Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо Супер защищенные компьютерные технологии.doc

Утверждаю __________________________ __________________________ «___» _________ 20 г.

ИНСТРУКЦИЯпо конфиденциальному делопроизводству в_______ООО «Супер защищенные компьютерные технологии» _______

	Введена в действие приказом № 1 от 23.03.2023
	Введена взамен __________________________________

Содержание

	Область применения ………………………………………………………….		4
	Нормативные ссылки …………………………………………………………		4
	Сокращения, условные обозначения ……………………………………..		4
	Термины и определения …………………………………………………….		4
	Общие положения …………………………………………………………….		6
	Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации …………………………….		7
	Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией …………………………………………………………….		10
	Группировка конфиденциальных документов в дела ……………………		12
	Хранение конфиденциальных документов ………………………………..		14
	Копирование конфиденциальных документов …………………………..		14
	Пересылка конфиденциальных документов ………………………………		15
	Уничтожение конфиденциальных документов ……………………………		15
	Контроль состояния конфиденциального делопроизводства …………		16
Приложение № 1		Образец оформления докладной записки с грифом КТ	17
Приложение № 2		Образец оформления докладной записки с грифом К	19
Приложение № 3		Журнал учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях …………………………………….	21
Приложение № 4		Журнал учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации ………………………………………………….	22
Приложение № 5		Реестр передачи конфиденциальных документов для доклада руководству подразделения (или для согласования в других подразделениях Общества) ……………	23
Приложение № 6		Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов ……………………………………………………….	24
Приложение № 7		Журнал регистрации исходящих конфиденциальных документов …………………………………………………….	25
Приложение № 8		Журнал учета конфиденциальных изданий ……………	26
Приложение № 9		Карточка учета конфиденциальных изданий в подразделении ………………………………………………………..	27
Приложение № 10		Образцы печати и штампов конфиденциального делопроизводств ……………………………………………………	28
Приложение № 11		Внутренняя опись документов, находящихся в деле ….	29
Приложение № 12		Акт приема-передачи документов (дел) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …….	30
Приложение № 13		Карточка учета выдачи дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …………………………	31
Приложение № 14		Реестр передачи конвертов (пакетов) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ……………	32
Приложение № 15		Список подразделений, организаций для рассылки документов с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………	33
Приложение № 16		Акт о выделении к уничтожению документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», не подлежащих хранению ……………………………	34
Приложение № 17		Акт проверки наличия и состояния документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………………………	35
Приложение № 18		Образец оформления внешнего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) ………………………………………	36
Приложение № 19		Образец оформления внутреннего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) …………………………………	37

---

1. 
   Область применения
   

1. 
   Настоящая инструкция устанавливает единую систему конфиденциального делопроизводства в организации.
   
2. 
   Настоящая инструкция обязательна для всех руководителей, специалистов и служащих организации.
   

2. 
   Нормативные ссылки.
   

Инструкция разработана на основе требований следующих документов:

• 
  Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. (Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477).
  
• 
  Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, органах местного самоуправления. (Приказ Росархива от 24 декабря 2020 г. № 199).
  
• 
  Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. (Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).
  
• 
  Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (Постановление Правительства РФ № 1233 от 3 ноября 1994).
  
• 
  ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
  
• 
  ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
  
• 
  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
  

3. 
   Сокращения, условные обозначения
   

ДСП - Для служебного пользованияФГУП - Федеральное государственное унитарное предприятиеООО - Общество с ограниченной ответственностьюКТ - коммерческая тайнаКИ - конфиденциальная информацияЭ - внешний электронный накопитель

4. 
   Термины и определения
   

«Коммерческая тайна» - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду, к которой у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой введен режим коммерческой тайны

---

Конфиденциальная информация – это сведения тайного характера, которые нельзя показать публично и находящиеся под охраной закона. В первую очередь это личные данные людей, государственная, коммерческая тайны.Конфиденциальное делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование информации, содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну, процесс подготовки, изготовления документов и организацию работы с ними.Доступ к информации – возможность получения информации и ее использованияПредоставление информации – действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лицРаспространение информации – действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лицЭлектронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно телекоммуникационной сетиДокументированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носительЭлектронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системахДелопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.Официальный документ

---

 – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.Реквизит документа – элемент оформления документа.Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.Стадии делопроизводства:- создание документов (документирование)- организация движения и учёта документов (документооборот)- хранение документов (архивное дело)Основные потоки документации:- поступающие из других организаций (входящие)- отправляемые в другие организации (исходящие)- создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние)

5. 
   Общие положения
   

1. 
   Инструкция по конфиденциальному делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования, предъявляемые к оформлению, регистрации, учету, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации. Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех руководителей, специалистов и служащих организации и устанавливает единый порядок работы со сведениями конфиденциального характера.
   
2. 
   Конфиденциальное делопроизводство ведется в отделе «Секретариата».
   

Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в Обществе возлагается, как правило, на лиц, назначенных руководителем организации или подразделений.Ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства назначаются из числа работников организации.На работников, ведущих конфиденциальное делопроизводство, возлагается персональная ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.Права и обязанности работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства в Обществе, закрепляются в их

---

должностных инструкциях и трудовых договорах.Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в подразделениях Общества возлагается на руководителей подразделений.Организацию работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляет отдел «Секретариата». Контроль за организацией работы с конфиденциальными документами осуществляется руководителем «Секретариата».

6. 
   Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации
   

1. 
   Подготовка, оформление и согласование конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
   
2. 
   Конфиденциальная информация может содержаться на материальных носителях, в бумажных и электронных носителях, кино- и фотопленках.
   
3. 
   На документы, содержащие конфиденциальную информацию Общества, исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляются грифы конфиденциальности:
   

«Коммерческая тайна» - на документах, содержащих конфиденциальную информацию в соответствии с Перечнем конфиденциальной информации Общества (далее - Перечень), по форме согласно приложению № 1 к настоящей Инструкции;«Конфиденциально» - на документах, содержащих конфиденциальную информацию в соответствии с Перечнем конфиденциальной информации Общества (далее - Перечень), по форме согласно приложению № 2 к настоящей Инструкции;Соответствующие грифы конфиденциальности проставляются на электронных версиях документов, содержащих конфиденциальную информацию.

4. 
   Проекты конфиденциальных документов (текстовых и чертежно-графических) на бумажных носителях, до подписания и присвоения исходящего регистрационного номера документу, учитываются в Журнале учёта проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации (приложение № 3 к настоящей Инструкции) работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении – исполнителе документа.
   

Учетный номер проекта конфиденциального документа на бумажном носителе состоит из делопроизводственного индекса по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «Супер защищенные компьютерные технологии», введенному приказом Общества от 24.03.2023г. № 3, буквенного обозначения «КТ» (для коммерческой тайны) или «КИ» (для иной конфиденциальной информации) и порядкового номера по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации, записываемых через косую черту (например, 01/КТ-Б/4, где 01 – индекс, КТ – признак конфиденциальной информации, Б – бумажный носитель, 4 – порядковый номер носителя по Журналу).

---