Файл: «Разработка эффективной системы организационных коммуникаций предпринимателя: оценка внешних и внутренних форм взаимодействия».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования обусловлена неоспоримой важностью построения эффективного процесса коммуникаций, как основного способа обмена информацией и основы для принятия управленческих решений в современных организациях. Для повышения эффективности деятельности хозяйствующего субъекта вопрос коммуникаций является одним из первоочередных в силу важности построения внутренней системы обмена данными для своевременного реагирования на происходящие изменения как во внутренней, так и во внешней среде.

Организации как «открытые системы» выступают активными участниками социального обмена в противовес другим институтам, поэтому в последнее время повышается интерес к изучению организационных коммуникаций. Организационные процессы позволяют рассматривать феномен «коммуникационного продукта», который влияет на формирование коммуникативной картины социальной реальности в целом.

Теоретическим основам рассматриваемой темы посвящены научные труды и публикации таких авторов как Гойхман О.Я., Дзялошинский И.М., Коноваленко М.Ю., Ларина Т.В., Спивак В.А., Чамкин А.С. и других. Научные труды и публикации этих и других авторов и были взяты за основу при написании данной работы.

Цель данного исследования – анализ и совершенствование коммуникативных процессов на примере ООО «Эгнитранс».

Задачи работы:

- раскрыть теоретические основы формирования и функционирования организационных коммуникаций;

- провести анализ организационных коммуникаций в ООО «Эгнитранс» и выявить существующие проблемы;

- разработать мероприятия по повышению эффективности процесса коммуникации и обосновать их экономическую эффективность.

Объектом исследования является ООО «Эгнитранс».

Предмет исследования – коммуникативный процесс в ООО «Эгнитранс».

Методы, используемые в работе исследования: анализ научной и методической литературы по теме исследования, обобщение материала, анкетирование, анализ и синтез данных, метод обобщения, наблюдения, сравнения и другие.

В ходе работы используются учебная и специальная литература, а также статьи периодических изданий по исследуемой тематике и внутренняя информация ООО «Эгнитранс».

Структура курсовой работы представлена введением, двумя главами основной части, заключением, списком использованных источников и приложением. В первой главе раскрываются теоретические основы функционирования коммуникативных процессов в организации. Вторая глава содержит анализ практической ситуации применения и совершенствования организационных коммуникаций на примере ООО «Эгнитранс».

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ФОРМИРОВАНИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ

1.1. Понятие, сущность и виды организационных коммуникаций предпринимателя

В настоящее время ценность информации становится все более объективной и обще признанной, поэтому многие исследователи посвящают свои работы рассмотрению процесса передачи и обмена данными, который в современной литературе принято называть «коммуникационный процесс».

Историческое выявления интереса к коммуникациям у предпринимателей можно отслеживать еще с более ранних времен. Ведь, обратившись к истории управленческих практик, можно найти доказательства необходимости внимания к коммуникационным процессам в каждой из школ - от «научного управления», введенного Ф. Тейлором, к «человекоцентрическим» работам Э. Мэйо и последующих формулировок Ч. Барнар- да, Д. МакГрегора. Классические труды по менеджменту не исключали из своих доводов понимание организации как «социального организма», в котором коммуникации выполняют функции связи, который может быть как эффективным, так и неэффективным, в зависимости от способностей субъектов коммуникации [18, c. 10].

Уникальность коммуникаций в организациях обеспечивает именно управленческая составляющая, как это звучит в англоязычных учебниках – «менеджерская».

Слово «коммуникация» происходит от латинского «communis», значащего «общее»: дающий сигналы либо послания стремится определить «общность» с получающим их. С этого места коммуникация может быть установлена как предоставление не просто данных, а смысла либо значения с поддержкой символов [7, c. 1812].

Позднее исследователями были предложены свои авторские трактовки данного понятия, основные из которых представлены в таблице 1.

Таблица 1

Определения коммуникации [10, c. 687]

Исходя из данный таблицы 1 видно, что под «коммуникациями» принято понимать процесс обмена информацией (идеи, мысли) в целях повышения осведомленности. Несмотря на разность в формулировках общая суть данного понятия у всех практически идентична.

Характеристика основных и дополнительных целей коммуникации приведена в таблице 2.

Таблица 2

Основная и дополнительные цели коммуникации [9, c. 16]

Эффективность взаимодействия между сотрудниками большинства современных предприятий основывается на использовании элементов коммуникаций, которые отделены и связаны между собой и реализуются независимо друг от друга. Это не позволяет достичь синергетического эффекта от усиления действия одного элемента другим, что снижает общую эффективность маркетинговой политики. Это обуславливает необходимость поиска решений, для построения эффективных коммуникаций, позволяющих вывести реализацию протекающих бизнес-процессов на качественно новый уровень.

