Файл: Договоры и их виды, как одна из форм организации коммерческой деятельности по работе с контрагентами (на примере конкретной организации) (Договор, его классификация и роль в коммерческой деятельности).pdf

Если по коммерческому предложению будет принято положительное решение, для заключения договора на поставку поставщику необходимо будет заполнить и предоставить ООО «О'КЕЙ» полный комплект документов согласно списку, представленному на сайте.

Если по коммерческому предложению принимается отрицательное решение, на электронный адрес отправителя будет отправлен окончательный ответ с указанием причины. Поставщик можете направить ООО «О'КЕЙ» новое коммерческое предложение, но не ранее чем через определенный срок (подробности указываются в письме с принятым решением).

ООО «О’КЕЙ» ведет деятельность и выстраивает отношения со своими деловыми партнерами на основе открытости, правил и норм деловой этики и нетерпимости к коррупции.

Правила антикоррупционной политики:

1. Не осуществлять действий, квалифицируемых как дача/ получение взятки, коммерческий подкуп, а также действий, нарушающих требования применимого законодательства и международных актов о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем.
2. Не предлагать и не выплачивать каких-либо денежных средств в любом их виде, ценностей или любых видов услуг, прямо или косвенно, сотрудниками ООО «О’КЕЙ» для оказания влияния на действия или решения этих лиц с целью получить какие-либо неправомерные преимущества или достичь неправомерных целей.
3. Не допускать ситуаций, квалифицируемых законодательством как конфликт интересов. [15]

В целях разрешения конфликтных и спорных ситуаций, возникших при взаимодействии ООО «О’КЕЙ» с поставщиками создана Комиссия по урегулированию споров. Она действует с учетом положений и принципов Кодекса добросовестных практик. Комиссия обеспечивает детальное и объективное рассмотрение споров, руководствуется принципом добросовестности, соблюдает этические правила и нормы, учитывает необходимость баланса коммерческих интересов, а также важность удовлетворения потребностей покупателей.

Правом обратиться за рассмотрением претензии или требования обладает любой поставщик, с которым у ООО «О’КЕЙ» заключен договор поставки, либо планирующий сотрудничество с ООО «О’КЕЙ».

Поставщик, намеренный передать рассмотрение своего требования или претензии на рассмотрение Комиссии, направляет на имя председателя Комиссии соответствующие материалы.

Председатель по договоренности с поставщиком назначает дату рассмотрения претензии/требования и заблаговременно направляет копии материалов членам Комиссии.

Комиссия вправе запрашивать дополнительные материалы, подтверждающие обоснованность претензии/требования поставщика, приглашать на рассмотрение и опрашивать для дачи пояснений сотрудников как поставщика, так и ООО «О’КЕЙ».

Рассмотрение спора является закрытым, при рассмотрении претензии/требования поставщик вправе ссылаться только на те сведения и материалы, которые были им предоставлены или получены Комиссией самостоятельно. СМИ и третьи лица к работе Комиссии не допускаются.

Лица, участвующие в рассмотрении полученной от поставщика претензии/требования, имеют право давать дополнительные пояснения, приглашать свидетелей для дачи пояснений, заявлять возражения относительно доводов другой стороны. В случае, если на заседании Комиссии представлена информация, не содержащаяся в представленных заранее материалах, рассмотрение может быть отложено. Неявка представителей поставщика, надлежащим образом уведомленного о согласованной дате и времени рассмотрения, не препятствует рассмотрению полученной претензии/требования.

Комиссия выносит решение по существу претензии/требования поставщика после закрытого обсуждения и проведения голосования.

Комиссия не позднее 10 рабочих дней с даты рассмотрения претензии/требования поставщика, направляет последнему мотивированное решение.

Решение Комиссии является обязательным для сотрудников ООО «О’КЕЙ», но не препятствует поставщику передать рассмотрение претензии/требования на разрешение арбитражного суда. [12]

Группа компаний «О’КЕЙ» приобретет в собственность земельные участки. Для собственников земельных участков необходимо предоставить следующую информацию по земельным участкам при рассмотрении:

• описание участка: площадь, план, коммуникации, форма собственности, наличие обременений и так далее;
• ситуационный план: место на карте города (региона) с описанием окружения, транспортной доступности;
• фотографии участка;
• коммерческие условия. [13]

Реклама в магазинах «О’КЕЙ» является одним из наиболее эффективных способов коммуникации с целевой аудиторией. Именно здесь реклама адресно направлена на активного потребителя товаров и услуг.

«О’КЕЙ» предлагает рекламодателям свои рекламные площади. На официальном сайте компании размещены контактные данные сотрудников по заключению договоров с рекламодателями. [10]

Работа департамента логистики компании «О’КЕЙ» направлена на то, чтобы оптимальным образом обеспечить поставку товаров в магазины на всем пути от поставщика до прилавка. В его сферу ответственности входит организация транспортных потоков и максимальное сокращение числа автомобилей, приходящих в магазины, оперативная обработка товаров и поставка их на прилавки в кратчайшие сроки.

Для того, чтобы процесс поставки товаров был максимально удобным для поставщиков, и продукция без задержек доставлялась покупателю, ООО «О’КЕЙ» предлагает вариант поставок через свой распределительный центр (РЦ). ООО «О’КЕЙ» приглашает к сотрудничеству с транспортные фирмы, брокеров, морских перевозчиков.

Для всех поставщиков непродовольственных товаров рассчитывается логистическая премия, которая оформляется приложением № 3. Процент логистической премии рассчитывается индивидуально для каждого поставщика отделом логистики компании после заполнения поставщиком приложения № 4. В приложении № 4 также находится обязательный для заполнения график заказов и поставок. Типовой договор для перевозчиков, договор логистической премии, приложения №3 и №4 к договору поставки «О’КЕЙ», а также дополнительное соглашение о поставке товаров через РЦ «О’КЕЙ» размещены на официальном сайте компании. [14]

Также группа компаний «О’КЕЙ» предлагает в аренду площади в действующих и строящихся торговых центрах, и гипермаркетах компании. Среди арендаторов «Связной», «Остин», «Спортмастер», «Эльдорадо», «Глория джинс», «Сбербанк», «Авангард», «Apetta», «Радуга», Макдональдс. Заполнить анкету арендатора и отправить заявку можно на официальном сайте компании. [11]

С сентября 2015 года компания «О’КЕЙ» осуществляет закупки услуг, материалов, оборудования и других ТМЦ на внешней электронной торговой площадке Tender.Pro. Основными принципами организации и проведения закупок являются создание равных начальных условий для всех потенциальных поставщиков продукции, гласность, единство требований и объективность оценки предложений участников. Для получения доступа к функциям системы необходимо зарегистрироваться на сайте: http://www.tender.pro. [16]

Группа компаний «О’КЕЙ» – крупный российский работодатель. Компания предлагает надежную, стабильную работу для добросовестных и исполнительных сотрудников плюс пакет социальных услуг, возможность профессионального обучения и перспективу карьерного роста. Компания соблюдает правила корпоративной этики и обеспечивает достойный уровень жизни своим сотрудникам. Компания заботится о своих сотрудниках и строго соблюдает все требования трудового законодательства. Со всеми сотрудниками обязательно заключается трудовой договор. [9]

В результате проведенного анализа можно делать вывод, что ООО «О’КЕЙ» использует в своей деятельности различные виды договоров, предлагает своим контрагентам готовые шаблоны договоров, размещенных на своем сайте. Компания динамично развивается, соблюдает требования законодательства Российской Федерации. В отношении к своим деловым партнерам соблюдает нормы деловой этики и нетерпимости к коррупции. Для разрешения споров с поставщиками в ООО «О’КЕЙ» создана Комиссия по урегулированию споров. По вопросам коммерции, аренды, логистики созданы отдельные департаменты. В целом, в ООО «О’КЕЙ» работа с контрагентами отлажена, выстроена понятно и корректно.

