Файл: Политика по работе с поставщиками товаров, предназначенных.pdf

УТВЕРЖДАЮ
Главный
Исполнительный директор
X5 Retail Group
Стефан ДюШарм
23 октября 2015 года
Политика
по работе с поставщиками товаров, предназначенных
для реализации в торговых сетях
X5 Retail Group
Москва
2015

2
Оглавление
1.
Введение ................................................................................................................................... 3 2.
Принципы отбора поставщиков и порядок взвимодействия с поставщиками при поставке товаров…….. .................................................................................................................................... 3 2.1.
Принципы выбора поставщика, действующие в Компании. .............................................. 3 2.2.
Начало сотрудничества: процедура работы с коммерческими предложениями, процесс выбора Поставщика. ..................................................................................................................... 4 2.3.
Критерии отбора Поставщиков. ......................................................................................... 5 2.4.
Начало работы по договору. Основные условия поставки. ................................................ 6 2.5.
Требования по качеству, маркировке и упаковке товаров. ................................................. 7 2.6.
Порядок поставки и приемки товара. ............................................................................... 10 2.7.
Оформление первичной документации по договору ........................................................ 11 2.8.
Условия оплаты и проведения сверки взаиморасчетов .................................................... 13 3.
Взаимодейсмтвие при оказании Компанией услуг постащикам ............................................. 14 4.
Урегулирование разногласий .................................................................................................. 16
Контактная информация................................................................................................................. 17

3
1. Введение
X5 Retail Group – одна из ведущих российских продуктовых розничных компаний.
Наш бизнес затрагивает интересы более ста тысяч сотрудников и миллионов потребителей.
Под X5 Retail Group (далее по тексту «Компания») для целей данного документа подразумевается группа лиц X5 Retail Group N.V., а также все ее дочерние и подконтрольные организации.
Компания управляет магазинами нескольких торговых сетей: магазинами у дома под брендом «Пятерочка», супермаркетами под брендом «Перекресток», гипермаркетами под брендом «Карусель», магазинами «Экспресс-Ритейл» под различными брендами.
Наша цель – обеспечение потребителей широким ассортиментом качественных товаров по экономически обоснованным ценам, удовлетворяющим требованию о соотношении цены и качества товаров.
Мы полагаем, что необходимыми условиями для достижения этой цели являются:

соблюдение Компанией и Поставщиками требований законодательства
Российской Федерации;

свободное волеизъявление и взаимовыгодное сотрудничество сторон;

предоставление Поставщикам равных возможностей для сотрудничества с
Компанией.
Под Поставщиком для целей настоящей Политики понимается юридическое лицо/индивидуальный предприниматель, желающее вступить в договорные отношения с
Компанией (или уже имеющее договорные отношения с Компанией) по поставке товаров, предназначенных для реализации в торговых сетях.
Данная Политика призвана описать основные принципы выбора Поставщика, действующие в Компании, а также упростить взаимодействие с Поставщиками через описание основных алгоритмов совместных действий на различных этапах сотрудничества.
Данная Политика разработана в соответствии с законодательством Российской
Федерации и на основе принципов, закрепленных в Кодексе добросовестных практик взаимоотношений между торговыми сетями и поставщиками потребительских товаров.
2. Принципы отбора поставщиков и порядок взаимодействия
с поставщиками при поставке товаров
2.1. Принципы выбора поставщика, действующие в Компании

Единые стандарты
Компания осуществляет отбор Поставщиков на основании единых критериев, сформированных исходя из целей экономической эффективности. Не допускается отказ от заключения договора поставки по основаниям, не предусмотренным законодательством
РФ и настоящей Политикой.

Прозрачность и открытость
В процессе взаимодействия с Поставщиками Компания обеспечивает им доступ к информации о принципах выбора Поставщика, к проекту договора поставки, а также к другой существенной для сотрудничества информации, размещенной на официальном сайте Компании.

Конфиденциальность
Руководствуясь принципами прозрачности и открытости во взаимоотношениях с
Поставщиками, Компания признает право Поставщика на коммерческую тайну и конфиденциальность предоставленной им Компании информации.

