Файл: «Разработка эффективной системы организационных коммуникаций предпринимателя: оценка внешних и внутренних форм взаимодействия».pdf

Ответы на следующий вопрос предложенной анкеты изображены на рисунке 8.

Рисунок 8. Вопрос № 4. Как развиты неформальные коммуникации в вашем отделе (подразделении)?, чел.

Согласно представленным данным, 10 респондентов высказались «хорошо» и столько же считает, что «удовлетворительно». Мнение, что неформальные коммуникации развиты «отлично» высказали лишь шестеро из опрошенных.

Ответ на вопрос «какой вид коммуникационных сетей присутствует в вашей организации?» представлены изображены ниже на рисунке 9.

Рисунок 9. Вопрос № 5. Какой вид коммуникационных сетей присутствует в вашей организации?

Согласно представленным данным 15 человек (большинство) считает, что в организации преобладают круговые коммуникации. Пятеро опрошенных высказались о преобладании веерных коммуникаций и лишь один опрошенный считает, что в ООО «Эгнитранс» выстроены последовательные коммуникационные процессы.

Ответы на следующий вопрос предложенной анкеты изображены ниже на рисунке 10.

Рисунок 10. Вопрос № 6. Какие каналы передачи информации вы применяете чаще обычного?

Согласно представленным данным чаще всего при общении используется телефон (11 человек) и устная речь (9 человек). Остальные каналы, по мнению опрошенных, в рассматриваемой организации используются крайне редко и в небольшом объеме.

Данные по ответу на вопрос «какие виды коммуникативных барьеров возникают у вас в процессе организационных коммуникаций?» представлены на рисунке 11.

Рисунок 11. Вопрос № 7. Какие виды барьеров возникают у вас в процессе коммуникаций?

Согласно отображенным на рисунке 11 данным основным коммуникативным барьером является непреднамеренное искажение сообщений. Также имеет место неудовлетворительная обратная связь и иерархические барьеры. Другие факторы, мешающие коммуникациям в организации, получили минимальное значение баллов, но следует отметить, что в идеальном варианте их вообще не должно быть.

Проанализировав полученные ответы, можно сделать вывод, что в ООО «Эгнитранс» в процессе коммуникации существуют преграды. Существующие коммуникационные каналы не всегда справляются с объемами информации, что обуславливает возникновение проблем в коммуникационном процессе, выражающихся в неполном исполнении поручений или заданий из-за не хватки данных или не вовремя дошедшей информации. Данные проблемы требуют безотлагательного решения, чему и будет посвящен следующий параграф данной работы.

2.3. Пути и рекомендации по совершенствованию коммуникаций в организации

На основе проведенного анализа было выявлено, что в организации существуют проблемы, снижающие эффективность коммуникаций. С целью повышения эффективности коммуникационного процесса в ООО «Эгнитранс» является целесообразным реализация следующих мероприятий, перечисленных на рисунке 12.

Рисунок 12. Рекомендации по повышению эффективности коммуникации в ООО «Эгнитранс»

Согласно представленному рисунку 12 для повышения эффективности коммуникации в ООО «Эгнитранс» необходимо:

I. Совершенствование внешних коммуникаций:

1) разработать меры для построения привлекательного для внешней среды образа предприятия.

II. Совершенствование внутренних коммуникаций:

2) формирование эффективной обратной связи;

3) автоматизировать сбор и оценку информации между подразделениями;

4) направить усилия на совершенствование организационной культуры;

5) повысить эффективность системы информирования персонала в ООО «Эгнитранс».

Рассмотрим предложенные рекомендации подробнее.

1. Действия по улучшению привлекательности образа (имиджа) предприятия.

Для формирования привлекательности внешнего образа ООО «Эгнитранс» можно выделить следующие направления:

- проведение долгосрочной рекламно-имиджевой кампании для создания положительного имиджа у потребителей;

- усовершенствование механизмов планирования и бюджетирования имиджевых рекламных кампаний;

- отслеживание и поддержание присутствия предприятия в прессе, общественной жизни общества, культурно-массовых, спортивных мероприятиях (другими словами: всегда «быть на слуху»);

- обновление применяемой системы РR: доработка имеющейся символики и традиций;

- создание единой информационной системы, включающей в себя: общее собрание, информационные доски, компьютерные рассылки.

2. Формирование эффективной обратной связи.

Эффективная коммуникация в организациях включает в себя обязательное общение сверху вниз. Это так же просто, как и сложно. Организации, которые эффективно общаются, ожидают сильной коммуникации от менеджеров к сотрудникам, обеспечивают обучение и коучинг менеджерам, чтобы помочь в создании своих навыков общения, иметь широкие коммуникационные инструменты для использования менеджерами и сотрудниками и оценивают эффективность их усилий в области коммуникации.

Для снижения недопонимания между руководством современного предприятия и его подчиненными необходим только прямой и конструктивный диалог [14, c. 215]. Одной из составляющих такого диалога является обратная связь от руководителя к подчиненному. Для формирования эффективной обратной связи является целесообразным реализация ряда мероприятий, основными из которых являются следующие:

- организация приема по срочным и несрочным вопросам;

- создание телефонной «горячей линии» для персонала;

«создание электронной почты и он-лайн каналов коммуникаций.

Эффективность предложенных мероприятий проявляется в возможности достижения позитивных, а также избегания отрицательных с социальной точки зрения изменений в организации.

3. Автоматизация сбора и оценки информации между подразделениями.

Построение эффективных организационных коммуникаций требует сбора и анализа информации о всех фактах хозяйственной деятельности предприятия и изменениях как внешней, так и внутренней среды.

