Файл: Кудряшова Анастасия Юрьевна Интернеткурс по дисциплине Информационные технологии в.pdf

9
• Связь один ко многим (1:М) между двумя таблицами предполагает, что в каждый момент времени одной записи в первой таблице соответствует несколько записей второй таблицы. Например, каждая запись в табл. 7.1 может соответствовать нескольким записям второй таблицы, включающей поля, содержащие табельный номер и перечень научных работ сотрудников.
• Связь многие ко многим (М:М). Такая связь между двумя таблицами предполагает, что в каждый момент времени одной записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй таблице и одной записи во второй таблице соответствует несколько записей в первой таблице. Связь реализуется посредством создания третьей таблицы, в которой одно поле совпадает с ключевым полем первой таблицы, а второе — с ключевым полем второй таблицы.
К основным этапам обобщенной технологии работы с СУБД, как правило, относятся:
• создание структуры таблиц баз данных;
• ввод и редактирование данных в таблице;
• обработка данных, содержащихся в таблице;
• вывод информации из базы данных.
Для работы с таблицами по их заполнению, редактированию предусмотрены специальные формы. Поиск, отбор и анализ данных, хранящихся в таблицах, осуществляется с помощью формирования запросов. Для вывода полученных с помощью запросов данных из таблиц на экран или на печать формируются отчеты.
Системы управления базами данных имеют два режима работы: проектирования
и эксплуатации. На первом этапе идет процесс проектирования баз данных, который включает создание структуры таблиц и запросов, формирование межтабличных связей, форм и отчетов. Эксплуатационный (пользовательский) режим связан с непосредственной работой с созданной базой данных. В этом режиме с СУБД работают пользователи базы данных, заполняющие ее информацией, выполняющие ее редактирование, выборку и печать результирующих таблиц и отчетов.
К наиболее широко используемым СУБД относятся программные продукты
Oraclе, Micriosoft SQL, FoxPro, InterBase, Microsoft Access.
Вопрос 2. Возможности СУБД Microsoft Access
Программа Microsoft Access — самостоятельный программный продукт, входящий в профессиональный пакет программ Microsoft Office. Программа Access — удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости написания программного кода, хотя в то же время она обладает встроенными средствами программирования. К достоинствам СУБД Access следует также отнести интегрированность с другими программами пакета Microsoft Office: Excel,
Word и др. Данные, созданные в этих приложениях, импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.
Файл базы данных, созданный в программе версии 2007 и выше, имеет расширение *.accdb (Access data base), а версий ниже — *.mdb (Microsoft data base).
При работе с приложением на экран выводится рабочее поле, содержащее заголовок программы с традиционными кнопками управления окном Windows. Окно программы включает следующие вкладки и команды.
Файл. Команды создания, открытия, сохранения, закрытия, печати файла базы данных, а также ее экспорта и импорта.
Главная. Копирование, удаление, вставка фрагментов базы данных, операции с буфером обмена и др.
Вид. Команды выбора объекта и вида.
Вставка. Вставка в базу данных новых таблиц, запросов, форм, отчетов и других

10 составляющих базы данных.
Работа с любыми объектами программы начинается с окна База данных, выводимого во вспомогательной области управления. Окно включает строку заголовка с традиционными кнопками управления, строку командных кнопок и рабочее поле. На левой панели рабочего поля сосредоточены элементы управления для вызова объектов программы. База данных Access включает следующие типы объектов:
• Таблицы — основные объекты базы данных. В них хранятся данные.
• Запросы — специальные структуры, предназначенные для обработки хранящихся данных.
• Формы — удобный для пользователя интерфейс для ввода данных в таблицу, их исправления и просмотра.
• Отчеты — подготовленные для вывода на экран и печать формы, составленные на основе информации, хранящейся в таблицах или запросах.
• Страницы — страницы для удаленного доступа к данным через корпоративную сеть или Интернет.
• Макросы — наборы последовательностей внутренних команд.
