Файл: Кудряшова Анастасия Юрьевна Интернеткурс по дисциплине Информационные технологии в.pdf

Тема 7. Поисковые и справочные информационные системы. Электронный
документооборот.
Вопросы темы:
1. Принципы построения информационно-поисковых систем
2. Информационный поиск в интернете
3. Сетевые информационно-поисковые системы
4. Справочно-правовые системы
5. Системы электронного документооборота
6. Системы электронного бизнеса
Изучив данную тему, студент должен
Знать
• основные принципы информационного поиска;
• универсальные поисковые сайты, метапоисковые сайты и каталоги в Интернете;
• компоненты программного обеспечения поискового сайта и разграничение их функций;
• методы поиска, сужения и расширения результатов поиска документов и изображений;
• основные принципы функционирования электронного бизнеса;
иметь представление
• о составления поисковой фразы, выбора раздела и области поиска на поисковом

17 сайте и в каталоге
• о распределенных базах знаний и информационных системах;
Уметь
• пользоваться поисковыми сайтами, их разделами, простым и расширенным поиском;
• пользоваться системами электронного документооборота.
Изучая тему, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

информационно-поисковая система

индекс (указатель)

индексирование

термины индексирования

запрос

информационно-поисковый язык

рубрикационные системы

структурно-логические системы

интерфейс системы

информационный поиск

интернет

поисковый робот

база данных индексов

классификатор

метапоисковая система

информационный запрос

справочные правовые системы

поисковая системы

сетевая информационно-поисковая система

корпоративная информационная система

информационная система общего пользования

автоматизация

система электронного документооборота

система электронного бизнеса

участники электронного бизнеса

модель электронного бизнеса
Вопрос 1. Принципы построения информационно-поисковых систем.
Проблема поиска документа возникает в любом хранилище данных. При создании систем хранения применяются две модели: иерархическая и гипертекстовая.
Иерархическая модель хранения подразумевает многоуровневую рубрикацию системных ресурсов. Для определения пути к необходимому ресурсу используются описания, составленные при отправке документа на хранение. Гипертекстовая модель позволяет связывать документы ссылками, расположенными непосредственно в тексте документа.

18
При больших объемах информации, высокой скорости их обновления и разнородности запросов очевидны недостатки этих моделей. Многоуровневая рубрикация и простановка ссылок выполняется высококвалифицированными специалистами, поэтому объем обработанных ими документов становится ограниченным. Связанные документы ограничиваются определенной предметной областью, которая может разным образом трактоваться составителем и пользователем.
При поиске документа целесообразно просматривать множество документов, содержащих лишь ссылки на другие ресурсы.
Этих недостатков лишены информационно-поисковые системы; будучи однажды созданными, они работают автономно. Принцип взаимодействия ИПС с пользователем заключается в том, что пользователь вводит в этой системе запрос, обрабатываемый системой, и получает список указателей на документы, удовлетворяющие запросу.
Список может быть отсортирован по релевантности — степени соответствия документа запросу.
Основные принципы информационного поиска заключаются в том, что создается массив указателей на информационные ресурсы.
Указатель (индекс) содержит некое свойство документа и ссылки на документы, обладающие этим свойством. Например, авторский указатель позволяет получить ссылки на работы определенного автора, предметный указатель — выбрать документы, затрагивающие определенные понятия (предметы).
Процесс создания указателей называется индексированием, а термины, использующиеся для индексирования, называют терминами индексирования. В авторском указателе роль терминов индексирования выполняют фамилии авторов, работы которых хранятся в фонде. Совокупность используемых терминов индексирования называется словарем. Массив указателей, составленный после индексации информационных ресурсов, именуется индексной базой. К индексной базе обращаются посредством запросов.
Так, запрос пользователя должен быть переведен на язык индексирования. При поиске происходит сопоставление запроса с имеющимися данными и пользователю выдается список ссылок на подходящие ресурсы. Для повышения эффективности работы системы словарь и индекс должны быть упорядочены по системе, наиболее отвечающей задачам поиска в конкретной предметной области.
Первые информационно-поисковые системы были созданы в 1970—1980-х гг. и продолжают развиваться сегодня. Любая информационно-поисковая система использует предметный указатель, позволяющий отыскивать документы, касающиеся некоего
«предмета». Для составления предметного указателя анализируется содержание документа и определяется «предмет» или «предметы», о которых в документе идет речь.
Названия этих предметов переводятся на информационно-поисковый язык (ИПЯ), в результате получают поисковый образ документа (ПОД). Проиндексировав (создав поисковые образы) все информационные ресурсы, получают индексную базу — основной массив данных ИПС.
Процесс поиска заключается в сопоставлении запроса пользователя с имеющимися данными, полученный запрос также переводится на информационно- поисковый язык. После сопоставления, переведенного на ИПЯ запроса и поисковых образов документов пользователь получает список ссылок на документы, соответствующие по мнению системы его запросу. Поиск происходит не по тексту документов, а по их поисковым образам, составленным на ИПЯ. Поэтому качество поисковой системы зависит в первую очередь от ее информационно-поискового языка.
В состав информационно- поискового языка входят:
1. словарь индексационных терминов
— множество терминов индексирования;
2. кодовый словарь — множество кодовых терминов;
3. словарь входов — множество входных терминов;
4. вспомогательные средства языка индексирования — используемые

