Титульный лист

СОДЕРЖАНИЕ

3. Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления как основа технологии процесса управления.

1. Понятие нормативно-правовой базы ДОУ

Нормативно-правовая база документационного управления – это совокупность законов, нормативно – правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;  

2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;  

3. Государственная система документационного обеспечения управления;

4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;  

5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;  

6. Государственные стандарты и документацию;

7. Унифицированные системы документации;  

8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;  

9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;  

10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

1.1 Понятие документационного обеспечения управления – основа технологии процесса.

Делопроизводство -отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. 

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в ХVIIв.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется словоделокак собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

---

Современное делопроизводство включает:

• 
  обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
  

• 
  организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
  

Параллельно с термином «делопроизводство» В последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления(ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ включает следующие основные процессы:

• 
  фиксация управляющих воздействий или данных о состоянии дел Организации на официальных носителях, т.е. "документирование" или "производство документов";
  
• 
  своевременное предоставление информации в официальном порядке, т.е передача документов или "документооборот";
  
• 
  оперативное и долговременное хранение документов, т.е "архивное хранение".
  

Документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, основной целью которой является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в Организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Сегодня ДОУ служит и инструментом эффективного управления, и важнейшим коммуникативным средством во взаимоотношениях госструктур с населением страны, структурами гражданского общества, бизнесом.

17 Письма - запросы и письма - ответы организации – кредиторов. Типовые гарантийные письма от организации (грантов) – банкам о погашении кредита.

1. 
   Письма – запросы.
   

Письмо-запрос - деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос - обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг). В коммерческой деятельности письма-запросы используются на предконтрактной стадии.

---

Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа. В коммерческом запросе, как правило, указывают: наименование товаров (услуг), условия, на которых желательно получить товар (наименование товара, количество, качество товара, сроки поставки, модель, марка, цена, условия поставки и др.).

Письма-запросы часто направляют в госструктуры, например, в службу занятости или в Минтруд, или в компании, с которыми взаимодействует организация. Самое главное для такого письма — четко и понятно изложить суть просьбы. Кроме того, важно, чтобы получатели поняли, от кого пришел запрос. Поэтому в шапке письма указывается название организации, адрес, по которому она располагается, её банковские реквизиты. Если нужно обосновать легитимность запроса, указываются ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы. Запрос, связанный с коммерческими предложениями или сделками, пишется несколько иначе, чем запрос в государственные органы. Важно указать суть предложения, которое было сделано ранее одной из сторон и предварительно обсуждалось обеими сторонами, либо наименование услуг и условия, на которых организация хотела бы получить эти услуги в нужном качестве и количестве, сроки.

1. 
   Письмо – запрос организации – кредиторов. Особенности составления, структура.
   

Это письмо с просьбой об отсрочке платежа — это документ-обращение к кредитору с обоснованием невозможности исполнения обязательства по уплате и указанием срока перечисления средств. Составляется в целях информирования контрагента о наступлении форс-мажорных обстоятельств для получения ответа о возможности изменения даты перечисления средств.

Унифицированная форма для такого документа, как письмо с просьбой отсрочить оплату, не введена. На практике бланки организации не утверждают, так как документ достаточно простой. Главное правило — документ составляется в письменном виде в понятной для контрагента форме.

Инструкция, как написать просьбу об отсрочке платежа: В правом верхнем углу листа располагается адресная часть. Полностью рекомендуется указать адрес и реквизиты юридического лица или ИП либо составить обращение на фирменном бланке, чтобы контрагент мог правильно идентифицировать автора. Адрес кредитора необязателен.

---

Далее следует наименование документа, его располагают по центру строки. В описательной части излагается прошение о перенесении уплаты на более поздний срок с обоснованием причин.

Обязательны подпись, печать и дата.

Если направление такого письма прямо предусмотрено в договоре, необходимо при его составлении и оформлении руководствоваться положениями контракта.

