ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 11.01.2024
Просмотров: 130
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Техника хронометража позволяет эффективно распределять свои силы и имеющееся в распоряжении время в течение дня. Особенно это важно в тех случаях, когда работа заключается в выполнении одних и тех же манипуляций ежедневно. Рутина расслабляет, вызывает желание постоянно переключаться, а ведение собственного тайм-дневника будет немного отвлекать и оказывать благотворное влияние на результат труда.
14. Расстановка приоритетов.
-
Семь принципов установки первоочередности задач на работе -
1. Составьте список всех задач -
2. Определите, что важно: понимание истинных целей -
3. Выделите наиболее срочные -
4. Укажите очередность в зависимости от важности и срочности -
5. Избегайте возникновения конкурирующих приоритетов -
6. Учитывайте время и силы, которые потребуются на выполнение задачи -
7. Возвращайтесь к списку в процессе и будьте реалистичны
15. Перечислить стратегии отказа.
-
«Военная хитрость», или Вранье с «форс-мажором». Это, пожалуй, самый применяемый прием ответа на просьбу выполнить некоторое поручение, отвлекающее вас от приоритетных дел. Вы отвечаете на просьбу отказом, но аргументируете это ложными обстоятельствами. В качестве аргументов используются выдуманные, несуществующие причины: «Не могу сейчас разговаривать – срочно вызывают к начальнику», «Не могу помочь тебе с курсовиком – сильно болею, температура высокая», «Не получится встретиться – именно на этот день назначена консультация с преподавателем». -
«Логическая аргументация». Стратегия заключается в том, что даются одна или несколько убедительных причин, аргументов, почему вы отказываете в просьбе. Стратегия достаточно разумная, поэтому часто применяется. Вы показываете собеседнику, что не вы лично ему отказываете, а обстоятельства таковы, что нет никакой возможности что-либо сделать. С аргументами, если они правильно подобраны, спорить сложно. Использование этой стратегии придает убедительность вашим словам. -
«Дать надежду», или Стратегия «откладывания, переноса». Фактически этот вариант представляет собой косвенный отказ с отсрочкой выполнения обещания. -
«Третий путь». Стратегия, при которой предлагаются варианты решения проблемы, с которой к вам обращаются. Например: «Знаешь, я сам не могу помочь тебе в написании курсовика, но ты можешь обратиться к Савельеву из четвертой группы – у него есть материал по нужной тебе теме, и он готов поделиться». -
«Создание непривлекательного образа желаемого». Эта стратегия сочетает в себе две уже рассмотренные стратегии: «военная хитрость» и «логическая аргументация» и заключается в том, что вы всеми силами стараетесь показать, насколько непривлекательно то, о чем вас кто-то просит. Нередко бывает, что ваши аргументы настолько убедительны, что человек отказывается от своей просьбы сам. -
«Твердое нет». Искусство твердого «нет» довольно сложно приживается в нашей культуре. По традиции считается необходимым оправдываться, доказывать, хитрить, уходить от ответа, но только не говорить честно и прямо – «нет».
16. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.
Выглядит матрица Эйзенхауэра так: Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.
17. Метод многокритериальной оценки.
Для оценки задач, дел – неважно чего – нужно просто понять принцип формирования матрицы многокритериальной оценки. В нее входит всего 5 этапов:
Определить основные оценочные критерии. В зависимости от решаемого вопроса это может быть качество обучения, длительность отдыха, получаемая прибыль и иные компоненты оценки конкретной задачи. Обычно назначают от двух до пяти критериев.
Дать каждому критерию вес, чтобы в сумме получалась единица. Можно действовать и в процентах, но тогда суммарный результат должен равняться 100.
Поставить каждому критерию оценку по 3-балльной шкале (0-плохо, 1-нормально, 2-отлично)
Посчитать взвешенные оценки для каждого варианта.
Выбрать лучшее решение для поставленной проблемы
18. Использование принципа 80/20 при организации планирования личного времени (Правило Парето).
Что касается организации рабочего процесса, то 80% рабочего времени требует выполнения 20% задач. Многие из нас тратят огромное количество усилий на несрочные, а то и неважные дела. Умение концентрироваться на самом важном (тех самых 20%) при наличии большого количество поручений – дело не из легких.
Дата предполагаемого окончания работы над поручением мотивирует и подстегивает сотрудников. Принцип Парето работает и здесь: за первые 20% потраченного времени человек выполняет 80% поставленной задачи, остальные же 80% времени человек доделывает лишь 20% роботы. Кроме того, известно, что если человеку поставить срок работы над задачей три дня, он и будет работать над ней все отведенное время, даже если с ней можно справиться за несколько часов. Четкие сроки сдачи работы не позволят расхолаживаться ни вам, ни вашим коллегам.
19. Суть обзора задач в тайм-менеджменте. Инструменты создания обзора.
Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, на которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали. Основное отличие обзора от плана: обзор не привязан ко времени, он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы все внимание было направлено на решение наиболее важной для нас сейчас задачи.
Хороший обзор мы можем получить, используя совершенно различные инструменты: от простых записей на стикерах до двухмерных графиков MS Project и креативных интеллект-карт. Каким бы способом мы ни пользовались, важно выполнять главное условие, делающее обзор эффективным средством принятия решений и достижения результата: вся информация обязательно должна быть материализована. Все, что хранится в голове, – ненадежно (можем забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Внимание человека ограничено, и часть информации мы просто не замечаем, а именно она может оказаться решающей и повлиять на исход дела.
Все инструменты, позволяющие легко и просто создать эффективный обзор, можно разделить на три большие группы:
• контрольные списки;
• двухмерные графики;
• майнд-менеджмент, или представление информации в форме интеллект-карт.
