Файл: Характеристика внешней и внутренней среды организации.pdf

Внутренняя среда организации (ВСО) стала предметом исследований и разработок с первым появлением крупных организаций, ориентировочно с 1870-х годов. По словам Питера Друкера, руководство их внутренней деятельностью в тот период времени представлялось новой и потому сложной задачей.

Начиная формирование научной основы теории менеджмента, Ф. Тейлор обратился к таким внутренним элементам организации как структура, персонал (стимулирование труда), а также организация труда в целом. Несмотря на то, что он не сконсолидировал данные понятия в единую систему элементов внутренней среды организации, Ф. Тейлор положил начало формированию теоретического конструкта данного понятия.

Одним из значимых достижений ранней теории менеджмента являются 12 принципов производительности, сформулированные Х. Эмерсоном. Все данные принципы характеризуют условия функционирования именно внутренних факторов: целей, персонала, организации труда, учета [16, c.12].

Российский ученый А.К. Гастев активно развивал теории таких элементов внутренней среды организации как рациональность и культура труда.

Американский ученый У. Деминг утверждал, что путём принятия соответствующих принципов управления организации могут повысить качество и одновременно снизить расходы (за счёт сокращения количества отходов, переделывания, изнурения персонала и судебных разбирательств, при одновременном повышении лояльности клиентов). Ключ в том, чтобы практиковать непрерывное совершенствование и представлять производство как систему, а не как кусочки и части. Исследования У. Деминга развили конструкцию факторов внутренней среды организации особыми качествами и свойствами субъекта менеджмента.

И. Ансофф, как автор и основатель теории стратегического менеджмента, в своих исследованиях уделял большое внимание таким элементам внутренней среды организации как стратегия и технологии [16, c.13].

Таким образом, в процессе развития науки менеджмента, происходило развитие и обогащение теоретической базы понятия внутренней среды организации.

Любая организация располагает внутренней и внешней средой. Среду организации принято рассматривать, как состоящую из трех сфер: общей (или макроокружения), рабочей (или непосредственного окружения) и внутренней. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени.

Совокупность внутренних факторов (объектов, процессов), так называемых внутренних переменных, придающих организации конкретное, присущее только ей лицо образует ее внутреннюю среду. Она включает цели, ресурсы, горизонтальное и вертикальное разделение труда, культуру, технологии, организационную структуру, систему коммуникаций и обмена информацией, поведение сотрудников и пр.

Внутренние переменные частично являются чем-то данным, частично возникают в результате предыдущих управленческих решений и могут, хотя и не полностью, контролироваться. Их корректировка или преодоление составляет суть управления.

От момента создания организации, вокруг и внутри нее, существует множество элементов, которые влияют на ведение бизнеса. Это набор функций, факторов, процессов, входов и выходов, а также условия и ограничения, связанные с повседневной работой. Совокупность таких элементов и есть среда организации или ее контекст [14, c.1293].

После вступления в силу стандарта ISO 9001:2015 понимание среды организации стало являться обязательным требованием. Область действия системы качества значительно расширилась. Теперь организация должна идентифицировать, проводить анализ и понимать среду, в которой она осуществляет свою деятельность. Этим необходимо заниматься систематически, на постоянной основе.

Среда организации играет важную роль в существовании и развитии компании. Понимание среды организации – это ключ к правильной бизнес-стратегии, не говоря уже о правильной стратегии качества.

Внутренняя среда организации – это интегрированная совокупность внутренних элементов организации, являющихся объектом управленческих решений в организации и определяющих основу ее функционирования [21, c.84].

Внутренняя среда организации определяется множеством факторов, которые тоже называются внутренними, поскольку формируются самой организацией в процессе ее деятельности, оказывая влияние и на ее результаты, и на перспективы развития.

В укрупненном виде внутреннюю среду можно представить как совокупность пяти групп факторов, каждая из которых включает десятки конкретных факторов [4, c.62]. Комбинация их индивидуальна для каждой организации и зависит от особенностей ее деятельности, величины, а также внешних условий его функционирования. Значимость отдельных факторов тоже различается для разных организаций.

В качестве факторов внутренней среды (ресурсная группа), оказывающих негативное воздействие на деятельность различных организаций можно выделить [8, c.89]:

- уровень физического и морального износа основных фондов;

- уровень технологических и проектных решений;

- проблемы с квалифицированными кадрами.

Отдельно следует выделить высокий уровень трудоемкости деятельности в организации, обусловленный, в свою очередь, совокупностью следующих факторов: применяемые технологии; уровень автоматизации работ, обусловленным отсутствием высокотехнологичного оборудования.

Во многом эффективность деятельности организации зависит от личности руководителя, его личностных характеристик, к которым можно отнести внушаемость, волю, здоровье, опыт, особенности мышления, ответственность, профессионализм, реакцию, рискованность, темперамент, уровень эмоциональности, характер внимания.

С точки зрения управления человеческими ресурсами представляют интерес характеристики мышления руководителя: глубина, широта, быстрота и гибкость. Глубина – характеризует аналитический характер мышления человека, поиск им причинно-следственных связей внутри анализируемой ситуации. Человек при этом может абстрагироваться от окружающих элементов. Для таких людей будет эффективным аналитический метод подготовки управленческих решений. Широта – отражает синтетический характер мышления, при котором человек умеет оценить роль анализируемой ситуации в общем сценарии деятельности [15, c.99].

