Файл: Централизация и децентрализация управления в организации.pdf

Вероятно, к участию в тендере допустят банки с высоким рейтингом, имеющие филиальную сеть во многих областях России, а также известный национальный банк.

Далее представим, как провести тендер на банковское обслуживание группы компаний «НОВАПОРТ»: цель тендера на банковское обслуживание группы компаний «НОВАПОРТ» – добиться максимально выгодных тарифов за счет большого количества счетов и значительного количества переводов. Даже если все дочерние организации уже работают с одним банком, важно проинформировать его головной офис о том, что компании входят в единый холдинг «НОВАПОРТ». Иначе говоря, что банк по сути работает с одним крупным клиентом, не группой мелких, и этому клиенту не помешала бы хорошая скидка.

Для организации тендера прежде всего необходимо получить контакты отделов по продаже услуг юридическим лицам в выбранных банках, отправить им запросы и сообщить срок, в который планируется собрать предложения на расчетно-кассовое обслуживание. Будьте готовы, что для подготовки детального предложения банки могут запросить список юридических лиц в группе, тип их деятельности, финансовую отчетность по ним, планируемые обороты и остатки по счетам, способы организации казначейской функции и другие данные.

Остается собрать предложения и выбрать самые выгодные (см. таблицу 3).

Стоит заметить, что анализ предложений банков может быть затруднен разными форматами расценок на услуги, например, в одном банке стоимость зависит от количества операций, а в другом банке – от суммы операции. Более того, если в холдинге центральное казначейство, а дочерние компании расположены в регионах с иным часовым поясом, то необходимо понимать, как и когда будут проводиться платежи и сниматься выписки, чтобы успеть уложиться в часы операционного дня. Некоторые банки предоставляют услугу единого операционного дня во всех своих филиалах. Поэтому предстоит оценить стоимость этой услуги и сопоставить с преимуществами, которые она дает холдингу «НОВАПОРТ».

Представлю пример анализа предложений банков по расчетно-кассовому обслуживанию группы компаний «НОВАПОРТ»: после выбора банков для участия в тендере финансовые специалисты «НОВАПОРТ» сопоставят поступившие от участников конкурса предложения по банковскому обслуживанию группы компаний «НОВАПОРТ» (см. таблицу 3):

Таблица 3. Предложения банков по расчетно-кассовому обслуживанию группы компаний «НОВАПОРТ»

Категории оценки	Наименование банка
	«Альфа»	«Бетта»	«Вита»	«Гамма»
Достаточная филиал. сеть	Да	Да	Нет (нет филиала в Амурской области)	Да
Стоимость обслуживания счетов	300 руб./мес.	400 руб./мес.	350 руб./мес.	500 руб./мес.
Стоимость переводов внутри банка	Бесплатно	1 руб. за каждый расчетный документ	Бесплатно	5 руб. за каждый расчетный документ
Стоимость переводов в другие банки в рублях	5 руб. за каждый расчетный документ	5 руб. за каждый расчетный документ	5 руб. за каждый расчетный документ	10 руб. за каждый расчетный документ
Стоимость переводов в другие банки в валюте	10 руб. за каждый расчетный документ	8 руб. за каждый расчетный документ	10 руб. за каждый расчетный документ	15 руб. за каждый расчетный документ
Стоимость обслуживания «Банк-Клиент»	800 руб./мес.	1000 руб./мес.	1000 руб./мес.	Бесплатно
Окончание операционного дня	В 15.30	В 16.30	В 16.30	В 15.30 с возможностью продления до 16.30
Выполнение функций агента валютного контроля, в том числе оформление паспорта сделки	0,06% от суммы	0,05% от суммы	1000 руб. за один паспорт	Нет такой функции

---

При анализе предложений банков можно ориентироваться на множество критериев оценки.

Это и наличие банковских филиалов в регионах присутствия холдинга (достаточная филиальная сеть), и стоимость обслуживания счетов и переводов внутри банка, и пр. Кредитную организацию, соответствующую наибольшему количеству этих критериев, выбирают в качестве партнера «НОВАПОРТ».

Представлю пример выбора банка-партнера для холдинга «НОВАПОРТ» по нескольким критериям: специалисты «НОВАПОРТ» сопоставят предложения кредитных организаций, участвующих в тендере, с помощью сводной таблицы. Из имеющегося списка банков уберут те, предложения которых не подходят или проигрывают по сравнению с другими:

Таблица 4. Выбор банка-партнера для группы компаний «НОВАПОРТ»