4

Эффективность
Компания стремится реализовывать через свои торговые сети качественные товары по экономически обоснованным ценам путем отбора наиболее выгодных условий сотрудничества с Поставщиками. Компания прилагает все усилия, чтобы оптимизировать издержки на этапах поставки товаров от производителя до розничного покупателя.

Разумная предусмотрительность
В пределах возможного и должного Компания осуществляет проверку
Поставщиков на предмет их добросовестности и соблюдения ими требований законодательства Российской Федерации. При этом при выборе контрагента предпочтение отдается тем Поставщикам, которые осуществляют торговую деятельность достаточно длительное время и зарекомендовали себя на рынке как надежные партнеры, ориентированные на долгосрочное сотрудничество с покупателями.
2.2. Начало
сотрудничества:
процедура
работы
с
коммерческими
предложениями, процесс выбора Поставщика
Потребности в закупках товаров определяются на основании ассортиментной матрицы торговых сетей, которая разрабатывается ответственными сотрудниками
Компании, исходя из формата магазина, позиционирования торговой сети и потребности данного региона/города/магазина в товарах различных категорий.
Ассортиментная матрица по категориям пересматривается с целью поиска новых позиций товаров, вывода из ассортимента позиций товаров, пользующихся незначительным спросом у розничных покупателей или заменой продаваемых товаров аналогичными товарами, спрос на который ожидается выше, в случае перебоев в поставках товаров, а также иных обстоятельств, влияющих на надлежащее осуществление
Компанией торговой деятельности.
Необходимость пересмотра ассортиментной матрицы осуществляется по решению руководства каждой торговой сети.
Существует два основных способа определения Поставщика:
(1) Компания
самостоятельно
осуществляет
поиск
потенциальных
Поставщиков, поставляющих необходимые товары, в следующих случаях:

Если товары не представлены в Компании, но потребность в них существует, либо представлены, но требуется увеличение объемов поставляемых товаров, в том числе в связи с открытием новых торговых объектов, либо замещение его другими товарами в связи с выявлением нарушений, предъявляемых к товарам, либо неисполнением или ненадлежащим исполнением другими Поставщиками обязательств по договору поставки.

Возникновения у Компании потребности в поиске потенциальных поставщиков в иных случаях.
При этом Компания производит подбор Поставщиков либо путем поиска в открытых источниках и в базе коммерческих предложений, поступающих в Компанию, либо инициирует проведение электронных торгов (конкурса).
С информацией о проводимых торгах на закупку товаров, за исключением товаров под Собственными торговыми марками (СТМ), Поставщики могут ознакомиться на сайте
Компании по адресу: https://tender.x5.ru/auction/guiding/list_auction/2-start и принять участие в торгах.
С информацией о проводимых торгах на закупку товаров под СТМ Поставщики
(производители) могут ознакомиться на сайте
Компании по адресу: https://tender.x5.ru/auction/guiding/list_auction/3-start и принять участие в торгах.
(2) Поставщик инициирует сотрудничество с Компанией через отправку коммерческого предложения.
Поставщики могут отправить коммерческое предложение, воспользовавшись специальным сервисом на сайте Компании по адресу: http://www.x5.ru/ru/partners/goods/kp

