Файл: Централизация и децентрализация управления в организации.pdf

- неправильное распределение ответственности между финансовым директором и главным бухгалтером;

- функционал казначейства выполняет бухгалтерия;

- финансовый директор управляет IT-подразделением;

- финансовому директору подчиняется отдел внутреннего контроля.

Кому должен починяться главный бухгалтер: еще на этапе утверждения проекта организационных изменений важно определиться с тем, кому будет подчиняться главный бухгалтер – финансовому директору или руководителю предприятия.

В некоторых компаниях его непосредственным руководителем считается генеральный директор, но такое распределение ответственности может привести к конфликтам внутри финансово-экономического блока. Учитывая, что без подписи главбуха бухгалтерские документы считаются недействительными, он становится вторым лицом на предприятии. В этом случае финансовый директор не может влиять на его работу, даже несмотря на то что бухгалтерия входит в состав подконтрольного ему подразделения.

До 2013 года подчинение главного бухгалтера генеральному директору было закреплено законодательно, современная редакция закона уже не содержит такого требования, соответственно, аргументов в пользу такого решения гораздо меньше. Кому поручить функции казначейства: одна из наиболее распространенных ошибок оценки эффективности проектов организационных изменений, которую допускают при создании финансовой службы, – отсутствие в ее составе казначейства как самостоятельного подразделения. Вместо этого казначейские функции передаются сотрудникам бухгалтерии. Минусы такого решения очевидны. У бухгалтеров, как правило, достаточно прямых обязанностей, а потому они не всегда могут уделить должное внимание составлению платежного календаря или отчета о движении денежных средств. Чтобы сохранить контроль над всеми входящими и исходящими денежными потоками проекта организационных изменений, избежать ошибок в платежах, лучше закрепить за бухгалтерией только учетные функции.

Задачи казначейства масштабнее, например, управление денежными потоками; контроль и осуществление платежей, а также валютообменные и документарные операции; финансовый анализ, оценка текущих или предполагаемых источников финансирования; подготовка документов для кредитных и депозитных договоров; управление дебиторской и кредиторской задолженностью. Поэтому, если у компании имеются расчетные счета в разных банках, с разными условиями обслуживания, сроками и формами предоставления информации, стоит задуматься о создании казначейства, а не нагружать несвойственными функциями бухгалтеров. Кто должен руководить работой IT-подразделения в проекте организационных изменений: в некоторых компаниях в состав финансовой службы включают и отдел информационных технологий. Нередко это объясняется тем, что финансовый директор долгое время оставался главным инициатором и руководителем проекта по внедрению ERP-системы или, например, автоматизации документооборота. На практике такой подход оправдывает себя далеко не всегда. Во-первых, в этом случае он берет на себя дополнительные несвойственные ему обязанности, как правило, в ущерб основным.

Во-вторых, по мере развития бизнеса роль информационных технологий возрастает, поэтому имеет смысл создать отдельное IT-подразделение со своим руководителем, который будет подчиняться исполнительному или генеральному директору компании.

В чье подчинение передать подразделение внутреннего контроля проекта организационных изменений: служба внутреннего контроля проводит внутренний аудит бухгалтерского и управленческого учета, контролирует соблюдение корпоративных стандартов, анализирует риски и т. д. Другими словами, это подразделение помогает принимать превентивные меры, которые позволяют предотвратить финансовые потери из-за халатности или недобросовестности сотрудников в процессе реализации проектов организационных изменений. Чтобы добиться беспристрастности, объективности и высокой эффективности работы этого подразделения, не стоит включать его в состав финансовой службы. Этот отдел должен подчиняться непосредственно генеральному директору, совету директоров или собственникам компании.

Основные задачи службы внутреннего контроля – обеспечение сохранности активов и эффективного использования ресурсов проектов организационных изменений компании, проверка полноты, надежности и достоверности бухгалтерской и управленческой информации. В малом и среднем бизнесе перечисленные функции, как правило, входят в сферу компетенции финансового директора. Соответственно, обязанности по организации работы службы внутреннего контроля также возлагаются на него. При росте масштабов бизнеса имеет смысл сделать это подразделение самостоятельной структурной единицей, что позволит повысить эффективность его работы, грамотно распределить полномочия, обязанности и ответственность.

Чтобы оценить эффективность проекта организационных изменений, можно провести небольшой опрос внутри подразделения.

Задавать нужно следующие вопросы: сколько дней (часов) согласуется заявка на расход (счет) на оплату, через скольких людей она проходит; сколько документов подписывает (визирует) финансовый директор ежедневно;

- рядовой бухгалтер (экономист) обнаружил материальную ошибку в отчетности (в бюджете). Как быстро эта информация дойдет до финансового директора, дойдет ли вообще; каковы пять основных причин переработок сотрудников финансовой службы (включая финансового директора).

Ответы на эти и другие вопросы помогут выявить слабые стороны организационной структуры и принять необходимые меры по их устранению.

Распространенная ошибка понимания роли корпоративного центра и его функций – замкнуть на себе огромное количество согласований и рутинных вопросов. Это не всегда оправдано, поскольку, помимо оперативных, есть и стратегические задачи, а постоянное отвлечение на текущие вопросы не позволяет уделять им должное внимание. Основная рекомендация в такой ситуации – делегирование не ключевых полномочий и, самое главное, ответственности за принятие решений на линейных руководителей. Для этого нужно выстроить организационную структуру, в которой четко установлено, кто за что отвечает.