Критерии оценки	Подходящий банк	Комментарии
Достаточная филиальная сеть	«Альфа», «Бетта», «Гамма»	В компании есть дочернее предприятие в Амурской области, и наличие филиала в этом регионе является критичным, значит, банк «Вита» не подходит
Стоимость обслуживания счетов	«Альфа»	Этот банк предложил минимальную стоимость
Стоимость переводов внутри банка	«Альфа», «Вита»	Эти банки предложили минимальную стоимость
Стоимость переводов в другие банки в рублях	«Альфа», «Бетта», «Вита»	Эти банки предложили минимальную стоимость
Стоимость переводов в другие банки в валюте	«Бетта»
Стоимость обслуживания системы «Банк-Клиент»	«Гамма»
Окончание операционного дня	«Бетта» и «Вита»	В этих двух банках самый длинный операционный день. В банке «Гамма» возможно продление операционного дня на час дольше за дополнительную оплату
Выполнение функций агента валютного контроля, в том числе оформление паспорта сделки	«Бетта»	Так как в компании много мелких валютных переводов, то финансовый директор оценил, что 0,05% от суммы перевода будет стоить меньше, чем 1000 руб. на каждый паспорт сделки, поэтому выбрали банк «Бетта»

За упоминание в каждой строке этой таблицы (т. е. за соответствие каждому критерию оценки) банкам присвоили по одному баллу. Потом эти баллы суммировали. Итого банк «Альфа» заработал 4 балла, «Бетта» – 5 баллов, «Вита» – 3 балла, «Гамма» – всего 2 балла. Победителем стал банк, набравший максимальное количество баллов – «Бетта». Финансовые специалисты учтут, что перевод операций холдинга «НОВАПОРТ» в банк «Бетта» потребует закрыть счета во всех других банках. Но выгода от перехода на его тарифы превысит однократную плату за эту опцию.

---

На основании проведенных сопоставлений и расчетов с целью сокращения расходов на банковское обслуживание группы компаний специалисты «НОВАПОРТ» выберут в качестве кредитной организации-партнера банк «Бетта».

Безусловно, холдинг «НОВАПОРТ» может выбрать два и более банка-партнера в зависимости от оценки рисков и потребностей. Когда группа компаний «НОВАПОРТ» – это часть международной корпорации, предстоит выяснить, нужно ли согласование банков-партнеров с головным казначейством. В некоторых корпорациях это обязательное требование.

Далее представлю, как оценить эффективность мероприятий по сокращению расходов на банковское обслуживание холдинга «НОВАПОРТ»:

После реализации мероприятий по сокращению расходов на банковское обслуживание группы компаний финансовому директору «НОВАПОРТ» необходимо установить срок, когда ожидается реальное снижение этих затрат, и проконтролировать его.

Например, изменили состав обслуживающих банков. Период реализации этого мероприятия будет зависеть от срока закрытия счетов в старых банках. А последний – от того, когда клиенты перестанут перечислять деньги на старые счета. Это может занять больше двух месяцев. Для других, более мелких мероприятий этот период составит около месяца. В состав таких мер входит:

- закрытие счетов в старых банках; применение новых тарифов ко всем счетам во всех дочерних организациях;

- подключение/отключение платных банковских продуктов;

- перевод всех возможных платежей в режим постоянного платежного поручения. Затем, по окончании этого срока, нужно рассчитать разницу между суммой расходов на банковское обслуживание до проведения мероприятий и после их завершения. На основании этой величины можно судить об эффективности этих мер.

Представим пример оценки эффективности сокращения расходов на банковское обслуживание холдинга «НОВАПОРТ»: чтобы оценить эффективность сокращения затрат на банковское обслуживание холдинга «НОВАПОРТ», финансовые специалисты установят период, по истечении которого уменьшение расходов будет заметно, – один месяц. По его завершении они сравнят затраты на банковское обслуживание с теми, что были до сокращения затрат (на начало месяца):

Таблица 5. Расчет изменения расходов на банковское обслуживание группы компаний «НОВАПОРТ»

№ п/п	Тип затраты	«Дочка 1»			«Дочка 2»
		Месяц до начала мероприятий	Месяц окончания мероприятий	Месяц после окончания мероприятий	Месяц до начала мероприятий	Месяц окончания мероприятий	Месяц после окончания мероприятий
1	Стоимость обслуживания счетов, руб.	675	470	415	513	438	427
2	Стоимость переводов внутри банка, руб.	36	28	29	81	65	56
3	Стоимость переводов в другие банки в рублях, руб.	1250	1450	1500	970	750	760
4	Стоимость переводов в другие банки в валюте, руб.	28	23	26	Нет валютных счетов	Нет валютных счетов	Нет валютных счетов
5	Стоимость обслуживания системы «Банк-Клиент», руб.	300	Бесплатно	Бесплатно	400	Бесплатно	Бесплатно
6	Выполнение функций агента валютного контроля, в том числе оформление паспорта сделки, руб.	521	487	437	0	0	0
7	Комиссия за закрытие счета, руб.	0	300	0	100	500	0
8	Итого затраты на банковское обслуживание, руб. (сумма стр. 1–7)	2810	2758	2407	2064	1753	1243
9	Изменение затрат к месяцу до начала мероприятий, %	–	-2	-14	–	-15	-40

---

Вывод:

На основании расчетов, приведенных в таблице 5, финансисты «НОВАПОРТ» сделают вывод об эффективности предпринятых мероприятий. Стоимость рублевых переводов в другие банки в «Дочке 1» не сократилась, это повод для дальнейших разбирательств. Добавим ещё, что есть несколько способов снизить расходы на банковское обслуживание холдинга «НОВАПОРТ», не меняя банк:

Сэкономить на банковском обслуживании можно, перестроив работу казначейства:

- разработать четкие инструкции относительно платежей после окончания основного операционного дня за дополнительную плату. Только действительно срочные платежи должны проводиться таким образом;

- перейти на постоянное платежное поручение. По согласованию с банком определить контрагентов, переводы которым должны производиться регулярно на определенную сумму, например, лизинговые платежи, арендные платежи, проценты по кредитам и займам. Стоимость постоянного платежного поручения может быть ниже, чем стоимость обычного платежного поручения, так как данные для автоматического перевода заносятся банком в систему один раз.