Пример составления письма-запроса

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» 123456, Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111 Директору ООО «Пушка» Петрову Ивану Сидоровичу г. Санкт-Петербург, ул. Кирова, 45 Письмо об отсрочке платежа Уважаемый Иван Сидорович! По Договору подряда №10 от 01.06.2020 ООО «Пушка» выполнило работы по строительству склада, и ООО «Clubtk.ru» обязано оплатить работы стоимостью 100 000 (сто тысяч) рублей не позднее 01.11.2020. К сожалению, ООО «Clubtk.ru» не имеет свободных средств, чтобы выполнить в срок это обязательство. Просим Вас учесть сложившиеся финансовые трудности и отсрочить дату платежа до 31.01.2020. Обязуемся полностью погасить долг к этому сроку. 2020 г. Воронов Андрей Викторович

2. 
   Письма – ответы.
   

Письмо-ответ – это вид делового письма, который составляется в случае необходимости письменного ответа на ранее полученную инициативу (письмо-запрос, письмо-приглашение, письмо-просьбу, письмо-извещение и т.п.). Письмо-ответ может быть составлено в форме письма-согласия и письма-отказа в результате принятия положительного или отрицательного решения соответственно.

В независимости от результата, при составлении письма-ответа следует придерживаться того же стиля, в котором написано письмо, на которое направляется ответ. В случае составление письма-отказа, отправитель должен максимально четко объяснить его причину.

Письмо-ответ с положительным решением (письмо-согласие) должно содержать всю необходимую информацию, о которой просит адресат. Письмо-ответ оформляется на стандартном листе или фирменном бланке предприятия организации). Как правило, документ имеет следующую структуру:

• 
  в шапке письма указывается полное наименование предприятия (организации) или фамилия, имя, отчество лица, которое направляет ответ;
  
• 
  дата составления и регистрационный номер письма-ответа, а также инициативного письма;
  
• 
  обращение. Может быть общим, например «Уважаемые господа!» или конкретным («Уважаемый _____________________!»;
  
• 
  текст письма с обоснованием причин отказа или выражением согласия;
  
• 
  подпись руководящего лица ответчика с указание его должности, фамилии, имени, отчества.
  

---

Если письмо-ответ содержит некую документацию в качестве приложения, то оно должно быть подписано также главным бухгалтером предприятия (организации).

3. 
   Типовые гарантийные письма от организации (грантов) – банкам о погашении кредита.
   

Гарантийное письмо - это обязательство одной стороны сделки перед другой по исполнению условий договора, контракта, соглашения.

Документ может применяться при отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, погашении задолженности. Его составление может требоваться по закону или выступать условием для заключения сделки.

Гарантийное письмо отличается от корреспонденции остальных видов тем, что в нем содержатся обязательства, выполнение которых гарантирует отправитель. Гарантийное письмо об оплате будет содержать обязательство произвести расчёт, в нем может также содержаться обещание:

-принять на работу переводом специалиста, трудоустроенного в другой организации;

- своевременно вернуть полученные в кредит средства;

-предоставить услугу или выполнить иные действия.

Гарантийное письмо об оплате, другие виды и их особенности. Существуют следующие виды гарантийных писем:

- Гарантийное письмо с просьбой и обязательством

- Гарантийное письмо с обязательством.

Гарантийное письмо с просьбой и обязательством содержит просьбу выполнить работу, предоставить кредит и др. и обязательство – оплатить работы, услуги, продукцию, вернуть кредит и др.

Гарантийное письмо по оплате задолженности — это документ деловой переписки, в котором заказчик подтверждает свое намерение погасить долги перед контрагентом за товары, услуги либо выполненные работы. На его основании поставщик вправе требовать исполнения обязательства и даже использовать его в судебных разбирательствах.

---

Смотрите также файлы

• Сахарозаменители, как способ снижения количества потребляемого сахара.docx

• Ведомость костюмов.docx

• Теории Углева Теория адекватного питания.docx

• Пн аза тілі мен дебиеті Т2 Сынып 8 Таырыпазаы наурызнама. 1 саба. Саба.docx

• 7 сынып Оушыны атыжні.docx