• Модули — программные коды, созданные средствами языка Visual Basic for
Application.
Три командные кнопки Открыть, Конструктор, Создать служат для выбора режима работы с базой. Кнопки Создать и Конструктор предназначены для проектирования базы данных, а кнопка Открыть — для ее эксплуатации.
Проектирование базы данных начинается с формирования структуры ее таблиц, для этого в СУБД Access предусмотрено несколько вариантов: режим конструктора, мастер таблиц и режим ввода данных. Перед созданием структуры таблицы следует продумать и спроектировать название и содержание ее полей.
В режиме конструктора пользователь должен самостоятельно задать имена полей базы данных и тип хранящихся в них данных. Окно конструктора таблиц фактически представляет собой описательный бланк для создания и редактирования структуры таблиц (рисунок 6.3). В верхней части бланка расположена таблица из трех столбцов.
Первоначально бланк пуст; для создания таблицы необходимо как минимум заполнить графы «Имя поля» и «Тип данных». В первом столбце вводят имена полей, во втором столбце — их тип, который выбирают из раскрывающегося списка кнопкой выбора.
Рисунок 6.3 – Окно конструктора таблиц
В Access предусмотрены следующие типы данных:
• текстовый — текст или числа, не требующие проведения расчетов (например, номера телефонов);

11
• поле MEMO — длинный текст или комбинация текста и чисел — предложения, абзацы;
• числовой — числовые данные, используемые для проведения расчетов;
• дата/время — даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно;
• денежный — денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах;
• счетчик — уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.
Значения полей типа счетчика обновлять нельзя;
• логический — логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (Да/Нет);
• поле объекта OLE — объект (например, электронная таблица Exсel, документ
Word, рисунок, звукозапись или данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access;
• гиперссылка — строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки;
• мастер подстановок служит для запуска Мастера, позволяющего создать связь между таблицами.
• Графа «Описание» не является обязательной и предназначена для текста подсказки, выводимой в строке состояния при выборе поля в форме.
• Нижняя часть окна конструктора таблиц содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. К основным свойствам поля, отображаемым на вкладке Общие, относятся:
• размер поля, определяющий максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных: Текстовый, Числовой или Счетчик;
• формат поля, задающий формат представления данных при выводе данных на экран или печать;
• число десятичных знаков, устанавливающее количество десятичных знаков после запятой, которые могут меняться от 0 до 15;
• маска ввода, позволяющая задать для типов данных Текстовый, Числовой и
Дата/Время маску, появляющуюся при вводе данных в поле;
• подпись — второй идентификатор поля, использующийся программой вместо имени поля при работе с данными в табличной форме для создания заголовка столбца.
При создании таблицы следует задать ключевое поле, для чего достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт
Ключевое поле. Первичный ключ можно составить из нескольких полей. Такая ситуация возникает, когда только комбинация значений нескольких полей может однозначно идентифицировать запись в таблице. Чтобы создать составной ключ, надо выделить несколько строк в бланке конструктора, а затем использовать инструмент Ключевое поле.
О том, что поле является ключевым, свидетельствует изображение ключа в строке. У таблицы не может быть более одного ключа, поэтому, если символ ключа имеют две или более строки, таблица имеет составной ключ.
Закончив создание структуры таблицы, бланк закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы), после чего дают таблице имя. Созданная таблица появляется и становится доступной в основном окне База данных двойным щелчком на ее значке.
В режиме Мастера таблиц структура таблицы формируется в четыре этапа с помощью встроенных в программу Access многочисленных шаблонов. Сначала следует выбрать категорию таблицы: личная или деловая, затем — последовательно образцы таблицы и ее полей (рисунок 6.4). Здесь же можно переименовать поле.

12
Программа анализирует ключевые поля всех таблиц базы данных, и если находит среди них поля с такими же именами, то предлагает их связать.