Обсудить эту услугу стоит с банком-партнером, возможно, экономия на обслуживании может быть достигнута путем автоматизации части из регулярных платежей; отказаться от выписок на бумажном носителе. За них взимают дополнительную плату, однако они не всем компаниям необходимы на бумажных носителях, так как достаточно электронных выписок из системы «Банк-Клиент» и ее аналогов. Предстоит выяснить, нужны ли они в распечатанном виде, если нет, то, отказавшись от них, можно сэкономить не только денежные средства, но и место на полке в архиве для документов.

В итоге представим, как выбрать банк для зарубежных дочерних компаний

В крупных холдингах могут быть дочерние компании, расположенные в странах СНГ и за рубежом. Организовать тендер по выбору банка в каждой стране – слишком трудоемкая задача для финансовой службы холдинга.

В таком случае можно предпринять следующее: поинтересоваться в банке-партнере, выбранном для работы в России, нет ли у него дочерних банков в интересующих странах. Так есть шанс получить выгодные тарифы в этом дочернем банке за счет соглашения с банком-партнером в России;

- если у холдинга зарубежные акционеры, то стоит связаться с казначейством в головном офисе, возможно, у казначейства есть контакты с банками в интересующих странах или же групповое соглашение о тарифах, в том числе с банком, который не работает в России, но присутствует в стране расположения дочерней компании; попросить руководителя дочерней организации рекомендовать банк, с которым стоит сотрудничать. Если речь идет о странах СНГ, то количество кредитных организаций в них не так велико, как в России, а личные связи и рекомендации имеют большее значение, потому у дочернего подразделения есть шанс получить выгодные тарифы за счет личного контакта и доверительных отношений.

---

Представим, какие банковские продукты позволят достичь общей экономии на затратах группы компаний: многие банки предлагают платные продукты, использование которых увеличит расходы на непосредственно банковское обслуживание, но даст существенную экономию времени сотрудников казначейства, финансовых контролеров и финансового директора.

Что, в свою очередь, позволит сократить расходы на зарплату, налоги и сверхурочные. К таким продуктам относят:

- сводную банковскую выписку по всем компаниям холдинга. Эта функция позволяет в одном файле получать исчерпывающую информацию о текущем состоянии счетов группы компаний. Использование этой функции экономит время на сведение данных из отдельных выписок воедино;

- бюджетный контроль. Когда для отдельной дочерней организации головное предприятие устанавливает лимиты платежей по статьям затрат. Платежи в рамках этого лимита пропускаются банком автоматически, а платежи сверх него требуют дополнительного одобрения установленным кругом лиц в головном предприятии.

Таким образом, финансовому контролеру нет необходимости согласовывать каждый банковский перевод;

- управление счетами с одного места. Функция холдинга в системе «Банк-Клиент» и ее аналогах позволяет с одного рабочего места создавать, подписывать и отправлять в банк платежные поручения за все компании группы, а также просматривать выписку. Ее применение незаменимо, если в холдинге организовано единое казначейство для всех дочерних организаций;

- автоматическое перераспределение средств между счетами группы с целью эффективного управления остатками – реальный пулинг (СASH POOLING, ZERO BALANCING, TARGET BALANCING). Максимально полное использование внутренних ресурсов и снижение затрат на внешнее финансирование.

Применение этих банковских продуктов существенно снижает ручной труд и повышает эффективность работы сотрудников финансового департамента, а значит, снижает затраты. Это должно быть оценено финансовым директором. Если же продукты уже подключены, но их использование не окупается, то с целью сокращения затрат от них следует отказаться.

Предложенный алгоритм сокращения расходов на банковское обслуживание будет полезен не только российским группам компаний, но и тем, кто имеет дочерние подразделения за рубежом. Существенных минусов у решения нет.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проблемы централизации и децентрализации при построении структур управления зависят от того, насколько продумана структура управления, как разграничены сферы ответственности между входящими в нее отделами и сотрудниками. Представили решение, которое поможет избежать наиболее распространенных ошибок и подскажет, на что обратить внимание еще на этапе методов оценки роли организационной структуры управления предприятием в рыночных условиях, которая во многом зависят от специфики бизнеса и стратегических целей компании. Чтобы избежать ошибок, дублирования функций, еще на этапе формирования финансового блока важно определиться с тем, какие отделы будут в него входить, и правильно распределить права и полномочия между специалистами. В целом можно выделить ряд основных упущений, которые допускают компании в проектах организационных изменений централизации и децентрализации:

---