Файл: «Разработка эффективной системы организационных коммуникаций предпринимателя: оценка внешних и внутренних форм взаимодействия».pdf

1.3. Значение организационных коммуникаций и проблемы при их реализации

Коммуникативные препятствия появляются, в случае если между собеседниками отсутствует взаимопонимание или нет возможности для выстраивания конструктивного и информативного диалога.

Основные типы коммуникативных барьеров, согласно мнению М.Ю. Коноваленко:

- субъективные барьеры - определяющим для происхождения ситуаций малоэффективного общения становятся личностные факторы;

- смысловые барьеры – появляются, если партнеры по разговору под аналогичными суждениями предполагают различные вещи. К примеру, один человек фразу «хороший способ достижения цели» понимает, как метод, который не навредит находящимся вокруг людям, а другой – как стратегию достижения необходимо любой ценой;

- барьеры в логическом построении – обнаруживаются, в случае если человек не может четко и осмысленно сформулировать собственные мысли. В этом разговоре нарушаются причинно-следственные взаимосвязи, и часто совершается искажение определений;

- фонетические барьеры – это плохая техника выступления у разговаривающего. Если фразы звучат неясно и непонятно, то это усложняет восприятие и понимание информации;

- организационные барьеры – данный вид сложностей связан с неправильным выстраиванием организационной структуры и сопутствующими нормативными документами;

- технические барьеры – проблемы в передаче и усвоении информации могут возникать из-за технических неполадок средств связи (телефон, Интернет, мессенджеры, факс и т.п.) [12, c. 27-28].

Управление проблемами охватывает идентификацию, документацию, эскалацию, переговоры и разрешение споров и конфликтов между организацией-клиентом, внутренними заинтересованными сторонами и поставщиком услуг. Кроме того, эффективное управление проблемами требует, чтобы методы согласования и разрешения между клиентом и организациями-поставщиками услуг были стандартизированы как общий процесс управления повторяемыми проблемами [7, c. 1813].

Хороший метод решения проблем требует смещения мышления от общего позиционного подхода к решению проблем в совместном методе решения проблем (см. рис. 3).

Рисунок 3. Управление коммуникационными проблемами [15, c. 175]

Таким образом, коммуникации в современных организациях ‒ сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов и имеющий много видов. Когда коммуникации в организации проходят все этапы коммуникационного процесса, возникает ряд барьеров как межличностного характера, так и организационного и технического происхождения. Обладая объективными знаниями, менеджеры в процессе коммуникации способны воздействовать на своих подчиненных, а также эффективно организовывать их работу на предприятии.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ В ООО «ЭГНИТРАНС»

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

Практическая часть исследования проводилась на базе ООО «Эгнитранс», которое зарегистрировано по адресу: 117418, город Москва, улица Гарибальди, дом 29 корпус 4, помещение I комната 8 этаж 2.

Организация зарегистрирована и осуществляет свою деятельность в соответствии с российским законодательством [1; 2]. В соответствии с Уставом, основными видами деятельности ООО «Эгнитранс» является:

- производство и передача и распределение электроэнергии;

- организация перевозок грузов;

- производство, передача и распределение пара и горячей воды;

Генеральный директор - Соломкин Эдуард Петрович.

На рисунке 4 приведена организационная структура ООО «Эгнитранс».

Ген. директор

Финансовый отдел

Отдел продаж

Отдел кадров

Транспортный отдел

Рабочие

Секретарь

Отдел снабжения

Водитель

Бухгалтерия

Логист

Финансовый директор

Склад материалов

Главный энергетик

Рисунок 4. Организационная структура управления ООО «Эгнитранс»

Организационная структура ООО «Эгнитранс» является линейно-функциональной. Такая структура является оптимальной для системы взаимных связей функций и подразделений.

Органом управления деятельностью организации является директор с правом первой подписи на платежных и иных документах. Руководитель предприятия реализуют такие задачи:

- осуществление полной координации задач управления;

- согласование и увязка хозяйственных задач;

- выбор руководства департаментов и служб;

- построение системы управления на предприятии по иерархическому принципу.

Также на директора предприятия возлагаются и определенные обязанности:

- он оперативно руководит работой организации;

- выдает распоряжения, приказы, указы, которые беспрекословно должны всеми исполняться;

- обладает правом визирования финансовой отчетности;

- осуществляет распоряжение имуществом предприятия;

- становится представителем интересов предприятия как в пределах страны, так и за границей.

Производственная база и высокая квалификация специалистов ООО «Эгнитранс» на всех этапах производства – от начальной подготовки до финишной обработки – позволяют предприятию успешно сотрудничать с компаниями большинства отраслей промышленности, предлагая свои услуги на таких рынках.

На основе бухгалтерской отчетности (см. Приложение 1-2) рассмотрим динамику технико-экономических показателей ООО «Эгнитранс» (см. таблица 3).

Таблица 3

Динамика основных технико-экономических показателей ООО «Эгнитранс» в 2017-2019 гг.

Полученные данные показали, что наблюдалась тенденция снижения выручки от продаж. В 2019 г. ее сумма составила 166,5 тыс. руб., что говорит о сокращении объема продажи продукции, однако в результате того, что себестоимость снизилась более значительно (98,63% > 98,11%).

Произошло снижение среднесписочной численности персонала в 2018 г., темп изменения составил 96,36%. В общем на заработную плату было израсходовано 40 млн. руб., это на 0,99% меньше, чем в 2018 г. В среднем за месяц работник получал 21,8 тыс. руб., что на 0,91% ниже чем в 2018 г.

Производительность труда составила 1088,6 тыс. руб. Она уменьшилась на 1,37%. В 2018г., наоборот произошло увеличение производительности труда на 7,75%, но это ниже темпов роста среднемесячной зарплаты.

За последние три года шло увеличение стоимости основных фондов, но в 2019 г. она снизилась на 1,39% их сумма составила 86398 тыс. руб. Обобщающий показатель эффективности использования основных фондов – фондоотдача снизился в 2017-2019 гг. на 20,83%.

Деловая активность предприятия ухудшилась, так как коэффициент оборачиваемости снизился, а период оборота вырос. В 2019 г. в производстве был задействован оборотный капитал в сумме 66634 тыс. руб. Он увеличился на 7,17% по сравнению с 2018 г.

Себестоимость за рассматриваемый период снизилась. В 2019 г. она уменьшилась на 1,89%, а в 2018 г. увеличилась - на 14,78%. Показатель себестоимости был ниже выручки от продаж. Затраты на 1 рубль выручки от продаж снизились. Наибольшее снижение произошло в 2019 г. - на 0,6%. Наименьшие затраты на 1 рубль выручки приходились на 2017 г. - 92 копейки, но несмотря на это, занимали высокий уровень затрат.

Предприятие прибыльное. Прибыль от продаж в 2019г. составила 1786 тыс. руб., или 1,07% от выручки. Она увеличилась на 94,55% по сравнению с 2018 г. Полученная чистая прибыль составила 462 тыс. руб. Она уменьшилась на 7,49% по сравнению с 2018г. Предприятие имело низкую рентабельность. В 2019 г. рентабельность продаж по чистой прибыли уменьшилась на 8,33 % и составила 0,3%. В 2018 г. рентабельность уменьшилась на 30% по сравнению с 2017 г. Изменение показателей прибыли до налогообложения и чистой прибыли за 2019 год отрицательное, так как наблюдается их сокращение по отношению к данным 2018 года.

Таким образом, ООО «Эгнитранс» является прибыльным предприятием, которое успешно осуществляет хозяйственную деятельность на занимаемом рынке и стремится совершенствовать все свои бизнес-процессы.

2.2. Анализ эффективности организационных коммуникаций в ООО «Эгнитранс»

В процессе осуществления хозяйственной деятельности в ООО «Эгнитранс» формируются как внешние, так и внутренние коммуникации.

Внешние коммуникации связаны с построением каналов общения:

- с потребителями;

- с поставщиками;

- с посредниками;

- с государственными органами власти.

Основными формами осуществления внешних коммуникаций являются:

- беседа;

- переговоры;

- заявление;

- совещание;

- письмо и пр.

Внутренние коммуникации на предприятии представлены в следующих формах:

- приказ;

- распоряжение;

- просьба;

- указания;

- убеждение;

- порицание или поощрение и др.

Основные способы делового общения в ООО «Эгнитранс» - собрание, совещание, переговоры, беседы и диалоги, присутствуют так же и споры.

Собрания проводят по мере необходимости при разрешении трудных проблем при участии всего коллектива организации.

Совещания проводят очень редко, 1-2 раза в месяц - по мере появления каких-либо проблем.

Деловые переговоры в ООО «Эгнитранс» ведет директор, но порой может их вести, к примеру, менеджер во время общения с потребителями.

Для анализа эффективности процесса коммуникаций был проведен опрос на основе анкеты (см. Приложение 3). В опросе приняло участие 26 сотрудников из разных отделов ООО «Эгнитранс».

Ответ на вопрос «какая функция коммуникаций используется вами чаще всего?» изображены на рисунке 5.

Рисунок 5. Какая функция коммуникаций используется вами чаще всего?, чел.

Исходя из информации рисунка 5 в ООО «Эгнитранс» чаще всего используется информативная функция коммуникаций (14 человек). На втором месте – мотивационная и экспрессивная. Контрольная функция по мнению работников практически не используется.

Ответы на следующий вопрос анкеты изображены на рисунке 6.

Рисунок 6. Вопрос № 2. Как часто вы пользуетесь горизонтальными коммуникациями?, чел.

Согласно представленным данным абсолютное большинство (19 человек из 26) горизонтальными коммуникациями пользуется часто. И лишь пятеро используют их по мере необходимости, а двое лишь иногда.

Ответ на вопрос «с чем обычно связан обмен информацией между вами и вашим руководителем?» изображены на рисунке 7.

Рисунок 7. Вопрос № 3. С чем обычно связан обмен информацией между вами и вашим руководителем?, чел.

Согласно изображенной на рисунке 7 информации большая часть респондентов считают, что обмен информацией с руководителем в ООО «Эгнитранс» связан по большей части с прояснением непосредственных рабочих заданий. Кроме того, по мнению некоторых это может быть связано со сбором информации о назревающей или существующей проблеме, или с получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.