Рисунок 6.4 – Окно мастера таблиц
Связь можно определить и самостоятельно, воспользовавшись кнопкой Схема связи. На последнем шаге Мастера таблиц определяется режим, который будет активирован после завершения работы Мастера. Можно задать режим изменения структуры таблицы, означающий переход в режим конструктора. Выбор режима непосредственного ввода данных в таблицу позволяет открыть таблицу для просмотра и редактирования.
Новая таблица не имеет записей — только названия столбцов, характеризующие структуру таблицы. Для заполнения таблицы курсор устанавливается в необходимую ячейку указателем мыши, после чего вводится информация. Переход к следующей ячейке можно выполнить клавишей Tab, а также он выполняется автоматически после заполнения последней ячейки.
Можно изменить имя таблицы, присвоенное по умолчанию, и определить ключевое поле «автоматически» или самостоятельно. При вводе и редактировании данных переход к требуемой ячейке можно осуществлять и с помощью кнопок перехода, находящихся в нижней части таблицы.
После заполнения таблицы данными все содержимое сохраняется автоматически.
Режим ввода данных позволяет перейти к заготовке таблицы, имеющей имена полей, данные по умолчанию (Поле1, Поле2 и т.д.) и которые можно переименовать. При вводе данных в табличном режиме тип полей определяется программой автоматически в зависимости от вносимой в них информации. Внешне структура таблицы похожа на рабочий лист Excel. Можно изменить ширину столбца и высоту строки, поместив курсор на линию их разделения в области выделения поля и записи. Строки таблицы можно добавлять, удалять и копировать, используя контекстное меню. Для выделения столбцов и строк таблицы достаточно щелкнуть или провести мышью заголовки столбцов или область выделения строк. Для выделения прямоугольной области ячеек достаточно установить курсор в угловую ячейку и придать ему вид толстого белого крестика, после чего протащить мышью по области выделения.
Контекстное меню в режиме таблицы содержит много команд. Используя контекстное меню заголовка столбца, можно выполнить сортировку данных по возрастанию и убыванию, убрать столбцы с экрана, фильтрацию для строк таблицы, использовать параметры шрифта для ее оформления и т.д. Контекстное меню ячейки таблицы позволяет выполнить фильтрацию записей, добавить объект в поле, имеющий тип «Поле объекта OLE», установить гиперссылку на документ и т.д. Применение фильтрации позволяет скрывать часть записей при их про- смотре на экране и выводить для просмотра только отфильтрованные записи. Добавить новую запись, удалить запись,

13 установить высоту строки позволяет контекстное меню области выделения строки.
После создания таблицы и ее закрытия она отображается в окне базы данных в виде значка и своего имени. СУБД Access позволяет изменить структуру таблицы в дальнейшем на любом этапе работы с базой данных в режиме конструктора.
Структура базы данных может включать в себя несколько таблиц, связанных реляционными отношениями. Создание межтабличных связей производится в специальном окне Схема данных, открываемом кнопкой Схема данных (рисунок 6.5).
Рисунок 6.5 –Схема данных
Одновременно с раскрытием этого окна появляется диалоговое окно Добавление таблицы, содержащее три вкладки: Таблицы, Запросы, Таблицы и Запросы. Таким образом, запрос основывается не только на таблицах, но и на ранее созданных запросах.
С помощью кнопки Добавить следует установить в окно Схема данных необходимые для организации межтабличных связей объекты. Связь между двумя таблицами организуется на основе общего поля двух таблиц, причем в одной из таблиц это поле обязательно должно быть ключевым. Создание связи выполняется перетаскиванием такого поля из одной таблицы в другую в окне Схема данных с нажатой клавишей Shift. В результате между полями появляется линия связи. Связь может маркироваться знаками «1» и «∞».
Если в таблицах связываются ключевые поля, то эта связь всегда является отношением один к одному. При связи ключевого поля с неключевым полем создается отношение один ко многим.