5
Пожелания и рекомендации к оформлению коммерческого предложения:
1) необходимо заполнить две части формы с перечислением предлагаемого ассортимента;
2) необходимо указывать валюту, в которой делается коммерческое предложение;
3) в случае предоставления коммерческого предложения в иностранной валюте, необходимо указывать принимаемый для расчета курс валюты для пересчета в рубли;
4) необходимо указывать закупочные цены с НДС;
5) для оперативного принятия решения по коммерческому предложению необходимо заполнить все имеющиеся графы в форме обратной связи, расположенной на сайте;
6) при желании можно указать комментарии к ассортименту во второй части формы (его принципиальное отличие от уже имеющихся аналогов, новизна, лучшее качество);
7) не следует прикреплять к письму дополнительные файлы (о необходимости предоставить дополнительную информацию будет сообщено отдельно).
Компания вправе запросить у Поставщика дополнительную информацию о нем и поставляемых им товарах, в том числе попросить предоставить образцы товаров для проведения лабораторных исследований/проведения фокус-групп.
Отбор
Поставщиков производится на основании совокупной оценки коммерческого предложения, в том числе в части: ассортимента, предлагаемых цен, возможных объемов и частоты поставок, географии поставок и логистики.
Срок рассмотрения коммерческого предложения и принятие решения по нему составляет не более 14 календарных дней со дня получения Компанией соответствующего запроса. В связи с этим отсутствует необходимость дублировать предложение в течение вышеуказанного срока.
По результатам рассмотрения на электронный адрес отправителя направляется письмо, извещающее о принятом Компанией решении.
Если по коммерческому предложению принимается положительное решение, дальнейшие контакты осуществляются через сотрудника коммерческого подразделения, направившего ответ, в котором будет содержаться необходимая контактная информация.
Все поступившие в Компанию коммерческие предложения сохраняются в базе коммерческих предложений. При возникновении у Компании потребности в альтернативных поставщиках и/или товарах поступившие коммерческие предложения могут быть рассмотрены повторно в соответствии с настоящей Политикой.
В тех случаях, когда Поставщик не согласен с результатами рассмотрения коммерческого предложения, он может направить обращение через специально созданный ресурс «Горячая линия по коммуникациям с поставщиками», размещенный на сайте
Компании по адресу: http://www.x5.ru/ru/partners/goods/supplier_hotline/
(см. раздел
Контактная информация).
2.3. Критерии отбора Поставщиков
При выборе Поставщиков Компания руководствуется следующими критериями:
(1) Правовое положение и репутация Поставщика:

Поставщик зарегистрирован в установленном порядке в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя;

Поставщик не находится в стадии ликвидации;

В отношении Поставщика не введены (не открыты) процедуры банкротства;

Отсутствие фактов неисполнения или ненадлежащего исполнения Поставщиком принятых на себя обязательств перед Компанией или другими участниками рынка;

Отсутствие информации о предъявлении к Поставщику антимонопольными, налоговыми, таможенными и иными государственными органами претензий о нарушении требований законодательства, обязательных для исполнения Поставщиком.

6
(2) Ценовое предложение:

Закупочная цена товаров должна быть конкурентоспособной.
(3) Товарное предложение:

Качество товаров должно соответствовать требованиям санитарных, технических и всех иных применимых норм и стандартов Российской Федерации,
Таможенного союза, ЕАЭС.

По продукции категории «фреш» Компания вправе проводить аудит производства с участием представителей Компании и независимых аудиторов.

Товар должен соответствовать требованиям к товарам, содержащимся на сайте
Компании, указанным в настоящей Политике или предоставленным Поставщику по запросу.
При выборе Поставщика преимуществами являются:

Наличие у Поставщика собственного производства, помещений для упаковки и хранения выпускаемых товаров.

Наличие у Поставщика действующих договоров с другими хозяйствующими субъектами, осуществляющими торговую деятельность (торговыми сетями) на поставки товаров, предлагаемых Компании.

Наличие дополнительных сертификатов качества международного образца.

Готовность Поставщика осуществлять электронный документооборот между
Компанией по системе EDI, в том числе оформление электронного счета-фактуры.

Наличие у Поставщика зарегистрированных товарных знаков.

Готовность производить товары под СТМ Компании, наличие действующих договоров поставки товаров СТМ с контрагентами Поставщика.

Готовность делать групповую полочную упаковку с возможностью демонстрации товаров.

Готовность обсуждать с Компанией упаковку, вес, свойства новинок до их выпуска.

Готовность изготавливать упаковку и товары в соответствии с требованиями
Компании.

Готовность Поставщика осуществлять ежедневную отгрузку товаров.

Поставщик производит, реализует товары в данной категории не менее года.