Широта мышления способствует эффективному применению метода «дерева решений» и метода сценариев. Быстрота – определяется временем выполнения задания относительно среднего уровня, принятого в данной организации. Работник может быстрее, чем другие, разобраться в ситуации или разработать эффективное решение. Быстрота мышления позволяет перебирать множество вариантов, что необходимо при эвристических методах подготовки и реализации управленческих решений. Гибкость – характеризуется своевременным и обоснованным переходом на новые методы разработки и реализации управленческих решений. Гибкость и готовность к компромиссам необходимы при матричном методе подготовки и реализации управленческих решений.

Если говорить о внешней среде организации, то надо заметить, что она оказывает существенное влияние на организацию. Организации полностью зависимы от окружающего мира, как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей [21, c.16].

Внутренняя организация, в отличие от внешней, вбирает в себя то, что находится непосредственно внутри фирмы, а не за ее пределами. Понятие внутренней среды фирмы можно определить следующим образом: внутренняя среда фирмы – основные составляющие компоненты фирмы, которые оказывают непосредственное влияние на ее функционирование.

Информация о внутренней среде фирмы необходима менеджеру, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей.

Анализ внутренней среды позволяет также лучше уяснить цели и задачи организации. Важно то, что помимо производства продукции, оказания услуг фирма обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности.

Внешняя и внутренняя среда фирмы всегда функционируют параллельно друг с другом. Об этом говорит, к примеру, то, что анализ внешних условий может очертить благоприятные и неблагоприятные возможности предложения на рынке, однако, они могут быть оценены только в отношении внутренних сильных и слабых сторон организации. В связи с этим каждой организации необходимо время от времени проводить анализ внутренней среды.

Можно выделить несколько причин для проведения анализа внутренней среды организации:

1. Найти наилучшие способы для достижения поставленных задач.

2. Основывать действия на реальных, а не на желаемых фактах.

3. Причины важны для понимания не только того, что сделано, но и почему это сделано.

4. Прошлый успех не является достаточной основой для будущего успеха.

5. Идеи каждого могут быть подвержены сомнению [9, c.52].

В анализе внутренних факторов рассматриваются следующие:

1. Состояние рынка и уровень обслуживания. Важно разобраться, какие товары и услуги отвечают определенным требованиям, и решить, на каких необходимо сконцентрироваться.

Товары и услуги:

- подходят для быстрого роста и предложения благоприятных возможностей бизнеса в пределах требуемых инвестиций;

- выполнены и выполняются хорошо, но их последующий рост, вероятно, будет замедлен;

- медленно растут или снижаются на вялом рынке и требуют больше затрат, нежели получаемая прибыль;

- быстро растут на потенциально большом рынке, но есть сомнения насчет правильных размеров рынка или стоимости введения и развития услуг, поэтому важные стратегические решения могут быть приняты как по тем товарам, которые модернизируются, так и по тем, которые сохраняются или от которых отказываются.

2. Финансовые средства. Оценить следующее:

- Как размещены инвестиции?

- Как организация разместила полученные на развитие деньги?

- Как много средств вложено в предприятия с высоким риском, в валюту и т.д.?

- Насколько эффективно текущее использование финансовых ресурсов как основы для запланированных изменений?

3. Операционная деятельность и производительность. Выяснить, насколько эффективна организация в предоставлении своих услуг относительно времени, точности, стоимости и трудозатрат.

4. Технология. Оценить текущую эффективность и потенциал для дальнейшего снижения стоимости в результате инвестиций в новые технологии [6, c.1232].

5. Управление и штат. Оценить, как распределяются усилия в отношении глобальных целей; удостовериться, что есть достаточное число менеджеров с высокой квалификацией и опытом, полезным или потенциально доступным для достижения поставленных задач, что они настроены на эти задачи и могут использовать руководство для стимулирования персонала.

6. Организация. Оценить, помогает или мешает структура в выполнении задач, и увидеть, облегчают ли они связь.

7. Информация. Решить, полезна ли соответствующая информация, когда и где она необходима человеку, нуждающемуся в ней; оценить ухудшение выполнения работы из-за плохого или запоздалого получения информации.

8. Система обслуживания клиентов. Оценить:

- как много времени оно занимает;

- во сколько оно обходится;

- каков потенциал для его совершенствования.

Анализ внутренней среды организации, сопоставление ее сильных и слабых сторон и, как результат, – принятие эффективных управленческих решений - поможет ей успешно функционировать на конкурентном рынке.

2. Анализ внешней и внутренней среды ООО «Русь-Агро»

2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО «Русь-Агро»

ООО «Русь-Агро» зарегистрирована 13 марта 2006 г. Основным видом деятельности является «Торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями», зарегистрированы 3 дополнительных вида деятельности.

Полное наименование предприятия: Общество с ограниченной ответственностью «Русь-Агро».

Сокращенное наименование предприятия: ООО «Русь-Агро».

Место нахождения предприятия: Российская Федерация, г.Владимир, ул.Почаевский овраг, д.9.

Целью деятельности ООО «Русь-Агро» является расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли.

Предметом деятельности ООО «Русь-Агро» является:

- торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями;

- торговля мотоциклами, их деталями, узлами и принадлежностями; техническое обслуживание и ремонт мотоциклов;

- оптовая торговля машинами и оборудованием для сельского хозяйства;

- прочая оптовая торговля;

- осуществление других видов деятельности.

Организационная структура управления представлена на рисунке 3.

Анализ организационной структуры предприятия выявил, что на предприятии используется смешанная система управления, в которой сочетается линейная и функциональная системы. Решения, подготовленные функциональными подразделениями, рассматриваются и утверждаются линейным руководителем, который передает их подчиненным подразделениям.