20. В чем преимущество двухмерного графика как инструмента обзора?
Преимущества двумерного графика как инструмента обзора:
· Дает наглядное представление о структуре сложной задачи. · Обеспечивает четкий обзор всех подзадач. · Дает четкий обзор привязки подзадач к срокам исполнения.
21. Понятие и суть майнд-менеджмента как инструмента обзора задач.
Майнд-менеджмент – это технология представления потоков информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для ее поиска, анализа и понимания.
Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, на которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали. Основное отличие обзора от плана: обзор не привязан ко времени, он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы все внимание было направлено на решение наиболее важной для нас сейчас задачи.
22. Почему одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку?
Одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку: в нашей жизни должно быть место и для труда, и для отдыха. Именно грамотное распределение рабочей нагрузки позволяет сохранять высокую производительность, т. е. получать необходимые результаты в единицу времени. Только в этом случае все наши действия становятся эффективными, что позволяет достичь высоких показателей. А это – одна из главных составляющих успеха.
23. Работоспособность человека и биоритмы.
Работоспособность человека в течение суток меняется в соответствии с суточными биологическими ритмами и имеет два пика: с 10 до 12 ч и с 16 до 18 ч. Ночью работоспособность понижается, особенно с 1 часа ночи до 5 часов утра.
Биологические ритмы - регулярное, периодическое повторение во времени характера и интенсивности жизненных процессов, отдельных состояний или событий.
24. Правила организации эффективного отдыха.
-
Ритмичность – первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10–15 минут через каждые полтора часа. -
Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут свободного времени переключить свое внимание с того дела, которым вы занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. -
Смена контекста. Во время короткого пятиминутного отдыха стоит изменить условия (контекст), в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом – встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений. Если вы весь день проводите на ногах или в разъездах, отдыхать лучше сидя.
25. Стресс и организация времени.
Стресс – состояние напряжения организма человека или животного как защитная реакция на различные неблагоприятные факторы (холод, голодание, физические и психические травмы и т.п.)».
Для начала необходимо выявить и устранить те виды деятельности, которые не приносят никаких результатов, но отнимают время. Для этой цели подойдет метод исключения. Применительно к каждому виду деятельности нужно задать вопрос: «Что произойдет, если этого не делать вообще?» Если подойдет ответ: «Ничего не случится», то этот вид загрузки можно исключить.
26. Методы и способы самонастройки на решение задач. Техника «Якорения».
Эта техника известна уже давно и успела зарекомендовать себя как надежный и проверенный способ. В основе ее лежит представление о том, что любой материальный объект («якорь») связан с определенным эмоциональным состоянием и способен его вызывать. Это очень важно, так как наши чувства влияют на наши мысли и поступки, определяют наши действия. Почему бывает так трудно приступить к сложному заданию или к реализации глобального проекта, да и просто начать рабочий день? Немалую роль здесь играют наши эмоции. Вспомните, как часто утром после пробуждения, по дороге на работу или учебу мы прокручиваем в голове фразы вроде этих: «Опять на работу… Снова в этот душный офис…
Вновь увижу коллегу, с которой мы вчера поругались… Опять все настроение будет испорчено…
Таким способом и является техника «постановки якоря» или «якорения».
«Якорь» – любой материальный объект или любой стимул (визуальный и аудиальный образ, жест, поза, движение, цвет, запах), вызывающий определенные эмоциональные состояния.
Жизнь каждого человека богата на разнообразные события и сопровождающие их эмоции, и поэтому у каждого из нас – свои «якоря» (музыка, цвет, слово, движение, жест и т. д.) на определенные действия. Чаще всего в нашей жизни присутствуют внешние «якоря»: звонок будильника по утрам – пора вставать; зеленый свет светофора – можно идти; закрытый шлагбаум на железнодорожном переезде – приближается поезд. Как правило, большинство «якорей» настолько очевидны и распространены, что мы едва их замечаем, привыкаем к ним как к само собой разумеющимся явлениям, а между тем они активно влияют на изменение нашего эмоционального состояния.
Что же может быть «якорем»? Все, что мы видим, слышим, чувствуем. Поскольку работа за компьютером связана с тем, что я смотрю на экран, просто удобнее использовать звук. Но с тем же успехом можно повесить на монитор какой-нибудь брелок или поставить рядом с компьютером кактус, чтобы видеть его краем глаза. Любой предмет, любой звук, любой запах может быть выбран в качестве «якоря».
Методы и способы самонастройки на работу
▫Техника «якорения».Любой материальный объект («якорь») связан с определенным эмоциональным состоянием. У каждого человека –свои «якоря» (музыка, цвет, слово, движение, жест и т.д.).
▫ «Заточка карандашей». Суть метода: «Прежде чем приступить к работе над картиной –сделай эскиз, а прежде чем делать эскиз –наточи карандаши». Простое техническое дело помогает настроиться на сложную работу.
▫Метод «Швейцарского сыра».Суть метода: задача выполняется не в логическом порядке, а в произвольном. Попробуйте «выгрызать» маленькие кусочки из большого дела
▫Промежуточная радость. Разбейте всю работу на несколько этапов, и за прохождение каждого назначьте себе небольшую награду.
27. Творческая лень. Правила творческой лени.
Творческая лень – защитная реакция организма, с помощью которой он пытается выкроить время для творчества.
Творческая лень сознательно помогает человеку очистить место в своей голове для получения результата. Часто проблема стоит перед нами стеной и, кажется, ее невозможно ни обойти, ни перепрыгнуть – решения нет. Однако сознательная, творческая лень помогает появиться сильному решению; оно словно вырастает на той почве, которую вы ему подготовили.