Система управления коммуникациями - это важная сфера деятельности предпринимателя, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия между сотрудниками и внешними контрагентами в целях повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путем сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов [3, c. 38].

Построение предпринимателем организационных коммуникаций вносит определенные изменения в работу и общее развитие. Увеличивает или уменьшает его доходность, оборот продукции, место в сегменте рынка. Все это подталкивает хозяйствующий субъект к осуществлению такой политики коммуникаций, которая будет наиболее полно отражать стратегию развития предприятия, его перспективное развитие и улучшение экономических показателей. Чем стабильнее и экономически более обоснована коммуникационная политика хозяйствующего субъекта, тем больше у него шансов для достижения поставленной цели.

Таким образом, система управления коммуникациями - это важная сфера деятельности современных предпринимателей, предназначенная для автоматизации стратегий взаимодействия между сотрудниками и внешними контрагентами в целях повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путем сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов.

1.2. Виды коммуникаций в организации

Большая часть организаций имеют свои каналы и методы обмена данными с внешним и внутренним окружением. Классификация коммуникаций в управлении представлена ниже на рисунке 1.

Рисунок 1. Виды организационных коммуникаций [11, c. 325]

Коммуникации в организациях могут быть внешними и внутренними, вертикальными (предоставление данных от управляющих к подчиненным и обратно) и горизонтальными (предоставление данных в отделах, среди сотрудников либо между отделами).

Внешние и внутренние коммуникации, которые как правило основываются на внутренних положениях хозяйствующего субъекта и на нормах служебных документов (к примеру, «Положение о структурных подразделениях»).

Внутренняя информация находится в движении внутри каждой организации в рамках горизонтальных и вертикальных коммуникаций. Горизонтальные коммуникации в организации возникают между подразделениями одного уровня. Для координации имеющихся задач и действий между различными подразделениями существует необходимость в обмене информацией между ними, поэтому устанавливаются потоки информации по горизонтали.

Внешние коммуникации происходят с:

1) Потребителями. Во время коммуникации организация доводит до потребителей информацию об услугах организации, реализуемой продукции, ее качестве, порядке заключения договоров и т.д.

2) Поставщикам и посредниками.

Содержание коммуникаций в этом случае - информация о продукции (услугах), ее качестве и цене, форме оплаты, гарантиях и прочее.

3) Государственные органы [13, c. 20].

2. Внутренние коммуникации:

- к этим коммуникациям можно отнести коммуникации между руководителем и подчиненными;

- коммуникации между разыми отделами внутри одной организации;

- коммуникации между должностными лицами;

- коммуникации по восходящей, то есть снизу-вверх, к примеру, при нехватке товара менеджеры передают информацию старшему менеджеру, он в свою очередь передает информацию директору.

Наглядно содержание вертикальных и горизонтальный коммуникаций представлено на рисунке 2.

Рисунок 2. Содержание вертикальных и горизонтальный коммуникаций [9, c. 25]

Вертикальные коммуникации в современной организации подразделяются на два вида:

- во-первых, передача информации по нисходящей (сверху вниз) от руководителя к подчиненным;

- во-вторых, передача данных по восходящей (снизу-вверх) от подчиненных к руководителю [5, c. 288].

Следует отметить, что вертикальные и горизонтальные коммуникации часто соприкасаются и пересекаются, образуя тем самым уникальный для каждой организации коммуникационный процесс.

Отдельно следует отметить наличие неофициальных коммуникаций — в «курилке», на обеде либо в коридоре информация расширяется довольно динамично и стремительно, что же не имеет возможность не воздействовать на целую концепцию коммуникации в целом. Неформальные каналы, как и формальные, передают информацию в четырех направлениях: вверх, вниз, горизонтально и по диагонали. Особенностью этого канала является скорость возникновения и исчезновения информации. Кроме того, неформальный канал коммуникации отличается сменяемостью и непредсказуемостью субъектов, в отличие от формальных каналов [16, c. 18].

Чтобы выработать оптимальные управленческие решения, предприниматель должен использовать не только формальные, но и неформальные каналы коммуникаций, хотя последние не всегда можно влиять и контролировать их. Следует помнить, что неформальные каналы коммуникаций - неотъемлемая часть хозяйствующего субъекта, их нужно использовать для достижения формальных целей [6, c. 40].

Таким образом, коммуникации в процессе управления - тип деятельности, необходимый организации для информирования, убеждения или создание связей между индивидами, группами и их окружением. Вся история развития общества - это процесс создания организаций и развития их «коммуникационных потребностей». Процесс коммуникации может осуществляться в различных формах и видах, содержание которых может коренным образом отличаться друг от друга в зависимости от его участников и целей осуществления.