Возможность самостоятельно осуществлять таможенную очистку импортных товаров.

Наличие у
Поставщика транспортно-логистических возможностей, позволяющих осуществлять самостоятельную доставку товаров до торговых объектов или распределительных центров Компании.
Основания отказа от сотрудничества с конкретным Поставщиком:

Наполненность ассортиментной матрицы на момент обращения Поставщика
(такие же (или аналогичные) товары поставляются Компании в достаточном объеме другими Поставщиками).

Несоответствие Поставщика одному или нескольким критериям отбора, установленным настоящей Политикой.
2.4. Начало работы по договору. Основные условия поставки
Для заключения Договора Поставщику необходимо представить следующие
документы:

Заверенная подписью единоличного исполнителя органа Поставщика и печатью
Поставщика копия выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (выданная уполномоченным органом не позднее, чем за 30 дней до даты заключения Договора).

7

Заверенные подписью единоличного исполнителя органа Поставщика и печатью
Поставщика копии учредительных документов Поставщика, включая все изменения и дополнения к ним (последняя редакция).

Подлинник доверенности на лицо, имеющее право на заключение и подписание
Договора от имени Поставщика.

Иные документы, которые могут быть запрошены Компанией.
Компания гарантирует полную конфиденциальность полученной информации.
До заключения Договора поставки Поставщик предоставляет образцы
товаров и документы, подтверждающие их качество и безопасность, сотрудникам,
отвечающим за контроль качества в Компании.
Процедура контроля качества товаров при вводе в ассортимент состоит из следующих обязательных этапов:

Проверка наличия и порядок заверения сопроводительных документов, подтверждающих происхождение, качество и безопасность товара, в зависимости от вида продукции (сертификатов соответствия, деклараций о соответствии, свидетельств о государственной регистрации, ветеринарно-сопроводительных документов на подконтрольные грузы).

Проверка маркировки потребительской упаковки товара, а также маркировки транспортной упаковки на соответствие требованиям действующего законодательства в
Российской Федерации и на территории стран Таможенного Союза, в части защиты прав и информирования потребителей, доведения полной и достоверной информации о товаре.

Осуществление органолептической оценки качества продовольственных товаров
(внешний вид, вкус, цвет, запах, консистенция) на соответствие требованиям нормативно- технической документации, в соответствии с которой изготовлен продукт, а также требованиям спецификаций Компании. Например, национальные и отраслевые стандарты
(ГОСТ, ОСТ), технические условия и стандарты организаций (ТУ, СТО), Технические регламенты Российской Федерации и Таможенного союза (ТР ТС).

Проверка легитимности акцизных и федеральных специальных марок на алкогольной продукции с использованием технических средств ЕГАИС.

Проверка и тестирование непродовольственных товаров в соответствии с требованиями технических регламентов и нормативно-технической документации.

Проверка фактической массы нетто пищевых продуктов в соответствии с допусками, установленным требованиями законодательства, а также размеров непродовольственных товаров на соответствие информации указанной на упаковке.
Полный текст Договора поставки и приложений к нему доступен по ссылке:
http://www.x5.ru/common/img/uploaded/files/proekt_dogovora_postavki.pdf
Товар поставляется Поставщиком отдельными партиями, в ассортименте, по цене, в количестве и в сроки, в соответствии с Заказами, размещаемыми Компанией. Порядок размещения Заказа и его содержание указаны в Договоре поставки.
2.5. Требования по качеству, маркировке и упаковке товаров
Требования по качеству и маркировке товаров
Качество товаров должно соответствовать требованиям санитарных, технических и всех иных применимых норм и стандартов Российской Федерации, Таможенного союза,
ЕАЭС.
Товар должен иметь маркировку в соответствии с законодательством РФ и
Таможенного союза, содержать информацию в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ, а также сопровождаться документами, подтверждающими качество, безопасность, происхождение товара, фитосанитарное состояние, ветеринарно-санитарное состояние, легальность производства и оборота и иными документами, предусмотренными действующим законодательством РФ в отношении данного вида Товара, в том числе: