Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо Супер защищенные компьютерные технологии.doc

Утверждаю __________________________ __________________________ «___» _________ 20 г.

ИНСТРУКЦИЯ

по конфиденциальному делопроизводству в
_______ООО «Супер защищенные компьютерные технологии» _______

	Введена в действие приказом № 1 от 23.03.2023
	Введена взамен __________________________________

Содержание

	Область применения ………………………………………………………….		4
	Нормативные ссылки …………………………………………………………		4
	Сокращения, условные обозначения ……………………………………..		4
	Термины и определения …………………………………………………….		4
	Общие положения …………………………………………………………….		6
	Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации …………………………….		7
	Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией …………………………………………………………….		10
	Группировка конфиденциальных документов в дела ……………………		12
	Хранение конфиденциальных документов ………………………………..		14
	Копирование конфиденциальных документов …………………………..		14
	Пересылка конфиденциальных документов ………………………………		15
	Уничтожение конфиденциальных документов ……………………………		15
	Контроль состояния конфиденциального делопроизводства …………		16
Приложение № 1		Образец оформления докладной записки с грифом КТ	17
Приложение № 2		Образец оформления докладной записки с грифом К	19
Приложение № 3		Журнал учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях …………………………………….	21
Приложение № 4		Журнал учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации ………………………………………………….	22
Приложение № 5		Реестр передачи конфиденциальных документов для доклада руководству подразделения (или для согласования в других подразделениях Общества) ……………	23
Приложение № 6		Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов ……………………………………………………….	24
Приложение № 7		Журнал регистрации исходящих конфиденциальных документов …………………………………………………….	25
Приложение № 8		Журнал учета конфиденциальных изданий ……………	26
Приложение № 9		Карточка учета конфиденциальных изданий в подразделении ………………………………………………………..	27
Приложение № 10		Образцы печати и штампов конфиденциального делопроизводств ……………………………………………………	28
Приложение № 11		Внутренняя опись документов, находящихся в деле ….	29
Приложение № 12		Акт приема-передачи документов (дел) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …….	30
Приложение № 13		Карточка учета выдачи дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …………………………	31
Приложение № 14		Реестр передачи конвертов (пакетов) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ……………	32
Приложение № 15		Список подразделений, организаций для рассылки документов с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………	33
Приложение № 16		Акт о выделении к уничтожению документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», не подлежащих хранению ……………………………	34
Приложение № 17		Акт проверки наличия и состояния документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………………………	35
Приложение № 18		Образец оформления внешнего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) ………………………………………	36
Приложение № 19		Образец оформления внутреннего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) …………………………………	37

---

1. 
   Область применения
   

1. 
   Настоящая инструкция устанавливает единую систему конфиденциального делопроизводства в организации.
   
2. 
   Настоящая инструкция обязательна для всех руководителей, специалистов и служащих организации.
   

2. 
   Нормативные ссылки.
   

Инструкция разработана на основе требований следующих документов:

• 
  Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. (Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477).
  
• 
  Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, органах местного самоуправления. (Приказ Росархива от 24 декабря 2020 г. № 199).
  
• 
  Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. (Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).
  
• 
  Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (Постановление Правительства РФ № 1233 от 3 ноября 1994).
  
• 
  ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
  
• 
  ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
  
• 
  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
  

3. 
   Сокращения, условные обозначения
   

ДСП - Для служебного пользования

ФГУП - Федеральное государственное унитарное предприятие

ООО - Общество с ограниченной ответственностью

КТ - коммерческая тайна

КИ - конфиденциальная информация

Э - внешний электронный накопитель

4. 
   Термины и определения
   

«Коммерческая тайна» - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду, к которой у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой введен режим коммерческой тайны

---

Конфиденциальная информация – это сведения тайного характера, которые нельзя показать публично и находящиеся под охраной закона. В первую очередь это личные данные людей, государственная, коммерческая тайны.

Конфиденциальное делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование информации, содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну, процесс подготовки, изготовления документов и организацию работы с ними.

Доступ к информации – возможность получения информации и ее использования

Предоставление информации – действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц

Распространение информации – действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц

Электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно телекоммуникационной сети

Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах

Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

Официальный документ

---

 – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Реквизит документа – элемент оформления документа.

Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Стадии делопроизводства:

- создание документов (документирование)

- организация движения и учёта документов (документооборот)

- хранение документов (архивное дело)

Основные потоки документации:

- поступающие из других организаций (входящие)

- отправляемые в другие организации (исходящие)

- создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние)

5. 
   Общие положения
   

1. 
   Инструкция по конфиденциальному делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования, предъявляемые к оформлению, регистрации, учету, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации. Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех руководителей, специалистов и служащих организации и устанавливает единый порядок работы со сведениями конфиденциального характера.
   
2. 
   Конфиденциальное делопроизводство ведется в отделе «Секретариата».
   

Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в Обществе возлагается, как правило, на лиц, назначенных руководителем организации или подразделений.

Ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства назначаются из числа работников организации.

На работников, ведущих конфиденциальное делопроизводство, возлагается персональная ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства в Обществе, закрепляются в их

---

должностных инструкциях и трудовых договорах.

Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в подразделениях Общества возлагается на руководителей подразделений.

Организацию работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляет отдел «Секретариата». Контроль за организацией работы с конфиденциальными документами осуществляется руководителем «Секретариата».

6. 
   Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации
   

1. 
   Подготовка, оформление и согласование конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
   
2. 
   Конфиденциальная информация может содержаться на материальных носителях, в бумажных и электронных носителях, кино- и фотопленках.
   
3. 
   На документы, содержащие конфиденциальную информацию Общества, исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляются грифы конфиденциальности:
   

«Коммерческая тайна» - на документах, содержащих конфиденциальную информацию в соответствии с Перечнем конфиденциальной информации Общества (далее - Перечень), по форме согласно приложению № 1 к настоящей Инструкции;

«Конфиденциально» - на документах, содержащих конфиденциальную информацию в соответствии с Перечнем конфиденциальной информации Общества (далее - Перечень), по форме согласно приложению № 2 к настоящей Инструкции;
Соответствующие грифы конфиденциальности проставляются на электронных версиях документов, содержащих конфиденциальную информацию.

4. 
   Проекты конфиденциальных документов (текстовых и чертежно-графических) на бумажных носителях, до подписания и присвоения исходящего регистрационного номера документу, учитываются в Журнале учёта проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации (приложение № 3 к настоящей Инструкции) работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении – исполнителе документа.
   

Учетный номер проекта конфиденциального документа на бумажном носителе состоит из делопроизводственного индекса по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «Супер защищенные компьютерные технологии», введенному приказом Общества от 24.03.2023г. № 3, буквенного обозначения «КТ» (для коммерческой тайны) или «КИ» (для иной конфиденциальной информации) и порядкового номера по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации, записываемых через косую черту (например, 01/КТ-Б/4, где 01 – индекс, КТ – признак конфиденциальной информации, Б – бумажный носитель, 4 – порядковый номер носителя по Журналу).

---