Файл: минский государственный лингвистический университет лингвогуманитарный колледж.doc
Добавлен: 12.01.2024
Просмотров: 69
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
ФИЛИАЛ УЧРЕЖДЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ
«МИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЛИНГВИСТИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
«ЛИНГВОГУМАНИТАРНЫЙ КОЛЛЕДЖ»
УТВЕРЖДАЮ
Председатель цикловой комиссии
___________________ Л.Д. Теран
_____________________________
ЗАДАНИЕ
по курсовой работе
Обучающейся Ярошевич Кристине Александровне____________________________________
(фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется)
курса _____III____ учебной группы 31ДБ
по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления»
Тема курсовой работы «Работа секретаря по информационному обеспечению руководителя: сбор информации, способы получения, реферирование»________________________________
Исходные данные ________________________________________________________________
Содержание курсовой работы
| Содержание разделов | Срок выполнения |
| |
| 2. Теоретическая часть | 13.03.2023 |
| Глава 1. Работа секретаря по информационному обеспечению руководителя: сбор информации, способы получения, реферирование | |
| 1.1. Реферирование информации для руководителя | |
| 1.2. Использование интернет-источников для сбора информации руководителю | |
| 1.3. Методы анализа отчетов и выступлений руководителя | |
| 20.03.2023 |
| 3.1. Способы получения и обработки информации секретарём | |
| |
Дата выдачи 25.01.2023г.
Срок сдачи 10.04.2023г.
Руководитель курсовой работы _____________ А.И.Румянцев___________________
(подпись) (инициалы (инициал собственного имени), фамилия)
Подпись обучающейся ________________________________
Введение
Работа секретаря по информационному обеспечению руководителя является довольно актуальной темой для исследования. Это обусловлено тем, что современное общество постоянно находится в непрерывном обмене информацией. И для успешного функционирования любой организации (промышленного предприятия, коммерческой фирмы, государственного учреждения) необходимым условием является полнота, достоверность и своевременность полученной информации. Сам управленческий процесс напрямую зависит от информационного обмена между объектами и субъектами управления. Это означает, что информационное обеспечение как руководителя, так и остальных сотрудников играет важную роль в управленческой деятельности. При отсутствии необходимой информации в управленческой деятельности руководителя становится невозможным принятие правильных и своевременных решений, определение направлений развития и стратегий организации, а наличие информации, неизвестной конкурентам, обуславливает более успешную деятельность организации на рынке, обеспечивает более выгодные условия для существования организации.
Проблемой исследования является организация работы секретаря для обеспечения качественного информационного обеспечения руководителя.
Цель работы заключается в изучении содержания работы секретаря и его роли в обеспечении руководителя информацией. Для раскрытия цели необходимо найти решение следующих задач:
-
Изучить способы получения и обработки информации секретарём. -
Изучить способы осуществления сбора и реферирования информации.
Объектом рассмотрения данной темы является информационное обеспечение деятельности руководителя.
Выбранная тема достаточно хорошо разработана в научно-исследовательской литературе, что доказывает высокую актуальность этого вопроса в современном мире. Для написания курсовой работы была использована информация специальной и учебно-методической литературы. Основные источники: Годин, В.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности; Вигера, А.М. Секретарское дело; Ишутина Е. Секретарь - доверенное лицо руководителя.
Глава 1. Работа секретаря по информационному обеспечению руководителя: сбор информации, способы получения, реферирование
-
Реферирование информации для руководителя
Реферирование – наиболее значимый процесс в раскрытии содержания документов. Это процесс мысленной подготовки и письменного изложения читаемого текста, результатом которого является составление вторичного документа - реферата. Несмотря на активное изучение этого процесса специалистами, само понятие «реферат» до сих пор не получило однозначного толкования.
Реферат – краткое точное изложение содержания документа, включающее основные фактические сведения и выводы, без дополнительной интерпретации или критических замечаний автора реферата [1]. Реферат выполняют следующие функции:
1. Создание условий для установления основного содержания документа, определения его релевантности и выявления необходимости обращаться к полному тексту документа.
2. Предоставление информации о документе и устранение необходимости чтения полного текста документа в случае, если документ представляет для читателя (руководителя) второстепенный интерес.
3. Использование в традиционных и автоматизированных информационных системах для поиска документа и информации.
Рефераты должны отвечать следующим требованиям:
-
Текст документа не должен содержать интерпретацию содержания документа, критические замечания и точку зрения автора реферата, а также информацию, которой нет в исходном документе.
-
Текст реферата должен отличаться лаконичностью, четкостью, убедительностью формулировок, отсутствием второстепенной информации. -
Текст реферата начинают фразой, в которой сформулирована главная тема документа. Сведения, содержащиеся в заглавии и библиографическом описании, не должны повторяться в тексте реферата. Следует избегать лишних вводных фраз (Например: «автор статьи рассматривает...»). Исторические справки, если они не составляют основное содержание документа, в реферате не приводятся.
