Секретарь-референт может составить информационно-обзорный реферат по интересующей руководителя теме. Такая работа может быть выполнена лишь секретарем-помощником, секретарем-референтом высокого класса с высшим образованием.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов, а размножены и разосланы за 24 часа до совещания. В настоящее время эта процедура также может быть выполнена с использованием электронной почты и факса.

Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет 40-45 мин. Поэтому спустя 40-60 мин. у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства участников наступает утомление. После 30-40 минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние и обсуждение проблем можно продолжать.

После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждению проблем пропадают. Данный этап называется периодом отрицательной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво.

Если же совещание продолжается без перерыва более 2 часов, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы оно поскорее закончилось. Таким образом, оптимальная продолжительность совещания - не более 1 часа. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин. заседания необходимо объявить 10-15 мин. перерыв.

Протокол является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

Протокол подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Как правило, время, которое отводится на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия. Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.

---

Всем участникам совещания необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию.

Завершающий этап организации проведения совещания - это принятие решения и проведение его в жизнь.

Решения могут вырабатываться двумя путями:

1) Специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования.

2) Председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение.

После принятия решения определяется лицо (группа) лиц, осуществляющих его исполнение и контроль за исполнением.
5. Процесс принятия управленческих решений

Принятие решений - это составная часть любой управленческой функции.

Управленческое решение - выбор альтернативы, осуществленный руководителем и направленный на достижение целей организации.

По формам принятия в ООО «ЧСС» применяются:

- единоличные: (решение принимается руководителем без обсуждения другими лицами;

- коллегиальные: (проблему обсуждают специалисты, но решение формулируется руководителем, он же несет ответственность за принятое решение);

- коллективные: решение принимается коллективом или на основе голосования, и ответственность лежит на всем коллективе.

Этапы процесса принятия решений

1. Анализ ситуации - сбор и обработка информации о внутренней и внешней среде организации.

2. Идентификация проблем - выявление и формирование проблемы.

3. Определение критериев выбора - определение показателей, по двум из них будет производиться сравнение альтернатив и выбор наилучшей

4. Разработка альтернатив - в идеале желательно выделить все возможные альтернативы и выбрать лучшую.

5. Выбор альтернативы - разработав возможные альтернативы их необходимо оценить, т.е. сравнить достоинства и недостатки каждой альтернативы, результаты их реализации.

6. Согласование решений - руководитель должен убеждать в правильности своей точки зрения, доказывать работникам, что его решение несет выгоды и работникам и организации.

7. Уровень реализации - процесс принятия решения не заканчивается выбором альтернативы. Происходит определение уровня реализации, на котором это решение будет реализовано.

---

8. Контрольная оценка результата - производится измерение и оценка последствий, решений или способов фактических результатов с теми, которые надеялся получить руководитель.
6. Составление табеля учёта рабочего времени

Табель - документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным - в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
7. Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу.

---

В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки - в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней - количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дией, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.
8. Бизнес-план

Бизнес план - это чёткая программа действий предприятия, рассчитанная на определённый срок. Такой документ нужен не только чтобы впечатлить инвесторов, но и придумать стратегии развития, предусмотреть рыночные риски и лучше понять собственный бизнес. Единая структура бизнес-плана позволит обнаружить недоработки в планировании, которые по отдельности легко упустить. Предлагаем инструкцию, как составить документ самостоятельно, и с его помощью закрепиться на рынке.

Составление бизнес-плана предполагает создание документа, в котором будут описаны все детали будущего проекта. Он нужен не только руководству, но и инвесторам, кредиторам и другим лицам, принимающим участие в создании предприятия.

Основная цель бизнес-плана заключается в том, чтобы убедить партнеров в целесообразности создания такого проекта. Инвесторы и кредиторы должны быть уверены, что вложенные ими средства действительно окупятся. Составить бизнес-план можно самостоятельно. Для этого необходимо придерживаться определенной структуры.

В документы указывают следующие данные:

• 
  вводная часть бизнес-плана (по-другому ее также называют резюме);
  
• 
  описание продукции и услуг, которые вы собираетесь реализовывать;
  
• 
  анализ сегмента рынка, в котором будет осуществлять свою деятельность будущее предприятие;
  
• 
  маркетинговая стратегия компании;
  
• 
  план производства и организационная структура компании;
  
• 
  финансовые расчеты и сроки, в которые будут окуплены инвестиции партнеров,
  
• 
  ожидаемый результат, анализ возможных рисков и перспектив развития.
  

---

Кроме самого учредителя бизнес-план нужен: инвесторам, кредиторам,

партнерам, которые оказывают будущему проекту финансовую поддержку. Сотрудникам, которым необходимо разъяснить, в чем будут заключаться их функции и обязанности в компании.

Кроме этого бизнес-план должен быть составлен так, чтобы при появлении каких-либо проблем на начальном этапе к нему можно было обратиться за их решением. Если бизнес-план составлен правильно, то он с легкостью отвечает на вопрос: «Стоит ли инвестировать в этот проект и будет ли он в будущем приносить доход, способный окупить все расходы?». Если ответ положительный, то можно приступать к первым шагам в создании нового предприятия. За создание бизнес-проекта берутся учредители или те люди, которые обладают высоким уровнем ответственности и важными навыками в сфере управления. Составить его можно самостоятельно либо обратиться за помощью к специалистам.

При создании бизнес-плана необходимо учитывать, что он решает следующие задачи:

• 
  изучение емкости и перспектив рынка сбыта товаров и услуг;
  
• 
  оценку затрат, необходимых производству, и сравнение их со стоимостью продукции;
  
• 
  определение критериев для оценки реализованного проекта.
  

Структура бизнес плана
Традиционно бизнес-план составляется сроком от трех до пяти лет. Однако в последнее время предприниматели все чаще стали создавать такой документ, ограничиваясь одним годом. Это связано с тем, что современная экономика становится все более изменчивой и нестабильной. В связи с этим выбирать более длительные сроки попросту нерационально.





Резюме


Описание предприятия и отрасли





Описание продукции (услуг)

---

Смотрите также файлы

• Разработайте наиболее приоритетные цели и обоснуйте концептуальные основы собственной авторской школы, если бы вы ее попытались разработать с учетом всего самого прогрессивного из того, что вам известно.docx

• Методические указания по их выполнению по разделам цепей постоянных, синусоидальных и трехфазных токов.doc

• Самостоятельная работа. Изучение содержания обновленного фгос ооо и сравнение фгос ооо 2010 и 2021 года.docx

• Задание 3 Анализаторы человека Цель.docx

• К побочным дыхательным шумам относятся хрипы, крепитация и шум трения плевры.docx