Таблица, участвующая в связи своим ключевым полем, является главной, а другая
— связанной. Создание связей между таблицами позволяет либо исключить возможности удаления (изменения) данных в ключевом поле главной таблицы, либо проводить эти операции с автоматическим удалением (изменением) соответствующих данных в полях связанных таблиц.
Настройка свойства связи выполняется в окне Схема данных путем выделения линии связи и вызова из контекстного меню команды Изменить связь. В диалоговом окне этой команды установка флажка Обеспечение целостности данных запрещает удаление данных из ключевого поля главной таблицы. В случае установки дополнительных флажков Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивается одновременное редактирование (удаление) данных в связанных таблицах при их изменении в главной таблице.
Запрос — операция отбора данных из таблицы. К одной таблице можно создать множество разных запросов, каждый из которых будет извлекать свои необходимые данные. В результате работы запроса из исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующей запросу.
Запрос может не только выбирать информацию из базы, но и обрабатывать ее. При работе запроса данные могут сортироваться, фильтроваться, изменяться, но никаких изменений данных в базовых таблицах не происходит. Запрос способен выполнять

14 вычисления, например, найти среднее (суммарное, наибольшее и т.п.) значение по какому-нибудь полю.
Создание запроса к базе данных можно выполнить в режиме мастера или конструктора. Первый вариант позволяет построить простой запрос. В диалоговом окне указывают таблицы (запросы), к которым будет адресован запрос, и требуемые из них поля.
Формирование запроса осуществляется с помощью контекстного меню. На верхней половине бланка открывают те таблицы, к которым обращен запрос, а затем двойными щелчками выделяют названиях тех полей, которые должны войти в результирующую таблицу. При этом автоматически заполняются столбцы в нижней части бланка.
Выводимую в запросе информацию можно сортировать, задав метод сортировки по убыванию или возрастанию в соответствующем поле. При этом возможна и многоуровневая сортировка — сразу по нескольким полям. В таком случае данные запроса сортируются сначала по левому полю запроса, затем по следующим полям с включенной сортировкой. При выводе данных запроса на экран монитора имеется возможность указать только те поля, которые требуются для просмотра на экране.
Использование поля Условие отбора в бланке запроса позволяет провести выборочную информацию запроса в соответствии с заданным условием отбора необходимых записей.
Формы позволяют пользователям вводить данные в таблицу без непосредственного доступа к самим таблицам, а так- же дают возможность выводить результаты работы запросов в виде красиво оформленных форм. Существуют два вида формирования структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса, возможен и комбинированный подход.
Следует выделить необходимую таблицу и на вкладке Создание нажать кнопку
Формы. Будет создана форма с полями для ввода записей (чтения записей), расположенными в один столбец. Имеется несколько видов форм: «в столбец», ленточные, табличные, диаграммные. Автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи и удобна для ввода и редактирования данных. Ленточная форма отображает одновременно группу записей — ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная автоформа по внешнему виду не отличается от таблицы, на которой основана.
Автоформа основывается только на одном объекте. Для создания форм из нескольких таблиц или из запросов используют другие средства. Если форма основывается только на одном объекте, она называется простой формой. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной и представляет собой композицию из нескольких форм.
На вкладке Создание, в объектах Формы следует нажать кнопку Мастер форм.
Создание формы с помощью Мастера форм реализуется в несколько этапов в режиме диалога с разработчиком. Во-первых, выбираются поля таблиц, которые войдут в форму.
Во-вторых, выбирается внешний вид и стиль оформления. Затем форма сохраняется с присвоением имени.
Форма имеет три основных раздела: область заголовка, область данных и область примечания. Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши, что позволяет изменять размеры разделов так, как это необходимо.
Разделы заголовка и примечания имеют чисто оформительское назначение — их содержимое напрямую не связано с таблицей или запросом, на котором основана форма.
Отчеты служат для вывода данных на печатающие устройства и должны соответствовать стандартным форматам бумаги. Для создания отчетов существуют различные средства проектирования.
Отчет создается с помощью запроса, выводит на экран и позволяет напечатать:
• данные в удобной форме;