19 совместно с индексационными терминами для расширения или сужения определенных понятий;
5. правила использования языка индексирования.
Для повышения эффективности поиска словарь должен быть контролируемым, т.е. должен быть организован таким образом, чтобы полнота и точность поиска были оптимальными. Очевидно, что организация словаря зависит от многих факторов — предметной области, в которой будет функционировать ИПС, характера интересов пользователей, степени их подготовки и т.д.
Для улучшения результатов поиска необходимо определить степень специфичности терминов при индексации. Как правило, применяют два принципа — использование наиболее специфического термина, соответствующего объему и содержанию отражаемого понятия, и избыточное индексирование. В избыточном индексировании поисковый образ дополняется терминами, связанными с основным.
Могут использоваться термины, связанные как с основным отношением обобщения или спецификации, так и ассоциативной связью. Дополнение поискового образа терминами с ассоциативной связью увеличивает полноту поиска, но неизбежно снижает его точность.
К недостаткам избыточного индексирования относятся также увеличение объема поисковых образов. Для устранения этой проблемы во многих ИПС используется избыточное индексирование не документов, а запросов.
Предметное индексирование не исключает использование при создании поискового образа атрибутов документа. Это могут быть такие атрибуты, как данные об авторе, дата публикации, язык публикации и т.д.
Точность и полнота поиска зависят не только от характеристик самой ИПС, но и от того, как создается запрос. Идеальный запрос может быть составлен пользователем, в полном объеме знакомым с интересующей его предметной областью, а также с применяемой ИПС. Однако такому пользователю ИПС, очевидно, не требуется.
Остальные пользователи вынуждены довольствоваться или низкой точностью поиска, или низкой полнотой.
Для повышения качества поиска существуют различные методы. Наиболее употребляемый из них — использование логических операторов И, ИЛИ, НЕ. Это довольно простой способ повысить релевантность выдаваемых документов. Недостатком считается плохая масштабируемость.
Оператор И может сильно сузить поиск, а оператор ИЛИ — сильно расширить.
Степень точности и полноты поиска зависит от того, насколько общие термины участвовали в формулировке запроса. Может быть неверным использование как наиболее общих терминов (возрастает уровень информационного шума), так и слишком специфичных терминов (снижается полнота поиска). Применение слишком специфичных терминов чревато еще и тем, что в словаре ИПС данного термина может не оказаться. В общем виде процедура поиска — процедура итеративная, т.е. за этапом выдачи результатов поиска следует коррекция запроса, поиск по этому запросу и т.д. Схематично процедура показана на рисунке 7.1.
Рисунок 7.1 – Процедура поиска
Коррекция запроса происходит в зависимости от количества полученных документов и их релевантности и может выполняться как пользователем, так и самой информационно-поисковой системой.
В зависимости от соотношения полноты и точности найденных документов

20 пользователь может сузить или расширить область поиска, перейдя к более общим или, наоборот, более специфичным терминам, а также использовав родственные понятия. В случае поиска по нескольким терминам такая коррекция области поиска может происходить по одному из нескольких терминов, что позволяет изменять эту область достаточно плавно. Может оказаться полезным знание пользователя о наличии определенно релевантных документов. Не обнаружив их в списке найденных документов, область поиска следует расширить.
Запрос корректируется системой информационного поиска на основании анализа документов, отмеченных пользователем как наиболее точно отвечающих его потребностям. В таком случае при следующем поиске система ищет те документы, где помимо заданных в первоначальном запросе содержатся термины, встречающиеся в документах, отмеченных пользователем. Улучшить результаты поиска можно различными способами, если функции для этого предоставляются интерфейсом информационно-поисковой системы
В последнее время во многих ИПС появилась функция подсказки при вводе текста поискового запроса, учитывающая ранее введенные этим пользователем запросы по сходной тематике за некоторый период времени.
Важным фактором, во многом определяющим эффективность поиска, может быть вид представления информации в программе, т.е. ее интерфейс. По форме диалога, способу задания условия отбора и механизму поиска программные средства можно разделить на системы рубрикационного типа и структурно-логические системы.
Первые реализуются интерфейсом в виде иерархических последовательно раскрывающихся списков, через которые обеспечивается доступ к тематически связанным группам документов. Раскрывая очередную рубрику и перемещаясь таким образом по тематической иерархии, пользователь уточняет предметную область и увеличивает (усредненно) степень точности соответствия выдаваемых документов и информационной потребности. Предопределенность соотнесения документов с отдельными рубриками компенсируется логичностью естественно-научной классификационной схемы, заменяющей пользователю путеводитель.
Структурно-логические методы формирования запроса используются для работы с базами данных структурированной информации, когда каждый документ состоит из многих информационных полей, возможно, разного типа. Критерий отбора строится как логическая комбинация простых, сводящихся к проверке условия присутствия или отсутствия в документе слов (имен собственных или имен понятий, определяющих предмет поиска).
При составлении запроса к системе используют либо «меню-ориентированный» подход, либо командную строку. Первый позволяет ввести список терминов, как правило, разделяемых пробелом, и выбрать тип логической связи между ними. Логическая связь распространяется на все термины.
Многие ИПС позволяют сохранять запросы пользователя — в большинстве систем это просто фраза на ИПЯ, которую можно расширить за счет добавления новых терминов и логических операторов. Но это только один способ использования сохраненных запросов, называемый расширением, или уточнением, запроса. Для выполнения этой операции традиционная ИПС хранит не запрос как таковой, а результат поиска — список идентификаторов документов, который объединяется или пересекается со списком, полученным при поиске документов по новым терминам.
Информационный поиск — последовательность операций, направленных на предоставление информации заинтересованным лицам. Поиск выполняется в четыре этапа:
1. определение информационной потребности и держа- теля информационного массива;
2. формулировка запроса;
3. извлечение информации из информационного массива;
4. ознакомление с полученной информацией и оценка результатов поиска.