В тексте реферата следует применять значимые слова из текста исходного документа для обеспечения автоматизированного поиска. Сокращения и условные обозначения, кроме общеупотребительных в научных и технических текстах, применяют в исключительных случаях или дают их определения при первом употреблении.
Имена собственные (фамилии, наименования организаций и др.) приводят на языке первоисточника. Допускается транскрипция собственных имен или перевод на язык реферата с добавлением в скобках при первом упоминании собственного имени в оригинальном написании.
Географические названия следует приводить в соответствии с последним изданием «Атласа мира». При отсутствии данного географического названия в «Атласе мира» его приводят в той же форме, что и в исходном документе.
Таблицы, формулы, чертежи, рисунки, схемы, диаграммы включаются только в случае необходимости, если они раскрывают основное содержание документа и позволяют сократить объем реферата.
Объем текста реферата определяется содержанием документа, а также доступностью и языком реферируемого документа. Рекомендуемый средний объем текста реферата 850 печатных знаков.
Реферативное чтение исходного текста подразделяется на ознакомительное, изучающее и собственно реферативное. Оно преследует задачу определить тематику документа, разобраться в содержании и осмыслить его. Во время реферативного анализа текст документа разбивается на отдельные фрагменты. Задачей секретаря является извлечение информации с нужной степенью полноты из каждого фрагмента. Затем эта информация изучается, выявляется наиболее ценная и определяется способ ее представления в соответствии с целевым назначением реферата. Процедуру реферативного анализа облегчает использование специальных методов реферирования.
Наиболее распространенный способ изложения – перефразирование. Здесь имеет место частичное текстуальное совпадение с исходным текстом. Перефразирование предполагает опущение значительной части сведений из первичного документа и перестройку его смысловой и синтаксической структуры. Перестройка текста достигается за счет операций: замещения (заменяются одни фрагменты текста другими), совмещение (объединяются несколько предложений в одно) и обобщение.
Секретари при осуществлении процесса реферирования могут использовать методику формализованного составления рефератов, назначение которой заключается в снижении субъективности действий человека; в повышении качества подготавливаемых вторичных документов и т.д. (Приложение А). Технология формализованного реферирования включает выполнение следующих операций:
1. Составление библиографического описания первичного документа.
2. Анализ текста первичного документа.
3. Синтез текста.
4. Редактирование предложений из текста первичного документа.
5. Запись и оформление реферата.
Результатом использования формализованной методики реферирования является составление реферата-экстракта – вторичного документа, полученного путем извлечения из текста первичного документа наиболее важных в смысловом отношении предложений, обладающих формальными текстовыми признаками. Знакомство с методами и способами изложения информации повысит качество составляемых секретарями-референтами рефератов на те или иные документы.
В последние годы большой интерес специалистов информационных сфер деятельности к реферированию вызван реализацией этого процесса в автоматизированном режиме. Под автоматическим реферированием понимается свертывание исходного текста (кроме индексирования и описания), которое осуществляется алгоритмически, посредством ЭВМ. В любую систему автоматического реферирования входит два компонента: специальный словарь, называемый списком контрольных слов, который хранится в запоминающем устройстве ЭВМ и набор правил для объединения слов из списка в фразы и построения предложений. В процессе реферирования ЭВМ автоматически «обнаруживает» или «отпускает» определенные слова, фразы и предложения. «Обнаруженный» текст представляет собой экстракт, называемый машинным рефератом. Можно выделить четыре операции, необходимые для составления машинного реферата:
1. Чтение документа.
-
Его анализ. -
Применение набора правил для подготовки реферата. -
«Составление» реферата.
1.2. Использование интернет-источников для сбора информации руководителю
Практически повсеместное подключение имеющихся в офисе компьютеров к сети Интернет делает возможным использование сетевых технологий для реализации различных коммуникаций при работе секретаря.
Существует ряд функций, выполнение которых делает интернет необходимым секретарю или любому человеку, занимающемуся бизнесом [2, c. 326]:
-
Информационная, так как по сети можно получить любую не конфиденциальную биржевую и коммерческую информацию и т.д. -
Коммуникационная, поскольку сетевые технологии позволяют разговаривать с партнером даже на расстоянии. -
Совещательная, специалисты при помощи интернета могут обсудить интересующие их проблемы и обменяться информацией в интерактивном режиме; -
Коммерческая, связанная с интенсивным развитием торговли по сети.
Итак, пользуясь сетью Интернет секретарь может выполнять задания руководителей по поиску какой-либо информации, организовывать Интернет-конференции. Но самым необходимым и распространенным средством оптимизации работы сотрудников компании является электронная почта.
Для упрощения процесса обмена информацией внутри организации создаётся компьютерная сеть – интранет . Интранет — это частная внутрифирменная или межфирменная (корпоративная) компьютерная сеть, обладающая расширенными возможностями благодаря использованию в ней технологий Интернета, имеющая доступ в сеть Интернет, но защищенная от доступа к своим ресурсам со стороны внешних пользователей [2, c.117]. Ее можно определить и как систему хранения, передачи и обработки межфирменной и внутрифирменной информации с применением средств локальных сетей и сети Интернет.
Она также служит для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля (телефонного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети.
Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).