия грифа «коммерческой тайны».
При отнесении общественных объединений к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов, наряду с указанными выше, принимается во внимание: известность среди населения; количество членов; полнота документирования деятельности.
Организации-источники комплектования государственных, муниципальных архивов делятся на две группы: организации-источники комплектования полного приема и организации-источники комплектования выборочного приема документов (группового или повидового).
Под формой приема документов понимается состав документов, поступающих в архив от организаций-источников комплектования. Организации-источники комплектования полного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы после проведения экспертизы ценности полный комплекс документов постоянного срока хранения. Организации-источники комплектования группового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы полный комплекс документов постоянного срока хранения от отдельных организаций из всей их группы. Организации-источники комплектования повидового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы только отдельные виды документов постоянного срока хранения.
Объем выборочной совокупности (организаций или документов) определяется каждым архивом с учетом: количества и однородности организаций определенного вида; ценности и однородности определенных видов документов.
Перечень работ при упорядочении документов
Упорядочение документов включает в себя следующий комплекс работ: экспертизу ценности документов, уточнение их фондовой принадлежности, формирование дел, их описание с целью составления архивной описи, составление описи и создание научно-справочного аппарата к ней, составление исторической справки к фонду организации, техническое оформление дел и другие виды работ.
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Описание архивных документов – структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках; описательная статья архивного справочника – совокупность элементов описания (полей), включающих сведения об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.
Описи дел делятся на 2 вида:
- опись дел постоянного хранения,
- опись дел временного хранения (к делам временного хранения относятся дела, срок хранения которых превышает 10 лет).
Опись дел постоянного хранения – это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел. Её основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а также их учет и систематизация.
Опись дел временного хранения – учетный документ, который содержит перечень документов дел с временным сроком хранением с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций.
Информационная деятельность архива – создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Учетный документ – документ установленной формы, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
Архивный справочник - справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах.
Тема 4. Обеспечение сохранности документов
Основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов
-
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; -
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236; -
ГОСТ Р 54989-2012 (ISO/TR 18492:2005). Национальный стандарт Российской Федерации. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.
Основные характеристики режимов хранения документов
Нормативные режимы хранения архивных документов установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее - Правила).
Противопожарный режим в архиве регламентируется законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы пожарной безопасности.
Охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой локальным актом архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора.
Архив оборудуется средствами антитеррористической защищенности в соответствии с требованиями к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, установленными Правительством Российской Федерации.
Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат помещения архива, в которых:
-
постоянно или временно хранятся архивные документы; -
установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива.
Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы.
Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности. Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.
Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей.
В рабочее время в отсутствие работников помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть закрыты на замок.
Архив обязан обеспечить защиту информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и в информационной системе архива, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Архивные документы должны храниться в вентилируемом помещении, обеспечивающим рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды.
В помещениях архива с нерегулируемым температурно-влажностным режимом допускается временное (до 2 месяцев) хранение архивных документов при температуре 20 ± 5°C и относительной влажности воздуха 50 ± 20% при проведении их физико-химической и технической обработки, предусмотренной главой XII Правил, и использовании.
Контроль за температурно-влажностным режимом в архивохранилище обеспечивается размещением в одной или нескольких контрольных точках (в зависимости от конструкционных особенностей и кубатуры) архивохранилища (помещения) на высоте не менее 1 м, вдали от отопительных и вентиляционных систем, комплекта контрольно-измерительных приборов в составе: термометр и гигрометр или термогигрометра.
Архивные документы необходимо хранить в темноте, для чего они размещаются в первичные средства хранения, предусмотренные главой VI Правил.
В архивохранилище допускается:
-
естественное освещение при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи; -
искусственное освещение электролампами накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, если уровень освещенности в диапазоне видимого спектра на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола не превышает 20-50 лк, на горизонтальной – 100 лк.
Архивные документы должны быть защищены от светового воздействия при проведении физико-химической и технической обработки, предусмотренной главой XII Правил, и использовании.
Санитарно-гигиенический режим в архиве должен соответствовать требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор.
Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние в архивохранилище поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяцвлажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.
Архивные документы (выборочно, но не менее 0,01% от общего количества единиц хранения) и архивохранилище не реже двух раз в год (в начале и конце отопительного сезона) подлежат энтомологическому и микологическому осмотру.
Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, – дератизации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Учебная практика проходила с 04 июля 2022 года по 08 июля 2022 года по профессиональному модулю ПМ.02. Организация архивной и справочно - информационной работы по документам организации по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение.
Главная задача данной практики выполнена: получены первичные навыки архивной работы: комплектование архива; требование к оформлению дел; экспертиза ценностей; непосредственное хранение архивных документов, а также с организацией всестороннего использования документальной информации.
В ходе практики я ознакомилась с организацией работы архивного учреждения; принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению; способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процессом создания системы информации о содержании документов; организацией всестороннего использования документальной информации.