Немаловажный фактор – эффективное использование ограничений по материальности вопросов или заявок на расходы, которые необходимо согласовывать с финансовым директором. При оценке роли организационной структуры управления предприятием в рыночных условиях допускают ряд ошибок, связанных с распределением функциональных обязанностей и ответственности между подразделениями. Например, отсутствие единого учетного центра (неопределенность функциональных задач бухгалтерии, планово-экономического отдела, специалистов по МСФО и вытекающее отсюда нарушение взаимосвязи различного вида отчетности); методологические различия между учетом и бюджетированием (методы амортизации, учета активов и обязательств, различия в формировании налогооблагаемых баз); нецентрализованный ввод информации (двойной или тройной ввод первичных учетных данных); плохая взаимозаменяемость сотрудников внутри подразделений. Чтобы избежать этих проблем, нужно четко регламентировать задачи каждого отдела, прописать понятный порядок их взаимодействия в регламентах корпоративного центра и его функций.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Ансофф И. Стратегический менеджмент: Классическое издание: Пер. с англ. / И. Ансофф. – Классическое изд. – СПб: Питер, 2015. – 287 с.
2. Басовский Л. Е. Менеджмент: учебное пособие / Л. Е. Басовский. – Москва: ИНФРА-М, 2014. – 256 с.
3. Васильев Р. Б., Калянов Г. Н. (ред.), Левочкина Г. А., Лукинова О. В. Стратегическое управление информационными системами. М.: Интернет-университет информационных технологий, 2010. – 510 с.
4. Гапоненко А. Л. Теория управления: учебник и практикум для академического бакалавриата / А. Л. Гапоненко, М. В. Савельева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2015. — 336 с.
5. Герчикова И. Н. Менеджмент: учебник / И. Н. Герчикова. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.: Юнити-Дана, 2015. — 510 с.
6. Грибов, В. Д. Инновационный менеджмент: учебное пособие / В. Д. Грибов, Л. П. Никитина. – Москва: ИНФРА-М, 2014. – 311 с.
7. Грушенко В. И. Менеджмент: восприятие сущности менеджмента в условиях стратегических изменений: учебное пособие. Москва: ИНФРА-М, 2014. 288 с.
8. Дзагоева М.Р. Механизм комплексной оценки и управления рисками предприятий промышленности / М.Р. Дзагоева, А.Р. Цховребов, Л.Э. Комаева. – М., 2014. – 120 с.
9. Зараменских Е.П. Управление жизненным циклом информационных систем. – Новосибирск: Изд-во ЦРНС, 2014. – 270 с.
10. Каплан Роберт С., Нортон Дейвид П. Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию: Пер. с англ. М.: Олимп-Бизнес, 2014. - 314 с.
11. Качалов Р.М. Управление экономическим риском. теоретические основы и приложения: монография / Р.М. Качалов; Рос. Акад. наук, Центр. экон. -мат. ин-т. – М.; СПб: Нестор-История, 2013. - 247 с.
12. Круи М. Основы риск - менеджмента: учебное пособие для подго-товки к экзамену на получение сертификата Associate PRM / М. Круи, Д. Га-лай, Р. Марк. – Москва: Юрайт, 2014. – 390 с.
13. Латфуллин Г. Р. Теория менеджмента: Учебник для вузов. 2-е изд. Латфуллин Г. Р., Никитин А. С., Серебренников С.С. Питер: 2015. - 464 с.
14. Литвак Б. Г. Практические занятия по менеджменту: Мастер-класс: учеб. Пособие / Б. Г. Литвак. – М.: Дело, 2014. – 180 с.
15. Ляндау Ю.В. Чигров А.С. Модели архитектуры систем управления. Экономика и предпринимательство часть 2, 2016.
16. Максимцов М. М. Современный менеджмент: учебник / под ред. М. М. Максимцова, В. Я. Горфинкеля. – Москва: ИНФРА-М, 2014. – 299 с.
17. Масленников В.В. «Экономические основы менеджмента. Раздел VI в учебнике «Теория менеджмента» / Под ред. А.М. Лялина», Издательство «Интеллект-бизнес-групп», 2016. – 321 с.
18. Михненко П. А. Теория менеджмента: учебник / П. А. Михненко. — 3-е изд. перераб. и доп. — М.: Московский финансово-промышленный университет «Университет», 2017. — 520 с.
19. Никулин Л.Ф., Масленников В.В., Бусалов Д.Ю. Методология: иерархия и сети в менеджменте. Уч. пособие. Прима-пресс Экспо, 2012. 412 с.
20. Остервальдер А., Пинье И. Построение бизнес-моделей: Настольная книга стратега и новатора / пер. с англ. М.: Альпина Паблишер, 2011. – 288 с.
21. Сизикин А.Ю., Герасимова Е.Б. Управление качеством: учебное пособие. – М.: Инфра-М, Форум, 2014. – 231 с.
22. Томпсон-мл. А. А. Стратегический менеджмент: Концепции и ситуации для анализа: Учебное пособие / А. А. Томпсон-мл, А. Дж. Стрикленд III. – 12-е изд. – М.: Вильямс, 2014. – 315 с.
23. Чудновская, С. Н. Разработка управленческих решений / С. Н. Чудновская. – М.: Эксмо, 2014. – 225 с.
24. Тебекин А. В. Менеджмент: учебник / А. В. Тебекин — М.: ИНФРА-М, 2014. — 384 с.