21
Информационный поиск в совокупности информационных ресурсов, массивов документов, базах данных, знаний реализуется с помощью автоматизированных информационно-поисковых систем.
Вопрос 2. Информационный поиск в интернете.
Интернет — первый и единственный информационный объект, в котором потенциально возможен поиск по всему объему информации, накопленному человечеством на данный момент. Информация в гипертекстовом представлении растет на несколько миллионов веб-страниц в день. В принципе возможен глобальный поиск, но от 30 до 70% информации, размещенной в Интернете, и целые ресурсы закрыты для поисковых систем парольным входом (конфиденциальные) или динамически порождаются сервером только на основании запроса. Однако даже при этих ограничениях поиск очень эффективен.
В обычной библиотеке информационный массив подразумевает наличие классификации и специализации знаний по областям. В Интернете нет глобального каталога всех ресурсов и главного редактора, часть информации имеет низкое качество.
Поэтому там легко потратить время впустую. Однако есть средства и методы вести эффективный поиск.
Существуют два основных метода открытия ресурса информации в Интернете: а) последовательный переход от сайта к сайту по гиперссылкам, которые, по вашему мнению, могут привести к необходимой информации, и их просмотр; б) поиск.
К основным средствам поиска информации в Интернете относятся (таблица 3):
• поисковые и метапоисковые системы (поиск конкретных документов);
• индексированные каталоги (поиск тематических сайтов по структуре рубрик);
• адреса популярных поисковых систем и каталогов сети Интернет;
• рейтинги (топы) наиболее посещаемых ресурсов;
• тематические списки ссылок (тематические порталы- указатели);
• сетевые энциклопедии и справочники с определениями понятий и справочными данными.
Поисковая система в Интернете — специальный веб-сайт, на котором можно сделать запрос и получить ссылки на документы и сайты, соответствующие запросу. В состав поисковой системы может входить несколько мощных серверов.
Интерфейс поисковой страницы обеспечивает возможность формулировать в строке текстовый запрос, посылать его, просматривать полученный в ответ список ссылок и переходить по их адресам.
Таблица 3 – Средства поиска информации в интернете
Яндекс (www.yandex.ru)
Поисковая система и каталог
Рамблер (www.rambler.ru)
Поисковая система и каталог Top 100
Google (Гугль) (www.google.ru)
Международная поисковая систе- ма и каталог
Mail.ru
Поисковая система и каталог
Bing! (www.bing.com)
Поисковая система
Nigma (www.nigma.ru)
Метапоисковая система
Программное обеспечение поисковой системы состоит из трех компонентов: поисковый робот, индекс системы, классификатор.
Поисковый робот — программа-анализатор, непрерывно посещающая веб-адреса в Интернете («ползает, как паук по паутине»); просматривает и исследует содержание документов, индексирует слова из текста и заносит в базу данных (обновляет ее).

22
База данных индексов — создаваемая по результатам поиска таблица: «слово — адрес документа, где слово встречается». Поисковый робот периодически обновляет базу данных, находя новые материалы, убирая неработающие ссылки.
Когда посетитель делает запрос, поиск адресов ведется не в Интернете, а в заготовленной базе данных сервера.
Классификатор — программа, которая: а) обрабатывает запрос пользователя; б) находит и извлекает с помощью индекса слов из базы данных ссылки, отвечающие критериям запроса; в) выводит список ссылок на найденные документы в порядке убывания релевантности (определяет их соответствие, «вес», значимость и выполняет сортировку), сверху списка самые подходящие адреса.
Особо мощные поисковые системы учитывают популярность сайта по числу посещений и ссылок на него с других сайтов, оценивают страницы по числу других связанных важных страниц. Алгоритмы ранжирования (оценивания) важности могут отличаться, сайт может занимать 5-е место по одним рейтингам и 30-е — по другим.
Поисковые системы в списке ссылок могут предложить не только прямой переход к документу и его сайту, но и текст с выделением слов, заявленных в запросе, а также сохраненную копию основного текста документа из своего архива (без рисунков и гиперссылок, иногда без форматирования). Сохраненная в архиве поисковой системы копия удобна тем, что загружается быстрее, можно получить документ, недоступный на исходном сервере, или преобразование формата doc, pdf в формат HTML.
Метапоисковая система — система поиска, не имеющая собственной базы данных, но обладающая программными возможностями запрашивать данные у нескольких других поисковых сайтов, анализировать полученное, следуя собственному алгоритму обработки, предоставлять сводный результат1.
Некоторые каталоги содержатся в поисковых системах и позволяют поиск и по ключевым словам, и по иерархическому дереву разделов. Если же необходимо найти конкретный документ, то каталог малоэффективен. Иногда часть приводимых в тематических коллекциях ссылок не работает.
Полезно обращаться к топам (tops) — спискам наиболее посещаемых сайтов по конкретной тематике. Высокая посещаемость сайта свидетельствует о качественном содержании, сервисе.
Крупные поисковые системы и каталоги ресурсов Интернета стали порталами — предлагают разнообразную информацию, новости, дополнительные услуги: бесплатную электронную почту, место для размещения веб-страниц, поддерживают форумы.
Поисковые системы Интернета на первых позициях списка ресурсов, предлагаемых по запросу посетителя, размещают так называемые оплаченные и «управляемые результаты» и коммерческую рекламу товаров и услуг различных компаний, искусственно повышая их рейтинг. Рекламодатели покупают право контекстной рекламы на конкретные темы запросов. Оплаченные ссылки не обязательно отличаются оформлением от обычных результатов поиска.
Информационный запрос — входное сообщение в автоматизированную систему, содержащее требование на выдачу информации. В поисковых системах запрос представляет собой набор слов и служебных символов, характеризующий искомую информацию.
Вопрос 3. Сетевые информационно-поисковые системы
Поисковая система — программа, размещенная на сайте и предназначенная для предоставления информации, которая в запросе пользователя задана ограниченным набором символов. Под символами в запросе пользователя понимается не только слово, фраза, по которым необходимо получить большую по объему информацию, но и один или несколько служебных символов. Служебные символы предназначены для формализации запроса путем исключения из него обычных для письменного языка союзов, знаков препинания, окончаний слов. Совокупность служебных символов и

