Номенклатурой дел называют систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения¹⁴.

Для бесперебойной работы службы делопроизводства на предприятии (а в дальнейшем для создания и формирования архива) обязательно следует разработать номенклатуру дел для всех структурных подразделений организации.

Номенклатура дел предназначена для того, чтобы:

1. 
   вести учет дел, которые заведены в течение года в самой организации и в ее структурных подразделениях;
   
2. 
   формировать все дела, обеспечивая порядок при проведении подшивки документов в дела;
   
3. 
   вести индексацию дел;
   
4. 
   обеспечивать быстрый поиск документов¹⁵.
   

Основным нормативно-методическим документом, которым следует руководствоваться при составлении номенклатуры дел, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях¹⁶.

Чаще всего номенклатуру дел составляют в виде единого документа для всей организации. Но при этом сводная номенклатура дел включает в себя и номенклатуры отдельных структурных подразделений, например, номенклатура дел канцелярии, кадрового подразделения, финансового отдела и так далее.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Надо учитывать, что номенклатура дел – локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение – упорядочивание документов, формируемых в дела.

Конкретные функции номенклатуры таковы:

• 
  используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на обложки дел;
  
• 
  каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение сроков хранения – первый этап экспертизы ценности документов;
  
• 
  нужна при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;
  
• 
  классификационная схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;
  
• 
  номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же - основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.
  

---

Формуляр номенклатуры дел должен соблюдаться в любой организации независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Формуляр номенклатуры имеет унифицированную форму. Номенклатура дел содержит такие реквизиты как герб (эмблему), код учреждения (ОКПО), код формы документа по ОКУД, название вида документа (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ), дату, индекс, место составления, заголовок (на _____ год), гриф утверждения, текст (составляется по табличной форме, состоит из двух частей: основной части и итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел), подпись, гриф согласования.

Р
исунок 1 – Фрагмент из номенклатуры дел

Разработанная и оформленная в соответствии с установленными правилами номенклатура дел позволяет не только грамотно сформировать дела, но и во многом определяет порядок их оперативного хранения и использования в делопроизводстве, а также подготовки дел к передаче в архив организации для дальнейшего, уже архивного хранения.

2 ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

2.1 Виды номенклатуры дел организации

Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников организации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки. Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров.

На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте - «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением и др.

Номенклатура дел помогает систематизировать большое количество документов, формировать их и обеспечивать быстрый поиск¹⁷.

Номенклатура дел может быть:

• структурного типа;

---

• производственно-отраслевого;

• функционального.

Номенклатуры дел различаются также и по видам:

•типовая;

Типовая номенклатура дела – это обязательный перечень дел, которые заводят в однотипных компаниях. Типовую номенклатуру чаще разрабатывают в тех учреждениях, которые владеют широкой сетью подведомственных организаций.

•примерная;

Примерная номенклатура дел – это документ, сходный по своему назначению с типовой формой номенклатуры дел организации. Ее разрабатывают для однотипных организаций, но при этом она имеет лишь рекомендательный характер. Это означает, что подведомственные компании вправе самостоятельно решать, принимать им этот документ в качестве типового образца или разработать свою схему делопроизводства по номенклатуре.

•индивидуальная¹⁸.

Индивидуальную номенклатуру дел утверждают в каждой организации. При этом как заголовки дел, так и сроки хранения документов переносят в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации отсутствует типовая или примерная номенклатура дел, индивидуальную номенклатуру такая организация разрабатывает самостоятельно¹⁹.

2.2 Общие правила работы с номенклатурой дел

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться следующим документом:

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях и раздела 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018.

Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения – «номер один» среди них.

То, как долго нужно хранить документ, зависит от его типа и вида. Порядок и сроки хранения на государственном уровне установлены:

• 
  законом «О бухгалтерском учете»;
  
• 
  законом «Об архивном деле»;
  
• 
  Налоговым кодексом РФ;
  
• 
  иными законодательными нормативными актами.
  

Сроки хранения документов в делопроизводстве, в том числе кадровом, устанавливают в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденным Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236

---

²⁰.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

Итак, номенклатура дел представляет собой таблицу, ее формаприведена в приложении № 26 к Правилам № 526²¹.

