ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 12.01.2024
Просмотров: 130
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер – это условное цифровое (реже – буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации документа. Присваивается каждому исх., вх. и вн. документу при получении или отправлении (регистрации).
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа –это реквизит, который помещается только на бланке для писем, заполняется при оформлении письма-ответа и помогает сотрудникам организации, получившей письмо подобрать копию того документа, на который прислан ответ, с тем, чтобы приложить его к полученному ответу и затем все документы представить ответственному лицу. Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Сведения в реквизит вносятся из поступившего документа.
14. Место составления или издания документауказывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
15. Адресат - организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Указываются на исх. документах. Располагаются в верхнем правом углу – при угловом расположении и справа под реквизитами бланка – при продольном расположении. Максимальный набор информационных элементов: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, указание должности получателя, инициалы и фамилия (по современным требованиям, этикету – сначала инициалы, потом фамилия), почтовый адрес (в последовательности Правил оказания услуг почтовой связи).
Каждая из этих частей располагается с новой строки от одной и той же границы. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания между строками – точки и запятые - не ставятся. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
16. Гриф утверждения документа – реквизит, который указывает на нормативно-правовой характер содержания документа. После подписания некоторых видов документов (план, устав, перечень, положение, правила, инструкции, штатное расписание). требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу.
17. Резолюция– поручение руководителя, в котором определяются организации, подразделения или работники, ответственные за выполнение документов, характер и сроки исполнения документа.
Текст резолюции в полном его варианте должен содержать следующие структурные части:
18. Заголовок к тексту – краткое содержание текста документа, грамматически согласованное с наименованием вида документа.
19. Отметка о контроле обозначает, что срок исполнения документа контролируется службой ДОУ. Обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
20. Текст документа – основная содержательная часть документа.
Составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей ; письма, заявления - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других
организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
21. Отметка о наличии приложения. Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в основном тексте документа. Оно является частью текста и оформляется после основного текста. Если приложение упомянуто в тесте, то Приложение: на 5 л. в 2 экз.
22. Подпись – обязательный реквизит любого документа, придающий юридическую силу и подлинность документу. Это собственноручная подпись уполномоченного должностного лица на первом экземпляре документа.
В состав реквизита "Подпись" входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия; пробел между инициалами и фамилией не делается; оформляется без скобок и косых линий строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования должности)
23. Гриф согласования документа - способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице ее должностного лица или коллегиального органа.
24. Виза согласования документа – форма внутреннего согласования в пределах одной организации. Визируется ответственным исполнителем и руководителем подразделения, где готовился проект документа (с зам. руководителя, с фин. службой, с юристом и т.д.). Виза показывает, что должностное лицо ознакомлено с содержанием документа и выразило отношение к нему. При оформлении визы необходимо указывать подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Оттиск проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и хорошо читался. Иногда это место помечают буквами «МП» или «Место для печати».
26. Отметка о заверении копии , когда необходимо заверить не сам документ, а его копию или часть документа (выписку). При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
27. Отметка об исполнителе используется для оперативной связи адресата с составителем документа для выяснения возникших вопросов. Исполнитель – это тот работник, который составлял текст документа. Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, либо фамилию исполнителя документа и номер его телефона (если в др. город – добавляется междугородний год). Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело, для хранения и дальнейшего использования в качестве справочного материала.
Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на документе от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Практическое задание
Составьте и оформите докладные, и объяснительные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях.
Ситуация 1.
Заместитель начальника Производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ М.И.Дубов обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Г.С.Аксенову с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И.Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой и подписана М.И.Дубовым 12 ноября текущего год
Министерство связи Министерство связи
Российской Федерации Российской Федерации
Производственное объединение Начальнику специального
«Московская городская телефонная сеть» управления телефонной связи
(МГТС) Г.С. Аксенову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12.11.2019 № 25
Москва
О выделении прямых проводов и
назначении телефонных номеров
На договорной основе
Уважаемый Г.С
Довожу до Вашего сведения, что в сентябре 2019 года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря 2019 года необходимо выделение прямых проводов.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа –это реквизит, который помещается только на бланке для писем, заполняется при оформлении письма-ответа и помогает сотрудникам организации, получившей письмо подобрать копию того документа, на который прислан ответ, с тем, чтобы приложить его к полученному ответу и затем все документы представить ответственному лицу. Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Сведения в реквизит вносятся из поступившего документа.