23 правил их использования при построении запроса, передаваемого пользователем поисковой системе, называется языком запросов.
Сетевые информационно-поисковые системы — это поисковые программы, позволяющие находить необходимую пользователю информацию не только на сайте, на котором расположены, но и в локальной или глобальной сети. Эти системы, в отличие от простых средств поиска, обычно не сразу дают пользователю запрашиваемую информацию в расширенном объеме. Результатом их первого поиска является, как правило, список адресов, по которым, возможно, расположена необходимая пользователю информация.
Наиболее популярные сетевые информационно-поисковые системы, функционирующие на основе веб-сайтов: Яндекс (www.yandex.ru), mail.ru, Google
(www.google.ru), Rambler.ru, FaceBook (ru-ru.facebook.com).
Сетевые поисковые системы позволяют проводить поиск тремя способами.
1. Простой поиск. Выполняется по указанным в запросе словам, разделенным пробелами, и не учитывает их взаимное расположение и местонахождение в текстах.
Данный вид поиска дает, как правило, большие списки документов или ссылок, требуя более точного формулирования фразы в запросе или более конкретного задания области поиска. Либо пользователь вынужден провести уточняющий поиск среди уже найденных документов или ссылок. Для пользователя этот вид поиска не является таким уж простым, так как достаточно сложно однозначно формулировать фразу формального запроса, используя только слова из богатого, гибкого письменного языка. При изменении последовательности слов в запросе могут быть получены совсем другие списки документов или ссылок. Добавляют проблем и сами поисковики, по-разному реагирующие на одинаковые фразы-запросы. Google находит только документы, в которых присутствуют все слова из фразы запроса. Яндекс может выдавать списки или ссылки, в которых имеется лишь частичное совпадение с заданной пользователем фразой.
2. Расширенный поиск. Облегчает поиск информации, позволяя добавить к фразе запроса дополнительные уточняющие условия. Для удобства условия вводятся в специальные диалоговые формы, содержащие либо готовые списки, либо наборы полей для выбора. Можно пояснить, как расположены слова (подряд, в одном предложении, на одной странице), где находятся слова (в заголовке, в тексте, в ссылках), задать язык и время создания документа, указать тип документа и т.п.
Диалоговые формы, создаваемые разными поисковиками, отличаются. Жесткая структура диалоговой формы не позволяет задавать параметры, которых нет в форме.
3. Поиск с использованием языка запросов. Слова фразы запроса объединяются с помощью служебных символов — операторов языка. Комбинируя слова и служебные символы, удается создавать очень точные и легко модифицируемые запросы, правда, необходимо хорошо знать язык запросов конкретной информационно-поисковой системы. У каждого поисковика имеется свой язык запросов. В таблице 4 при ведена часть операторов языка запросов поисковой системы Яндекс.
Таблица 4 - Операторы языка запросов поисковой системы Яндекс
Назначение
Оператор
Пример
Слова в искомом тексте идут в произвольном порядке
Слова
Торговая палата
Слова в искомом тексте идут подряд
Указать порядок слов в кавычках
«Торговая па- лата»
Слова находятся в од- ном предложении
Соединить слова опера- тором &
Биржа & «тор- говая палата»

24
Слова находятся на рас- стоянии в несколько слов друг от друга
Соединить слова опера- тором / и указать после него количество разде- ляющих слов
Памятник
Пржевальскому
&&/3 Адмирал- тейство
Слова находятся на рас- стоянии в несколько слов друг от друга, но возможна смена по- рядка их следования
Соединить слова опера- тором / и указать после него количество разде- ляющих слов со знаком плюс или минус
Памятник
Пржевальскому
&&/(-2+3)
Адмиралтейство
Слова находятся в од- ном документе
Соединить слова опера- тором &&
Торговая & пала- та && Саратов
Слова находятся на од- ной странице, но не в одном предложении
Соединить слова опера- тором
Ельцин прези- дент
Искомое слово не мо- жет находиться на стра- нице с другим словом
Соединить слова опера- тором , после которо- го вводят исключаемое слово
Ельцин пре- зидент
Поиск текста со словами- синонимами
Соединить слова опера- тором |
Аэроплан | само- лет
Вопрос 4. Справочно-правовые информационно-поисковые системы
Справочные правовые системы (СПС) в России представляют собой программные комплексы, которые предназначены для информационно-правовой поддержки работы органов власти, предприятий, коммерческих компаний и общественных организаций. Их деятельность должна осуществляться в соответствии с действующими в России миллионами законодательных и нормативных актов.
Естественно, в этой ситуации трудно переоценить возможность быстро получить с рабочего места любого сотрудника необходимый законодательный акт или нормативный документ, сопровождаемый, как правило, комментарием опытного юриста.
Наиболее известные в России СПС «Гарант», «КонсультантПлюс», «Кодекс» созданы, распространяются и поддерживаются коммерческими фирмами. Они разрабатывают систему индексирования и хранения документов, подбирают комментарии, справочные материалы, статьи из периодической печати и монографии, создают диалоговую оболочку для работы пользователей.
Наполнение СПС правовыми документами происходит на основе договоров, которые фирмы — разработчики СПС заключают с законодательными структурами, органами государственной власти и местного самоуправления, средствами массовой информации, библиотеками, отдельными авторами. В этом кроется первая, главная причина, отличающая СПС друг от друга, — различное и по количеству, и по составу документов наполнение.
Второе различие — сроки появления в СПС новых документов. Фактически СПС информируют пользователя о «новинках» законодательства не после их подписания или регистрации в Министерстве юстиции РФ, а после включения в один из информационных банков, но в уже полностью обработанном по требованиям системы виде.
Третье различие СПС, весьма неприятное для пользователя, — существенное различие диалоговых оболочек по виду (интерфейсу), по набору и названиям команд, по приемам работы.
Следует особое внимание обратить на слово «справочная» в название СПС. Оно говорит о том, что все публикуемые в них документы не являются юридически достоверными, не являются заверенными копиями оригинальных правовых актов.
Документы в системах содержат гиперссылки, закладки, примечания юристов фирмы, комментарии или ссылки на них, указатели на документы, на которые данный документ