Графы нужно заполнять в следующей последовательности: № 1, № 2, № 4, № 5. Все сведения в графу № 3 заносят в последнюю очередь. Заполнять эту графу нужно в конце календарного года, когда будет точно известно количество единиц хранения: томов, папок, книг, журналов. Порядок составления и ведения номенклатуры дел необходимо прописать в инструкции по делопроизводству. Рассмотрим, как создать номенклатуру дел организации, заполнить образец в пошаговом формате.

Разберем правила составления номенклатуры дел на примере отдела кадров. Порядок составления номенклатуры дел по графам следующий:

Графа № 1 номенклатуры дел. В эту графу номенклатуры организации нужно внести индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номера (кода) структурного подразделения в соответствии с утвержденным штатным расписанием организации и порядкового номера дела, сформированного в кадровой службе. Индексы обозначают арабскими цифрами. Например, 05-07, где 05 – код кадровой службы по штатному расписанию, 07 – порядковый номер дела или папки по номенклатуре дел.

Группу цифр индекса разделяют дефисом. Впоследствии индексы дел переносят из номенклатуры на корешки папок-скоросшивателей, при сдаче дел в архив переносят на обложку дела. Дела, в которых есть вопросы и они не разрешены в течение одного календарного года, вносят в номенклатуру следующего года, указав тот же индекс. К таким делам могут относиться личные карточки, трудовые книжки и журналы учета²².

Графа № 2 номенклатуры. В нее вносят заголовки дел или папок всех входящих, исходящих, внутренних документов, с которыми проводят работу, включают справочные, регистрационные материалы, например, картотеки, журналы или книги учета и выдачи документов. В номенклатуру не включают заголовки печатных изданий: бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов.

Все заголовки дел располагают в определенной последовательности. Она должна зависеть от важности документов, которые входят в состав дела. Вначале нужно перечислить заголовки дел, которые содержат организационную документацию: Положение об отделе кадров и должностные инструкции всех сотрудников, Правила трудового распорядка, коллективный договор. После чего вносят заголовки тех дел, которые содержат распорядительную документацию:

---

приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении сотрудников, о наложенных взысканиях, о поощрениях и о командировках.

Затем указывают заголовки всех дел с учетной и справочной документацией: штатного расписания, личных карточек (если от них не отказались), графиков отпусков, журналов учета сотрудников, которые были направлены в командировки, и так далее. Завершают перечень официальной внутренней перепиской: докладными, объяснительными записками, представлениями.

После перечисления в номенклатуре заголовков всех существующих дел, в графе № 1 нужно проставить еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставить свободное место. Это потребуется для учета новых, не предусмотренных изначально дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение календарного года.

Графа № 3 номенклатуры дел компании Ее заполняют в конце года. Согласно общим принятым правилам, объем дела должен не превышать 250 листов. Если количество страниц больше, то дело делят на тома или на части, а в третьей графе указывают номер каждого тома или части и его крайние даты: «Т.1 10.01.2019 — 31.07.2019» ²³.

Графа № 4 номенклатуры дел организации. В графу № 4 вносят срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по перечню, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236²⁴. При заполнении этой графы важно учитывать, что в номенклатуре должны присутствовать все заголовки дел за год. Личные дела сотрудников и руководителей хранят 75 лет (если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года) или 50 лет (если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года даже в случае отказа от них). В качестве одного дела следует включить личные дела сотрудников и трудовые книжки. В самостоятельное дело выделяют каждый журнал или книгу учета, которые ведут в кадровой службе.

Графа № 5 номенклатуры дел. В графе № 5 номенклатуры проставьте отметки о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т.п. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 13.01.06», «Подлинники документов хранятся в общем отделе» и так далее. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры дела.

По окончанию календарного года служба делопроизводства или иная служба, ответственная за составление номенклатуры дел должна составить итоговую запись об общем количестве заведенных дел или томов, частей постоянного и временного хранения.

---

Смотрите также файлы

• Состояние вопроса.docx

• Текст и критерии оценивания контрольной работы по географии 8 клас, iii четверть Структура контрольной работы.docx

• 6сынып Синонимдік атарды крсетііз.docx

• Деление клетки. Митоз.docx

• Понятие административноправовых отношений.docx