14. Место составления или издания документауказывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
15. Адресат - организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Указываются на исх. документах. Располагаются в верхнем правом углу – при угловом расположении и справа под реквизитами бланка – при продольном расположении. Максимальный набор информационных элементов: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, указание должности получателя, инициалы и фамилия (по современным требованиям, этикету – сначала инициалы, потом фамилия), почтовый адрес (в последовательности Правил оказания услуг почтовой связи).
Каждая из этих частей располагается с новой строки от одной и той же границы. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания между строками – точки и запятые - не ставятся. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
16. Гриф утверждения документа – реквизит, который указывает на нормативно-правовой характер содержания документа. После подписания некоторых видов документов (план, устав, перечень, положение, правила, инструкции, штатное расписание). требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу.
17. Резолюция– поручение руководителя, в котором определяются организации, подразделения или работники, ответственные за выполнение документов, характер и сроки исполнения документа.
Текст резолюции в полном его варианте должен содержать следующие структурные части:
-
кому поручается – должность, инициалы и фамилия исполнителя; -
что поручается – характер и порядок решения вопроса; -
срок исполнителя; -
личная подпись руководителя и дата подписания.
18. Заголовок к тексту – краткое содержание текста документа, грамматически согласованное с наименованием вида документа.
19. Отметка о контроле обозначает, что срок исполнения документа контролируется службой ДОУ. Обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
20. Текст документа – основная содержательная часть документа.
Составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей ; письма, заявления - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других
организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
21. Отметка о наличии приложения. Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в основном тексте документа. Оно является частью текста и оформляется после основного текста. Если приложение упомянуто в тесте, то Приложение: на 5 л. в 2 экз.
22. Подпись – обязательный реквизит любого документа, придающий юридическую силу и подлинность документу. Это собственноручная подпись уполномоченного должностного лица на первом экземпляре документа.
В состав реквизита "Подпись" входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия; пробел между инициалами и фамилией не делается; оформляется без скобок и косых линий строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования должности)
23. Гриф согласования документа - способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице ее должностного лица или коллегиального органа.
24. Виза согласования документа – форма внутреннего согласования в пределах одной организации. Визируется ответственным исполнителем и руководителем подразделения, где готовился проект документа (с зам. руководителя, с фин. службой, с юристом и т.д.). Виза показывает, что должностное лицо ознакомлено с содержанием документа и выразило отношение к нему. При оформлении визы необходимо указывать подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Оттиск проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и хорошо читался. Иногда это место помечают буквами «МП» или «Место для печати».
26. Отметка о заверении копии , когда необходимо заверить не сам документ, а его копию или часть документа (выписку). При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
27. Отметка об исполнителе используется для оперативной связи адресата с составителем документа для выяснения возникших вопросов. Исполнитель – это тот работник, который составлял текст документа. Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, либо фамилию исполнителя документа и номер его телефона (если в др. город – добавляется междугородний год). Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело, для хранения и дальнейшего использования в качестве справочного материала.
Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на документе от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Практическое задание
Составьте и оформите докладные, и объяснительные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях.
Ситуация 1.
Заместитель начальника Производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ М.И.Дубов обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Г.С.Аксенову с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И.Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой и подписана М.И.Дубовым 12 ноября текущего год
Министерство связи Министерство связи
Российской Федерации Российской Федерации
Производственное объединение Начальнику специального
«Московская городская телефонная сеть» управления телефонной связи
(МГТС) Г.С. Аксенову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12.11.2019 № 25
Москва
О выделении прямых проводов и
назначении телефонных номеров
На договорной основе
Уважаемый Г.С
Довожу до Вашего сведения, что в сентябре 2019 года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря 2019 года необходимо выделение прямых проводов.