25 ссылается или упоминает, и документы, которые ссылаются на данный документ.
Все документы СПС разбиты на большие группы — информационные банки. В таблице 3 сопоставлены информационные банки СПС «Гарант» и «КонсультантПлюс»
(названия банков могут меняться в зависимости от версии СПС).
В зависимости от установленной версии СПС, а также от условий договора на покупку комплектация информационными банками может быть различна. Например, в государственные, региональные и муниципальные органы власти добавляется банк
«Региональное законодательство», а в разделе «Судебная практика» — материалы соответствующих арбитражных судов.
Перед поиском документов в СПС желательно определиться с областью будущей работы и отключить неиспользуемые информационные банки (или выбрать только необходимые для работы). Это существенно повысит скорость работы с СПС и сократит размер получаемых по результатам поиска списков. Списки, содержащие названия более чем 15—20 документов, вручную пользователь за один сеанс работы с СПС не разберет.
Для облегчения работы со списками в СПС имеются развитые сервисы: поиск в списке, уточнение списка по заданному критерию, фильтрация и сортировка списков, удаление из списка, сложение и вычитание списков, сохранение списков.
Таблица 3 - Информационные банки СПС «Гарант» и «КонсультантПлюс»
СПС «Гарант»
СПС «КонсультантПлюс»
Все документы
Законодательство (с возможно- стью поиска по всем разделам)
Акты органов власти
Законодательство
Судебная и арбитражная практика
Судебная практика
Международные договоры
Международные правовые акты
Финансовые консультации
Разъяснения, комментарии
Комментарии законодательства
Проекты законов
Законопроекты
Формы документов
Формы документов
Справочная информация
Справочная информация
Кодексы (отдельная команда)
Кодексы
Изменения в законодательстве
Обзоры законодательства
Пресса и книги
Справочные правовые системы имеют развитые средства поиска документов.
1. Базовый поиск — основной поиск, предлагаемый при входе в СПС. При работе с информационными банками (пока не получены списки или не открыт документ) это по сути поиск по любому, но одному реквизиту документа. После построения списка или открытия документа базовый поиск превращается в контекстный.
2. Поиск по реквизитам — поиск по одному или нескольким реквизитам документа, сопровождаемый при заполнении карточки поиска удобными выпадающими в виде списка словарными подсказками. Применяется, когда что-то из реквизитов искомого документа известно достаточно точно.
3. Поиск по правовому навигатору (классификатору) представляет собой поиск по иерархическим спискам, составленным по нормам, «поднормам» права. Результатом поиска является список документов, подобранных по определенной правовой ситуации.
Поиск очень удобен для юристов.
4. Поиск по ситуации также представляет собой поиск по иерархическим спискам, но они составлены юристами фирмы по типовым жизненным ситуациям, встречающимся в юридической практике. Списки не столь однозначны, как в правовом навигаторе, их состав и формулировка зависят от юристов фирмы — разработчика СПС. Списки могут