3. Пути совершенствования договорной работы ООО «О’КЕЙ»

В целом недостатков в ведении договорной работы ООО «О’КЕЙ» в результате проведенного анализа в главе 2 не выявлено. В целях совершенствования договорной работы предложим разработку положения о договорной работе для ООО «О’КЕЙ». Примерный вариант Положения приведем ниже.

Положение о договорной работе в ООО «О’КЕЙ»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о договорной работе (далее – Положение) в обществе с ограниченной ответственностью «О’КЕЙ» (далее – Общество) регламентирует процесс договорной работы, состоящий из подготовки, согласования, подписания, регистрации, изменения, хранения договоров и контроля за их исполнением.

1.2. Настоящее Положение распространяется на гражданско-правовые договоры, приложения и дополнительные соглашения к ним, заключаемые от имени Общества. Положение не распространяется на трудовые договоры, заключаемые между Обществом и работниками, договоры о материальной ответственности.

1.3. Действие настоящего Положения распространяется на всех сотрудников Общества, в чьи обязанности входит договорная работа.

1.4. Настоящее Положение разработано в соответствии с действующим законодательством с целью систематизации процесса договорной работы в Обществе.

2. Основания для заключения договора

2.1. Основаниями для заключения договора являются:

– решения генерального директора Общества;

– решения участника Общества, председателя правления Общества, заместителей генерального директора Общества, руководителей филиалов Общества;

– итоги процедур закупки, которые Общество организовывало или выиграло;

– решения комиссий по оказанию благотворительной и спонсорской помощи.

2.2. При подготовке договора ответственное подразделение вправе привлекать к подготовке проекта другие профильные подразделения по вопросам, входящим в их компетенцию.

3. Подготовка проекта договора

3.1. Проект договора готовится ответственным подразделением, которое инициировало его заключение.

3.2. Подготовка проекта договора включает в себя:

– подготовку обоснования необходимости заключения договора от имени руководителя ответственного подразделения;

– составление в письменной форме проекта договора;

– заполнение реквизитов Общества, оформление приложений к договору, составление технических заданий и прочих сопроводительных документов;

– оформление пояснительной записки к проекту договора.

3.3. Ответственное подразделение вправе составить договор самостоятельно или использовать форму договора, предложенную контрагентом.

3.4. Проект договора должен содержать существенные условия для такого вида договора, а также те условия, которые, по мнению ответственного подразделения, являются существенными для его заключения и исполнения.

3.5. Предельный срок для составления проекта договора ответственным подразделением не может превышать 3 (трех) рабочих дней с даты принятия решения о заключении договора, если иной срок не был указан уполномоченным лицом. Срок может быть продлен генеральным директором или иным уполномоченным лицом.

3.6. Перед направлением проекта договора на согласование он должен быть пронумерован (кроме первой страницы), прошит, заверен печатью и подписью уполномоченного лица ответственного подразделения.

3.7. Если условия договора являются коммерческой тайной, на договор перед его направлением на согласование должен быть нанесен штамп «Конфиденциально».

3.8. Ответственное подразделение обязано заблаговременно уточнить информацию относительно количества экземпляров заключаемого договора и инициировать процесс подписания такого количества экземпляров.

3.9. Если договор заключается с иностранным лицом, до согласования проекта договора ответственное подразделение обращается со служебной запиской в профильное подразделение для обеспечения перевода текста проекта договора на иностранный язык. Если применимое право отличается от права Российской Федерации, ответственное подразделение привлекает консультанта, обладающего необходимым опытом и квалификацией в области законодательства, которым регулируется договор.

3.10. Если заключаемый договор является сложным, для составления которого требуется помощь профильных подразделений, для подготовки проектов договоров может привлекаться несколько структурных подразделений.

3.11. После подготовки проекта договора и сопроводительных документов проект направляется на согласование.

4. Согласование проекта договора

4.1. Способы согласования договора

4.1.1. Согласование может происходить как в бумажной, так и в электронной форме.

4.1.2. Для проведения согласования в электронной форме ответственное подразделение загружает договор в серверный документооборот.