Автоматизация бизнес-процессов и организация быстрого обмена информацией между сотрудниками – все это необходимо для увеличения эффективности работы. Автоматизация предприятий позволяет улучшить планирование загрузки производственных мощностей, распределение ресурсов, сводное и прогнозное планирование, управление цехами; обеспечить прозрачность бизнес-процессов, оперативность и достоверность финансовой отчетности и аналитики, а также снизить себестоимость производства [17, c. 262].

4. Совершенствование организационной культуры.

Для совершенствования организационной культуры ООО «Эгнитранс» руководство должно регулярно осуществлять следующие необходимые мероприятия:

- создание условий, способствующих развитию системы культурных ценностей у персонала;

- организация обучения (повышения квалификации) сотрудников с целью формирования у персонала культурных ценностей рассматриваемого предприятия;

- организация эффективной системы управления;

- создание единых ценностных ориентиров коллектива;

- создание и развитие единого видения будущего предприятия;

- наглядный пример руководителя и работников, занимающих высокие должности;

- разработка и внедрение систем эффективной моральной мотивации сотрудников [8, c. 195].

5. Повышение эффективности системы информирования персонала на рассматриваемом предприятии. Необходимо выработать в коллективе стремление к обеспечению полной осознанности выполняемых заданий на основе получения от вышестоящего руководства исчерпывающей и конструктивной информации.

С целью формирования на предприятии системы поведенческих стандартов рекомендуется создать документ, содержащий список основных требований к работникам ООО «Эгнитранс» («Кодекс корпоративного поведения»).

Таким образом, были сформулированы основные направления совершенствования процесса коммуникации в ООО «Эгнитранс». В следующем параграфе рассчитаем влияние предложенных мероприятий на эффективность деятельности предприятия.

2.4. Оценка влияния предложенных мер на эффективность деятельности предприятия

Далее рассчитаем экономическую целесообразность совершенствования коммуникаций в ООО «Эгнитранс». Согласно прогнозным данным, основанным на опыте других предприятий, повышение эффективности процесса коммуникаций позволит увеличить выручку рассматриваемого предприятия на 5%. Составим таблицу с исходными данными для расчета влияния предложенных мероприятий на экономическую эффективность деятельности предприятия (см. табл. 4).

Таблица 4

Исходные данные для расчета

Экономический эффект от повышения эффективности процесса коммуникаций определим с помощью следующих расчетов.

1. Прирост производительности труда.

Пт= *100% (1)

где, Пт – прирост производительности труда

Ппм - производительность труда после внедрения мероприятия;

Пдм – производительность труда до внедрения мероприятия.

Пт= *100%= 105%.

2. Рассчитаем относительную экономию численности по формуле:

Пт= (2)

Эч= ==15750 /10500= 1,5 (чел.)

3. Экономия заработной платы рассчитаем по формуле:

Эзп = Фзп*Эч (3)

Эзп= 1,5 *40*12=720 (тыс. руб.)

4. Экономия по социальным отчислениям рассчитаем по формуле:

Эсн=Эзп * 0,3 (4)

Эсн= 720*0,3= 216 (тыс. руб.)

5. Годовая экономия внедрения предложенного мероприятия составит по формуле:

Эг= Эзп+Эсн (5)

Эг=720+216= 936 (тыс. руб.).

Итак, согласно проведенным расчетам, годовая экономия от внедрения мероприятий по повышению эффективности процесса коммуникаций в ООО «Эгнитранс» составит 936 тыс. руб.

6. Экономический эффект от предложенных мероприятий рассчитывается по следующей формуле:

Эобщ. = Эг.общ – Зобщ, (6)

где, Э – экономическая эффективность предложенных мероприятий, тыс. руб.;

Эг.общ – общий экономический результат от всех мероприятий, тыс. руб.;

Зобщ. – общие затраты на реализацию всех предложенных мероприятий, тыс. руб.

Рассчитаем экономический эффект предложенных рекомендаций по повышению эффективности процесса коммуникаций по формуле (6):

Э = 936– 500= 436 тыс. рублей.

Э >0, значит предлагаемый проект экономически эффективен и введение запланированных мероприятий на рассматриваемом предприятии является целесообразным.

Таким образом, для совершенствования коммуникаций в целях повышения эффективности деятельности ООО «Эгнитранс» необходимо применять комплексный подход. А кроме того, руководство каждого современного предприятия должно помнить, что совершенство недостижимо, но при наличии эффективной организационной коммуникации появляется неограниченный потенциал для совершенствования во всех сферах бизнеса и управления людьми.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение необходимо сформулировать обобщающие выводы.

Коммуникативные процессе в организации – это процессы, необходимые хозяйствующему субъекту для информирования, убеждения или создание связей между индивидами, группами и их окружением. Вся история развития общества - это процесс создания организаций и развития их «коммуникационных потребностей».

Большая часть предпринимателей имеют свои каналы и методы обмена данными с внешним и внутренним окружением. Процесс коммуникации может осуществляться в различных формах и видах, содержание которых может коренным образом отличаться друг от друга в зависимости от его участников и целей осуществления.

Коммуникации в современных организациях ‒ сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов и имеющий много видов. Когда коммуникации в организации проходят все этапы коммуникационного процесса, возникает ряд барьеров как межличностного характера, так и организационного и технического происхождения. Обладая объективными знаниями, менеджеры в процессе коммуникации способны воздействовать на своих подчиненных, а также эффективно организовывать их работу на предприятии.