26 изменяться при обновлении. Если ситуация в иерархическом списке отсутствует, пользователь должен догадаться, какая госструктура может участвовать в разрешении этого спорного вопроса, и повторно провести поиск по ситуации, связанной с именем или функцией этой госструктуры.
5. Поиск по источнику опубликования применяется для нахождения законодательных актов и нормативных документов регионального масштаба, которые не публикуются в центральной печати, не регистрируются в Министерстве юстиции РФ. Для проведения поиска необходимо располагать информацией о названии региона, предполагаемом названии источника опубликования, приблизительной датой публикации.
6. Поиск по толковому словарю. Обилие специальных терминов, встречающихся в законодательных и нормативных актах, не позволяет в каждом законе, указе, постановлении повторно давать определение этого понятия. Обращение к толковому словарю позволяет получить не только само словесное определение термина, но и привести к документу, в котором оно было впервые дано. В отдельных случаях возможно получение перевода термина на иностранные языки.
7. Контекстный поиск по спискам и тексту представляет собой поиск документа по заданному набору символов (текстовой строке). Поиск доступный, но не самый быстрый и дающий очень большие списки. Наиболее удобен при работе с одним документом.
8. Поиск изменений в конкретной статье законодательного акта осуществляется в режиме сравнения двух выбранных редакций одного документа. СПС показывает только статьи, подвергшиеся изменениям, и предоставляет удобное перемещение по ним.
Сохранить найденные списки и документы можно как внутри СПС в специальных папках, так и во внешней памяти компьютера (на любых видах носителей) в виде файлов.
Закладки к определенным частям документов также можно сохранить внутри СПС в специальных папках.
При необходимости документы и списки могут быть переданы непосредственно из
СПС в программы Microsoft Word или Excel и подвергнуты обработке — редактированию. Например, налоговая декларация, найденная в СПС, передается в Excel, там заполняется и затем соответствующий файл по электронной почте пересылается в налоговый орган. Фирмы— создатели СПС имеют свои сайты в Интернете и допускают удаленную работу с системой. СПС «Кодекс» доступна только в веб-интерфейсе.
Вопрос 5. Системы электронного документооборота
Корпоративная информационная система — информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц;
Информационная система общего пользования — информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц ив использовании которой этим лицам не может быть отказано.
Поскольку информационные системы
«работают» преимущественно с информацией, представленной в электронной форме, применение термина
«автоматизированная» целесообразно при наличии значительного бумажного документооборота либо на входе, либо на выходе системы.
Системы электронного документооборота (СЭД) — программные средства для создания документов, их обработки, передачи, хранения, согласования и других операций, реализуемых с использованием информационно-телекоммуникационных сетей. В СЭД отслеживаются создание и внесение изменений в документы, сроки их исполнения, маршруты движения документов, контролируются версии.
Охватывается весь цикл делопроизводства — от постановки задачи на создание документа до его сохранения в архив. Обеспечивается классифицированное централизованное хранение документов, управление потоками их перемещения,

27 разграничение прав доступа пользователей к документам в соответствии с выполняемыми функциями в системе. При внедрении СЭД учитываются организационно-штатная структура предприятия, а также возможность ее масштабирования и интеграции с другими корпоративными системами.
Автоматизация документооборота, которая заключается в замене бумажных документов электронными, при создании единой комплексной сетевой системы разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения информационных материалов организации может сократить в 3—5 раз временные затраты. Поиск, передача и копирование документов ускорятся в 10—20 раз.
Весомыми плюсами СЭД является временное регламентирование жизненного цикла документа, автоматический контроль его движения в организации и за ее пределами. Легко определяются «узкие места» на маршруте движения документа, что позволяет оперативно ликвидировать «пробки». В СЭД просто решается проблема обновления многочисленных копий устаревшего документа — они одновременно удаляются из документооборота и заменяются новыми сразу на всех рабочих местах сотрудников.
К задачам СЭД относятся:
• интеграция технологий подготовки всех видов электронных документов в единый процесс;
• замена бумажного потока документов перемещением электронных документов по заданным маршрутам по локальной сети;
• автоматизация процесса прохождения документов как внутри организации, так и за ее пределами;
• создание порядка прохождения документов (разработка, согласование, утверждение документов) в соответствии с действующими нормативами и стандартами организации;
• автоматизация административно-управленческих функций (формирование и рассылка указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);
• организация и контроль работы персонала, учет и планирование рабочего времени;
• обеспечение оперативного обмена по локальной сети официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;
• реализация рассылки и приема документов через внешние системы (факс, электронная почта; веб-сайт или портал);
• формирование и накопление базы данных или архивов электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов, так и по сложным логическим условиям;
• интеграция и поддержка электронного документооборота с программами сопровождения бизнес-процессов.
Не все задачи одновременно реализуют системы электронного документооборота, предлагаемые на российском рынке, среди которых — «Дело», «Евфрат», «Летограф»,
«DocsVision», «Directum», «LanDocs», «EMC Documentum» и др.
Классификация систем документооборота:
• Электронный архив — система документооборота, ориентированная на эффективное хранение и поиск информации.
• Системы workflow (поток работ и заданий). Помогает организовать работы, для которых заранее жестко прописываются этапы движения заданий.
• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний; сочетают в себе элементы двух предыдущих. Допускают свободный, заранее не заданный маршрут движения документа.
• Системы, ориентированные на поддержку совместной работы сотрудников территориально разделенных филиалов организации. Обычно реализованы в концепции

28
«порталов». Дополнительно предоставляют сервисы публикации документов в интранет
(локальной сети), средства для коллективного обсуждения и общения.
• Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, электронной почты и пр. В том числе могут обеспечивать реализацию ECM (Enterprise Content Management) технологии.
ECM — управление корпоративным содержанием, управление корпоративными информационными ресурсами. Система ЕСМ ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая офисные текстовые и табличные электронные документы, документы в формате PDF, а также рисунки, чертежи, графики, презентации, сканированные изображения, сообщения электронной почты, веб-страницы, видео-, аудио- файлы, флеш-анимацию, — словом, все многообразие кон- тента для эффективного ведения бизнеса.
Вопрос 6. Системы электронного бизнеса
Электронный бизнес — коммерческая деятельность, имеющая целью развитие компании, расширение клиентской базы, получение прибыли и основанная на комплексной автоматизации товарно-денежного цикла за счет использования информационных технологий.
Положительные аспекты информатизации бизнеса:
• расширение рынка сбыта, в ряде случаев более свободное преодоление межгосударственных границ;
• круглосуточное функционирование, в том числе и оказание услуг клиентам, с относительно малыми издержками;
• автоматизация сбора маркетинговой информации и отношений с клиентами на основе системы управления отношениями с клиентами (Customer Relationship
Management, CRM);
• снижение расходов на организацию, развертывание и поддержание инфраструктуры (не требуются большие офисы, торговые залы и склады);
• снижение расходов на рекламу (использование более дешевой нематериалоемкой рекламы через Интернет).
Для покупателей и клиентов электронного бизнеса также имеются серьезные положительные моменты:
• более удобный сервис выбора товара или услуги, особенно для мегаполисов, когда нет необходимости постоянно перемещаться по городу, достаточно выйти в
Интернет и получить необходимую информацию;
• выбор более качественного товара или сервиса за счет возможности получения более полной информации о них при посещении нескольких сайтов, включая производителя товара, продавца, организаций защиты прав потребителей и т.п.
Участники электронного бизнеса обозначаются сокращениями:
A — Administration (администрация, управляющие структуры);
B — Business (бизнес, коммерческие структуры);
C — Consumer (клиент, пользователь, потребитель); E — Exchange (биржа);
G — Government (органы государственной власти); P — Peer (равный, имеется в виду пользователь).
1.
Модель B2C — розничная торговля в Интернете при минимальном числе посредников, включая службу доставки товара или услуги. Модель реализуется тремя видами объектов. Веб-представительства или веб-витрины — сайты, на которых можно просмотреть каталоги товаров, сделать заказ или перейти на сайт магазина. Интернет- магазины не только принимают, но и выполняют заказы покупателей. Для доставки заказанного или оплаченного товара интернет-магазин использует собственные службы либо посредников. В последнем случае клиент заключает со службой доставки договор и

29 через нее получает товар. Торговые порталы и торговые интернет-системы отличает широкая номенклатура товаров, полное сервисное обслуживание клиентов, полная автоматизация оформления платежных документов, поставка товаров непосредственно со складов производителей.
2.
Разновидностью модели являются магазины-дискаунтеры, в которых пользователь может самостоятельно через компьютер-терминал выбрать товары. А после оплаты в заданное время и в заданном месте, включая оплату доставки на дом, получить купленные товары.
3.
Модель B2B — все виды сделок между коммерческими структурами, включая оптовую торговлю. Модель реализуется в форме интернет-портала с непосредственной связью участников сделки. В ряде случаев в сделки «вклиниваются» посредники в виде бирж или свободных биржевых игроков и модель трансформируется в B2E — E2B или в B2E — E2E — E2B. В подобных системах один биржевой игрок может одновременно «совмещать» работу на нескольких биржевых площадках.
4.
Реальные B2B-системы нельзя считать чисто торговыми. Они предоставляют участникам сделок огромное количество дополнительных, в основном аналитических информационных и коммуникационных, услуг, гарантии повышен- ной безопасности сделок и др.
5.
Модель B2G используется бизнесом как источник приоритетных государственных заказов, закупок на основе тендеров через Интернет.
6.
Модель G2B — услуги государства для участников бизнес-процессов. В первую очередь это реализация программ поддержки развития бизнес-структур и их деятельности в интересах государства и отдельных регионов.
7.
Модели G2C и C2G — информационный обмен услугами государственных структур и граждан. Сюда включаются вопросы сбора налогов через Интернет
(электронные декларации), онлайн-регистрация транспортных средств, проведение социальных опросов и референдумов, электронные выборы, информирование населения и получение информации от граждан.
8.
Модель C2C — электронные доски объявлений, своеобразные посредники в процессе продажи товара.
9.
Модель C2B — электронные аукционы, на которых каждый участник может назначить цену на товар, услугу.
10.
Модель P2P — равный равному. Разновидность электронных аукционов, популярная благодаря файлообменным пиринговым (P2P) сетям. Основной вид товара на таких аукционах — информация в электронной форме: видео- фильмы, музыкальные произведения, программы, книги.
11.
Интернет-банкинг — разновидность модели C2B, в рамках которой клиенту предоставляется возможность управлять своим банковским счетом через Интернет, выполняя практически любые разрешенные по договору транзакции без посещения офиса банка. Иногда ошибочно считают, что клиент в этом случае распоряжается
«электронными деньгами». В интернет-банкинге клиент действительно прово- дит все транзакции со своим счетом в электронной форме. Но на его счету в банке находятся реальные деньги, ими, а не электронными (несуществующими) средствами клиент и распоряжается через Интернет.
12.
Модель C2E, или интернет-трейдинг, — удаленная (через Интернет) работа на бирже, направленная на заключение сделок по продаже и покупке, как правило, ценных бумаг и валютных активов, в режиме реального времени.
При всей разрешенной законодательством открытости бизнеса, наличии контроля со стороны государственных структур, общественных и некоммерческих организаций, клиентов и граждан полное формальное описание деятельности коммерческих компаний невозможно. Но многими процессами внутри самих компаний можно эффективно управлять с помощью специально созданных информационных систем.
Главная особенность информационного сопровождения бизнес-процессов заключается в том, что необходимо разрабатывать системы управления индивидуально

30 для каждой компании с учетом специфики ее деятельности.
Сформировались общие требования по шести группам программного обеспечения, которое используется для сопровождения бизнес-процессов.
1.
Системы управления эффективностью бизнеса (Busi- ness Performance
Management, BPM). Предназначены для решения следующих задач:
• cредне и долгосрочное планирование и бюджетирование (финансирование деятельности компании и ее проектов);
• проведение многофакторного анализа на основе объединенных исторических, текущих и прогнозируемых данных с онлайновым динамическим представлением информации (Online Analytical Processing, OLAP-системы);
• реализация методик стратегического менеджмента и т.д.;
• управление инвестиционными рисками. Оценка всех возможных видов рисков;
• мониторинг финансовой устойчивости компании;
• формирование объединенной
(консолидированной) финансовой и управленческой отчетности;
• формирование запросов и построение оперативной отчетности.
2.
Системы поддержки принятия решений (Decision Support Systems, DSS).
Предназначены для решения следующих задач:
• поддержка различных стадий процесса принятия решений: интеллектуальную часть — мозговой штурм, проек- тирование последовательности действий и выбор путей их реализации;
• моделирование различных вариантов развития ситуации и предложение способов реагирования на них;
• поддержка последовательных, альтернативных и взаимозависимых решений;
• поддержка групповых стилей и методов решения задач коллективом менеджеров;
• адаптация поддержки деятельности менеджеров разного уровня;
• предоставление менеджерам данных, как накопленных в компании, так и оперативно доступных из внешних источников.
3.
Управление отношениями с клиентами (Customer Relationship Management,
CRM). Предназначены для решения следующих задач:
• сопровождение базы данных о клиентах, не противоречащей действующему законодательству;
• сбор данных и анализ предпочтений клиентов;
• сбор данных и анализ сведений об ошибках в обслуживании, в рекламе, в оформлении залов обслуживания клиентов;
• создание приложений автоматизации процесса продаж и его контроля;
• создание в реальном масштабе времени смет, счетов, оферт, комплектов платежных документов;
• интеграция корпоративной CRM-системы с другими системами и структурами компании, например, с системой EPR, товарными складами, call-центрами и пр.;
• интеграция корпоративной CRM-системы с партнерскими системами
(производитель товара, доставка на склад, доставка клиентам, рекламные агенты, юридическое обслуживание).
4.
Корпоративные информационные порталы (Enter- prise Information Portal,
EIP). Предназначены для решения следующих задач:
• создание единого места хранения всей накопленной сотрудниками корпоративной информации;
• создание мобильных и сетевых средств коммуникации для пользователей портала при территориальной разбросанности офисов;

31
• создание индивидуального рабочего места для любого пользователя портала с возможностью работы с различными видами информации;
• единая система управления правами пользователей с учетом разграничения в силу специфики работы;
• единая система классификации, создания реквизитов и учета всех информационных ресурсов компании.
• Корпоративные хранилища данных (Data Warehouse, DW). Предназначены для решения следующих задач:
• хранение данных, необходимых для работы компании;
• организация структурирования данных для обеспечения быстрого доступа и обработки;
• отображение хранимых данных по единым требованиям или локальным стандартам;
• моделирование данных в соответствии с решаемыми компанией задачами;
• обеспечение работы с крупными блоками данных и их описателями
(метаданными);
• организация процессов получения, добычи данных (data mining);
• интеграция с OLAP-системами;
• обеспечение бесперебойного управления информационными хранилищами.
5.
Системы планирования и управления ресурсами предприятий (Enterprise
Resource Planning, ERP). Предназначены для решения следующих задач:
• комплексное обследование компании заказчика;
• разработка и согласование перспективной модели управления ресурсами для компании заказчика;
• проектирование и настройка разработанной в соответствии с согласованной моделью управления информационной системы в компании заказчика;
• обучение персонала компании заказчика правилам и приемам работы с разработанной информационной системой управления ресурсами.
Литература
Основная литература:
1.
Коваленко, Ю. В. Информационно-поисковые системы : учебно- методическое пособие / Ю. В. Коваленко, Т. А. Сергиенко. — Омск : Омская юридическая академия, 2017. — 38 c. — ISBN 978-5-98065-148-0. — Текст : электронный // Электронно- библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. — URL: https://www.iprbookshop.ru/66817.html
(дата обращения: 10.08.2021).
2.
Кулакова, Т. А. Работа в справочно-правовых системах / Т. А. Кулакова, В. Н.
Михайлов. — Саратов : Ай Пи Эр Медиа, 2018. — 72 c. — ISBN 978-5-4486-0099-9. —
Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. — URL: https://www.iprbookshop.ru/70779.html (дата обращения: 10.08.2021).
3.
Курчеева, Г. И. Информационное и программное обеспечение электронного бизнеса : учебное пособие / Г. И. Курчеева, М. А. Бакаев, В. А. Хворостов. — Новосибирск
: Новосибирский государственный технический университет, 2018. — 107 c. — ISBN 978-
5-7782-3500-7. — Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS :
[сайт]. — URL: https://www.iprbookshop.ru/91210.html (дата обращения: 10.08.2021).

32 4.
Системы электронного документооборота : учебное пособие (лабораторный практикум) / составители М. Г. Романенко. — Ставрополь : Северо-Кавказский федеральный университет, 2019. — 109 c. — Текст : электронный // Электронно- библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. — URL: https://www.iprbookshop.ru/92745.html
(дата обращения: 10.08.2021).
Дополнительная литература:
Интернет-ресурсы:
№
Наименование портала
(издания, курса, документа)
ссылка
1
База данных Web of Science https://apps.webofknowledge.com
2
Электронная библиотека http://biblioclub.ru
3
Электронная библиотека http://www.iprbookshop.ru
Контрольные вопросы
1. Перечислите основные способы организации хранения и поиска документов.
2. Что такое информационно-поисковая система (ИПС)?
3. В чем специфика использования ИПС в Интернете?
4. Дайте характеристику термину «справочно-правовая система».
5. Какие параметры определяют качество справочно-правовой системы?
6. Перечислите основные структурные компоненты известной вам справочно- правовой системы.
7. Опишите варианты применения информационно-правовых систем.
8. На каких российских сайтах можно проверить работу на плагиат?
9. Какова процедура включения в СПС документов? Каков юридический статус этих документов?
10. Какие виды поиска существуют в справочных правовых системах?

1   2   3   4   5   6   7